Cet article décrit le composant WebPart FAQ optimisé par Microsoft 365 Copilot (préversion publique) que vous pouvez utiliser pour créer et gérer les FAQ dans SharePoint avec la puissance de Microsoft 365 Copilot.
Présentation
Qu’est-ce que le composant WebPart FAQ dans SharePoint ?
Le composant WebPart FAQ est une fonctionnalité basée sur l’IA qui permet aux propriétaires de contenu SharePoint de créer et de tenir à jour des sections de FAQ sur leurs pages et actualités SharePoint. Il aide les auteurs tout au long du parcours de génération, de curation et d’affinement des FAQ en tirant parti des sources de base (telles que les réunions Word, PowerPoint, PDF, Loop et Teams) pour générer des catégories, des questions et des réponses pertinentes.
À un niveau général, la fonctionnalité prend du contenu structuré et non structuré comme entrée, applique un traitement basé sur l’IA pour extraire et suggérer des entrées de FAQ significatives, et produit des sections de FAQ organisées et classées comme sortie. Les auteurs peuvent affiner manuellement ces entrées, ce qui garantit un contenu de haute qualité et digne de confiance.
Que peut faire le composant WebPart FAQ ?
Le composant WebPart FAQ offre plusieurs fonctionnalités :
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génération de questions fréquentes (FAQ) AI-Assisted : génère automatiquement des catégories faq, des questions et des réponses en fonction des fichiers sélectionnés.
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Modification Loop humaine : les auteurs de contenu peuvent examiner, modifier, supprimer et réorganiser les catégories, questions et réponses avant de publier la page.
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Grounding multi-source : prend en charge plusieurs types de contenu (Word, PowerPoint, PDF, Loop et réunions Teams) pour améliorer la précision et la pertinence.
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Options d’affichage configurables : prend en charge différentes dispositions (Chevron, Plus/Moins) et permet aux utilisateurs de personnaliser le comportement d’expansion.
Quelles sont les conditions requises pour la licence Copilot pour cette fonctionnalité ?
- Spectateurs : aucune licence Copilot n’est requise.
- Créateurs & Éditeurs : licence Microsoft 365 Copilot requise pour créer et modifier le composant WebPart FAQ.
Examinons de plus près comment cette nouvelle expérience simplifie et améliore la création de FAQ dans SharePoint.
Quelles sont les utilisations prévues du composant WebPart FAQ ?
Le composant WebPart FAQ est conçu pour aider les organisations à générer facilement des sections de FAQ précises et accessibles sur leurs pages SharePoint.
Les principaux cas d’usage sont les suivants :
Événement : par exemple : détails de l’événement, planifications et logistiques
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Résumez les détails des événements pour les conférences, les formations ou les réunions à l’échelle de l’entreprise à venir.
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Fournir aux participants des horaires, des biographies de conférenciers, des présentations des sessions et des informations logistiques.
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Répondez aux questions courantes des participants avant l’événement pour réduire les demandes répétitives.
Produit : par exemple : annonces de produit, mises à jour des fonctionnalités et guides utilisateur
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Créez des questions fréquentes (FAQ) sur le lancement de produit directement à partir des jeux de présentation, des notes de publication ou de la documentation technique.
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Prise en charge de l’activation des ventes internes ou des portails orientés client avec des informations de produit à jour.
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Créez des guides de fonctionnalités et des FAQ sur la résolution des problèmes pour améliorer l’adoption des utilisateurs et réduire les tickets de support.
Stratégie : par exemple : rh, informatique, conformité et stratégies d’exploitation standard
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Générer des FAQ sur la stratégie RH pour des sujets tels que les congés, les avantages, l’intégration et le travail hybride.
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Créez des FAQ informatiques en libre-service pour guider les employés sur la configuration des logiciels, les protocoles de sécurité et la résolution des problèmes d’appareil.
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Documenter les procédures de conformité, les stratégies d’entreprise et les instructions opérationnelles pour garantir la cohérence.
Ajouter un composant WebPart FAQ à une page SharePoint
Étape 1 : Insérer un composant WebPart FAQ
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Ouvrez la boîte à outils sur le canevas ou dans le volet contenu.
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Recherchez « FAQ » sous la catégorie IA.
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Cliquez pour ajouter le composant WebPart FAQ à votre page.
Étape 2 : Configurer un composant WebPart FAQ
Une fois le composant WebPart FAQ ajouté, configurez-le à l’aide du volet Contenu :
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Sélectionnez Vos fichiers sources : cliquez sur « Ajouter + » pour choisir les fichiers de mise à l’échelle. Vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers (types pris en charge : Word, PowerPoint, PDF, Loop, Réunion). D’autres types de fichiers seront pris en charge à l’avenir.
Choisissez l’objectif du FAQ - Sélectionnez le type de FAQ le plus pertinent parmi les options suivantes :
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Événement : pour les questions fréquentes (FAQ) sur les détails de l’événement, les planifications, la logistique, etc.
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Produit : pour les annonces de produit, les mises à jour de fonctionnalités, les guides utilisateur, etc.
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Stratégie : pour les stratégies rh, informatique, de conformité et d’exploitation standard, etc.
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Autre : pour tout autre type de FAQ.
(Facultatif) Fournir des détails supplémentaires : ajoutez n’importe quel objectif, public cible ou détails clés dans le champ fourni. Cela permet à l’IA de mieux comprendre et de générer des FAQ pertinentes pour répondre à vos besoins.
Générer votre FAQ : une fois la configuration terminée, cliquez sur « Démarrer » pour générer le contenu de la FAQ.
Étape 3 : Affiner et organiser les catégories
Une fois que l’IA a généré les catégories de FAQ initiales sur le canevas, vous pouvez :
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Affinez manuellement les catégories pour mieux s’aligner sur votre contenu.
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Ajoutez de nouvelles catégories si nécessaire.
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Supprimez les catégories indésirables pour que votre FAQ reste concentré.
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Réorganisez les catégories selon votre séquence préférée.
Une fois que vous êtes satisfait de la configuration de la catégorie, cliquez sur « Brouillon de questions » pour continuer.
Étape 4 : Générer et affiner les questions
Une fois que l’IA a généré les questions sous chaque catégorie, vous pouvez :
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Affinez manuellement les questions pour améliorer la clarté et la pertinence.
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Ajoutez de nouvelles questions si nécessaire.
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Supprimez les questions indésirables pour simplifier votre FAQ.
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Réorganisez les questions selon votre séquence préférée.
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Déplacez les questions vers une autre catégorie.
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur « Brouillon de réponses » pour permettre à l’IA de générer des réponses pour chaque question ou cliquez sur le bouton « Précédent » à l’étape précédente.
Étape 5 : Passer en revue les réponses et fournir des commentaires
Une fois que l’IA a généré les réponses pour chaque question, vous avez effectué toutes les étapes, cliquez sur « Conserver », et votre FAQ est prêt !
N’oubliez pas de cliquer sur « 👍 / 👎 » et d’ajouter vos commentaires pour nous aider à améliorer les réponses de Copilot et à améliorer l’expérience.
Étape 6 : Affiner votre FAQ
Une fois que votre FAQ a été ajouté à Canvas, vous pouvez toujours :
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Modifiez les réponses pour améliorer la précision ou la tonalité à l’aide de La réécriture avec Copilot.
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Ajoutez une nouvelle catégorie et une nouvelle question si nécessaire.
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Personnalisez la disposition du FAQ.
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Partagez la page par e-mail.
Recevoir des commentaires et des questions supplémentaires de vos visionneuses de FAQ
En tant que propriétaire du contenu FAQ, vous pouvez désormais collecter des commentaires directement auprès de vos visionneuses de FAQ. Un nouveau champ sous chaque composant WebPart FAQ permet aux utilisateurs d’envoyer des questions supplémentaires s’ils ne trouvent pas les informations qu’ils recherchent dans la liste des QUESTIONS fréquentes.
Fonctionnement
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Activer ou désactiver les soumissions de la visionneuse
En tant qu’auteur du FAQ, vous pouvez activer ou désactiver cette fonctionnalité dans le volet de propriétés de droite à l’aide du paramètre bascule.
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Les téléspectateurs soumettent des questions supplémentaires
Une fois cette fonctionnalité activée, les utilisateurs peuvent taper leur question dans le champ fourni et cliquer sur « Envoyer à l’auteur ».
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Passer en revue les questions pertinentes
Lorsque l’auteur du FAQ passe en mode Édition et sélectionne Ajouter une question, toutes les questions soumises par l’observateur apparaissent dans une liste déroulante. Les questions non pertinentes sont automatiquement filtrées par conception.
Notes sur l’IA responsable
Comment le composant WebPart FAQ a-t-il été évalué ? Quelles métriques sont utilisées pour mesurer les performances ?
Les principales méthodes d’évaluation sont les suivantes :
Tests manuels et automatisés : le système a fait l’objet de révisions manuelles approfondies et de tests automatisés dans différents scénarios de FAQ, en tirant parti des données internes de Microsoft et des cas d’usage réels.
Métriques de qualité automatisées : les performances ont été évaluées à l’aide de mesures clés telles que :
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Taux conservé : pourcentage de FAQ suggérées par l’IA que les utilisateurs conservent ou publient.
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Métriques d’engagement : suivi de la façon dont les utilisateurs interagissent avec les FAQ, y compris les vues, les clics et les commentaires.
Commentaires des utilisateurs & améliorations itératives : le composant WebPart a été testé avec des utilisateurs réels, collectant des commentaires sur la précision du contenu, la lisibilité et la facilité d’utilisation, ce qui a conduit à des perfectionnements continus.
Bien que le système fonctionne bien dans les cas d’usage courants des QUESTIONS fréquentes, les performances peuvent varier pour les rubriques hautement spécialisées. Les auteurs sont encouragés à passer en revue le contenu généré par l’IA avant la publication.
Quelles sont les limitations du composant WebPart FAQ ? Comment les utilisateurs peuvent-ils réduire l’impact des limitations du composant WebPart FAQ lors de l’utilisation du système ?
Bien que le composant WebPart FAQ améliore la gestion des questions fréquentes (FAQ) avec l’automatisation basée sur l’IA, certaines limitations doivent être prises en compte :
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Dépendance du contexte : l’IA s’appuie sur les documents chargés et les transcriptions de réunion comme sources de base.
Comment les utilisateurs peuvent atténuer ces limitations :
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Faq sur la vérification et la modification : passez toujours en revue les FAQ générées par l’IA avant la publication.
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Utiliser High-Quality matériel source : assurez-vous que les documents et les notes de réunion sont complets et à jour pour améliorer la précision.
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Utiliser la supervision humaine pour Compliance-Sensitive Topics : le contenu généré par l’IA doit toujours être validé pour des sujets réglementaires ou à enjeux élevés.
Quels facteurs et paramètres opérationnels permettent une utilisation efficace et responsable du composant WebPart FAQ ?
Le composant WebPart FAQ fournit plusieurs fonctionnalités et contrôles intégrés qui prennent en charge une utilisation responsable et permettent de garantir la qualité du contenu tout au long du processus de création :
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Entrée contextuelle pour améliorer la pertinence : les auteurs de FAQ peuvent ajouter des descriptions détaillées et sélectionner le type de FAQ approprié pour guider le système dans la génération de questions et réponses qui sont mieux alignées sur le scénario prévu.
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Perfectionnement itératif et personnalisation : les auteurs peuvent modifier, régénérer, ajuster les catégories et affiner les questions (dans l’interface du générateur) et les réponses (sur le canevas), ce qui permet une amélioration itérative de l’ensemble de questions fréquentes (FAQ) avant la publication.
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AI-Generated rappel de révision de contenu : les auteurs sont clairement rappelés que le « contenu généré par l’IA peut être incorrect » avant de choisir d’accepter et de publier une suggestion de FAQ, encourageant une révision réfléchie et une supervision humaine.
Comment faire fournir des commentaires sur le composant WebPart FAQ ?
Le composant WebPart FAQ collecte les commentaires des auteurs (qui créent et gèrent des FAQ) pour garantir une amélioration continue.
Commentaires & les métriques des auteurs à Microsoft :
Les auteurs peuvent fournir des commentaires directs sur les questions fréquentes (FAQ) générées par l’IA à Microsoft par le biais de différents signaux, ce qui permet d’améliorer la précision et la facilité d’utilisation du système :
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Pouces haut/bas Évaluations : les auteurs peuvent évaluer l’ensemble de FAQ généré par l’IA.
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Signaler des problèmes ou des demandes de fonctionnalités via le Centre Administration Microsoft 365 ou des canaux de support à SharePoint.
