Utiliser les contacts dans Outlook sur le web

Dans Outlook sur le web, vous utilisez la page People pour créer, afficher et modifier des contacts, des listes de contacts et des catégories. 

Accéder à la page Contacts

Pour accéder à la page People, connectez-vous à Outlook sur le web et sélectionnez l’onglet People .

Contenu de la page People

• Utilisez la zone de recherche pour rechercher une personne ou une liste de contacts.
• La barre d’outils fournit des menus et des commandes permettant de créer et de modifier vos contacts, listes de contacts et catégories en fonction du contexte.
• Vous pouvez ajouter des contacts aux favoris, ajouter des contacts à une catégorie ou partager un contact avec d’autres personnes.
• People que vous ajoutez en tant que favoris apparaissent dans les Favoris. 
• Tous les contacts enregistrés apparaissent dans Contacts.
• Toutes les listes de contacts apparaissent dans Vos listes de contacts.   
• Catégories : Organisez vos contacts en y ajoutant des catégories. Sélectionnez une catégorie dans le volet de navigation latéral pour afficher tous les contacts associés à cette catégorie.
• Vos contacts sont répertoriés dans le dossier par défaut intitulé Vos contacts.  
• Le volet principal affiche Vos contacts, Vos favoris, Vos listes de contacts ou Catégories, selon l’option sélectionnée dans le volet de navigation latéral. 
• Dans le volet principal, vous pouvez utiliser le menu de filtre pour choisir la manière dont les noms de contact sont affichés et triés.
• Ajoutez des colonnes comme Entreprise ou Emplacement de bureau en sélectionnant le bouton Gérer l’affichage des colonnes ... en haut du volet principal.

Utilisation des catégories de contacts

Vous pouvez organiser les contacts à l’aide de catégories. Créez vos propres catégories de contacts pour regrouper certains contacts et les retrouver plus facilement. Affichez les contacts regroupés sous une catégorie en sélectionnant la balise appropriée dans la navigation latérale. 

Vos dossiers existants à partir d’Outlook classique sont migrés vers des catégories et apparaissent sous forme de catégories dans le volet de navigation latéral. Les contacts qui se trouvaient dans un ou plusieurs dossiers particuliers sont estampillés avec des catégories qui partagent le même nom que le dossier. Accédez à ces contacts en sélectionnant la catégorie dans le volet de navigation latéral.

Pour ajouter une nouvelle catégorie, sélectionnez un contact dans le volet principal et choisissez Ajouter une catégorie, puis tapez le nom de votre nouvelle catégorie.

Pour effacer toutes les catégories d’un contact, sélectionnez Effacer les catégories.

Pour renommer une catégorie ou changer sa couleur, dans le volet de navigation, passez votre souris sur le nom de la catégorie, sélectionnez le bouton Plus d’options pour le nom de catégorie ... , puis sélectionnez Modifier.

La suppression d’une catégorie dans la navigation latérale la supprime et la supprime de tous les contacts. Elle ne supprime aucun des contacts de cette catégorie.

Les catégories provenant de dossiers ne peuvent pas être supprimées.

Mise à jour automatique des contacts (uniquement pour les utilisateurs d’entreprise)

Tous les contacts que vous créez à l’aide de l’annuaire de l’organisation restent automatiquement mis à jour avec les mises à jour ou les modifications apportées à l’annuaire de l’organisation. 

Vous pouvez ajouter cet utilisateur à vos contacts personnels en choisissant Ajouter aux contacts. Une fois ajouté, vous pouvez modifier ce contact pour inclure des informations supplémentaires, telles que l’adresse, le numéro de téléphone personnel ou les notes. Toute information que vous ajoutez ne se trouvera que dans vos contacts personnels et ne fera pas partie de l’annuaire de l’organisation auquel vos collègues ont accès. Vous seul disposerez des informations que vous ajouterez.

Créer, afficher et modifier les contacts

Lorsque vous ajoutez un nouveau contact, vous l’enregistrez automatiquement dans le dossier Vos contacts .

Ajouter un nouveau contact à partir de zéro

1. Se connecter à Outlook sur le web.
2. Sélectionnez People People dans le volet de navigation latéral.
3. Dans la barre d’outils, sélectionnez Nouveau contact.
4. Enregistrez un contact lorsque vous ajoutez l’un des éléments suivants : Prénom, Nom,Numéro de téléphone, Société ou Email.
5. Sélectionnez Enregistrer. Pour ajouter d’autres informations, telles que l’adresse, la date de naissance ou les notes, sélectionnez le contact et choisissez Modifier.

Ajouter un contact à partir de la carte de visite d’une personne

Lorsque vous sélectionnez le nom ou l’image d’une personne dans Outlook ou dans d’autres applications et services Office, son profil carte avec des informations à son sujet. À partir de sa carte de visite, vous pouvez l’enregistrer dans vos propres contacts, par exemple si vous souhaitez ajouter des notes ou d’autres informations.

Voici comment ajouter un contact à partir d’un message électronique :

1. Dans Mail, ouvrez un e-mail dans le volet de lecture, puis sélectionnez le nom de l’expéditeur ou du destinataire que vous souhaitez ajouter à vos contacts.
2. Sur la carte de profil qui s’ouvre, sélectionnez le bouton Autres, puis Ajouter aux contacts. Le contact est ajouté à Vos contacts.
3. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter des informations supplémentaires à un contact, telles qu’une adresse et un anniversaire, en sélectionnant Modifier, puis Enregistrer une fois que vous avez terminé.

Ajouter des personnes de votre organisation à vos contacts enregistrés

Si votre entreprise dispose d’un annuaire, vous pouvez afficher des informations sur vos collègues sans les enregistrer en tant que contacts. Vous pouvez les rechercher ou sélectionner leur nom ou leur image dans un e-mail. Leur carte de profil affiche les informations collectées à partir d’autres systèmes (annuaire). Si vous souhaitez ajouter d’autres informations, telles que des notes, vous pouvez enregistrer vos collègues dans vos propres contacts. Le nouveau contact est lié automatiquement au contact d’annuaire existant. Vous seul disposez des informations que vous ajoutez.

Ces nouveaux contacts sont des contacts qui se mettent à jour automatiquement.  

Ajouter un contact aux Favoris

Pour ajouter une personne à vos favoris, sélectionnez le contact, puis choisissez Ajouter aux favoris dans la barre d’outils.

Afficher et modifier des informations de contact

Dans la page People, sélectionnez un contact dans le volet principal pour afficher ou modifier les informations le concernant. Vous affichez une version du profil carte. Les sections et les onglets peuvent différer.  

• Liens rapides : appelez, envoyez un e-mail, envoyez un message ou ajoutez facilement votre contact aux favoris.
• Vue d’ensemble : informations de contact, status de disponibilité des compétences. 
• LinkedIn : si le contact dispose d’un profil LinkedIn public avec l’adresse e-mail que celle que vous avez enregistrée pour ce contact, vous obtenez des informations LinkedIn ici.
• Organisation : si le contact appartient à votre organization, vous pouvez également consulter le graphique organization. 

Pour modifier un contact, sélectionnez le contact que vous souhaitez modifier, puis sélectionnez le bouton Plus d’options... à côté de son nom ou le bouton Modifier le contact en bas de sa carte de visite.

Ajouter une photo à un contact

1. Dans la page Contacts, sélectionnez un contact.

2. Sélectionnez Modifier le contact, puis sélectionnez le bouton Caméra.

   

3. Sélectionnez Charger une nouvelle photo, choisissez le fichier que vous souhaitez utiliser, puis choisissez Ouvrir pour le charger.

4. Si vous souhaitez repositionner la photo, sélectionnez le cercle et faites glisser le pointeur. Pour effectuer un zoom avant ou arrière, utilisez le curseur sous la photo.

   

5. Sélectionnez Appliquer>Enregistrer.

Modifier l’affichage et le tri des contacts

Pour modifier l’affichage des noms de contact, sélectionnez Paramètres , puis Afficher les contacts par>Prénom, Nom, Société ou Ajoutés récemment.

Pour trier les contacts, utilisez le menu trier situé en haut de la liste. Par exemple, sélectionnez Trier par>nom. 

Supprimer un contact

1. Sélectionnez un ou plusieurs contacts, puis Supprimer.
2. Sélectionnez Supprimer pour confirmer.

Créer, afficher et modifier des listes de contacts

Une liste de contacts est une collection d’adresses e-mail et est utile pour envoyer des e-mails à un groupe de personnes. Les listes de contacts sont parfois appelées listes de distribution.

Par exemple, créez une liste de contacts nommée Mon club de lecture et ajoutez-y tous les membres de votre club de lecture. Lorsque vous souhaitez envoyer un message électronique à tous les membres du club, entrez simplement « Mon club de lecture » dans la ligne À de l’e-mail.

Créer une liste de contacts

1. Sur la page People, dans la barre d’outils, sélectionnez le bouton déroulant chevron ˅ en regard de Nouveau contact, puis sélectionnez Nouvelle liste de contacts.
2. Entrez un nom dans la liste, puis ajoutez des noms ou des adresses de courrier. Vous pouvez également ajouter une description.
3. Sélectionnez Créer.

Ajouter d’autres personnes à une liste de contacts

1. Dans la page People, sélectionnez Vos listes de contacts dans le volet de navigation ou recherchez le nom de la liste de contacts.
2. Sélectionnez la liste de contacts, puis Modifier.
3. Entrez des noms ou des adresses de courrier.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Supprimer des personnes d’une liste de contacts

1. Dans la page People, sélectionnez Vos listes de contacts dans le volet de navigation ou recherchez le nom de la liste de contacts.
2. Sélectionnez la liste des contacts, puis Modifier.
3. Sélectionnez le x pour le nom ou l’adresse e-mail à supprimer.
4. Sélectionnez Enregistrer.

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