Résumé : Choisissez l’approche de gestion des enregistrements SharePoint Server 2013.
Dans SharePoint vous pouvez gérer les enregistrements dans une archive ou dans le même référentiel de documents que les documents actifs. Grâce à l' SharePoint sur place, lorsque vous déclarez qu’un document est devenu un enregistrement, l’enregistrement reste en place, mais SharePoint le gère désormais en tant qu’enregistrement. Par exemple, un document peut obtenir une stratégie de rétention différente lorsqu’il est déclaré comme enregistrement, ou les utilisateurs ne peuvent pas le modifier.
Une approche hybride est également possible. Par exemple, vous pouvez conserver les enregistrements sur place avec les documents actifs pendant deux ans, puis déplacer les enregistrements vers une archive d’enregistrements une fois le projet achevé.
Lorsque vous envisagez de gérer les enregistrements sur un site centre des enregistrements distinct ou sur le même site de collaboration que celui dans lequel les documents ont été créés, prenons en compte les questions suivantes :
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La gouvernance du site de collaboration convient-elle à la gestion des enregistrements ? Votre industrie est-elle soumise à des exigences de réglementations qui imposent la séparation des enregistrements et des documents actifs ? L’administrateur d’un site de collaboration doit-il être habilité à gérer un site contenant des enregistrements ? Vous souhaiterez peut-être stocker les enregistrements dans un site qui applique un accès plus restreint que le site de collaboration ou dans un site sauvegardé selon un planning différent.
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Quelle sera la durée d’utilisation du site de collaboration ? Si les enregistrements devront être conservés pendant une durée bien plus longue que le projet, la sélection d’une stratégie de gestion des enregistrements sur place implique de conserver le site de collaboration même s’il n’est plus utilisé.
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Les membres du projet devront-ils accéder fréquemment aux documents une fois ceux-ci convertis en enregistrements ? Si vous adoptez une approche sur place, les membres du projet peuvent accéder aux documents de la même manière, qu’il s’agisse de documents actifs ou d’enregistrements.
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Les responsables des enregistrements dans votre organisation sont-ils responsables uniquement des enregistrements ou de toutes les informations (que celles-ci soient actives ou dans un enregistrement) ? Si les responsables des enregistrements sont responsables uniquement des enregistrements officiels, il leur sera peut-être plus facile de disposer d’un site Centre des enregistrements distinct.
Le tableau suivant décrit les différences entre ce que vous pouvez faire avec des enregistrements dans un centre des enregistrements et avec des enregistrements gérés sur place dans un site de collaboration. Les différences sont présentées du point de vue des responsables des enregistrements et des employés collaborant sur une équipe de projet.
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facteur |
Archive d’enregistrements |
Enregistrements sur place |
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Gestion de la rétention d’enregistrement |
L’organisateur de contenu place automatiquement les nouveaux enregistrements dans le dossier approprié dans le plan de gestion des fichiers de l’archive, sur la base de métadonnées. |
Il peut y avoir des stratégies différentes pour les enregistrements et les documents actifs en fonction du type de contenu actuel ou de l’emplacement. |
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Restreindre l’accès des utilisateurs aux enregistrements |
Oui. L’archive spécifie les autorisations pour l’enregistrement. |
Non. Les autorisations ne changent pas lorsqu’un document devient un enregistrement. Toutefois, vous pouvez limiter les utilisateurs qui peuvent modifier et supprimer des enregistrements. |
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Facilité de localisation des enregistrements (pour les responsables des enregistrements) |
Plus facile. Tous les enregistrements se trouvent dans un emplacement unique. |
Plus difficile. Les enregistrements sont répartis sur plusieurs sites de collaboration. |
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Conserver toutes les versions d’un document en tant qu’enregistrements |
L’utilisateur doit envoyer explicitement chaque version d’un document à l’archive. |
Automatique, en supposant que le contrôle de version est désactivé. |
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Faciliter la localisation des informations (pour les collaborateurs de l’équipe) |
C’est plus difficile, même si un lien vers le document peut être ajouté au site de collaboration lorsque le document devient un enregistrement. |
Plus facile. |
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Encombrement du site de collaboration |
Le site de collaboration contient uniquement des documents actifs. |
Le site de collaboration contient des documents actifs et inactifs (enregistrements), mais vous pouvez créer des vues pour afficher uniquement les enregistrements. |
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Possibilité d’auditer des enregistrements |
Oui. |
Dépend de la stratégie d’audit du site de collaboration. |
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Sécurité administrative |
Un gestionnaire d’enregistrements peut gérer l’archive d’enregistrements. |
Les administrateurs de sites de collaboration sont autorisés à gérer les enregistrements et les documents actifs. |
Le tableau suivant décrit les différences entre les deux approches de gestion des enregistrements qui peuvent affecter la façon dont vous gérez les ressources it.
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facteur |
Archive d’enregistrements |
Enregistrements sur place |
|---|---|---|
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Nombre de sites à gérer |
Autres sites. Autrement dit, il existe une archive distincte en plus des sites de collaboration. |
Moins de sites. |
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Extensibilité |
Met en avant la pression de la taille des bases de données sur les sites de collaboration. |
La taille maximale de la collection de sites a été atteinte plus tôt. |
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Facilité d’administration |
Séparez le site ou la batterie de serveurs pour les enregistrements. |
Aucune mise en service de site supplémentaire n’est nécessaire au-delà de ce qui est déjà nécessaire pour les sites qui ont des documents actifs. |
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Stockage |
Permet de stocker des enregistrements sur différents supports de stockage. |
Documents et enregistrements actifs stockés ensemble. |
