La technologie OLAP (Online Analytical Processing) permet d’organiser des bases de données professionnelles de grande taille et de prendre en charge l’aide à la gestion de l’information. Les bases de données OLAP sont divisées en un ou plusieurs cubes, et chaque cube est organisé et conçu par un administrateur de cube pour s’adapter à la façon dont vous récupèrez et analysez les données afin de faciliter la création et l’utilisation des rapports de tableau croisé dynamique et des rapports PivotChart dont vous avez besoin.

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Qu’est-ce que l’intelligence d’entreprise ?

Un analyste d’entreprise souhaite souvent avoir une vue d’ensemble de l’entreprise, voir des tendances plus générales basées sur les données agrégées, et voir ces tendances ventilées par un nombre quelconque de variables. Le décisionnel est le processus qui consiste à extraire des données d’une base de données OLAP, puis à analyser ces données pour obtenir des informations que vous pouvez utiliser pour prendre des décisions commerciales éclairées et prendre des mesures. Par exemple, OLAP et l’aide à la gestion d’informations vous permettent de répondre aux types de questions suivants sur les données métiers :

  • Quelle est la comparaison des ventes totales de tous les produits de 2007 avec les ventes totales de 2006 ?

  • Quelle est la comparaison de notre rentabilité par rapport à la même période au cours des cinq dernières années ?

  • Combien d’argent les clients âgés de plus de 35 ans ont-ils dépensé l’année dernière, et comment ce comportement a-t-il changé au fil du temps ?

  • Combien de produits ont été vendus dans deux pays/régions spécifiques ce mois-ci par rapport au même mois de l’année dernière ?

  • Pour chaque groupe d’âge client, quelle est la répartition de la rentabilité (à la fois le pourcentage de marge et le total) par catégorie de produit ?

  • Trouvez des commerciaux, des personnes de confiance, des fournisseurs, des clients, des partenaires ou des clients.

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Qu’est-ce qu’OLAP (Online Analytical Processing) ?

Les bases de données OLAP facilitent les requêtes d’aide à la société. OLAP est une technologie de base de données optimisée pour les requêtes et les rapports, plutôt que pour le traitement des transactions. Les données sources pour OLAP sont des bases de données OLTP (Online Transactional Processing) généralement stockées dans des entrepôts de données. Les données OLAP sont dérivées de ces données historiques et agrégées dans des structures qui autorisent une analyse sophistiquée. Les données OLAP sont également organisées de manière hiérarchique et stockées dans des cubes au lieu de tables. Il s’agit d’une technologie sophistiquée qui utilise des structures multidimensionnelles pour fournir un accès rapide aux données à des fins d’analyse. Cette organisation permet aux rapports de tableau croisé dynamique ou de PivotChart d’afficher facilement des résumés de haut niveau, tels que le total des ventes dans un pays ou une région entier, et d’afficher les détails des sites pour lequel les ventes sont particulièrement fortes ou faibles.

Les bases de données OLAP sont conçues pour accélérer l’extraction des données. Étant donné que le serveur OLAP, plutôt que Microsoft Office Excel, calcule les valeurs synthétiser, moins de données doivent être envoyées à Excel lorsque vous créez ou modifiez un rapport. Cette approche vous permet d’travailler avec beaucoup plus de données sources que vous ne le pouviez si les données étaient organisées dans une base de données classique, où Excel récupère tous les enregistrements individuels, puis calcule les valeurs synthétisée.

Les bases de données OLAP contiennent deux types de données de base : les mesures, qui sont des données numériques, les quantités et les moyennes que vous utilisez pour prendre des décisions commerciales éclairées et les dimensions, qui sont les catégories que vous utilisez pour organiser ces mesures. Les bases de données OLAP vous aident à organiser les données en utilisant les mêmes catégories que vous connaissez pour analyser les données.

Les sections suivantes décrivent chaque composant de façon plus détaillée :

Cube     Structure de données qui agrège les mesures selon les niveaux et hiérarchies de chacune des dimensions que vous voulez analyser. Les cubes combinent plusieurs dimensions, telles que le temps, la géographie et les lignes de produits, avec des données récapitulées, telles que les chiffres de ventes ou de stock. Les cubes ne sont pas des « cubes » au sens strictement mathématique, car ils n’ont pas nécessairement des côtés égaux. Toutefois, ils sont particulièrement susceptibles d’être à la recherche d’un concept complexe.

Mesurer     Un ensemble de valeurs dans un cube qui sont basées sur une colonne dans la table de faits du cube et qui sont généralement des valeurs numériques. Les mesures sont les valeurs centrale du cube qui sont prétraitées, agrégées et analysées. Les ventes, les bénéfices, les revenus et les coûts sont des exemples courants.

Membre      Élément dans une hiérarchie représentant une ou plusieurs occurrences de données. Un membre peut être unique ou non. Par exemple, 2007 et 2008 représentent les membres uniques dans le niveau d’année d’une dimension de temps, tandis que janvier représente les membres non uniques dans le niveau du mois, car la dimension de l’heure peut compter plusieurs janviers si elle contient des données sur plus d’un an.

Membre calculé     Membre d’une dimension dont la valeur est calculée au moment de l’utilisation d’une expression. Les valeurs des membres calculés peuvent être dérivées des valeurs des autres membres. Par exemple, un membre calculé, Profit, peut être déterminé en soustrayant la valeur du membre, Coûts, de la valeur du membre, Ventes.

Dimension     Ensemble d’une ou plusieurs hiérarchies de niveaux organisées dans un cube qu’un utilisateur comprend et utilise comme base pour l’analyse des données. Par exemple, une dimension géographique peut inclure des niveaux pour Pays/Région, État/Province et Ville. Ou bien, une dimension de temps peut inclure une hiérarchie avec des niveaux pour l’année, le trimestre, le mois et le jour. Dans un rapport de tableau croisé dynamique ou un PivotChart, chaque hiérarchie devient un ensemble de champs que vous pouvez développer et réduire pour révéler des niveaux inférieurs ou supérieurs.

Hiérarchie     Structure d’arborescence logique qui organise les membres d’une dimension de telle façon que chaque membre ait un membre parent et un ou plusieurs membres enfants. Un enfant est membre du niveau inférieur suivant dans une hiérarchie qui est directement liée au membre actuel. Par exemple, dans une hiérarchie Time contenant les niveaux Trimestre, Mois et Jour, Janvier est un enfant deTr1. Un parent est membre du niveau supérieur suivant dans une hiérarchie qui est directement liée au membre actuel. La valeur parent est généralement une consolidation des valeurs de tous ses enfants. Par exemple, dans une hiérarchie Time qui contient les niveaux Trimestre, Mois et Jour,Tr1 est le parent de Janvier.

Level (Niveau)     Au sein d’une hiérarchie, les données peuvent être organisées en niveaux de détail inférieurs et supérieurs, tels que les niveaux Année, Trimestre, Mois et Jour dans une hiérarchie Temps.

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Fonctionnalités OLAP dans Excel

Récupération de données OLAP     Vous pouvez vous connecter à des sources de données OLAP comme vous le faites pour d’autres sources de données externes. Vous pouvez utiliser des bases de données créées avec Microsoft SQL Server OLAP Services version 7.0, Microsoft SQL Server Analysis Services version 2000 et Microsoft SQL Server Analysis Services version 2005, les produits serveurs Microsoft OLAP. Excel pouvez également travailler avec des produits OLAP tiers compatibles avec OLE-DB pour OLAP.

Vous pouvez afficher des données OLAP sous la mesure d’un rapport de tableau croisé dynamique ou d’un PivotChart ou d’une fonction de feuille de calcul convertie à partir d’un rapport de tableau croisé dynamique, mais pas en tant que plage de données externes. Vous pouvez enregistrer des rapports de tableau croisé dynamique OLAP et des rapports PivotChart dans des modèles de rapports, et créer des fichiers de connexion de données Office (.odc) pour vous connecter à des bases de données OLAP pour les requêtes OLAP. Lorsque vous ouvrez un fichier ODC, Excel un rapport de tableau croisé dynamique vide, prêt à être disposé.

Création de fichiers de cube pour une utilisation hors connexion     Vous pouvez créer un fichier de cube hors connexion (.cub) avec un sous-ensemble des données d’une base de données serveur OLAP. Utilisez des fichiers de cube hors connexion pour travailler avec des données OLAP lorsque vous n’êtes pas connecté à votre réseau. Un cube vous permet d’travailler avec plus de données dans un rapport de tableau croisé dynamique ou un rapport de PivotChart que vous ne le pourriez, et accélère l’extraction des données. Vous ne pouvez créer des fichiers de cube que si vous utilisez un fournisseur OLAP, tel que Microsoft SQL Analysis Services Server version 2005, qui prend en charge cette fonctionnalité.

Actions sur le serveur     Une action de serveur est une fonctionnalité facultative mais utile qu’un administrateur de cube OLAP peut définir sur un serveur qui utilise un membre du cube ou une mesure en tant que paramètre dans une requête pour obtenir des détails dans le cube, ou pour démarrer une autre application, telle qu’un navigateur. Excel prend en charge les actions de serveur URL, Report, Rowset, Drill Through et Expand to Detail, mais ne prend pas en charge les actions Proprietary, Statement et Dataset.

KPIs      Un indicateur de performance clé est une mesure calculée spéciale définie sur le serveur qui vous permet de suivre les « indicateurs de performance clés », notamment l’état (la valeur actuelle correspond-elle à un nombre spécifique ?) et tendance (quelle est la valeur dans le temps ?). Lorsque ces icônes sont affichées, le serveur peut envoyer des icônes similaires au nouveau jeu d’icônes Excel pour indiquer au-dessus ou en dessous des niveaux d’état (par exemple, icône Arrêter la lumière) ou si une valeur tendance vers le haut ou vers le bas (par exemple, une icône de flèche directionnelle).

Mise en forme du serveur     Les administrateurs de cube peuvent créer des mesures et des membres calculés avec une mise en forme de couleur, une mise en forme de police et des règles de mise en forme conditionnelle qui peuvent être désignées comme règle d’entreprise standard. Par exemple, un format de serveur pour les bénéfices peut être un format monétaire, une couleur de cellule verte si la valeur est supérieure ou égale à 30 000 et rouge si la valeur est inférieure à 30 000, et un style de police gras si la valeur est inférieure à 30 000 et normale si supérieure ou égale à 30 000. Pour plus d’informations, voir Concevoir la disposition et le format d’un rapport de tableau croisé dynamique.

Langue d’affichage d’Office     Un administrateur de cube peut définir des traductions des données et des erreurs sur le serveur pour les utilisateurs qui ont besoin d’informations sur les tableaux croisés dynamiques dans une autre langue. Cette fonctionnalité est définie comme une propriété de connexion au fichier et le pays/région de l’ordinateur de l’utilisateur doit correspondre à la langue d’affichage.

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Composants logiciels nécessaires pour accéder aux sources de données OLAP

Un fournisseur OLAP     Pour configurer des sources de données OLAP pour Excel données, vous avez besoin de l’un des fournisseurs OLAP suivants :

  • Fournisseur Microsoft OLAP     Excel inclut les logiciels pilote de source de données et client dont vous avez besoin pour accéder aux bases de données créées avec Microsoft SQL Server OLAP Services version 7.0, Microsoft SQL Server OLAP Services version 2000 (8.0) et Microsoft SQL Server Analysis Services version 2005 (9.0).

  • Fournisseurs OLAP tiers     Pour d’autres produits OLAP, vous devez installer des pilotes supplémentaires et des logiciels clients. Pour utiliser les fonctionnalités Excel’utilisation des données OLAP, le produit tiers doit respecter la norme OLE-DB pour OLAP et être Microsoft Office compatible. Pour plus d’informations sur l’installation et l’utilisation d’un fournisseur OLAP tiers, consultez votre administrateur système ou le fournisseur de votre produit OLAP.

Bases de données serveur et fichiers de cube     Le Excel client OLAP prend en charge les connexions à deux types de bases de données OLAP. Si une base de données sur un serveur OLAP est disponible sur votre réseau, vous pouvez récupérer des données sources à partir de ce serveur directement. Si votre fichier fichier de cube hors connexion des données OLAP ou un fichier définition d’un cube, vous pouvez vous connecter à ce fichier et récupérer des données sources à partir de celui-ci.

Sources de données     Une source de données vous permet d’accéder à toutes les données de la base de données OLAP ou du fichier de cube hors connexion. Après avoir créé une source de données OLAP, vous pouvez baser des rapports sur cette source et renvoyer les données OLAP vers Excel sous forme de rapport de tableau croisé dynamique ou de rapport PivotChart, ou dans une fonction de feuille de calcul convertie à partir d’un rapport de tableau croisé dynamique.

Microsoft Query     Vous pouvez utiliser Query pour récupérer des données à partir d’une base de données externe telle que Microsoft SQL ou Microsoft Access. Vous n’avez pas besoin d’utiliser la requête pour extraire des données d’un tableau croisé dynamique OLAP connecté à un fichier de cube. Pour plus d’informations, voir Utiliser Microsoft Query pour récupérer des données externes.

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Différences de fonctionnalités entre les données OLAP et les sources non OLAP

Si vous travaillez avec des rapports de tableau croisé dynamique et des PivotChart à partir de données source OLAP et d’autres types de données sources, vous remarquerez quelques différences de fonctionnalités.

Récupération des données     Un serveur OLAP renvoie les nouvelles données à Excel chaque fois que vous modifiez la disposition du rapport. Avec d’autres types de données sources externes, vous interrogez toutes les données sources en même temps, ou vous pouvez définir des options de requête uniquement lorsque vous affichez différents éléments de champ de filtre de rapport. Vous avez également plusieurs autres options pour l’actualisation du rapport.

Dans les rapports basés sur des données sources OLAP, les paramètres des champs de filtre de rapport ne sont pas disponibles, la requête en arrière-plan n’est pas disponible et le paramètre d’optimisation de la mémoire n’est pas disponible.

Remarque : Le paramètre d’optimisation de la mémoire n’est pas non plus disponible pour les sources de données OLEDB et les rapports de tableau croisé dynamique basés sur une plage de cellules.

Types de champ    Les données sources OLAP, dimension champs peuvent être utilisés uniquement en tant que champs de ligne (série), de colonne (catégorie) ou de page. Les champs de mesure peuvent être utilisés uniquement comme champs de valeur. Pour les autres types de données sources, tous les champs peuvent être utilisés dans n’importe quelle partie d’un état.

Accès aux données de détail     Pour les données sources OLAP, le serveur détermine les niveaux de détail disponibles et calcule les valeurs de synthèse, de sorte que les enregistrements de détail qui font des valeurs de synthèse peuvent ne pas être disponibles. En revanche, le serveur peut fournir champs de propriété que vous pouvez afficher. Les autres types de données sources n’ont pas de champs de propriété, mais vous pouvez afficher les détails sous-jacents pour les valeurs des champs de données et pour les éléments, et afficher les éléments sans données.

Les champs de filtre de rapport OLAP peuvent ne pas avoir d’élément Tout et la commande Afficher les pages de filtre de rapport n’est pas disponible.

Ordre de tri initial     Pour les données sources OLAP, les éléments apparaissent d’abord dans l’ordre dans lequel le serveur OLAP les renvoie. Vous pouvez ensuite trier ou réorganiser manuellement les éléments. Pour les autres types de données sources, les éléments d’un nouveau rapport apparaissent tout d’abord triés par ordre croissant par nom d’élément.

Calculs     Les serveurs OLAP fournissent des valeurs synthétiser directement pour un rapport, de sorte que vous ne pouvez pas modifier les fonctions de synthèse pour les champs de valeur. Pour d’autres types de données sources, vous pouvez modifier la fonction de synthèse d’un champ de valeur et utiliser plusieurs fonctions de synthèse pour le même champ de valeur. Vous ne pouvez pas créer de champs calculés ou d’éléments calculés dans des rapports avec des données sources OLAP.

Sous-totaux     Dans les rapports avec des données sources OLAP, vous ne pouvez pas modifier la fonction de synthèse pour les sous-totaux. Avec d’autres types de données sources, vous pouvez modifier les fonctions de synthèse de sous-total et afficher ou masquer les sous-totaux de tous les champs de ligne et de colonne.

Pour les données sources OLAP, vous pouvez inclure ou exclure des éléments masqués lorsque vous calculez des sous-totaux et des totaux générals. Pour les autres types de données sources, vous pouvez inclure des éléments de champ de filtre de rapport masqués dans des sous-totaux, mais les éléments masqués d’autres champs sont exclus par défaut.

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