Un enregistrement est un document ou une autre entité électronique ou physique dans une organisation qui sert de preuve d’une activité ou d’une transaction effectuée par l’organisation et qui nécessite une rétention pendant un certain temps. La gestion des enregistrements est le processus par lequel une organisation :

  • Détermine quels types d’informations doivent être considérés comme enregistrements.

  • Détermine comment les documents actifs qui deviendront des enregistrements doivent être gérés pendant leur utilisation, et détermine la manière dont ils doivent être collectés après avoir été déclarés comme des enregistrements.

  • Détermine la manière dont chaque type d’enregistrement doit être conservé et pendant combien de temps il doit être conservé pour répondre aux exigences juridiques, professionnelles ou réglementaires.

  • Recherche et implémente des solutions technologiques et des processus d’entreprise pour faire en sorte que l’organisation soit conforme à ses obligations en matière de gestion des enregistrements de façon économique et non importune.

  • Effectue des tâches liées aux enregistrements, telles que la mise à jour d’enregistrements arrivés à expiration ou la localisation et la protection d’enregistrements liés à des événements externes tels que des événements externes.

La détermination des documents et autres éléments physiques ou électroniques dans votre organisation qui sont des enregistrements est de la responsabilité des responsables de la mise en conformité de l’entreprise, des responsables des enregistrements et des professionnels. En classant avec soin tout le contenu d’entreprise dans votre organisation, ces personnes peuvent vous aider à vous assurer que les documents sont conservés pendant la période appropriée. Un système de gestion des enregistrements bien conçu permet de protéger une organisation légalement, d’aider l’organisation à faire preuve de conformité avec les obligations réglementaires et d’améliorer l’efficacité organisationnelle en faisant la promotion de la disposition d’éléments hors limites qui ne sont pas des enregistrements.

Un système de gestion des enregistrements comprend les éléments suivants :

  • Analyse de contenu    décrivent et catégoriser du contenu au cours de l’entreprise qui peut devenir un enregistrement, qui fournit des emplacements sources et qui décrit la façon dont le contenu sera déplacer vers l’application de gestion des enregistrements.

  • Plan de gestion de fichiers qui indique, pour chaque type d’enregistrement dans l’entreprise, où ils doivent être conservés en tant qu’enregistrements, les stratégies qui s’appliquent à ces enregistrements, leur durée de rétention, la façon dont ils doivent être dé qui doivent être conservés et qui est responsable de leur gestion.

  • Document sur    les exigences de conformité qui définit les règles que les systèmes informatiques de l’organisation doivent suivre pour garantir la conformité et les méthodes utilisées pour garantir la participation des membres de l’équipe d’entreprise.

  • Méthode de collecte des enregistrements qui ne    sont plus actifs à partir de toutes les sources d’enregistrement, telles que les serveurs de collaboration, les serveurs de fichiers et les systèmes de messagerie.

  • Méthode d’audit des enregistrements lorsqu’ils    sont actifs.

  • Méthode de capture des métadonnées et    historiques d’audit des enregistrements, et de leur maintenance.

  • Processus de suspension des enregistrements    (suspension de leur disposition) lorsque des événements tels que des litiges se produisent.

  • Un système de contrôle et    de rapport sur la gestion des enregistrements pour garantir que les employés classent, accèdent à ceux-ci et les gèrent conformément aux stratégies et processus définis.

SharePoint inclut des fonctionnalités qui peuvent aider les organisations à implémenter des systèmes et processus intégrés de gestion des enregistrements.

Vue d’ensemble de la planification de la gestion des enregistrements

Cette rubrique décrit les étapes de planification que vous devez suivre pour vous assurer que le système de gestion des enregistrements que vous implémentez sur la base de SharePoint permet d’atteindre les objectifs de gestion des enregistrements de votre organisation. Voici un aperçu du processus de planification de la gestion des enregistrements :

  1. Identifier les rôles de gestion des enregistrements      La gestion réussie des enregistrements nécessite des rôles spécialisés, tels que les suivants :

    • Les responsables des enregistrements et responsables de la mise en conformité peuvent classer les enregistrements dans l’organisation et exécuter le processus de gestion des enregistrements.

    • Le personnel informatique doit implémenter les systèmes qui supportent efficacement la gestion des enregistrements.

    • Les responsables de contenu trouvent où sont conservées les informations organisationnelles et s’assurent que leurs équipes suivent les pratiques de gestion des enregistrements.

  2. Analyser le contenu de l’organisation      Avant de créer un plan de gestion des fichiers, les responsables des enregistrements et les responsables de contenu enquêtent sur l’utilisation des documents dans l’organisation pour déterminer quels documents et autres éléments peuvent devenir des enregistrements.

  3. Développer un plan de traitement des fichiers      Après avoir analysé le contenu de votre organisation et déterminé les échéanciers de rétention, remplissez le reste du plan de gestion des fichiers. Les plans de gestion de fichiers diffèrent d’une organisation à l’autre, mais ils décrivent généralement les types d’éléments que l’entreprise reconnaît comme étant des enregistrements, indiquent l’endroit où ils sont stockés, décrivent leurs périodes de rétention et fournissent d’autres informations, telles que les personnes responsables de leur gestion et la catégorie plus large d’enregistrements à laquelle ils appartiennent.

  4. Développer des planifications de rétention      Pour chaque type d’enregistrement, déterminez quand il n’est plus actif (utilisé), combien de temps il doit être conservé par la suite et comment il doit être finalement éliminer.

  5. Évaluer et améliorer les pratiques de gestion des documents      Assurez-vous que les stratégies requises sont appliquées dans les référentiels de documents. Par exemple, assurez-vous que le contenu est correctement audité afin que les audits appropriés soient conservés avec les enregistrements.

  6. Concevoir la solution de gestion des enregistrements      Déterminez si vous pouvez créer une archive d’enregistrements, gérer les enregistrements sur place ou utiliser une combinaison des deux approches. En fonction de votre plan de gestion des fichiers, créez l’archive d’enregistrements ou déterminez comment utiliser des sites existants pour contenir des enregistrements. Définissez les types de contenu, bibliothèques, stratégies et, le cas échéant, les métadonnées qui déterminent l’emplacement vers qui router un document.

  7. Planifier la façon dont le contenu devient un enregistrement      Si vous utilisez des SharePoint pour la gestion active des documents et des enregistrements, vous pouvez créer des flux de travail personnalisés pour déplacer les documents vers une archive d’enregistrements. Si vous utilisez SharePoint ou un système externe de gestion des documents, vous pouvez planifier et développer des interfaces qui déplacent le contenu de ces systèmes vers l’archive d’enregistrements, ou déclarent un document comme un enregistrement, mais sans déplacer le document. Vous créez également un plan de formation pour aider les utilisateurs à créer et à travailler sur des enregistrements.

  8. Planifier l’intégration de la messagerie      Déterminez si vous allez gérer les enregistrements de courrier au sein SharePoint, ou si vous allez gérer les enregistrements de courrier au sein de l’application de messagerie elle-même.

  9. Planifier la conformité du contenu social      Si votre organisation utilise des réseaux sociaux tels que des blogs ou des wikis, déterminez comment ce contenu deviendra un enregistrement.

  10. Planifier la déclaration de conformité et la documentation      Pour vérifier que votre organisation effectue les pratiques de gestion des enregistrements requises et pour communiquer ces pratiques, vous devez documenter vos plans et processus de gestion des enregistrements. Si votre entreprise s’engage dans un litige lié aux enregistrements, vous devez peut-être produire ces directives, plans d’implémentation et mesures concernant l’efficacité de ces enregistrements.

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