Vue d’ensemble : utiliser une boîte aux lettres de site pour collaborer avec votre équipe

Important : La fonctionnalité boîte aux lettres de site dans SharePoint est désapprouvée depuis mars, 2017. Ce composant sera supprimé entièrement dans une version ultérieure. Les nouvelles SharePoint organisations n’ont plus accès à la fonctionnalité boîte aux lettres de site. Les organisations SharePoint existantes ne peuvent plus créer de nouvelles boîtes aux lettres de site. Une boîte aux lettres de site configurée et déployée avant mars, 2017 continuera de fonctionner.
Nous vous proposons un processus pour faciliter la transition de vos sites de boîtes aux lettres de site existants vers un groupe de Microsoft 365 en septembre, 2017. Si vous utilisez actuellement la fonction boîte aux lettres de site dans SharePoint, vous devez envisager de basculer vers Groupes Microsoft 365 à la place pour prendre en charge vos scénarios de collaboration par courrier électronique. Pour plus d’informations, voir utiliser les groupes Office 365 au lieu de boîtes aux lettres de site.

Remarque : La fonctionnalité de boîte aux lettres de site reste prise en charge, mais elle est déconseillée dans SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint 2013 et les produits SharePoint 2010. Les clients sont recommandés pour explorer les boîtes aux lettres partagées comme alternative aux boîtes aux lettres de site.

Une boîte aux lettres de site est un compte de partage de documents et de courriers centralisé accessible à partir d’un site SharePoint. Votre équipe peut utiliser une boîte aux lettres de site pour regrouper toutes les conversations par courrier qui concernent l’équipe ou pour collaborer sur la composition de courriers importants. Votre équipe peut également trouver utile de partager des documents importants en toute sécurité dans une boîte aux lettres de site.

Après avoir configuré une boîte aux lettres de site pour votre site, vous créez un compte de messagerie qui utilise le nom de votre site. Par exemple, votre site d’équipe utilise l’URL suivante : http://contosobistro.sharepoint.com/HRTeamSite. L’adresse électronique pour la boîte aux lettres de site sera HRTeamSite@contosobistro.sharepoint.com. Pour en savoir plus, voir Ajouter une boîte aux lettres de sites pour conserver le contexte de la messagerie.

Regrouper les conversations par courrier de l’équipe

De nombreuses équipes ont des conversations à l’aide de messages électroniques de façon régulière. Certaines de ces conversations génèrent des informations qui pourraient être utiles à l’avenir. Au lieu de perdre vos informations au sein de votre propre boîte de réception, vous pouvez transférer le courrier le plus utile dans le thread vers votre boîte aux lettres de site. Toutes les personnes disposant des autorisations de contribution sur votre site peuvent ouvrir la boîte aux lettres de site et afficher ce message. Cela fournit un enregistrement de courrier électronique dans la boîte aux lettres de site pour permettre aux membres de l’équipe de trouver des informations dont ils ont besoin plus tard.

Un autre avantage de la collecte des conversations par messagerie de l’équipe consiste à simplement CC l’adresse de messagerie de la boîte aux lettres du site lorsque vous envoyez un message électronique à l’équipe. Vous pouvez même inclure l’adresse de courrier de la boîte aux lettres de site dans un groupe de contacts ou une liste de distribution, afin qu’elle soit automatiquement ajoutée quand vous envoyez un courrier à l’équipe.

Courrier électronique avec la boîte aux lettres de site dans le champ Cc.

Vous voulez en savoir plus ?    Consultez l’article Utiliser une boîte aux lettres de site pour coordonner le courrier de l’équipe.

Partager des documents

Chaque équipe utilise des documents qu’elle doit stocker quelque part et qui doivent être partagés. Si vous stockez les documents de votre équipe sur votre site SharePoint, vous pouvez utiliser l’application boîte aux lettres de site pour partager ces documents avec des utilisateurs disposant d’un accès au site.

Important :  Quand les utilisateurs affichent une boîte aux lettres de site dans Outlook, une liste de tous les documents des bibliothèques de documents de ce site s’affiche. Les boîtes aux lettres de site présentent la même liste de documents à tous les utilisateurs, c’est pourquoi les utilisateurs peuvent voir des documents auxquels ils n’ont pas accès.

Vous voulez en savoir plus ?    Consultez l’article Utiliser une boîte aux lettres de site pour collaborer sur des documents.

Voir aussi

Utiliser une boîte aux lettres de site pour organiser le courrier pour une équipe ou un projet

Remarque :  Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez vous nous dire si les informations vous ont été utiles ? Voici l’article en anglais pour référence.

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