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Bien qu’il soit important de retourner les heures que vous travaillez sur vos tâches dans Project Web App, il est tout aussi important de communiquer avec votre responsable de projet sur la façon dont les choses se passent de manière plus générale.
Contenu de cet article
- Temps et avancement de la tâche : quelle est la différence ?
- Où entrer mes données d’avancement de tâche ?
- Ajouter des commentaires sur votre travail
Temps et avancement de la tâche : quelle est la différence ?
Avant de parler de la façon de rendre compte de l’avancement des tâches dans Project Web App, il est important de s’assurer que nous sommes clairs sur les différences entre le temps et la progression des tâches.
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Le temps correspond aux heures réelles passées à travailler sur une tâche spécifique. C’est ce que vous indiquez dans votre feuille de temps pour enregistrer le nombre d’heures consacrées à différents travaux pendant une semaine de travail. |
|---|---|
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L’avancement de la tâche est un terme générique pour désigner des éléments tels que le pourcentage de travail achevé pour une tâche (pourcentage d’achèvement) et la quantité de travail restant pour terminer la tâche (travail restant). |
L’envoi de l’avancement de la tâche permet de capturer une description plus générale de l’idée que vous vous faites de l’avancement de vos tâches.
Examinons un exemple.
Vous êtes affecté à une tâche dont le temps d’exécution est estimé à 40 heures.
Vous avez passé 8 heures sur la tâche lundi, 4 heures mardi et 8 heures mercredi, pour un total de 20 heures.
| Lun | Mar | Mer | Jeu | Ven | TOTAL | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Réel | 8 | 4 | 8 | 0 | 0 | 20 |
| Planifié | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 40 |
Il s’agit de l’heure que vous devez entrer dans une feuille de temps.
Examinons maintenant le travail que vous avez effectué du point de vue de l’avancement des tâches .
Même si vous avez passé 20 heures sur 40 sur la tâche, vous pouvez estimer qu’elle n’est pas achevée à 50 %.
Vous pouvez estimer que vous êtes en avance, et qu’elle est achevée à 75 %, ou en retard, et qu’elle est achevée à 25 %.
20 heures sur 40 se présentent ainsi :
Mais il est possible que vous soyez réellement en avance, comme suit :
Ou en retard, comme suit :
Lorsque vous communiquez votre pourcentage estimé d’achèvement, il s’agit de la progression de votre tâche. Le nombre d’heures restant estimé (travail restant) est également considéré comme l’avancement de la tâche.
Toujours dans notre exemple, après avoir effectué 20 heures sur les 40 prévues, il est possible que vous pensiez nécessiter plus de 20 heures de travail supplémentaires pour terminer la tâche. Lorsque vous envoyez votre travail restant estimé à votre responsable de projet, vous indiquez l’avancement de la tâche.
Quel est l’objectif de cette démarche ?
N’oubliez pas, tout comme avec les feuilles de temps, que le rapport sur la progression des tâches, franchement, n’est pas à propos de vous. Il s’agit du projet lui-même et de s’assurer que les choses sont effectuées à temps et dans les limites du budget.
Si la tâche sur laquelle vous travaillez prend plus de temps que prévu, pour une raison quelconque, votre responsable de projet peut être en mesure de réorganiser les choses en cours de route afin que l’ensemble du projet ne soit pas déraillé.
Même si vous donnez le meilleur de vous-même pour réaliser votre travail, les choses ne fonctionnent pas toujours comme prévu. Ne vous affolez pas si votre avancement de tâche ne respecte pas le calendrier, tout responsable de projet connaît très bien ce problème. Parlez de votre avancement en toute honnêteté et vous contribuerez à la bonne marche du projet.
Où entrer mes données d’avancement de tâche ?
Cette question est un peu délicate. Il existe deux façons de configurer Project Web App pour entrer la progression de la tâche.
Affichages distincts pour le temps et l’avancement de tâche. Si votre organization a configuré Project Web App de cette façon, les membres de l’équipe entrent et envoient l’heure en mode Feuille de temps, et la progression des tâches dans l’affichage Tâches.
- Le temps est entré ainsi : heures dans l’affichage Feuille de temps.
- L’avancement de la tâche est entré ainsi : pourcentage d’achèvement dans l’affichage Tâches + Travail restant dans l’affichage Tâches
Un seul affichage combiné pour le temps et l’avancement de tâche. Si votre organization a configuré Project Web App de cette façon, les membres de l’équipe peuvent capturer à la fois le temps et la progression des tâches dans l’affichage Feuille de temps. Dans ce cas, l’avancement de tâche est représenté par vos heures, plutôt que par un pourcentage d’achèvement et le travail restant.
- Le temps est entré ainsi : heures dans l’affichage Feuille de temps
- L’avancement de la tâche est entré ainsi : travail restant dans l’affichage Feuille de temps
La méthode « vue combinée » (que votre administrateur peut connaître sous le nom de « mode à entrée unique ») évite d’avoir à enregistrer des éléments à deux endroits, mais vous perdez la possibilité de signaler le pourcentage d’achèvement dans un sens plus général (« Je suis à environ 25 % terminé avec cette tâche. »). Il y a donc des avantages et des inconvénients. En fin de compte, en tant que membre de l’équipe, vous allez simplement avec ce que votre organization a choisi, mais il est parfois utile de connaître les détails des coulisses.
Êtes-vous prêt à ajouter votre avancement de tâche ?
Ajouter des commentaires sur votre travail
Un autre moyen de communiquer l’avancement de la tâche consiste à ajouter des commentaires lorsque vous envoyez des mises à jour à votre responsable de projet. Il peut arriver que vous deviez expliquer pourquoi l’exécution d’une tâche prend plus de temps que prévu (« J’ai ajouté 20 heures de travail restant, parce que... »), ou que vous vouliez donner des informations supplémentaires sur le travail réalisé dans la semaine (« J’ai consacré 6 heures à cette tâche mardi pour effectuer... »).
Pour ajouter des commentaires, cochez la case Commentaire lors de l’envoi dans le ruban avant d’envoyer votre feuille de temps ou avancement de tâche. Vous aurez ainsi la possibilité d’ajouter un commentaire avant que vos modifications ne soient envoyées à votre responsable de projet.