Lorsqu’un gestionnaire de site ou un gestionnaire de listes définit une stratégie d’étiquette pour une bibliothèque de documents sur un site Microsoft Office SharePoint Server 2007 ou SharePoint Server 2010, vous pouvez être amené à insérer des étiquettes dans des documents lorsque vous les enregistrez ou les imprimez. Après avoir inséré l’étiquette et rempli toutes les informations nécessaires, vous pouvez verrouiller l’étiquette pour empêcher la mise à jour des informations. Pour mettre à jour le contenu de l’étiquette ultérieurement, vous devez déverrouiller l’étiquette.
La fonctionnalité de stratégie d’étiquette n’est pas disponible dans SharePoint 2013 et les versions ultérieures.
Remarque : Le gestionnaire de site ou le gestionnaire de liste peut également verrouiller l’étiquette par défaut.
Important : La capacité à verrouiller ou déverrouiller une étiquette est uniquement disponible dans Microsoft Office professionnel plus, Microsoft Office entreprise, Microsoft Office intégrale et dans les versions autonomes de Word, Excel et PowerPoint.
Les champs de l’étiquette correspondent aux colonnes de la bibliothèque de documents. Lorsque vous insérez une étiquette dans un document Word, un classeur Excel ou une présentation PowerPoint, l’étiquette est automatiquement mise à jour avec les informations des propriétés du document. Une étiquette peut être verrouillée ou déverrouillée. Si l’étiquette est déverrouillée, les informations d’étiquette et les propriétés du document restent synchronisées :
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Lorsque vous modifiez les propriétés du document dans la bibliothèque, ces mises à jour s’affichent dans l’étiquette.
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Lorsque vous modifiez les informations d’étiquette et enregistrez le document, ces mises à jour s’affichent dans les colonnes de la bibliothèque.
Tant que l’étiquette est déverrouillée, les modifications apportées aux propriétés du document sont toujours répercutées dans les informations d’étiquette, et inversement, comme le montre l’illustration suivante.
Toutefois, vous pouvez verrouiller une étiquette de telle sorte que les modifications apportées aux propriétés du document ne soient pas automatiquement mises à jour dans les informations d’étiquette. L’illustration suivante montre qu’une étiquette verrouillée n’est pas mise à jour automatiquement en réponse aux modifications apportées aux propriétés du document.
Le verrouillage d’une étiquette est utile lorsque la valeur d’étiquette initiale d’un document est utilisée en tant que nom de l’élément (par exemple, « contrat Coho Winery »), car l’étiquette ne change pas même si le titre ou d’autres propriétés de document sont révisées. Si le cru coho change son nom, vous déverrouillez l’étiquette pour mettre à jour le nom du document.
Remarque : Vous ne pouvez pas verrouiller une étiquette tant que vous n’avez pas rempli toutes les informations d’étiquette. Tous les champs d’une étiquette sont obligatoires. Notez également que les utilisateurs autorisés à modifier le fichier peuvent verrouiller ou déverrouiller l’étiquette.
Après avoir inséré ou rempli une étiquette, vous pouvez verrouiller celle-ci pour empêcher qu’elle soit mise à jour automatiquement à partir des propriétés du document. Les étiquettes peuvent être verrouillées uniquement lorsque l’étiquette est complètement remplie.
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Si la bibliothèque n’est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans la barre de lancement rapide.
Si le nom de votre bibliothèque n’apparaît pas dans la barre de lancement rapide, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre bibliothèque.
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Pointez sur le document, cliquez sur la flèche qui apparaît, puis cliquez sur modifier dans le nom du programme Microsoft Office. Par exemple, cliquez sur modifier dans Microsoft Office Word.
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Dans le document, le classeur ou la présentation, cliquez avec le bouton droit sur l’étiquette, puis, dans le menu contextuel, cliquez sur verrouiller une étiquette .
Remarques :
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Si l’étiquette apparaît dans l’en-tête du document, vous devez d’abord cliquer avec le bouton droit sur l’étiquette, puis cliquer sur modifier l’en-tête dans le menu contextuel.
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S’il manque des informations dans l’étiquette, vous êtes invité à renseigner toutes les informations requises pour pouvoir verrouiller l’étiquette.
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Si l’étiquette est verrouillée, vous devez déverrouiller celle-ci avant de modifier le contenu de l’étiquette.
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Si la bibliothèque n’est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans la barre de lancement rapide.
Si le nom de votre bibliothèque n’apparaît pas dans la barre de lancement rapide, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre bibliothèque.
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Pointez sur le document, cliquez sur la flèche qui apparaît, puis cliquez sur modifier dans le nom du programme Microsoft Office. Par exemple, cliquez sur modifier dans Microsoft Office Word.
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Dans le document, le classeur ou la présentation, cliquez avec le bouton droit sur l’étiquette, puis, dans le menu contextuel, cliquez sur déverrouiller l’étiquette .
Remarque : Si l’étiquette apparaît dans l’en-tête du document, vous devez d’abord cliquer avec le bouton droit sur l’étiquette, puis cliquer sur modifier l’en-tête dans le menu contextuel.
