Il existe un monde de données en dehors de votre programme microsoft Word que vous pouvez utiliser dans Word, mais comment importer les données et les sécuriser ? Il s’agit d’établir les bonnes connexions.
Utiliser l’Assistant Connexion de données pour importer des données externes
Dans Microsoft Word, vous importez des données externes à l’aide du publipostage. Utilisez le publipostage pour créer un ensemble de documents, comme une lettre type envoyée à de nombreux clients ou une feuille d’étiquettes d’adresse pour un congé carte un publipostage. Vous pouvez également importer des fichiers texte, des feuilles de calcul Excel et des tables ou requêtes Access directement, sans utiliser de fichier de connexion.
L’importation d’un fichier texte csv (valeurs séparées par des virgules) (.csv) est simple. Si votre fichier texte est un fichier .csv qui n’utilise pas le caractère séparateur de liste défini sur votre ordinateur, ou si votre fichier texte n’est pas un fichier .csv, vous pouvez utiliser un fichier Schema.ini pour spécifier le format de fichier correct.
Importer le fichier
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Sous l’onglet Publipostage , dans le groupe Démarrer le publipostage , cliquez sur Sélectionner les destinataires > Utiliser la liste existante.
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Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, effectuez l’une des opérations suivantes :
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Pour utiliser un fichier .odc existant, double-cliquez sur le fichier .odc. Les données sont importées et vous avez terminé.
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Pour créer un fichier .odc, cliquez sur Nouvelle source, puis suivez chaque étape de la procédure.
L’Assistant Connexion de données s’affiche.
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Dans la page Bienvenue dans l’Assistant Connexion de données , cliquez sur Autre/Avancé.
La boîte de dialogue Propriétés de la liaison de données s’affiche.
Pour plus d’informations sur les différentes options dans les différentes boîtes de dialogue, cliquez sur Aide.
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Sous l’onglet Fournisseur , sélectionnez Fournisseur OLE DB Microsoft Jet 4.0, puis cliquez sur Suivant.
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Sous l’onglet Connexion , dans la zone Sélectionner ou entrer un nom de base de données , entrez le chemin complet du dossier qui contient le fichier texte.
Pour vous aider à localiser le dossier, cliquez sur le bouton Parcourir en regard de la zone.
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Cliquez sur l’onglet Tout , sélectionnez Propriétés étendues, puis cliquez sur Modifier la valeur.
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Dans la zone Valeur de la propriété, entrez l’une des options suivantes :
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Si le fichier texte comporte des en-têtes de colonne, entrez Texte ; HDR=Oui.
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Si le fichier texte n’a pas d’en-têtes de colonne, entrez Texte. HDR=Non.
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Cliquez sur OK.
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Pour vérifier que vous avez entré les informations correctes, cliquez sur l’onglet Connexion , puis sur Tester la connexion.
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Effectuez l’une des opérations suivantes :
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Si vous recevez un message d’erreur, revérifier les valeurs que vous avez entrées dans les étapes précédentes.
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Si vous recevez le message « Tester la connexion réussie », cliquez sur OK.
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Cliquez sur OK.
L’Assistant Connexion de données réapparaît.
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Dans la page Sélectionner une base de données et une table , sous la colonne Nom , sélectionnez le fichier texte à importer, puis cliquez sur Suivant.
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Dans la page Enregistrer le fichier de connexion de données et terminer , entrez un nom pour le fichier .odc dans la zone Nom de fichier , puis cliquez sur Terminer.
Pour modifier l’emplacement du dossier, qui est le dossier Mes sources de données par défaut, cliquez sur Parcourir.
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Si vous le souhaitez, pour rendre le fichier de connexion plus détectable, vous pouvez entrer des informations supplémentaires dans les zones Description, Nom convivial et Mots clés de recherche .
Utiliser un fichier Schema.ini pour spécifier un autre caractère de séparation de liste ou un format de fichier texte
Un fichier Schema.ini est un fichier texte qui contient des entrées qui remplacent les paramètres de pilote de texte par défaut dans le Registre Windows. En général, pour utiliser un fichier Schema.ini, vous devez effectuer les opérations suivantes :
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Stockez le fichier Schema.ini dans le même dossier que le fichier texte que vous importez.
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Nommez le fichier Schema.ini.
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Sur la première ligne du fichier Schema.ini, tapez le nom du fichier texte auquel vous créez un lien, entre crochets.
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Ajoutez des informations supplémentaires pour spécifier le format de fichier texte différent.
Les sections suivantes présentent des exemples courants d’utilisation du fichier Schema.ini.
Exemple : spécifier un point-virgule (;) comme délimiteur
[Categories.txt] Format=Delimited(;)
Exemple : Spécifier un caractère de tabulation comme délimiteur
[Products.txt] Format=TabDelimited
Exemple : spécifier un fichier à largeur fixe
[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24
L’importation d’un fichier texte à l’aide d’un pilote ODBC est, au minimum, un processus en deux étapes. Tout d’abord, si nécessaire, définissez un DSN utilisateur sur votre ordinateur pour le pilote de texte ODBC. Ensuite, importez le fichier texte à l’aide du DSN de l’utilisateur. Si votre fichier texte est un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV) qui n’utilise pas le caractère séparateur de liste défini sur votre ordinateur, ou si votre fichier texte n’est pas un fichier .csv, vous pouvez utiliser un fichier Schema.ini pour spécifier le format de fichier correct.
Définir un nom de domaine d’utilisateur
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Ouvrez Panneau de configuration, puis cliquez sur Système et sécurité > Outils d’administration > sources de données ODBC (32 bits) ou sources de données ODBC (64 bits). \
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Dans la boîte de dialogue Administrateur de source de données ODBC , sous l’onglet Nom de source de données utilisateur, cliquez sur Ajouter.
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Dans la boîte de dialogue Create Nouvelle source de données, sélectionnez Pilote de texte Microsoft (*.txt ; *.csv), puis cliquez sur Terminer.
La boîte de dialogue Configuration du texte ODBC s’affiche.
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Entrez un nom dans le nom de la source de données.
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Désactivez la case à cocher Utiliser le répertoire actif case activée.
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Cliquez sur Sélectionner un répertoire.
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Dans la boîte de dialogue Sélectionner un répertoire , recherchez le dossier qui contient le fichier texte que vous souhaitez importer, assurez-vous que le fichier texte apparaît dans la liste sous la zone Nom de fichier , puis cliquez sur OK.
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Cliquez deux fois sur OK.
Pour plus d’informations sur les différentes options dans les différentes boîtes de dialogue, cliquez sur Aide.
Importer le fichier
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Sous l’onglet Publipostage , dans le groupe Démarrer le publipostage , cliquez sur Sélectionner les destinataires > Utiliser la liste existante.
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Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, effectuez l’une des opérations suivantes :
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Pour utiliser un fichier .odc existant, double-cliquez sur le fichier .odc. Les données sont importées et vous avez terminé.
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Pour créer un fichier .odc, cliquez sur Nouvelle source, puis suivez chaque étape de la procédure.
L’Assistant Connexion de données s’affiche.
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Dans la page Bienvenue dans l’Assistant Connexion de données , cliquez sur ODBC DSN.
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Dans la page Se connecter à la source de données ODBC , sélectionnez le nom de source de données utilisateur que vous venez de créer, puis cliquez sur Suivant.
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Dans la page Sélectionner une base de données et une table , sélectionnez le fichier texte sous la colonne Nom , puis cliquez sur Suivant.
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Dans la page Enregistrer le fichier de connexion de données et terminer , entrez un nom pour le fichier .odc dans la zone Nom de fichier , puis cliquez sur Terminer.
Pour modifier l’emplacement du dossier, qui est le dossier Mes sources de données par défaut, cliquez sur Parcourir.
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Si vous le souhaitez, pour rendre le fichier de connexion plus détectable, vous pouvez entrer des informations supplémentaires dans les zones Description, Nom convivial et Mots clés de recherche .
Pour plus d’informations sur les différentes options dans les différentes boîtes de dialogue, cliquez sur Aide.
Utiliser un fichier Schema.ini pour spécifier un autre caractère de séparation de liste ou un format de fichier texte
Un fichier Schema.ini est un fichier texte qui contient des entrées qui remplacent les paramètres de pilote de texte par défaut dans le Registre Windows. En général, pour utiliser un fichier Schema.ini, vous devez effectuer les opérations suivantes :
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Stockez le fichier Schema.ini dans le même dossier que le fichier texte que vous importez.
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Nommez le fichier Schema.ini.
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Sur la première ligne du fichier Schema.ini, tapez le nom du fichier texte auquel vous créez un lien, entre crochets.
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Ajoutez des informations supplémentaires pour spécifier le format de fichier texte différent.
Les sections suivantes présentent des exemples courants d’utilisation du fichier Schema.ini.
Exemple : Spécifier un en-tête de colonne
[Categories.txt] ColNameHeader=True
Exemple : spécifier un point-virgule (;) comme délimiteur
[Categories.txt] Format=Delimited(;)
Exemple : Spécifier un caractère de tabulation comme délimiteur
[Products.txt] Format=TabDelimited
Exemple : spécifier un fichier à largeur fixe
[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24
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Sous l’onglet Publipostage , dans le groupe Démarrer le publipostage , cliquez sur Sélectionner les destinataires > Utiliser la liste existante.
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Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, effectuez l’une des opérations suivantes :
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Pour utiliser un fichier .odc existant, double-cliquez sur le fichier .odc. Les données sont importées et vous avez terminé.
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Pour créer un fichier .odc, cliquez sur Nouvelle source, puis suivez chaque étape de la procédure.
L’Assistant Connexion de données s’affiche.
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Dans la page Bienvenue dans l’Assistant Connexion de données, cliquez sur Microsoft SQL Server.
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Dans la page Se connecter au serveur de base de données , procédez comme suit :
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Entrez le nom du serveur de base de données dans la zone Nom du serveur .
Si la base de données se trouve sur votre ordinateur, entrez (local).
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Sous Informations d’identification d’ouverture de session, effectuez l’une des opérations suivantes :
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Pour utiliser votre nom d’utilisateur et votre mot de passe Windows, cliquez sur Utiliser l’authentification Windows.
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Pour utiliser un nom d’utilisateur et un mot de passe de base de données, cliquez sur Utiliser le nom d’utilisateur et le mot de passe suivants, puis entrez le nom d’utilisateur et le mot de passe de la base de données dans les zones appropriées.
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Cliquez sur Suivant.
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Dans la page Sélectionner une base de données et une table , sélectionnez la base de données dans la zone Base de données , sélectionnez la table, la vue ou la fonction définie par l’utilisateur sous la colonne Nom , puis cliquez sur Suivant.
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Dans la page Enregistrer le fichier de connexion de données et terminer , entrez un nom pour le fichier .odc dans la zone Nom de fichier , puis cliquez sur Terminer.
Pour modifier l’emplacement du dossier, qui est le dossier Mes sources de données par défaut, cliquez sur Parcourir.
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Si vous le souhaitez, pour rendre le fichier de connexion plus détectable, vous pouvez entrer des informations supplémentaires dans les zones Description, Nom convivial et Mots clés de recherche .
L’importation de données à partir d’une base de données SQL Server à l’aide d’un pilote ODBC est un processus en deux étapes. Tout d’abord, si nécessaire, définissez un DSN utilisateur sur votre ordinateur pour le pilote ODBC. Ensuite, importez les données à partir de la base de données SQL Server.
Définir un nom de domaine d’utilisateur
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Ouvrez Panneau de configuration, puis cliquez sur Système et sécurité > Outils d’administration > sources de données ODBC (32 bits) ou sources de données ODBC (64 bits).
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Dans la boîte de dialogue Administrateur de base de données ODBC , sélectionnez l’onglet DSN utilisateur , puis cliquez sur Ajouter.
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Dans la boîte de dialogue Create Nouvelle source de données, sélectionnez SQL Server, puis cliquez sur Terminer.
La boîte de dialogue Create une nouvelle source de données à SQL Server s’affiche.
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Entrez un nom de source de données dans la zone Nom .
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Si vous le souhaitez, entrez une description de la source de données dans la zone Description .
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Entrez le nom du serveur de base de données dans la zone Serveur .
Si la base de données se trouve sur votre ordinateur, entrez (local).
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Cliquez sur Suivant.
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Sous Comment SQL Server vérifier l’authenticité de l’ID de connexion ?, effectuez l’une des opérations suivantes :
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Pour utiliser votre nom d’utilisateur et votre mot de passe Windows, cliquez sur Avec l’authentification Windows NT à l’aide de l’ID de connexion réseau.
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Pour utiliser un nom d’utilisateur et un mot de passe de base de données, cliquez sur Avec SQL Server authentification à l’aide de l’ID de connexion et du mot de passe entrés par l’utilisateur, puis entrez l’ID de connexion et le mot de passe de la base de données dans les zones appropriées.
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Cliquez deux fois sur Suivant, puis cliquez sur Terminer.
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Pour vérifier que vous avez entré les informations correctes, cliquez sur Source de données de test.
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Effectuez l’une des opérations suivantes :
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Si vous recevez un message d’erreur, revérifier les valeurs que vous avez entrées dans les étapes précédentes.
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Si vous recevez le message « TESTS TERMINÉS AVEC SUCCÈS ! », cliquez sur OK.
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Cliquez deux fois sur OK.
Pour plus d’informations sur les différentes options dans les différentes boîtes de dialogue, cliquez sur Aide.
Importer des données à partir d’une base de données SQL Server
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Sous l’onglet Publipostage , dans le groupe Démarrer le publipostage , cliquez sur Sélectionner les destinataires > Utiliser la liste existante.
-
Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, effectuez l’une des opérations suivantes :
-
Pour utiliser un fichier .odc existant, double-cliquez sur le fichier .odc. Les données sont importées et vous avez terminé.
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Pour créer un fichier .odc, cliquez sur Nouvelle source, puis suivez chaque étape de la procédure.
L’Assistant Connexion de données s’affiche.
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Dans la page Bienvenue dans l’Assistant Connexion de données , cliquez sur ODBC DSN.
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Dans la page Se connecter à la source de données ODBC , sélectionnez le nom de la source de données que vous avez défini dans la section précédente, puis cliquez sur Suivant.
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Dans la page Sélectionner une base de données et une table , sélectionnez la base de données dans la zone Base de données , sélectionnez la table, la vue ou la fonction sous la colonne Nom , puis cliquez sur Suivant.
-
Dans la page Enregistrer le fichier de connexion de données et terminer , entrez un nom pour le fichier .odc dans la zone Nom de fichier , puis cliquez sur Terminer.
Pour modifier l’emplacement du dossier, qui est le dossier Mes sources de données par défaut, cliquez sur Parcourir.
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Si vous le souhaitez, pour rendre le fichier de connexion plus détectable, vous pouvez entrer des informations supplémentaires dans les zones Description, Nom convivial et Mots clés de recherche .
