La fonctionnalité @mention Office vous permet de vous connecter plus facilement avec vos collègues et les ressources nécessaires lorsque vous collaborez à la création de documents, de présentations et de feuilles de calcul.
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Connectez-vous à Microsoft 365 avec votre compte professionnel ou scolaire et ouvrez un document enregistré dans une bibliothèque SharePoint ou OneDrive pour le travail ou l’établissement scolaire.
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Remarque : Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez vous connecter à Outlook sur votre PC.
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Ajoutez un commentaire à partir du menu contextuel ou via Révision > Nouveau commentaire.
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Tapez @ et les premières lettres du prénom ou du nom de la personne, puis choisissez le nom souhaité (si elle n’a pas déjà l’autorisation d’ouvrir le document, vous serez invité à le fournir).
Conseil : Pour être plus informel, n’hésitez pas à supprimer le reste du nom, en conservant toutefois le prénom de la personne dans la @mention. Pour rajouter d’autres personnes, tapez @ de nouveau et mentionnez quelqu’un d’autre.
Attribuer des tâches à l’aide de @mentions
Dans Word, Excel ou PowerPoint, vous pouvez utiliser @mentions pour affecter une tâche à un autre utilisateur lorsque vous publiez un commentaire ou une réponse. Lorsque vous créez une tâche, elle est suivie de toutes les interactions et réaffectations, ce qui vous permet de voir son historique. Vous pouvez toujours répondre aux commentaires affectés en tant que tâches, résoudre les tâches en résolvant le commentaire et rouvrir les tâches en rouvrant le fil de commentaires.
Pour créer une tâche :
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Ajouter un nouveau commentaire ou répondre à un commentaire existant.
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Utilisez un @mention dans le commentaire. L’option semble affecter le commentaire en tant que tâche à la personne mentionnée.
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Cochez la case Affecter à .
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Publiez le commentaire ou la réponse. La personne à laquelle la tâche est affectée reçoit un e-mail l’informant qu’une tâche lui a été attribuée. Dans le commentaire, ils verront la tâche qui leur est affectée.
Pour réaffecter une tâche :
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Utilisez un @mention dans le champ de réponse.
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Sélectionnez la zone Réaffecter à case activée.
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Publiez la réponse. La personne à laquelle la tâche a été réaffectée reçoit un e-mail l’informant qu’elle a été affectée à la tâche.
Pour résoudre une tâche qui vous est affectée :
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En haut du commentaire, pointez sur le cercle en regard de Affecté à vous. Une marque case activée apparaît dans le cercle.
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Cliquez sur le cercle avec la coche pour résoudre la tâche.
Pour rouvrir une tâche résolue :
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Ouvrez le volet commentaires.
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En haut du commentaire résolu, cliquez sur la flèche de réouverture.
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Remarque : Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez vous connecter à Outlook pour Mac.
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Tapez @ et les premières lettres du prénom ou du nom de la personne, puis choisissez le nom souhaité (si elle n’a pas déjà l’autorisation d’ouvrir le document, vous serez invité à le fournir).
Conseil : Pour être plus informel, n’hésitez pas à supprimer le reste du nom, en conservant toutefois le prénom de la personne dans la @mention. Pour rajouter d’autres personnes, tapez @ de nouveau et mentionnez quelqu’un d’autre.
Attribuer des tâches à l’aide de @mentions
Dans Word, Excel ou PowerPoint, vous pouvez utiliser @mentions pour affecter une tâche à un autre utilisateur lorsque vous publiez un commentaire ou une réponse. Lorsque vous créez une tâche, elle est suivie de toutes les interactions et réaffectations, ce qui vous permet de voir son historique. Vous pouvez toujours répondre aux commentaires affectés en tant que tâches, résoudre les tâches en résolvant le commentaire et rouvrir les tâches en rouvrant le fil de commentaires.
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Utilisez un @mention dans le commentaire. L’option semble affecter le commentaire en tant que tâche à la personne mentionnée.
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Cochez la case Affecter à .
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Publiez le commentaire ou la réponse. La personne à laquelle la tâche est affectée reçoit un e-mail l’informant qu’une tâche lui a été attribuée. Dans le commentaire, ils verront la tâche qui leur est affectée.
Pour réaffecter une tâche :
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Utilisez un @mention dans le champ de réponse.
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Sélectionnez la zone Réaffecter à case activée.
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Publiez la réponse. La personne à laquelle la tâche a été réaffectée reçoit un e-mail l’informant qu’elle a été affectée à la tâche.
Pour résoudre une tâche qui vous est affectée :
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En haut du commentaire, pointez sur le cercle en regard de Affecté à vous. Une marque case activée apparaît dans le cercle.
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Cliquez sur le cercle avec la coche pour résoudre la tâche.
Pour rouvrir une tâche résolue :
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Ouvrez le volet commentaires.
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En haut du commentaire résolu, cliquez sur la flèche de réouverture.
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Conseil : Pour être plus informel, n’hésitez pas à supprimer le reste du nom, en conservant toutefois le prénom de la personne dans la @mention. Pour rajouter d’autres personnes, tapez @ de nouveau et mentionnez quelqu’un d’autre.
Attribuer des tâches à l’aide de @mentions
Dans Word, Excel ou PowerPoint, vous pouvez utiliser @mentions pour affecter une tâche à un autre utilisateur lorsque vous publiez un commentaire ou une réponse. Lorsque vous créez une tâche, elle est suivie de toutes les interactions et réaffectations, ce qui vous permet de voir son historique. Vous pouvez toujours répondre aux commentaires affectés en tant que tâches, résoudre les tâches en résolvant le commentaire et rouvrir les tâches en rouvrant le fil de commentaires.
Pour créer une tâche :
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Utilisez un @mention dans le commentaire. L’option semble affecter le commentaire en tant que tâche à la personne mentionnée.
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Cochez la case Affecter à .
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Publiez le commentaire ou la réponse. La personne à laquelle la tâche est affectée reçoit un e-mail l’informant qu’une tâche lui a été attribuée. Dans le commentaire, ils verront la tâche qui leur est affectée.
Pour réaffecter une tâche :
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Utilisez un @mention dans le champ de réponse.
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Sélectionnez la zone Réaffecter à case activée.
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Publiez la réponse. La personne à laquelle la tâche a été réaffectée reçoit un e-mail l’informant qu’elle a été affectée à la tâche.
Pour résoudre une tâche qui vous est affectée :
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En haut du commentaire, pointez sur le cercle en regard de Affecté à vous. Une marque case activée apparaît dans le cercle.
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Cliquez sur le cercle avec la coche pour résoudre la tâche.
Pour rouvrir une tâche résolue :
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En haut du commentaire résolu, cliquez sur la flèche de réouverture.
Remarque : Les clients avec accès conditionnel ne pourront pas créer des @mentions. Pour plus d’informations, veuillez contacter votre administrateur système.
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Sur votre appareil, ouvrez un document enregistré dans un bibliothèque SharePoint ou OneDrive professionnel ou scolaire.
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Sélectionnez des mots dans le document, puis appuyez sur Nouveau commentaire.
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Tapez @ et les premières lettres du prénom ou du nom de la personne, puis choisissez le nom souhaité (si elle n’a pas déjà l’autorisation d’ouvrir le document, vous serez invité à le fournir).
Conseil : Pour être plus informel, n’hésitez pas à supprimer le reste du nom, en conservant toutefois le prénom de la personne dans la @mention. Pour rajouter d’autres personnes, tapez @ de nouveau et mentionnez quelqu’un d’autre.
Attribuer des tâches à l’aide de @mentions
Dans Word, Excel ou PowerPoint, vous pouvez utiliser @mentions pour affecter une tâche à un autre utilisateur lorsque vous publiez un commentaire ou une réponse. Lorsque vous créez une tâche, elle est suivie de toutes les interactions et réaffectations, ce qui vous permet de voir son historique. Vous pouvez toujours répondre aux commentaires affectés en tant que tâches, résoudre les tâches en résolvant le commentaire et rouvrir les tâches en rouvrant le fil de commentaires.
Pour créer une tâche :
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Utilisez un @mention dans le commentaire. L’option semble affecter le commentaire en tant que tâche à la personne mentionnée.
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Publiez le commentaire ou la réponse. La personne à laquelle la tâche est affectée reçoit un e-mail l’informant qu’une tâche lui a été attribuée. Dans le commentaire, ils verront la tâche qui leur est affectée.
Pour réaffecter une tâche :
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Utilisez un @mention dans le champ de réponse.
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Publiez la réponse. La personne à laquelle la tâche a été réaffectée reçoit un e-mail l’informant qu’elle a été affectée à la tâche.
Pour résoudre une tâche qui vous est affectée :
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En haut du commentaire, pointez sur le cercle en regard de Affecté à vous. Une marque case activée apparaît dans le cercle.
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Cliquez sur le cercle avec la coche pour résoudre la tâche.
Pour rouvrir une tâche résolue :
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En haut du commentaire résolu, cliquez sur la flèche de réouverture.
Remarque : Les clients avec accès conditionnel ne pourront pas créer des @mentions. Pour plus d’informations, veuillez contacter votre administrateur système.
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Sur votre appareil, accédez à un document enregistré dans une bibliothèque SharePoint ou OneDrive professionnel ou scolaire.
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Sélectionnez des mots dans le document, puis appuyez sur Nouveau commentaire.
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Tapez @, les premières lettres du prénom ou nom de la personne, puis sélectionnez le nom souhaité (si elle n’a pas déjà l’autorisation d’ouvrir le document, vous serez invité à la fournir).
Conseil : Pour être plus informel, n’hésitez pas à supprimer le reste du nom, en conservant toutefois le prénom de la personne dans la @mention. Pour rajouter d’autres personnes, tapez @ de nouveau et mentionnez quelqu’un d’autre.
Attribuer des tâches à l’aide de @mentions
Dans Word, Excel ou PowerPoint, vous pouvez utiliser @mentions pour affecter une tâche à un autre utilisateur lorsque vous publiez un commentaire ou une réponse. Lorsque vous créez une tâche, elle est suivie de toutes les interactions et réaffectations, ce qui vous permet de voir son historique. Vous pouvez toujours répondre aux commentaires affectés en tant que tâches, résoudre les tâches en résolvant le commentaire et rouvrir les tâches en rouvrant le fil de commentaires.
Pour créer une tâche :
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Utilisez un @mention dans le commentaire. L’option semble affecter le commentaire en tant que tâche à la personne mentionnée.
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Publiez le commentaire ou la réponse. La personne à laquelle la tâche est affectée reçoit un e-mail l’informant qu’une tâche lui a été attribuée. Dans le commentaire, ils verront la tâche qui leur est affectée.
Pour réaffecter une tâche :
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Pour résoudre une tâche qui vous est affectée :
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En haut du commentaire, pointez sur le cercle en regard de Affecté à vous. Une marque case activée apparaît dans le cercle.
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Rechercher des @mentions et y répondre rapidement
Dans Word, Excel et PowerPoint, quand quelqu’un vous mentionne dans un commentaire, vous recevez une notification par e-mail qui inclut un lien qui vous dirige vers le commentaire dans le fichier.
En outre, la notification par e-mail affiche également un aperçu du texte et du fil de commentaire associé au commentaire, et vous pouvez répondre au commentaire directement à partir de la notification par e-mail.
Si vous êtes mentionné plusieurs fois, vous pouvez recevoir plusieurs liens mention dans un même e-mail.
Remarque : Cette fonctionnalité n’est pas disponible pour les clients qui utilisent Microsoft 365 géré par 21Vianet.
Configuration requise
Pour répondre à un commentaire à partir de l’e-mail de notification, vous devez utiliser Outlook pour Windows, Outlook sur le web ou Outlook Mobile.
Comment désactiver les aperçus de contexte
Les administrateurs peuvent utiliser une applet de commande SharePoint PowerShell pour désactiver les aperçus de contexte :
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Installez la dernière version du module SharePoint Online Services pour Windows PowerShell.
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Connectez-vous à votre locataire à l’aide de Connect-SPOService.
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Exécutez l’applet de commande suivante : Set-SPOTenant -AllowCommentsTextOnEmailEnabled :$false
Remarque : Email notifications pour les commentaires effectués dans un fichier qui sont protégés par des droits ou marqués comme sensibles par le biais de règles DLP n’incluent pas d’aperçu de contexte ou de réponses inline, que la fonctionnalité soit activée ou désactivée.
Comment désactiver les notifications pour les commentaires dans OneDrive
Par défaut, le créateur du document d’origine et tous les participants à un fil de commentaires sont avertis chaque fois qu’une personne crée ou met à jour un thread de commentaire. Si vous préférez ne pas recevoir de notifications de commentaires, vous pouvez les désactiver.
Il n’existe aucun paramètre global pour désactiver les notifications de commentaires. Les participants à un thread doivent le faire eux-mêmes dans OneDrive. Pour désactiver les notifications pour les commentaires, procédez comme suit :
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Dans un nouvel onglet de votre navigateur Microsoft Edge, sélectionnez Lanceur d’applications, puis OneDrive.
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Accédez à Paramètres > Paramètres OneDrive.
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Sous Paramètres de notification, désactivez Email notification lorsque d’autres personnes répondent à vos commentaires et Email notification lorsque d’autres personnes commentent mes documents.
Comment désactiver les notifications dans Outlook
Au bas d’un e-mail de notification que vous recevez dans Outlook se trouve un paramètre qui vous permet de désactiver les notifications pour tout commentaire ou mise à jour supplémentaire d’un fil de commentaires effectué dans le fichier par le créateur du document d’origine ou tous les participants.
Ce paramètre fonctionne pour un seul fichier. Si vous recevez des notifications pour des commentaires dans plusieurs fichiers, vous devez désactiver les notifications pour ce fichier pour chaque fichier.
Sécurité des données de commentaire
Microsoft ne stocke pas de données de commentaire en interne. Tous les commentaires des participants d’un thread sont stockés uniquement de votre côté. Microsoft n’a pas accès à vos commentaires.
Mention en dehors de votre organization
Les mentions sont réservées aux personnes à l’intérieur de votre organization. Mentions exclut les invités et les utilisateurs d’autres locataires dans un paramètre multilocataire.
