La fonctionnalité Office @mention facilite le contact avec vos collègues et les ressources nécessaires lorsque vous collaborez à la création de documents, présentations et feuilles de calcul.
Connectez-vous à Microsoft 365 avec votre compte professionnel ou scolaire et ouvrez un document enregistré dans une bibliothèque SharePoint ou dans OneDrive professionnel ou scolaire.
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Remarque
Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez vous connecter à Outlook sur votre PC.
Ajoutez un commentaire à partir du menu contextuel ou de Vérifier > un nouveau commentaire.
Tapez @ et les premières lettres du prénom ou du nom de famille de la personne, puis sélectionnez le nom souhaité (si elle n’est pas déjà autorisée à ouvrir le document, vous êtes invité à la fournir).
Conseil
Pour être plus décontracté, n’hésitez pas à tout supprimer sauf le prénom de la personne dans le @mention. Pour inclure d’autres personnes, tapez @ à nouveau et mention quelqu’un d’autre.
Attribuez des tâches à l’aide de @mentions
Dans Word, Excel ou PowerPoint, vous pouvez attribuer @mentions une tâche à un autre utilisateur lorsque vous publiez un commentaire ou une réponse. Lorsque vous créez une tâche, elle fait l’objet d’un suivi à travers toutes les interactions et réaffectations, ce qui vous permet de consulter son historique. Vous pouvez toujours répondre aux commentaires affectés en tant que tâches, résoudre des tâches en résolvant le commentaire et rouvrir des tâches en rouvrant le fil de commentaires.
Pour créer une tâche :
Ajoutez un nouveau commentaire ou une réponse à un commentaire existant.
Utilisez un @mention dans le commentaire. L’option semble affecter le commentaire en tant que tâche à la personne mentionnée.
Cochez la case Affecter à .
Publier le commentaire ou la réponse. La personne à laquelle la tâche est affectée reçoit un e-mail l’informant qu’une tâche lui a été attribuée. Dans le commentaire, la tâche qui leur est assignée s’affiche.
Pour réaffecter une tâche :
Utilisez un @mention dans le champ de réponse.
Activez la case à cocher Réaffecter à, dans une case activée.
Publiez la réponse. La personne à qui la tâche a été réaffectée recevra un e-mail l’informant que la tâche lui a été attribuée.
Pour résoudre une tâche qui vous est assignée :
Dans la partie supérieure du commentaire, pointez sur le cercle en regard de Attribué à vous. Une case activée s’affiche dans le cercle.
Cliquez sur le cercle avec la coche pour résoudre la tâche.
Pour rouvrir une tâche résolue :
- Ouvrez le volet Commentaires.
- En haut du commentaire résolu, cliquez sur la flèche rouvrir.
Rechercher et répondre rapidement aux @mentions
Dans Word, Excel et PowerPoint, lorsqu’une personne vous mentionne dans un commentaire, vous recevez une notification par e-mail qui inclut un lien vous permettant d’accéder au commentaire dans le fichier.
De plus, la notification par e-mail affiche également un aperçu du texte et de la conversation associés au commentaire, et vous pouvez répondre au commentaire directement à partir de la notification par e-mail.
Si vous êtes mentionné plusieurs fois, vous pouvez recevoir plusieurs liens de mention dans un même e-mail.
Remarque
Cette fonctionnalité n’est pas disponible dans les clients gouvernementaux (GCC/GCC High/DoD) ou pour les clients utilisant Microsoft 365 géré par 21Vianet.
Configuration requise
Pour répondre à un commentaire à partir de l’e-mail de notification, vous devez utiliser Outlook pour Windows, Outlook sur le web ou Outlook Mobile.
Comment désactiver les aperçus contextuels
Les administrateurs peuvent utiliser une applet de commande SharePoint PowerShell pour désactiver les aperçus contextuels :
Installez la dernière version du module SharePoint Online Services pour Windows PowerShell.
Connectez-vous à votre locataire à l’aide de Connect-SPOService.
Exécutez l’applet de commande suivante : Set-SPOTenant -AllowCommentsTextOnEmailEnabled:$false
Remarque
Les notifications par email pour les commentaires faits dans un fichier protégé par des droits ou marqués comme sensibles via des règles DLP n’incluent pas d’aperçu de contexte ou de réponses incluses, que la fonctionnalité soit activée ou désactivée.
Comment désactiver les notifications pour les commentaires dans OneDrive et SharePoint
Par défaut, le créateur du document d’origine et tous les participants à un fil de commentaires sont avertis chaque fois que quelqu’un crée ou met à jour un fil de commentaires. Si vous préférez ne pas recevoir de notifications de commentaires, vous pouvez les désactiver.
Il n’existe aucun paramètre global pour désactiver les notifications de commentaires. Les participants à un thread doivent le faire pour eux-mêmes dans OneDrive. Les paramètres dans OneDrive affectent les fichiers dans OneDrive et SharePoint. Pour désactiver les notifications pour les commentaires, procédez comme suit :
Dans un nouvel onglet de votre navigateur Microsoft Edge, sélectionnez Lanceur d’applications, puis OneDrive.
Accédez à Paramètres>Paramètres OneDrive.
Sous Paramètres de notification, désactivez la notification par Email lorsque d’autres personnes répondent à vos commentaires et la Notification par Email lorsque d’autres personnes commentent mes documents.
Comment désactiver les notifications dans Outlook
Au bas d’un e-mail de notification que vous recevez dans Outlook se trouve un paramètre qui vous permet de désactiver les notifications pour tout commentaire ou mise à jour d’un thread de commentaire effectué dans le fichier par le créateur du document d’origine ou des participants.
Ce paramètre fonctionne pour un seul fichier. Si vous recevez des notifications pour des commentaires dans plusieurs fichiers, vous devez désactiver les notifications pour ce fichier pour chaque fichier.
Sécurité des données commentées
Microsoft ne stocke pas les données de commentaires en interne. Tous les commentaires des participants à un fil de discussion sont stockés uniquement de votre côté. Microsoft n’a pas accès à vos commentaires.
Mention en dehors de votre organisation
Les mentions sont réservées aux personnes à l’intérieur de votre organization. Les mentions excluent les invités et les utilisateurs d’autres locataires dans un paramètre multilocataire.