Pour conserver l’organisation de la messagerie d’équipe ou de projet, vous pouvez ajouter une boîte aux lettres de site à un site d' SharePoint. Les personnes envoient simplement des messages électroniques à l’adresse de messagerie de la boîte aux lettres du site. Ensuite, les membres de l’équipe disposant des autorisations appropriées peuvent afficher, organiser et répondre à des messages électroniques à partir de la boîte aux lettres de site dans SharePoint à l’aide des outils qu’ils connaissent dans Outlook sur le Web.
Important : La fonctionnalité boîte aux lettres de site dans SharePoint est désapprouvée depuis mars, 2017. Ce composant sera supprimé entièrement dans une version ultérieure. Les nouvelles SharePoint organisations n’ont plus accès à la fonctionnalité boîte aux lettres de site. Les organisations SharePoint existantes ne peuvent plus créer de nouvelles boîtes aux lettres de site. Une boîte aux lettres de site configurée et déployée avant mars, 2017 continuera de fonctionner.
Nous vous proposons un processus pour faciliter la transition de vos sites de boîtes aux lettres de site existants vers un groupe deMicrosoft 365 en septembre, 2017. Si vous utilisez actuellement la fonction boîte aux lettres de site dans SharePoint, vous devez envisager de basculer vers Groupes Microsoft 365 à la place pour prendre en charge vos scénarios de collaboration par courrier électronique. Pour plus d’informations, reportez-vous à utiliser les groupes Microsoft 365 au lieu des boîtes aux lettres de site.
Remarque : La fonctionnalité de boîte aux lettres de site reste prise en charge, mais elle est déconseillée dans SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint 2013 et les produits SharePoint 2010. Les clients sont recommandés pour explorer les boîtes aux lettres partagées comme alternative aux boîtes aux lettres de site.
Vous pouvez :
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Utiliser une boîte aux lettres de site pour collaborer et coordonner la messagerie d’équipe
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Ajoutez une boîte aux lettres de site (vous devez être propriétaire du site pour effectuer cette opération.)
Tout le monde peut envoyer du courrier électronique à l’adresse de messagerie de la boîte aux lettres du site.
Voici les critères permettant de lire, d’organiser, de répondre ou de supprimer des messages dans une boîte aux lettres de site :
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Chaque personne doit disposer d’une licence pour SharePoint et pour Exchangedans le même abonnement Microsoft 365.
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Chaque personne doit se trouver dans le groupe membres par défaut ou dans le groupe propriétaires par défaut pour le site, ou être dotés des autorisations de contribution. Lorsque vous configurez le site, assurez -vous d’octroyer l’accès aux membres de l’équipe qui en ont besoin.
Remarque : Les membres externes de l’équipe ne peuvent pas utiliser les boîtes aux lettres du site.
Si vous décidez de ne pas utiliser une boîte aux lettres de site après en avoir créé une, vous pouvez empêcher qu’elle s’affiche sur le site.
Questions fréquemment posées sur la gestion des boîtes aux lettres de site
Voici des réponses aux questions courantes pouvant se poser lorsque vous commencez à utiliser les boîtes aux lettres de site dans votre organisation.
Questions sur l’utilisation des boîtes aux lettres de site
Comment un membre du site peut-il savoir qui peut voir la boîte aux lettres de site ?
Dans Outlook sur le Web, dans le coin supérieur droit, cliquez sur paramètres 
Que se passe-t-il si deux personnes modifient simultanément un message électronique à l’état de brouillon dans la boîte aux lettres de site à l’aide de l’Application Boîte aux lettres de site du site SharePoint ?
Les modifications de la seconde personne remplacent celles de la première.
Questions sur la création et la suppression de boîtes aux lettres de site
Dois-je affecter une licence à l’adresse de messagerie de la boîte aux lettres de site ?
Non. L’adresse de messagerie du site ne requiert pas de licence Exchange.
Existe-t-il des situations dans lesquelles je ne dois pas utiliser une boîte aux lettres de site ?
Il peut arriver qu’une boîte aux lettres de site ne soit pas appropriée :
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Tenez compte de la confidentialité : chaque message électronique d’une boîte aux lettres de site peut être lu ou transmis par n’importe quel membre du site.
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Du fait que la boîte aux lettres de site est un espace de travail partagé, chacun de ses utilisateurs peut réorganiser et supprimer le courrier.
Puis-je renommer une boîte aux lettres de site ?
Le nom complet d’une boîte aux lettres de site est le nom complet du site d’équipe SharePoint. Si vous modifiez le nom complet du site dans SharePoint, il change également dans Outlook. L’adresse de messagerie du site n’est cependant pas modifiée.
Puis-je modifier l’adresse de messagerie d’une boîte aux lettres de site ?
Non. L’adresse de messagerie d’un site ne peut pas être modifiée après sa création. L’adresse de messagerie est générée à partir du nom d’affichage du site lorsque la boîte aux lettres de site a été créée.
Si le nom d’affichage du site utilise des caractères d’un alphabet autre que l’anglais ou comporte au moins trois caractères de l’alphabet anglais, le nom d’affichage n’est pas utilisé pour l’adresse de messagerie. À la place, pour vérifier que l’adresse de messagerie est valide, l’adresse e-mail est automatiquement générée. Ces adresses de messagerie commencent par un préfixe de SM, suivis de l’année sur deux chiffres, du jour de trois chiffres de l’année et de quatre lettres aléatoires.
