À propos des flux de travail Recueillir les commentaires

Les flux de travail inclus dans les produits SharePoint sont des fonctionnalités que vous pouvez utiliser pour automatiser vos processus d’entreprise, ce qui les rend à la fois plus cohérents et plus efficaces. Vous pouvez utiliser un flux de travail de collecte de commentaires SharePoint pour acheminer des documents et d’autres éléments stockés dans les produits SharePoint à une ou plusieurs personnes pour obtenir leurs commentaires. De plus, avec un flux de travail SharePoint qui gère votre processus à votre place, vous disposez de plus de temps pour toutes les autres tâches dont vous avez besoin.

Pour plus d’informations, voir Vue d’ensemble des flux de travail inclus dans SharePoint.

Si vous devez uniquement effectuer une tâche de workflow Recueillir les commentaires Il suffit de faire défiler vers le bas jusqu’au segment COMPLET et de le développer. Vous n’aurez peut-être pas besoin des autres segments pour le moment.

Les flux de travail SharePoint sont :

• Efficace et cohérent Un flux de travail Recueillir les commentaires achemine automatiquement le document ou l’élément, affecte des tâches de révision et suit leur progression, et envoie des rappels et des notifications si nécessaire. L’activité d’un workflow peut être surveillée et ajustée à partir d’une page de status centrale, et l’historique des événements d’une exécution de workflow est conservé pendant 60 jours après son achèvement.
• Moins de travail pour vous Un flux de travail Collecter les commentaires vous fait gagner du temps, à vous et à vos collègues, tout en rationalisant et en standardisant votre processus de commentaires.

Voici le diagramme d’une version très simple du flux de travail Recueillir les commentaires.

Conseils d’utilisation de cet article

Les informations contenues dans cet article sont présentées en dix segments extensibles.

Cliquez ici pour obtenir quelques conseils pour tirer le meilleur parti de cet article

Si vous devez uniquement effectuer une tâche de workflow Recueillir les commentaires Il suffit de faire défiler vers le bas jusqu’au segment COMPLET et de le développer. Vous n’aurez peut-être pas besoin des autres segments pour le moment.

Si vous souhaitez ajouter, démarrer, surveiller et gérer des flux de travail Si vous n’êtes pas déjà familiarisé avec ces tâches, vous trouverez peut-être utile de parcourir cet article, segment par segment, la première fois que vous concevez et ajoutez un flux de travail. Une fois que vous vous serez familiarisé avec les informations et la mise en page de l’article, vous serez en mesure d’accéder directement au segment dont vous avez besoin lors de vos visites ultérieures.

Remarque sur les graphismes Les images d’écran et les diagrammes conceptuels de cette série d’articles sur le flux de travail sont généralement basés sur le type de flux de travail Approbation. Toutefois, chaque fois que cela est nécessaire pour des raisons de clarté conceptuelle ou pédagogique, les images et les diagrammes de cet article ont été personnalisés pour les flux de travail Recueillir les commentaires.

Un mot sur l’impression de cet article C’est un long article. Si vous souhaitez imprimer uniquement des segments sélectionnés, assurez-vous que seuls ces segments sont développés lors de l’impression. (En outre, si vous souhaitez inclure les graphiques complets dans votre copie imprimée, imprimez en orientation paysage et non en orientation portrait.)

Et un mot sur la recherche Avant de rechercher un texte ou un terme dans cet article, assurez-vous que tous les segments dans lesquels vous souhaitez effectuer la recherche sont développés.

Que voulez-vous faire ?

	En savoir plus sur les flux de travail Recueillir les commentaires

En savoir plus sur les flux de travail Recueillir les commentaires

Un flux de travail Recueillir les commentaires est une fonctionnalité SharePoint qui achemine un document ou un autre élément stocké dans une liste ou une bibliothèque SharePoint vers une ou plusieurs personnes pour obtenir leurs commentaires. Le flux de travail automatise, rationalise et standardise l’ensemble du processus.

Le flux de travail de base Collecter les commentaires qui est inclus dans les produits SharePoint fonctionne comme un modèle. À l’aide de ce modèle, vous pouvez ajouter plusieurs flux de travail Recueillir les commentaires à vos sites. Chaque flux de travail que vous ajoutez est une version unique du flux de travail de base Recueillir les commentaires, chacun avec sa propre méthode de travail spécialisée, en fonction des paramètres que vous spécifiez lorsque vous l’ajoutez.

Sections de ce segment

1. Que peut faire un flux de travail Recueillir les commentaires pour moi ?
2. Que ne peut pas faire un flux de travail Recueillir les commentaires ?
3. Qui peut utiliser ce type de workflow ?
4. Comment planifiez-vous, ajoutez-vous, exécutez et gérez ce type de flux de travail ?

1. Que peut faire un workflow Collect Feedback pour moi ?

• Lorsque vous ajoutez pour la première fois un flux de travail Collecter les commentaires à votre liste, bibliothèque ou collection de sites, vous pouvez spécifier le nombre de participants à inclure et indiquer si leurs tâches sont affectées l’une après l’autre (en série) ou toutes en même temps (en parallèle). Vous pouvez même décider de diviser les tâches des participants en deux ou plusieurs étapes distinctes, ainsi que de spécifier une date d’échéance finale et/ou le temps alloué pour que chaque tâche soit réalisée. Et chaque fois que vous démarrez le flux de travail manuellement sur un élément, vous pouvez modifier l’un de ces paramètres.
• Le workflow affecte une tâche à chaque participant spécifié. Chaque participant choisit parmi plusieurs réponses possibles : envoyer des commentaires sur l’élément, demander une modification de l’élément, réaffecter la tâche ou supprimer la tâche.
• Pendant l’exécution du flux de travail, vous pouvez surveiller la progression et apporter des ajustements (si nécessaire) à partir d’une page d’état du flux de travail unique et centrale.
• Pendant 60 jours après la fin du workflow, la liste de tous les événements de workflow qui se sont produits au cours de cette exécution (ou de cette instance) du workflow reste disponible sur la page État du workflow, à des fins de référence informelle.

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2. Que ne peut pas faire un flux de travail Recueillir les commentaires ?

Le flux de travail Recueillir les commentaires n’est pas conçu pour collecter les approbations et les rejets d’un élément, ni pour contrôler la publication de pages web pour un site web. Si vous souhaitez ajouter un flux de travail dans lequel les participants approuvent ou rejettent l’élément qu’ils examinent, consultez l’article Tout savoir sur les flux de travail d’approbation, dans la section Voir également .

De plus, les flux de travail Recueillir les commentaires ne sont pas conçus pour recueillir des signatures. Si vous souhaitez utiliser un workflow pour collecter des signatures dans un document Microsoft Word, un classeur Microsoft Excel ou un formulaire Microsoft InfoPath, consultez l’article Tout savoir sur les workflows Collecter des signatures dans la section Voir aussi.

Pour en savoir plus sur l’utilisation de Microsoft SharePoint Designer 2013 pour personnaliser davantage les flux de travail inclus avec les produits SharePoint, consultez le système d’aide MSDN (Microsoft Software Developer Network).

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3. Qui peut utiliser ce type de workflow ?

Pour ajouter un flux de travail Par défaut, vous devez disposer de l’autorisation Gérer les listes pour ajouter un flux de travail. (Le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut, contrairement au groupe Membres et au groupe Visiteurs.)

Pour démarrer un flux de travail Par défaut, vous devez également disposer de l’autorisation Modifier les éléments pour démarrer un flux de travail qui a déjà été ajouté. (Le groupe Membres et le groupe Propriétaires disposent tous deux de l’autorisation Modifier les éléments par défaut, contrairement au groupe Visiteurs.)

Les propriétaires peuvent également choisir de configurer des flux de travail spécifiques afin qu’ils ne puissent être lancés que par les membres du groupe Propriétaires. (Pour ce faire, activez la case à cocher Exiger des autorisations de gestion des listes pour démarrer cette case activée dans la première page du formulaire d’association.)

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4. Comment planifiez-vous, ajoutez-vous, exécutez et gérez ce type de flux de travail ?

Voici les étapes de base :

• AVANT l’exécution du workflow (planifier, ajouter, démarrer)
  Avant d’ajouter un flux de travail, vous planifiez l’emplacement de son ajout (pour une seule liste ou bibliothèque, ou pour toute la collection de sites) et les détails de son fonctionnement. Une fois que vous avez ajouté et configuré le flux de travail, toute personne disposant des autorisations nécessaires peut démarrer le flux de travail sur un élément spécifique. Le flux de travail peut également être configuré pour s’exécuter automatiquement. Les exécutions automatiques peuvent être activées en fonction de l’un ou des deux événements déclencheurs : lorsqu’un élément est ajouté ou créé dans une liste ou une bibliothèque, ou lorsqu’un élément d’une liste ou d’une bibliothèque est modifié.
• PENDANT l’exécution du workflow (compléter, surveiller, ajuster)
  Pendant l’exécution du flux de travail, les participants individuels accomplissent les tâches qui leur sont assignées. Des rappels automatiques sont envoyés aux participants qui ne respectent pas les délais de tâche. Pendant ce temps, la progression du flux de travail peut être surveillée à partir d’une page centrale d’état du flux de travail pour cette instance particulière du flux de travail. Les ajustements du flux de travail pendant son exécution peuvent être effectués à partir de cette même page ; et, si nécessaire, le flux de travail peut être annulé ou terminé à partir de là.
• AFTER the workflow runs (review, report, change)
  Une fois le flux de travail terminé, l’historique complet de cette exécution (ou instance) peut être examiné pendant 60 jours maximum sur la page État du flux de travail. À partir de la même page, des rapports statistiques sur les performances de cette version de workflow peuvent être créés. Enfin, si vous souhaitez changer quelque chose au fonctionnement du flux de travail, vous pouvez ouvrir et modifier le formulaire d’association que vous avez rempli lors de l’ajout du flux de travail.

L’organigramme suivant illustre ces étapes du point de vue de la personne qui ajoute un nouveau flux de travail.

Et après ?

Avant de planifier un nouveau flux de travail Collecter les commentaires, passez d’abord en revue le segment AUTORISER de cet article, puis passez au segment PLAN .

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	AUTORISER le retour d’information dans le formulaire de tâche uniquement, ou également dans l’élément

Autoriser le retour dans le formulaire de tâche uniquement ou également dans l’élément

Les deux questions suivantes peuvent vous aider à prendre une décision fondamentale concernant votre flux de travail :

• Les participants sont-ils autorisés à soumettre des commentaires uniquement dans le champ Commentaires du formulaire de tâche, ou peuvent-ils également insérer des modifications et des commentaires suivis dans l’élément lui-même ?
• Si les participants peuvent insérer des marques de révision et des commentaires dans l’élément lui-même, le font-ils dans un environnement collaboratif, dans lequel plusieurs participants peuvent modifier le document en même temps, ou chaque participant vérifie-t-il le document en case activée et dispose-t-il seul des droits d’édition pour la durée de sa propre révision ?

Voici un diagramme qui pourrait vous aider à clarifier ces alternatives.

En poursuivant votre lecture, gardez ces points à l’esprit :

• Aucun workflow ne peut démarrer sur un élément actuellement en cours d’extraction.
• Le type de workflow Recueillir les commentaires inclut une option permettant d’annuler immédiatement le workflow si une modification est apportée à l’élément en cours de révision.
• Vous ne pouvez insérer des marques de révision et des commentaires dans un élément que lorsqu’il est ouvert dans la version installée du programme dans lequel il a été créé, et non lorsqu’il est ouvert dans une version d’application web de ce programme.

Sections de ce segment

1. Autoriser le retour d’information dans le formulaire de tâche uniquement
2. Autoriser le retour d’information à la fois dans le formulaire de tâche et dans l’élément (version collaborative)
3. Autoriser le retour d’information dans le formulaire de tâche et dans l’élément (version à accès unique)

1. Autoriser le retour d’information dans le formulaire de tâche uniquement

Cette disposition a l’avantage d’être la plus simple mécaniquement. Les participants n’ont que deux façons de suggérer des changements, qui impliquent toutes deux la forme de tâche :

• Envoyez des commentaires.
• Demandez qu’une modification soit apportée à l’élément alors que le flux de travail est toujours en cours d’exécution.

Le principal inconvénient, bien sûr, est que les participants ne peuvent pas indiquer des changements spécifiques directement dans l’article. Plus le nombre de modifications suggérées est élevé, plus vos participants voudront peut-être travailler directement dans l’élément.

Remarque sur la protection des éléments contre les modifications Le moyen le plus simple de s’assurer que les participants n’apportent aucun changement à l’élément lui-même est de vérifier l’élément pendant la case activée pendant la durée de l’exécution. Mais comme nous l’avons dit il y a peu, les flux de travail ne peuvent pas démarrer sur un élément actuellement emprunté.

Il existe deux façons de contourner ce problème :

• Vous pouvez attendre que le workflow ait démarré, puis vérifier l’élément pendant la case activée pendant la durée de l’exécution. (Si le workflow démarre automatiquement, assurez-vous que vous êtes répertorié dans le champ CC sur la deuxième page du formulaire d’association. Ensuite, lorsque vous recevez une notification indiquant que le flux de travail a démarré sur un élément, cochez cette case activée.) L’une des limitations de cette méthode est qu’aucun autre flux de travail ne pourra démarrer sur le même élément tant que vous l’avez vérifié.
• Vous pouvez également laisser l’élément enregistré, mais assurez-vous que les participants savent qu’il est important qu’ils ne case activée pas l’article et qu’ils n’y apportent aucune modification. Il est bien sûr conseillé d’inclure cette instruction dans les notes que vous incluez dans les notifications de tâche. Si vos participants sont nouveaux dans les flux de travail Collecter les commentaires, il peut être judicieux d’être encore plus clair, en envoyant un e-mail séparé avant le début du flux de travail, peut-être, ou en parlant à vos participants en personne.

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2. Autoriser le retour d’information à la fois dans le formulaire de tâche et dans l’élément (version collaborative)

Cet arrangement permet de garder l’article disponible pour tous les participants à tout moment. Personne n’a besoin d’attendre que quelqu’un d’autre termine sa révision avant de commencer la sienne. Cette flexibilité est rendue possible par les fonctionnalités de collaboration dans les produits SharePoint.

Assurez-vous simplement que vos participants savent qu’ils doivent effectuer les opérations suivantes :

• Laissez l’élément archivé pendant qu’il effectue ses modifications.
• Ouvrez l’élément dans la version installée du programme dans lequel il a été créé, et non dans une version d’application web de ce programme.
• Activez le suivi des modifications avant qu’ils n’apportent des modifications ou n’insèrent des commentaires.
• Enregistrer les modifications sur le serveur.

N’oubliez pas que le type de workflow Recueillir les commentaires inclut une option permettant d’annuler immédiatement le workflow si une modification est apportée à l’élément en cours de révision. Si cette option est sélectionnée, la première fois qu’un participant enregistre des modifications sur l’élément (même les modifications suivies et/ou les commentaires), le flux de travail est immédiatement annulé.

En outre, si vous avez l’intention d’autoriser des modifications dans l’élément lui-même, assurez-vous que dans les paramètres de contrôle de version de la liste ou de la bibliothèque, Exiger que les documents soient extraits avant de pouvoir être modifiés est défini sur Non.

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3. Autoriser le retour d’information dans le formulaire de tâche et dans l’élément (version à accès unique)

Dans cet arrangement, un seul participant est autorisé à prendre la case activée et à y apporter des modifications à tout moment :

• Si les tâches du flux de travail sont affectées une par une (en série), ce ne sera probablement pas un problème.
• Si les tâches sont attribuées en même temps (en parallèle), les participants peuvent parfois devoir attendre d’avoir accès à l’élément pendant qu’un autre participant termine de travailler dessus.

Étant donné que le flux de travail ne peut pas commencer sur un élément lorsque l’élément est emprunté, vous devez vous assurer que les éléments sont archivés avant d’exécuter ce flux de travail sur eux.

Informez vos participants qu’ils doivent effectuer les opérations suivantes :

• Vérifiez l’élément avant de l’ouvrir.
• Ouvrez l’élément dans la version installée du programme dans lequel il a été créé, et non dans une version d’application web de ce programme.
• Activez le suivi des modifications avant qu’ils n’apportent des modifications ou n’insèrent des commentaires.
• Enregistrez leurs modifications sur le serveur et réactivez la case activée dans l’élément dès qu’ils ont fini de l’utiliser.

Encore une fois, n’oubliez pas que le type de flux de travail Recueillir les commentaires inclut une option permettant d’annuler immédiatement le flux de travail si une modification est apportée à l’élément en cours de révision. Si cette option est sélectionnée, la première fois qu’un participant enregistre des modifications sur l’élément (même les modifications suivies et/ou les commentaires), le flux de travail est immédiatement annulé.

Et après ?

Si vous êtes prêt à planifier un nouveau flux de travail Collecter les commentaires, passez au segment PLAN de cet article.

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	PLANIFIER un nouveau flux de travail Collecter les commentaires

Planifier un nouveau workflow de collecte des commentaires

Dans ce segment, nous identifions les décisions que vous devez prendre et les informations que vous devez rassembler avant d’ajouter une version du flux de travail Collecter les commentaires.

Si vous êtes déjà familiarisé avec la façon d’ajouter ce type de flux de travail et que vous avez seulement besoin d’un rappel sur les étapes spécifiques, vous pouvez passer directement au segment ADD approprié (liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

Sections de ce segment

1. Modèles et versions
2. Présentation du formulaire d’association
3. Douze questions auxquelles vous devez répondre

1. Modèles et versions

Les flux de travail inclus avec les produits SharePoint fonctionnent comme master modèles sur lesquels sont basés les flux de travail individuels spécifiques que vous ajoutez à vos listes, bibliothèques et collections de sites.

Chaque fois que vous ajoutez un flux de travail de collecte de commentaires, par exemple, vous ajoutez en fait une version du modèle de flux de travail de collecte de commentaires général. Vous donnez à chaque version son propre nom et ses propres paramètres, que vous spécifiez dans le formulaire d’association lorsque vous ajoutez cette version particulière. De cette façon, vous pouvez ajouter plusieurs workflows, toutes toutes basées sur le modèle de workflow master Collect Feedback, mais chaque version nommée et adaptée à la manière spécifique dont vous l’utiliserez.

Dans cette illustration, trois flux de travail basés sur le modèle de flux de travail d’approbation ont été ajoutés : un pour tous les types de contenu dans une seule bibliothèque, un pour un seul type de contenu dans une seule bibliothèque et un pour un seul type de contenu dans toute une collection de sites.

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2. Présentation du formulaire d’association

Chaque fois que vous ajoutez une nouvelle version de workflow basée sur l’un des modèles de workflow inclus, vous remplissez un formulaire d’association pour spécifier la manière dont vous souhaitez que votre nouvelle version fonctionne.

Dans la section suivante, vous trouverez une liste de questions qui vous prépareront à remplir le formulaire d’association. Tout d’abord, prenez quelques instants pour examiner le formulaire et ses champs.

Première page du formulaire d’association

Deuxième page du formulaire d’association

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3. Douze questions auxquelles vous devez répondre

Dès que vous avez les réponses à toutes les questions de cette section, vous êtes prêt à ajouter votre flux de travail.

1. Est-ce le bon type de flux de travail ?
2. Une liste, une bibliothèque ou toute la collection de sites ? (et) Un type de contenu ou tous les types de contenu ?
3. Qu’est-ce qu’un bon nom ?
4. Listes de tâches et listes d’historique : existantes ou nouvelles ?
5. Comment (et par qui) ce flux de travail peut-il être démarré ?
6. Les types de contenu qui héritent de celui-ci bénéficient-ils également de ce flux de travail ?
7. Participants : Quelles personnes, dans quel ordre ?
8. De quels renseignements supplémentaires les participants ont-ils besoin ?
9. Commentaires dans le formulaire de tâche uniquement, ou également dans l’élément ?
10. Quand les tâches doivent-elles être dues ?
11. Quand ce flux de travail se termine-t-il ?
12. Qui doit être averti ?

01. Est-ce le bon type de flux de travail ?

Cet article concerne le modèle de workflow qui apparaît dans le menu Recueillir les commentaires – SharePoint 2010. Si vous n’êtes pas sûr que ce type de flux de travail soit la meilleure option pour vous, reportez-vous au segment LEARN de cet article. Pour plus d’informations sur les autres modèles de flux de travail disponibles, voir l’article À propos des flux de travail inclus dans SharePoint dans la section Voir également .

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02. Une liste, une bibliothèque ou toute la collection de sites ? (et) Un type de contenu ou tous les types de contenu ?

Vous pouvez rendre votre nouvelle version du flux de travail Recueillir les commentaires disponible dans une seule liste ou bibliothèque, ou vous pouvez la rendre disponible dans l’ensemble de la collection de sites.

• Si vous ajoutez le workflow pour une seule liste ou bibliothèque, vous pouvez le configurer pour qu’il s’exécute soit sur tous les types de contenu , soit sur un seul type de contenu.
• Toutefois, si vous ajoutez le flux de travail à l’ensemble de la collection de sites, vous devez le configurer pour qu’il s’exécute uniquement sur un seul type de contenu de site.

Qu’est-ce qu’un type de contenu ?

Chaque document ou autre élément stocké dans une liste ou une bibliothèque SharePoint appartient à l’un ou l’autre type de contenu. Un type de contenu peut être aussi simple et générique qu’un document ou une feuille de calcul Excel, ou aussi hautement spécialisé qu’un contrat juridique ou une spécification de conception de produit. Certains types de contenu sont disponibles par défaut dans les produits SharePoint. Vous pouvez toutefois les personnaliser et en ajouter d’autres que vous créez vous-même.

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03. Qu’est-ce qu’un bon nom ?

Donnez un nom à votre version de workflow qui :

• Indique clairement à quoi il sert.
• le distingue clairement des autres flux de travail.

Exemple

Imaginez que vous êtes membre d’un groupe de rédacteurs. Votre groupe souhaite utiliser deux flux de travail Recueillir les commentaires :

• Vous exécuterez le premier workflow sur chaque document soumis par un membre de votre propre groupe. Ce workflow recueille uniquement les commentaires du responsable de votre groupe.
• Vous exécuterez le deuxième workflow sur chaque document soumis par des personnes extérieures à votre propre groupe. Ce workflow recueille les commentaires de chaque membre de votre groupe.

Vous pouvez nommer le premier workflow Commentaires de soumission interne et le second Commentaires de soumission externe.

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04. Listes de tâches et listes d’historique : existantes ou nouvelles ?

Vous pouvez configurer votre flux de travail à l’aide de la liste des tâches et de l’historique par défaut du site, utiliser d’autres listes existantes ou demander de nouvelles listes uniquement pour ce flux de travail.

• Si votre site comporte de nombreux flux de travail, ou si certains d’entre eux impliquent de nombreuses tâches, envisagez de demander de nouvelles listes pour chaque flux de travail. (La gestion de listes trop longues est l’une des choses qui peuvent ralentir les performances. Il est plus rapide et plus facile pour le système de maintenir plusieurs listes plus courtes qu’une très longue.)
• Si les tâches et l’historique de ce flux de travail contiennent des données sensibles ou confidentielles que vous souhaitez séparer des listes générales, vous devez absolument indiquer que vous souhaitez de nouvelles listes distinctes pour ce flux de travail. (Après avoir ajouté le flux de travail, assurez-vous que les autorisations appropriées sont définies pour les nouvelles listes.)

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05. Comment (et par qui) ce flux de travail peut-il être démarré ?

Un workflow peut être configuré pour être démarré manuellement uniquement, automatiquement uniquement ou dans les deux sens :

• Lorsque vous démarrez manuellement un flux de travail Collecter les commentaires sur un document ou un élément spécifique, un autre formulaire, le formulaire d’initiation, est présenté. Le formulaire d’initiation contient la plupart des paramètres de la deuxième page du formulaire d’association . Ainsi, si la personne qui lance le workflow souhaite modifier l’un de ces paramètres (uniquement pour le instance en cours), elle peut le faire avant de cliquer sur Démarrer.
• Avec un démarrage automatique, bien sûr, il n’y a pas de possibilité de présenter un formulaire d’initiation, de sorte que les paramètres par défaut spécifiés dans le formulaire d’association sont utilisés sans aucune modification.

L’illustration suivante montre la différence entre les démarrages manuels et les démarrages automatiques.

Toutes les modifications que vous apportez dans le formulaire d’initiation sont appliquées uniquement pendant l’instance actuelle du flux de travail. Pour modifier les paramètres permanents par défaut du flux de travail, vous devez modifier le formulaire d’association d’origine, comme expliqué dans la partie CHANGE de cet article.

Démarrages manuels

Si vous autorisez les démarrages manuels, toute personne disposant des autorisations nécessaires peut démarrer le workflow sur n’importe quel élément éligible à tout moment.

Les avantages d’un démarrage manuel sont que vous et vos collègues pouvez exécuter le flux de travail uniquement quand et si vous le souhaitez, et qu’à chaque fois que vous l’exécutez, vous aurez la possibilité de modifier certains paramètres à l’aide du formulaire d’initiation.

Exemple rapide Si vous souhaitez exécuter votre flux de travail uniquement sur des éléments créés par un rédacteur extérieur à votre équipe, son démarrage manuel l’empêchera de s’exécuter automatiquement sur les éléments créés par vous et vos coéquipiers. (Solution alternative : maintenez une liste ou une bibliothèque pour les éléments des auteurs de votre équipe, et une liste ou une bibliothèque distincte pour les éléments de tous les autres auteurs. De cette façon, vous pouvez exécuter le flux de travail automatiquement, mais uniquement sur la liste des auteurs externes.)

Le principal inconvénient des démarrages manuels est que quelqu’un doit se souvenir d’exécuter le flux de travail chaque fois qu’il est approprié de le faire.

Démarrages automatiques

Vous pouvez configurer le workflow pour qu’il démarre automatiquement par l’un ou l’autre des événements suivants :

• Un nouvel élément est créé dans ou téléchargé dans la liste ou la bibliothèque.
• Un élément déjà stocké dans la liste ou la bibliothèque est modifié.

L’avantage d’un démarrage automatique est que personne n’a besoin de se souvenir de lancer le flux de travail. Elle s’exécute chaque fois qu’un événement déclencheur se produit.

Exemple rapide Imaginez que le comptable de votre organisation doit examiner chaque budget chargé ou créé dans votre bibliothèque Budgets. Vous pouvez ajouter un flux de travail Collecter les commentaires à cette bibliothèque et spécifier votre comptable comme seul participant. Vous pouvez configurer le flux de travail pour qu’il démarre automatiquement chaque fois qu’un nouvel élément est ajouté à la liste. De cette façon, votre comptable sera toujours tenu à jour.

Deux inconvénients des démarrages automatiques :

• Vous ne pouvez pas empêcher le flux de travail de s’exécuter chaque fois qu’un événement déclencheur se produit.
• Vous ne pouvez modifier aucun paramètre au début d’une instance individuelle.

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06. Les types de contenu qui héritent de celui-ci bénéficient-ils également de ce flux de travail ?

Lorsque vous ajoutez un flux de travail à un type de contenu pour l’ensemble de la collection de sites, vous avez la possibilité d’ajouter également le flux de travail à tous les autres types de contenu de la collection de sites qui héritent du type de contenu auquel vous ajoutez le flux de travail. (Si vous ajoutez un flux de travail pour une seule liste ou bibliothèque, cette option n’apparaît pas dans le formulaire d’association.)

Notes

• L’opération qui accomplit tous les ajouts supplémentaires peut prendre beaucoup de temps.
• Si l’héritage est rompu pour les sites ou sous-sites où vous souhaitez ajouter ce flux de travail à l’héritage des types de contenu, assurez-vous d’être membre du groupe Propriétaires de chacun de ces sites ou sous-sites avant d’exécuter cette opération.

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07. Participants : Quelles personnes, dans quel ordre ?

Vous devez fournir le nom ou l’adresse e-mail de chaque personne à qui des tâches de révision seront attribuées.

Une ou plusieurs étapes ? Vous pouvez choisir d’avoir une seule étape de tâches de révision, ou d’avoir plusieurs étapes. Si vous avez plus d’une étape, les étapes seront effectuées l’une après l’autre.

Examens parallèles ou en série ? Pour les participants à une étape, vous pouvez choisir soit d’assigner leurs tâches de révision en même temps (en parallèle), soit d’assigner leurs tâches de révision l’une après l’autre (en série) dans l’ordre que vous indiquez. L’option série peut être utile si, par exemple, vous configurez le flux de travail pour qu’il se termine après le premier rejet - ou si vous souhaitez que les participants plus avancés puissent consulter les commentaires des participants précédents dans le cadre de leurs révisions.

Exemple

Ce scénario simple illustre quelques-uns des avantages des examens en plusieurs étapes et en série :

Imaginez que Frank ajoute un nouveau flux de travail Recueillir les commentaires. Il veut que ses collègues Anna et Sean examinent d’abord chaque article, avant de l’examiner lui-même. De cette façon, il peut voir leurs commentaires avant de commencer sa propre révision. Frank peut configurer cela de l’une des deux manières suivantes :

• En utilisant une revue en série, Frank met en place une revue en série en une seule étape dans laquelle Anna et Sean sont les deux premiers participants et lui est le troisième.
  Dans cet arrangement, Anna doit soumettre ses commentaires avant que la tâche de Sean ne soit assignée ; puis Sean doit soumettre ses commentaires avant que la tâche de Frank ne soit assignée.
  Voici comment Frank met en place sa revue en série en une seule étape.
  
• En utilisant deux étapes Si Frank veut qu’Anna et Sean se voient attribuer leurs révisions en même temps, afin que Sean n’ait pas à attendre qu’Anna ait terminé avant qu’elle puisse commencer, il peut mettre en place deux étapes dans le flux de travail : la première une étape parallèle pour les révisions d’Anna et Sean, et la seconde une étape séparée pour sa propre révision uniquement. Si la première étape n’est pas terminée, la deuxième étape ne démarre jamais.
  Voici comment Frank met en place son examen parallèle en deux étapes.
  

Voici les schémas des deux solutions.

Participants externes Il existe un processus spécial pour inclure les participants qui ne sont pas membres de votre organization SharePoint. Dans ce processus, un membre du site agit comme un mandataire pour le participant externe.

Voici un diagramme de ce processus :

Attribuer une tâche à chaque groupe entier ou une à chaque membre du groupe ? Si vous incluez une adresse de groupe ou une liste de distribution parmi les participants à votre flux de travail, vous pouvez faire en sorte que le flux de travail affecte une tâche à chaque membre du groupe ou affecter une seule tâche à l’ensemble du groupe (tout en envoyant une notification de cette tâche unique à chaque membre). Lorsqu’une seule tâche est affectée à l’ensemble du groupe, n’importe quel membre du groupe peut la revendiquer et l’accomplir. (Vous trouverez des instructions pour revendiquer une tâche de groupe dans la partie COMPLÈTE de cet article.)

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08. De quels renseignements supplémentaires les participants ont-ils besoin ?

Le formulaire d’association comporte un champ de texte dans lequel vous pouvez fournir des instructions, des détails sur les exigences, les ressources, etc.

Questions que vous pouvez aborder dans ce champ de texte :

• Si les participants ont des difficultés ou des questions, à qui doivent-ils s’adresser ?
• Les réviseurs peuvent-ils soumettre des commentaires uniquement dans le formulaire de tâche, ou peuvent-ils également insérer des modifications et des commentaires suivis dans l’élément lui-même ?
• Si les réviseurs peuvent insérer des marques de révision et des commentaires dans l’élément lui-même, doivent-ils consulter la case activée avant d’y apporter des modifications, ou devraient-ils le laisser archivé de manière à ce que plusieurs réviseurs puissent y travailler simultanément ?
• Si votre flux de travail n’affecte qu’une seule tâche à chaque groupe ou liste de distribution, mention ici qu’un seul membre de chacun de ces groupes doit réclamer la tâche avant de la terminer. De cette façon, les autres membres du groupe ne perdent pas de temps en commençant la même tâche. (Vous trouverez des instructions pour revendiquer une tâche de groupe dans la partie COMPLÈTE de cet article.)

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09. Commentaires dans le formulaire de tâche uniquement, ou également dans l’élément ?

Plusieurs considérations sont liées à cette question importante. Si vous ne l’avez pas déjà fait, ouvrez et lisez le segment AUTORISER de cet article pour plus d’informations.

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10. Quand les tâches doivent-elles être dues ?

Vous pouvez indiquer quand les tâches de workflow doivent être exécutées de l’une ou l’autre des deux manières suivantes :

Par date calendaire Vous pouvez spécifier une date calendaire unique à laquelle toutes les tâches doivent être effectuées.

• Si vous configurez votre workflow pour qu’il démarre automatiquement, vous ne devez généralement pas utiliser cette option. Cela est dû au fait que la valeur de date que vous spécifiez ne s’ajuste pas automatiquement par rapport à la date actuelle chaque fois que le flux de travail démarre automatiquement.

Par durée de tâche Vous pouvez spécifier un nombre de jours, de semaines ou de mois autorisés pour l’achèvement de chaque tâche, à partir de l’attribution de cette tâche.

• Une date d’échéance calendaire remplace une durée de tâche spécifiée. Autrement dit : si nous sommes aujourd’hui le 10 juin et qu’aujourd’hui je reçois une tâche d’une durée de trois jours, mais dont la date d’échéance calendaire est également le 11 juin, la tâche sera due le 11 juin (date d’échéance du calendrier) et non le 13 juin (dernier jour de la durée de trois jours).

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11. Quand ce flux de travail se termine-t-il ?

Pour éviter de perdre du temps à effectuer des révisions inutiles, vous pouvez choisir d’annuler immédiatement le flux de travail si une modification est apportée à l’élément.

Si vous sélectionnez cette option, les participants peuvent envoyer des commentaires uniquement dans leur formulaire de tâche. En d’autres termes, ils ne peuvent pas insérer de marques de révision et de commentaires dans l’élément lui-même, car cela modifierait l’élément, ce qui annulerait le flux de travail. Si vous sélectionnez cette option, veillez à inclure une note dans le champ Demande , indiquant aux participants de ne pas apporter de modifications directement dans l’élément pour révision.

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12. Qui doit être averti ?

Dans le champ CC , sur la deuxième page du formulaire d’association, vous pouvez saisir les noms ou adresses de toutes les personnes qui doivent être averties chaque fois que ce flux de travail commence ou se termine.

• La saisie d’un nom ici n’entraîne pas l’attribution d’une tâche de flux de travail à cette personne.
• Lorsque le workflow est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de démarrage et d’arrêt sans avoir besoin d’être spécifiée dans ce champ.
• Lorsque le workflow est démarré automatiquement, la personne qui l’a initialement ajouté reçoit les notifications de démarrage et d’arrêt sans avoir besoin d’être spécifiée dans ce champ.

Et après ?

Si vous êtes prêt à ajouter votre nouveau flux de travail Collecter les commentaires à votre liste, bibliothèque ou collection de sites, accédez à l’ADD segment approprié (liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

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	AJOUTER un flux de travail Recueillir les commentaires (pour une seule liste ou bibliothèque)

Ajouter un flux de travail Recueillir les commentaires
(pour une seule liste ou bibliothèque)

Si vous n’êtes pas encore familiarisé avec l’ajout de flux de travail, vous trouverez peut-être utile de passer en revue les segments LEARN,ALLOW et PLAN précédents de cet article avant de poursuivre les étapes de ce segment.

Sections de ce segment

1. Avant de commencer
2. Ajouter le workflow

1. Avant de commencer

Deux éléments doivent être en ordre avant de pouvoir ajouter un flux de travail :

Email Pour que le flux de travail envoie des Notifications par e-mail et des rappels, le courrier doit être activé pour votre site SharePoint. Si vous n’êtes pas sûr que cela ait déjà été fait, contactez votre administrateur SharePoint en case activée.

Autorisations Les paramètres par défaut nécessitent que vous disposiez de l’autorisation Gérer les listes pour ajouter des flux de travail pour des listes, des bibliothèques ou des collections de sites. (Le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut, contrairement au groupe Membres et aux groupes Visiteurs. Pour plus d’informations sur les autorisations, reportez-vous au segment LEARN de cet article.)

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2. Ajouter le workflow

Procédez comme suit :

1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque pour laquelle vous souhaitez ajouter le flux de travail.

2. Dans le ruban, cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque .

   Remarque

   Le nom de l’onglet peut varier selon le type de liste ou de bibliothèque. Par exemple, dans une liste de calendriers, cet onglet est nommé Calendrier.

3. Dans le groupe Paramètres , cliquez sur Paramètres du flux de travail.

4. Sur la page Paramètres du flux de travail, spécifiez un seul type de contenu sur lequel le flux de travail doit s’exécuter ou Tous (pour tous les types de contenu), puis cliquez sur Ajouter un flux de travail.
   

5. Remplissez la première page du formulaire d’association.
   (Les instructions suivent l’illustration.)

	Type de contenu Conservez la sélection par défaut sur Tout ou sélectionnez un type de contenu spécifique.
	Flux de travail Sélectionnez le modèle Recueillir les commentaires – SharePoint 2010 . Remarque : Si le modèle Recueillir les commentaires - SharePoint 2010 n’apparaît pas dans la liste, contactez votre administrateur SharePoint pour savoir comment l’activer pour votre collection de sites ou votre espace de travail.
	Name (Nom) Tapez un nom pour ce flux de travail. Le nom identifie ce flux de travail pour les utilisateurs de cette liste ou bibliothèque. Pour obtenir des suggestions sur l’attribution d’un nom à votre flux de travail, reportez-vous au segment PLAN de cet article.
	Liste des tâches Sélectionnez une liste de tâches à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner une liste de tâches existante ou cliquer sur Tâches (nouveau) pour créer une nouvelle liste. Pour plus d’informations sur les raisons de la création d’une liste de tâches (par opposition au choix d’une liste existante), voir le segment PLAN de cet article.
	Historique Sélectionnez une liste d’historique à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner une liste d’historique existante ou cliquer sur Nouvelle liste d’historique pour créer une nouvelle liste. Pour plus d’informations sur les raisons de la création d’une nouvelle liste d’historique (par opposition au choix d’une liste existante), reportez-vous à la section PLAN de cet article.
	Options de démarrage Spécifiez la ou les manières dont ce flux de travail peut être démarré. Pour plus d’informations sur les différentes options, voir la partie PLAN de cet article.

1. Quand tous les paramètres de ce formulaire sont comme vous le souhaitez, cliquez sur Suivant.

2. Remplissez la deuxième page du formulaire d’association.
   (Les instructions suivent l’illustration.)

   Remarque

   Les produits SharePoint vous présentent les premières options de cette deuxième page du formulaire d’association (numéros un à sept dans l’illustration suivante, de Attribuer à à à CC) chaque fois que vous démarrez le flux de travail manuellement, afin que vous puissiez modifier ces options pour cette seule instance.

	Affecter à Entrez les noms ou adresses des personnes auxquelles le flux de travail doit attribuer des tâches. Si les tâches sont affectées une par une (en série) Entrez les noms ou adresses dans l’ordre dans lequel vous voulez que les tâches soient affectées. Si toutes les tâches sont attribuées en même temps (en parallèle) L’ordre des noms ou des adresses n’a pas d’importance. Si vous affectez une tâche à une personne extérieure à votre organisation SharePoint Pour plus d’informations sur l’inclusion de participants externes, consultez le segment COMPLET de cet article.
	ordre Spécifiez si les tâches doivent être affectées une par une (en série) ou toutes en même temps (en parallèle). Pour plus d’informations sur l’utilisation des étapes série et parallèle, voir la partie PLAN de cet article.
	Ajouter une nouvelle scène Ajoutez les étapes souhaitées au-delà de la première que vous venez de configurer. Pour supprimer une étape entière, cliquez dans le champ Affecter à de cette étape, puis appuyez sur CTRL+SUPPR. Pour plus d’informations sur l’utilisation de plusieurs étapes, voir la partie PLAN de cet article.
	Développer des groupes Pour qu’une tâche soit attribuée à chaque membre de chaque groupe que vous entrez dans le champ Affecter à, activez cette case activée. (Chaque membre du groupe recevra une notification de tâche, et chaque membre aura sa propre tâche à accomplir.) Pour qu’une seule tâche soit affectée à chaquegroupe entier que vous entrez dans le champ Affecter à, décochez cette case activée. (Chaque membre du groupe reçoit une notification de tâche, mais n’importe quel membre peut revendiquer et terminer la tâche unique au nom de l’ensemble du groupe. Vous trouverez des instructions pour revendiquer une tâche de groupe dans la partie COMPLÈTE de cet article.)
	Demander Tout texte que vous incluez ici sera inclus dans chaque notification de tâche envoyée par le flux de travail. N’oubliez pas d’inclure les instructions ou les ressources supplémentaires dont les participants pourraient avoir besoin, notamment : Personne de contact pour les questions et problèmes Si les commentaires peuvent être soumis uniquement dans le formulaire de tâche ou également dans l’élément lui-même. (Et si dans l’élément, si les réviseurs peuvent extraire le document à la case activée ou doivent le laisser archivé.) Pour plus d’informations, consultez le segment AUTORISER de cet article. Le cas échéant, une remarque sur la revendication de tâches uniques affectées à des groupes entiers ou à des listes de distribution. Vous trouverez des instructions pour revendiquer une tâche de groupe dans la partie COMPLÈTE de cet article.
	Dates d’échéance et durées des tâches Spécifiez une date d’échéance finale pour l’ensemble du flux de travail et/ou spécifiez le nombre de jours, de semaines ou de mois alloués pour l’achèvement de chaque tâche à partir du moment où elle est attribuée. Si ce flux de travail démarre automatiquement, il est généralement judicieux de laisser le champ Date d’échéance de toutes les tâches vide et d’utiliser uniquement les deux champs de durée pour contrôler la date d’échéance. Vous pouvez toujours fournir une date d’échéance précise dans le formulaire d’initiation si et quand vous démarrez le flux de travail manuellement. Pour plus d’informations sur le moment d’utiliser les dates d’échéance et le moment d’utiliser les durées des tâches, consultez la section PLAN de cet article.
	CC Entrez les noms ou adresses e-mail de toutes les personnes qui doivent être averties chaque fois que le flux de travail démarre ou se termine. La saisie d’un nom ici n’entraîne pas l’attribution d’une tâche de flux de travail. Lorsque le workflow est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de démarrage et d’arrêt sans avoir besoin d’être spécifiée dans ce champ. Lorsque le workflow est démarré automatiquement, la personne qui l’a initialement ajouté reçoit les notifications de démarrage et d’arrêt sans avoir besoin d’être spécifiée dans ce champ.
	Fin du workflow Pour que le flux de travail soit arrêté et annulé dès qu’une modification est apportée à l’élément en cours de révision, sélectionnez cette option. N’oubliez pas que si vous sélectionnez cette option, les réviseurs ne peuvent pas ajouter de marques de révision et de commentaires dans l’élément sans mettre fin au flux de travail.

1. Lorsque vous avez tous les paramètres de cette page comme vous le souhaitez, cliquez sur Enregistrer pour créer le flux de travail.

Les produits SharePoint créent votre nouvelle version de flux de travail.

Et après ?

Si vous êtes prêt, accédez au segment START de cet article et démarrez la première instance pour tester votre nouveau flux de travail.

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	AJOUTER un flux de travail Recueillir les commentaires (pour toute une collection de sites)

Ajouter un flux de travail Recueillir les commentaires
(pour toute une collection de sites)

Si vous n’êtes pas encore familiarisé avec l’ajout de flux de travail, vous trouverez peut-être utile de passer en revue les segments LEARN,ALLOW et PLAN précédents de cet article avant de poursuivre les étapes de ce segment.

Sections de ce segment

1. Avant de commencer
2. Ajouter le workflow

1. Avant de commencer

Deux éléments doivent être en ordre avant de pouvoir ajouter un flux de travail :

Email Pour que le workflow envoie des Notifications par e-mail et des rappels, le courrier électronique doit être activé pour votre site. Si vous n’êtes pas sûr que cela ait déjà été fait, contactez votre administrateur SharePoint en case activée.

Autorisations Les paramètres par défaut de SharePoint nécessitent que vous disposiez de l’autorisation Gérer les listes pour ajouter des flux de travail pour des listes, des bibliothèques ou des collections de sites. (Le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut, contrairement au groupe Membres et aux groupes Visiteurs. Pour plus d’informations sur les autorisations, reportez-vous au segment LEARN de cet article.)

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2. Ajouter le workflow

Procédez comme suit :

1. Accéder à la page d’accueil de la collection de sites (et non la page d’accueil d’un site ou d’un sous-site au sein de la collection).

2. Cliquez sur l’icône Paramètres du , puis cliquez sur Paramètres du site.

3. Dans la page Paramètres du site, sous Galeries Web Designer, cliquez sur Types de contenu du site.

4. Sur la page Types de contenu du site, cliquez sur le nom du type de contenu du site pour lequel vous souhaitez ajouter un flux de travail.

   Remarque

   Un workflow ajouté à l’ensemble de la collection de sites doit être ajouté pour les éléments d’un seul type de contenu.

   

   1. Sur la page du type de contenu sélectionné, sous Paramètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.
      
   2. Sur la page Paramètres du flux de travail, cliquez sur le lien Ajouter un flux de travail .
      
   3. Remplissez la première page du formulaire d’association.
      (Les instructions suivent l’illustration.)

	Flux de travail Sélectionnez le modèle Approbation - SharePoint 2013 . Remarque : Si le modèle Approbation - SharePoint 2013 n’apparaît pas dans la liste, contactez votre administrateur SharePoint pour savoir comment l’activer pour votre collection de sites ou votre espace de travail.
	Name (Nom) Tapez un nom pour ce flux de travail. Le nom identifie ce flux de travail pour les utilisateurs de cette collection de sites. Pour obtenir des suggestions sur l’attribution d’un nom à votre flux de travail, reportez-vous au segment PLAN de cet article.
	Liste des tâches Sélectionnez une liste de tâches à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner une liste de tâches existante ou cliquer sur Tâches (nouveau) pour créer une nouvelle liste. Pour plus d’informations sur les raisons de la création d’une liste de tâches (par opposition au choix d’une liste existante), voir le segment PLAN de cet article.
	Historique Sélectionnez une liste d’historique à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner une liste d’historique existante ou cliquer sur Nouvelle liste d’historique pour créer une nouvelle liste. Pour plus d’informations sur les raisons de la création d’une nouvelle liste d’historique (par opposition au choix d’une liste existante), reportez-vous à la section PLAN de cet article.
	Options de démarrage Spécifiez la ou les manières dont ce flux de travail peut être démarré. Pour plus d’informations sur les différentes options, voir la partie PLAN de cet article.
	Mettre à jour les types de contenu de liste et de site ? Spécifiez si ce flux de travail doit être ajouté à (associé à) tous les autres types de contenu de site et de liste qui héritent de ce type de contenu. L’opération qui accomplit tous les ajouts supplémentaires peut prendre beaucoup de temps. Si l’héritage est rompu pour les sites ou sous-sites où vous souhaitez ajouter ce flux de travail à l’héritage des types de contenu, assurez-vous d’être membre du groupe Propriétaires de chacun de ces sites ou sous-sites avant d’exécuter cette opération.

1. Quand tous les paramètres de cette page sont comme vous le souhaitez, cliquez sur Suivant.

2. Remplissez la deuxième page du formulaire d’association.
   (Les instructions suivent l’illustration.)

   Remarque

   Les produits SharePoint vous présentent les premières options de cette deuxième page du formulaire d’association (numéros un à sept dans l’illustration suivante, de Reviewers à CC) chaque fois que vous démarrez le workflow manuellement, afin que vous puissiez modifier ces options pour cette seule instance.

	Affecter à Entrez les noms ou adresses des personnes auxquelles le flux de travail doit attribuer des tâches. Si les tâches sont affectées une par une (en série) Entrez les noms ou adresses dans l’ordre dans lequel vous voulez que les tâches soient affectées. Si toutes les tâches sont attribuées en même temps (en parallèle) L’ordre des noms ou des adresses n’a pas d’importance. Si vous affectez une tâche à une personne extérieure à votre organisation SharePoint Pour plus d’informations sur l’inclusion de participants externes, consultez le segment COMPLET de cet article.
	ordre Spécifiez si les tâches de cette étape doivent être affectées une par une (en série) ou toutes en même temps (en parallèle). Pour plus d’informations sur l’utilisation des étapes série et parallèle, voir la partie PLAN de cet article.
	Ajouter une nouvelle scène Ajoutez les étapes souhaitées au-delà de la première que vous venez de configurer. Pour supprimer une étape entière, cliquez dans le champ Affecter à de cette étape, puis appuyez sur CTRL+SUPPR. Pour plus d’informations sur l’utilisation de plusieurs étapes, voir la partie PLAN de cet article.
	Développer des groupes Pour qu’une tâche soit attribuée à chaque membre de chaque groupe que vous entrez dans le champ Affecter à, activez cette case activée. (Chaque membre du groupe recevra une notification de tâche, et chaque membre aura sa propre tâche à accomplir.) Pour qu’une seule tâche soit affectée à chaquegroupe entier que vous entrez dans le champ Affecter à, décochez cette case activée. (Chaque membre du groupe reçoit une notification de tâche, mais n’importe quel membre peut revendiquer et terminer la tâche unique au nom de l’ensemble du groupe. Vous trouverez des instructions pour revendiquer une tâche de groupe dans la partie COMPLÈTE de cet article.)
	Demander Tout texte que vous incluez ici sera inclus dans chaque notification de tâche envoyée par le flux de travail. N’oubliez pas d’inclure les instructions ou les ressources supplémentaires dont les participants pourraient avoir besoin, notamment : Personne de contact pour les questions et problèmes Si les commentaires peuvent être soumis uniquement dans le formulaire de tâche ou également dans l’élément lui-même. (Et si dans l’élément, si les réviseurs peuvent extraire le document à la case activée ou doivent le laisser archivé.) Pour plus d’informations, consultez le segment AUTORISER de cet article. Le cas échéant, une remarque sur la revendication de tâches uniques affectées à des groupes entiers ou à des listes de distribution. Vous trouverez des instructions pour revendiquer une tâche de groupe dans la partie COMPLÈTE de cet article.
	Dates d’échéance et durées des tâches Spécifiez une date d’échéance finale pour l’ensemble du flux de travail et/ou spécifiez le nombre de jours, de semaines ou de mois alloués pour l’achèvement de chaque tâche à partir du moment où elle est attribuée. Si ce flux de travail démarre automatiquement, il est généralement judicieux de laisser le champ Date d’échéance de toutes les tâches vide et d’utiliser uniquement les deux champs de durée pour contrôler la date d’échéance. Vous pouvez toujours fournir une date d’échéance précise dans le formulaire d’initiation si et quand vous démarrez le flux de travail manuellement. Pour plus d’informations sur le moment d’utiliser les dates d’échéance et le moment d’utiliser les durées des tâches, consultez la section PLAN de cet article.
	CC Entrez les noms ou adresses e-mail de toutes les personnes qui doivent être averties chaque fois que le flux de travail démarre ou se termine. La saisie d’un nom ici n’entraîne pas l’attribution d’une tâche de flux de travail. Lorsque le workflow est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de démarrage et d’arrêt sans avoir besoin d’être spécifiée dans ce champ. Lorsque le workflow est démarré automatiquement, la personne qui l’a initialement ajouté reçoit les notifications de démarrage et d’arrêt sans avoir besoin d’être spécifiée dans ce champ.
	Fin du workflow Pour que le flux de travail soit arrêté et annulé dès qu’une modification est apportée à l’élément en cours de révision, sélectionnez cette option. N’oubliez pas que si vous sélectionnez cette option, les réviseurs ne peuvent pas ajouter de marques de révision et de commentaires dans l’élément sans mettre fin au flux de travail.

1. Lorsque vous avez tous les paramètres de cette page comme vous le souhaitez, cliquez sur Enregistrer pour créer le flux de travail.

Les produits SharePoint créent votre nouvelle version de flux de travail.

Et après ?

Si vous êtes prêt, accédez au segment START de cet article et démarrez la première instance pour tester votre nouveau flux de travail.

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	DÉMARRER un flux de travail Recueillir les commentaires

Démarrer un flux de travail Recueillir les commentaires

Un workflow peut être configuré pour être démarré manuellement uniquement, automatiquement uniquement ou dans les deux sens :

• Manuellement à tout moment, par toute personne disposant des autorisations nécessaires.
• Automatiquement chaque fois qu’un événement déclencheur spécifié se produit, c’est-à-dire chaque fois qu’un élément est ajouté à la liste ou à la bibliothèque et/ou chaque fois qu’un élément déjà dans la liste est modifié de quelque façon que ce soit.
  (Le ou les événements déclencheurs sont spécifiés dans la première page du formulaire d’association, lors de l’ajout et de la configuration d’origine du flux de travail. Pour plus d’informations, voir le segment PLAN de cet article.)

Sections de ce segment

1. Démarrer automatiquement le workflow
2. Démarrer le workflow manuellement
3. Démarrer manuellement à partir de la liste ou de la bibliothèque
4. Démarrer manuellement à partir d’un programme Microsoft Office

1. Démarrer automatiquement le workflow

Si le workflow est configuré pour démarrer automatiquement, chaque fois qu’un événement déclencheur se produit, le workflow s’exécute sur l’élément qui l’a déclenché.

Au démarrage, le workflow affecte la ou les premières tâches et envoie une notification de tâche à chaque personne affectée. Pendant ce temps, il envoie également des notifications de démarrage (distinctes des notifications de tâche) à la personne qui a initialement ajouté le workflow et à toute personne répertoriée dans le champ CC de la deuxième page du formulaire d’association.

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2. Démarrer le workflow manuellement

Remarque sur les autorisations En règle générale, vous devez disposer de l’autorisation Modifier les éléments pour démarrer un flux de travail. (Par défaut, le groupe Membres et le groupe Propriétaires ont tous deux cette autorisation, mais pas le groupe Visiteurs. Toutefois, un propriétaire peut également choisir, workflow par workflow, d’exiger l’autorisation Gérer les listes pour les personnes qui démarrent le workflow. En choisissant cette option, les propriétaires peuvent essentiellement spécifier qu’eux seuls et d’autres propriétaires peuvent démarrer un flux de travail particulier. Pour plus d’informations, consultez le segment Apprendre de cet article.)

Deux points de départ

Vous pouvez démarrer un workflow manuellement à partir de l’un des deux emplacements ci-après :

• À partir de la liste ou de la bibliothèque dans laquelle l’élément est stocké
• À partir de l’élément lui-même, ouvert dans le programme Microsoft Office dans lequel il a été créé. (Notez qu’il doit s’agir du programme complet installé, et non d’une version d’application web.)

Les deux autres sections de ce segment fournissent des instructions pour les deux méthodes.

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3. Démarrer manuellement à partir de la liste ou de la bibliothèque

1. Accédez à la liste ou à la bibliothèque où est stocké l’élément sur lequel vous souhaitez exécuter le flux de travail.

2. Cliquez sur l’icône devant le nom de l’élément pour sélectionner l’élément, puis, dans l’onglet Files du ruban, dans le groupe Flux de travail, cliquez sur Flux de travail.

3. Dans la page Workflows : Nom de l’élément , sous Démarrer un nouveau workflow, cliquez sur le workflow que vous souhaitez exécuter.
   

4. Dans le formulaire d’initiation, apportez les modifications que vous souhaitez appliquer à cette instance spécifique du flux de travail.

   Remarque

   Les modifications apportées ici, dans le formulaire d’initiation, ne sont utilisées que pendant l’instance actuelle du flux de travail. Si vous souhaitez apporter des modifications qui s’appliqueront à chaque exécution du flux de travail, ou si vous souhaitez modifier les paramètres du flux de travail qui n’apparaissent pas dans ce formulaire, consultez le segment MODIFIER de cet article.

	Affecter à Apportez des modifications éventuelles à la liste des personnes auxquelles le flux de travail doit attribuer des tâches. Si les tâches sont affectées une à la fois Entrez les noms ou adresses dans l’ordre dans lequel les tâches doivent être affectées. Si toutes les tâches sont attribuées en même temps L’ordre des noms ou des adresses n’a pas d’importance. Si vous affectez une tâche à une personne extérieure à votre organisation SharePoint Pour plus d’informations sur l’inclusion de participants externes, consultez le segment COMPLET de cet article.
	ordre Assurez-vous que les spécifications concernant l’attribution des tâches dans chaque segment une par une (en série) ou toutes en même temps (en parallèle) sont celles que vous souhaitez. Pour plus d’informations sur l’utilisation des étapes série et parallèle, voir la partie PLAN de cet article.
	Ajouter une nouvelle scène Ajoutez les étapes souhaitées au-delà de celle ou celles qui sont actuellement configurées. Pour supprimer une étape entière, cliquez dans le champ Affecter à de cette étape, puis appuyez sur CTRL+SUPPR. Pour plus d’informations sur l’utilisation de plusieurs étapes, voir la partie PLAN de cet article.
	Développer des groupes Pour qu’une tâche soit attribuée à chaque membre de chaque groupe que vous entrez dans le champ Affecter à, activez cette case activée. (Chaque membre du groupe recevra une notification de tâche, et chaque membre aura sa propre tâche à accomplir.) Pour qu’une seule tâche soit affectée à chaquegroupe entier que vous entrez dans le champ Affecter à, décochez cette case activée. (Chaque membre du groupe reçoit une notification de tâche, mais n’importe quel membre peut revendiquer et terminer la tâche unique au nom de l’ensemble du groupe. Vous trouverez des instructions pour revendiquer une tâche de groupe dans la partie COMPLÈTE de cet article.)
	Demander Tout texte que vous incluez ici sera inclus dans chaque notification de tâche envoyée par le flux de travail. N’oubliez pas d’inclure les instructions ou les ressources supplémentaires dont les participants pourraient avoir besoin, notamment : Personne de contact pour les questions et problèmes Si les commentaires peuvent être soumis uniquement dans le formulaire de tâche ou également dans l’élément lui-même. (Et si dans l’élément, si les réviseurs peuvent extraire le document à la case activée ou doivent le laisser archivé.) Pour plus d’informations, consultez le segment AUTORISER de cet article. Le cas échéant, une remarque sur la revendication de tâches uniques affectées à des groupes entiers ou à des listes de distribution. Vous trouverez des instructions pour revendiquer une tâche de groupe dans la partie COMPLÈTE de cet article.
	Dates d’échéance et durées des tâches Spécifiez une date d’échéance finale pour l’ensemble du flux de travail et/ou spécifiez le nombre de jours, de semaines ou de mois alloués pour l’achèvement de chaque tâche à partir du moment où elle est attribuée. Pour plus d’informations sur le moment d’utiliser les dates d’échéance et le moment d’utiliser les durées des tâches, consultez la section PLAN de cet article.
	CC Apportez les ajouts ou les suppressions que vous souhaitez. N’oubliez pas que : La saisie d’un nom ici n’entraîne pas l’attribution d’une tâche de flux de travail. Lorsque le workflow est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de démarrage et d’arrêt sans avoir besoin d’être spécifiée dans ce champ. Lorsque le workflow est démarré automatiquement, la personne qui l’a initialement ajouté reçoit les notifications de démarrage et d’arrêt sans avoir besoin d’être spécifiée dans ce champ.

1. Lorsque vous avez tous les paramètres du formulaire d’initiation comme vous le souhaitez, cliquez sur Démarrer pour démarrer le flux de travail.

Le workflow attribue la ou les premières tâches et, pendant ce temps, envoie des notifications de démarrage à vous et à toute personne répertoriée dans le champ CC du formulaire d’initiation.

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4. Démarrer manuellement à partir d’un programme Microsoft Office

1. Ouvrez l’élément dans le programme Office installé sur votre ordinateur.

2. Dans l’élément ouvert, cliquez sur l’onglet Fichier , cliquez sur Enregistrer & envoyer, puis cliquez sur le workflow que vous souhaitez exécuter sur l’élément.

3. Si le message suivant s’affiche, vous indiquant que le flux de travail a besoin de l’archive, cliquez sur le bouton Point (Archiver).

4. Cliquez sur le gros bouton Démarrer le flux de travail .

5. Sur la page Modifier un flux de travail, dans le formulaire d’initiation, apportez les modifications que vous souhaitez appliquer à cette instance spécifique du flux de travail.

   Remarque

   Les modifications apportées ici, dans le formulaire d’initiation, ne sont utilisées que pendant l’instance actuelle du flux de travail. Si vous souhaitez apporter des modifications qui s’appliqueront à chaque exécution du flux de travail, ou si vous souhaitez modifier les paramètres du flux de travail qui n’apparaissent pas dans ce formulaire, consultez le segment MODIFIER de cet article.

   

	Affecter à Apportez des modifications éventuelles à la liste des personnes auxquelles le flux de travail doit attribuer des tâches. Si les tâches sont affectées une à la fois Entrez les noms ou adresses dans l’ordre dans lequel les tâches doivent être affectées. Si toutes les tâches sont attribuées en même temps L’ordre des noms ou des adresses n’a pas d’importance. Si vous affectez une tâche à une personne extérieure à votre organisation SharePoint Pour plus d’informations sur l’inclusion de participants externes, consultez le segment COMPLET de cet article.
	ordre Assurez-vous que les spécifications concernant l’attribution des tâches dans chaque segment une par une (en série) ou toutes en même temps (en parallèle) sont celles que vous souhaitez. Pour plus d’informations sur l’utilisation des étapes série et parallèle, voir la partie PLAN de cet article.
	Ajouter une nouvelle scène Ajoutez les étapes souhaitées au-delà de celle ou celles qui sont actuellement configurées. Pour supprimer une étape entière, cliquez dans le champ Affecter à de cette étape, puis appuyez sur CTRL+SUPPR. Pour plus d’informations sur l’utilisation de plusieurs étapes, voir la partie PLAN de cet article.
	Développer des groupes Pour qu’une tâche soit attribuée à chaque membre de chaque groupe que vous entrez dans le champ Affecter à, activez cette case activée. (Chaque membre du groupe recevra une notification de tâche, et chaque membre aura sa propre tâche à accomplir.) Pour qu’une seule tâche soit affectée à chaquegroupe entier que vous entrez dans le champ Affecter à, décochez cette case activée. (Chaque membre du groupe reçoit une notification de tâche, mais n’importe quel membre peut revendiquer et terminer la tâche unique au nom de l’ensemble du groupe. Vous trouverez des instructions pour revendiquer une tâche de groupe dans la partie COMPLÈTE de cet article.)
	Demander Tout texte que vous incluez ici sera inclus dans chaque notification de tâche envoyée par le flux de travail. N’oubliez pas d’inclure les instructions ou les ressources supplémentaires dont les participants pourraient avoir besoin, notamment : Personne de contact pour les questions et problèmes Si les commentaires peuvent être soumis uniquement dans le formulaire de tâche ou également dans l’élément lui-même. (Et si dans l’élément, si les réviseurs peuvent extraire le document à la case activée ou doivent le laisser archivé.) Pour plus d’informations, consultez le segment AUTORISER de cet article. Le cas échéant, une remarque sur la revendication de tâches uniques affectées à des groupes entiers ou à des listes de distribution. Vous trouverez des instructions pour revendiquer une tâche de groupe dans la partie COMPLÈTE de cet article.
	Dates d’échéance et durées des tâches Spécifiez une date d’échéance finale pour l’ensemble du flux de travail et/ou spécifiez le nombre de jours, de semaines ou de mois alloués pour l’achèvement de chaque tâche à partir du moment où elle est attribuée. Pour plus d’informations sur le moment d’utiliser les dates d’échéance et le moment d’utiliser les durées des tâches, consultez la section PLAN de cet article.
	CC Apportez les ajouts ou les suppressions que vous souhaitez. N’oubliez pas que : La saisie d’un nom ici n’entraîne pas l’attribution d’une tâche de flux de travail. Lorsque le workflow est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de démarrage et d’arrêt sans avoir besoin d’être spécifiée dans ce champ. Lorsque le workflow est démarré automatiquement, la personne qui l’a initialement ajouté reçoit les notifications de démarrage et d’arrêt sans avoir besoin d’être spécifiée dans ce champ.

1. Lorsque les paramètres du formulaire d’initiation sont tels que vous le souhaitez, cliquez sur Démarrer pour démarrer le flux de travail.

Le workflow attribue la ou les premières tâches et, pendant ce temps, envoie des notifications de démarrage à vous et à toute personne répertoriée dans le champ CC du formulaire d’initiation.

Et après ?

• S’il s’agit de la première fois que ce flux de travail est exécuté, les autres participants auront-ils besoin d’informations et d’aide pour accomplir les tâches qui leur sont assignées ? (Ils pourraient trouver la partie COMPLÈTE de cet article utile.)
• De plus, c’est une bonne idée de case activée si les participants reçoivent leur Notifications par e-mail, et en particulier si les notifications ne sont pas mal gérées par leurs filtres de courrier indésirable.
• Et bien sûr, vous devrez peut-être effectuer vous-même une ou plusieurs tâches de flux de travail. Accédez au segment COMPLET de cet article pour plus de détails.
• En attendant, pour savoir comment suivre la progression de l’instance actuelle du flux de travail, accédez au segment SURVEILLER de cet article.

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	TERMINER une tâche de flux de travail Recueillir les commentaires

Terminer une tâche de workflow Recueillir les commentaires

Si c’est la première fois qu’une tâche vous est assignée dans un flux de travail de collecte de commentaires, vous trouverez peut-être utile de revoir cette partie de l’article dans son intégralité avant de terminer votre tâche. De cette façon, vous serez au courant de toutes les options qui peuvent s’offrir à vous.

Tout d’abord, assurez-vous que vous avez le bon article

Différents types de flux de travail nécessitent différentes actions de tâche.

Donc, avant de commencer, assurez-vous que la tâche qui vous a été affectée est bien une tâche de flux de travail de collecte de commentaires, et non une tâche pour un autre type de flux de travail.

Recherchez le texte Veuillez vérifier dans l’un des emplacements suivants :

• Dans la ligne Objet de la notification de tâche
  
• Sur la barre des messages de l’élément à réviser
  
• Dans le titre de la tâche sur la page État du flux de travail
  

Si vous ne voyez pas le texte Veuillez vérifier à ces emplacements, consultez la case activée auprès de la personne qui a démarré ou ajouté le flux de travail à l’origine pour savoir sur quel modèle de flux de travail il est basé, ou s’il s’agit d’un flux de travail personnalisé. Vous trouverez des liens vers des articles sur l’utilisation des autres types de flux de travail inclus avec les produits SharePoint dans la section Voir aussi de cet article.

Si votre tâche est une tâche de collecte de commentaires, cependant, continuez à lire !

Sections de ce segment

1. Vue d’ensemble du processus
2. Accédez à l’élément et au formulaire de tâche à partir du message de notification de tâche
3. Accéder à l’élément et au formulaire de tâche à partir de la liste ou de la bibliothèque
4. Vérifier l’article
5. Remplir et envoyer le formulaire de tâche
6. Notifications en retard
7. Revendiquer une tâche de groupe avant de l’effectuer (facultatif)
8. Demander une modification de l’article (facultatif)
9. Réaffecter votre tâche à une autre personne (facultatif)
10. Effectuer une tâche pour le compte d’un participant externe (facultatif)

1. Un aperçu du processus

Lorsqu’une tâche vous est assignée dans un flux de travail, vous la découvrez généralement de l’une des trois manières suivantes :

• Vous recevez une notification de tâche par courrier électronique.
• Vous ouvrez un document Microsoft Office et une barre des messages vous informe qu’une tâche connexe vous a été affectée.
• Vous consultez le site SharePoint dans une case activée et constatez qu’une ou plusieurs tâches vous sont actuellement attribuées.

Quand vous découvrez qu’une tâche de flux de travail Recueillir les commentaires vous a été assignée, vous faites généralement deux choses :

• Vérifier l’article Vous ouvrez et examinez l’élément.
• Terminez la tâche Vous utilisez le formulaire de tâche pour soumettre les résultats de votre révision.

Par conséquent, les trois éléments suivants sont souvent impliqués dans l’accomplissement de la tâche :

• Le message de notification (que vous recevez par courrier électronique)
• L’élément soumis à votre révision (que vous ouvrez et révisez)
• Le formulaire de tâche (que vous ouvrez, remplissez et envoyez)

Voici à quoi ressemblent ces trois éléments.

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2. Accédez à l’élément et au formulaire de tâche à partir du message de notification de tâche

Procédez comme suit :

1. Dans le message de notification de tâche, dans la section Pour suivre les instructions de cette tâche, cliquez sur le lien vers l’élément.
2. Dans l’élément ouvert, cliquez sur le bouton Ouvrir cette tâche dans la barre des messages.

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3. Accéder à l’élément et au formulaire de tâche à partir de la liste ou de la bibliothèque

Procédez comme suit :

1. Dans la liste ou la bibliothèque où est stocké l’élément à vérifier, cliquez sur le lien En cours associé à l’élément et au flux de travail.
2. Sur la page État du flux de travail, cliquez sur le titre de votre tâche.
3. Dans le formulaire de tâche, dans la barre de message Cette tâche de workflow s’applique, cliquez sur le lien vers l’élément.

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4. Vérifier l’article

Dans cet exemple, l’élément est un document Microsoft Word.

Notez les deux barres de message jaunes en haut du document :

Lecture du serveurUniquement Ce document est ouvert en mode lecture seule, c’est-à-dire que vous pouvez lire le document, mais vous ne pouvez pas y apporter de modifications.

La personne qui exécute le flux de travail a le choix d’autoriser le retour d’information uniquement dans le formulaire de tâche, ou d’autoriser le suivi des modifications et des commentaires dans l’élément lui-même. Si vous ne savez pas si vous êtes censé travailler dans l’élément lui-même, case activée avec la personne qui a démarré le flux de travail ou la personne qui l’a ajouté à l’origine. Si vous êtes censé insérer des marques de révision et des commentaires, cliquez sur le bouton Modifier le document .

Voici quelques points à vérifier :

• Assurez-vous de savoir si vous devez vérifier la case activée du document avant d’insérer les marques de révision et les commentaires, ou si vous devez le laisser archivé de façon à ce que plusieurs réviseurs puissent travailler dessus simultanément.
• Veillez à activer le suivi des modifications avant d’insérer des modifications ou des commentaires. Pour plus d’informations, consultez le segment AUTORISER de cet article.
• Veillez à enregistrer vos modifications sur le serveur lorsque vous avez fini de travailler sur l’élément. Si vous avez emprunté l’élément, récomposez-le dans une nouvelle case activée.

Flux de travail Tâche Lorsque vous êtes prêt à remplir et envoyer le formulaire de tâche, cliquez sur le bouton Ouvrir cette tâche .

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5. Remplir et envoyer le formulaire de tâche

Le formulaire de tâche d’une tâche de flux de travail Recueillir les commentaires ressemble à ceci.

Notez que les deux premiers contrôles (Supprimer l’élément et Cette tâche de workflow s’applique au titre de l’élément) n’apparaissent pas dans le formulaire de tâche lorsque celui-ci est ouvert à partir de l’élément pour révision.

	Supprimer l’élément Pour supprimer cette tâche de l’instance actuelle du workflow, cliquez sur le lien ici. La suppression de la tâche ne supprime pas l’élément à examiner. Une tâche qui a été supprimée n’apparaît plus dans la zone Tâches de la page État du flux de travail. (Cependant, la suppression est toujours enregistrée dans la zone Historique de la page.) Remarque : Si vous n’avez pas démarré cette instance du flux de travail, vous souhaiterez peut-être case activée avec la personne qui l’a fait avant de supprimer la tâche.
	Cette tâche de workflow s’applique au titre de l’élément Pour ouvrir l’article pour examen, cliquez sur le lien ici.
	État, Demandé par, Commentaires consolidés, Date d’échéance Vous ne pouvez pas modifier les entrées de ces quatre champs, mais les informations qu’ils contiennent pourraient vous être utiles. Notez que la zone Commentaires consolidés contient non seulement des instructions supplémentaires sur la façon d’effectuer votre tâche, mais également tous les commentaires soumis dans le formulaire par les participants qui ont déjà terminé leurs tâches dans cette même instance du flux de travail. De la même manière, après avoir soumis votre propre formulaire, tout texte que vous incluez dans la case Commentaires (4) apparaîtra également dans la zone Commentaires consolidés pour les participants suivants.
	Commentaires Tapez ou collez vos commentaires ici. Tout texte que vous saisissez ici sera enregistré dans l’historique des flux de travail et apparaîtra également dans le champ Commentaires consolidés (3) pour les participants suivants.
	Send Feedback Lorsque vous avez tapé les commentaires que vous souhaitez apporter dans le champ Commentaires (4) et/ou inséré les modifications et commentaires suivis dans l’élément lui-même, cliquez sur ce bouton pour soumettre vos commentaires et terminer votre tâche. Note :Avant d’apporter des modifications à l’i tem lui-même, assurez-vous que vous êtes censé le faire. Pour plus d’informations, consultez la section 4 de ce segment ,Passezen revue l’élément.
	Annuler Pour fermer le formulaire de tâche sans enregistrer les modifications ou les réponses, cliquez sur ce bouton. La tâche restera incomplète et vous sera assignée.
	Demander une modification Pour demander une modification de l’élément que vous révisez, cliquez sur ce bouton. Pour obtenir une illustration du formulaire dans lequel vous entrerez les détails de votre demande, et pour obtenir d’autres instructions, passez à la section 8 de ce segment, Demander une modification de l’élément. Remarque : Cette option peut être désactivée pour certaines tâches de flux de travail.
	Réaffecter la tâche Pour réaffecter cette tâche à quelqu’un d’autre, cliquez sur ce bouton. Pour obtenir une illustration de la page dans laquelle vous allez entrer les détails de la réaffectation, et pour obtenir des instructions supplémentaires, passez à la section 9 de ce segment, Réaffecter votre tâche à quelqu’un d’autre. Remarque : Cette option peut être désactivée pour certaines tâches de flux de travail.

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6. Notifications en retard

Si une tâche ou une instance entière du flux de travail est en retard pour achèvement, des notifications sont automatiquement envoyées à :

• Personne à qui la tâche est attribuée.
• Personne qui a démarré le workflow (ou, si le démarrage a été automatique, à la personne qui a initialement ajouté le workflow).

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7. Revendiquer une tâche de groupe avant de l’effectuer (facultatif)

Si une seule tâche est affectée à un groupe entier auquel vous appartenez, n’importe quel membre du groupe peut revendiquer et effectuer cette tâche unique au nom de l’ensemble du groupe.

Réclamez la tâche avant de vérifier l’élément. Dès que vous réclamez la tâche, elle vous est affectée et aucun autre membre du groupe ne peut la terminer. (De cette façon, une seule personne effectue le travail nécessaire.)

1. Sur la page État du flux de travail, pointez sur le nom de la tâche affectée à votre groupe jusqu’à ce qu’une flèche apparaisse.
2. Cliquez sur la flèche, cliquez sur Modifier l’élément , puis, dans le formulaire de tâche, cliquez sur le bouton Tâche de réclamation .
   

Lorsque la page État du workflow est actualisée, vous pouvez voir que la tâche n’est plus attribuée au groupe, mais désormais spécifiquement à vous.

Plus tard, si vous souhaitez à nouveau libérer la tâche dans le groupe sans la terminer, utilisez les mêmes étapes pour revenir au formulaire de tâche, mais cliquez maintenant sur le bouton Libérer la tâche .

Retour à la révision de l’article

8. Demander une modification de l’article (facultatif)

Avant de commencer ce processus, notez que le flux de travail peut être configuré pour se terminer immédiatement si une modification est apportée à l’élément. Il peut être judicieux de vérifier auprès de la personne qui a démarré ou ajouté le flux de travail à l’case activée pour vous assurer qu’une modification peut être apportée et que le flux de travail se termine à ce stade.

Nous allons illustrer l’option de demande de modification en la plaçant dans un scénario :

Tout d’abord, imaginez que vous vous appelez Frank.

Ensuite, imaginez qu’une collègue nommée Anne a démarré un flux de travail Recueillir les commentaires sur un document qu’elle a créé.

Lorsque vous examinez le nouveau document d’Anna, vous avez l’impression que l’introduction est trop longue.

Vous cliquez sur le bouton Demander une modification en bas du formulaire de tâche de flux de travail, puis vous complétez ce formulaire.

	Demander une modification de Entrez le nom ou l’adresse e-mail de la personne pour laquelle vous demandez le changement. (Pour envoyer votre demande à la personne qui a lancé cette exécution du flux de travail ou, si le flux de travail a démarré automatiquement, à la personne qui a initialement ajouté ce flux de travail Recueillir les commentaires, vous pouvez également laisser ce champ vide.)
	Nouvelle requête Décrivez la modification que vous souhaitez apporter et fournissez toutes les informations dont la personne qui apporte la modification aura besoin. (Tout texte que vous entrez ici sera ajouté dans la zone Commentaires consolidés .)
	Nouvelle durée Effectuez l’une des trois opérations suivantes : Pour conserver la date d’échéance existante Laissez ce champ vide. Pour supprimer entièrement la date d’échéance Tapez le chiffre 0. Pour spécifier une nouvelle date d’échéance , tapez ici un nombre, puis spécifiez les unités de durée dans le champ suivant. Ensemble, les deux entrées identifient la période précédant l’échéance de la tâche de modification.
	Nouvelles unités de durée Si vous spécifiez une nouvelle durée de tâche, utilisez ce champ conjointement avec le champ Nouvelle durée pour identifier la période précédant l’échéance de la tâche. (Par exemple : 3 jours , 1 mois ou 2 semaines.)

Lorsque vous avez toutes les entrées de formulaire comme vous le souhaitez, vous cliquez sur Envoyer et votre tâche en cours est marquée commeterminée. (Mais vous n’avez pas encore terminé. Une tâche de révision vous sera assignée une fois qu’Anna aura terminé la tâche de modification.)

Pendant ce temps, Anna reçoit la notification par e-mail suivante :

Anna peut dire après un simple coup d’œil à la ligne d’objet (numéro 1 dans l’illustration) qu’il ne s’agit pas d’une notification Recueillir les commentaires ordinaire, mais plutôt d’une demande de modification de quelque chose sur l’élément. Elle trouve les informations sur la modification spécifique qui a été demandée dans le texte Modification demandée ( numéro 2).

Anna extrait l’élément, apporte les modifications demandées (ou non), puis enregistre ses modifications (le cas échéant) et réintègre l’élément. (N’oubliez pas que si le flux de travail est configuré pour se terminer dès qu’une modification est apportée à l’élément, cette action entraîne l’arrêt du flux de travail.)

Ensuite, Anna accède à la page État du workflow et ouvre sa tâche de demande de modification à partir de la zone Tâches .

        

Anna ajoute les informations qu’elle souhaite dans le champ Commentaires , puis clique sur Envoyer la réponse. Le workflow effectue deux actions :

• La tâche de demande de modification d’Anna est marquée comme étant terminée.
• Il vous affecte une nouvelle tâche de révision (avec les commentaires d’Anna ajoutés dans la zone Commentaires consolidés ) et vous envoie une notification pour cette tâche.

Vous pouvez maintenant poursuivre et terminer votre examen de l’élément modifié.

Pendant ce temps, toutes ces actions sont suivies et visibles dans la section Historique du workflow de la page État du workflow, comme illustré dans l’illustration suivante.

Voici un diagramme de l’ensemble du processus.

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9. Réaffecter votre tâche à une autre personne (facultatif)

Si vous souhaitez que quelqu’un d’autre effectue une tâche de flux de travail qui vous a été assignée, cliquez sur le bouton Réaffecter la tâche dans le formulaire de tâche de flux de travail.

Ce formulaire s’affiche.

	Réaffecter la tâche à Entrez le nom ou l’adresse de la personne à qui vous voulez confier cette tâche. Pour affecter cette tâche à la personne qui a lancé le workflow — ou, si le workflow a démarré automatiquement, à la personne qui a initialement ajouté ce workflow — laissez ce champ vide.
	Nouvelle requête Fournissez toutes les informations dont la personne à qui vous affectez la tâche aura besoin pour la mener à bien. (Tout texte que vous entrez ici sera ajouté dans la zone Commentaires consolidés .)
	Nouvelle durée Effectuez l’une des trois opérations suivantes : Pour conserver la date d’échéance existante Laissez ce champ vide. Pour supprimer entièrement la date d’échéance Tapez le chiffre 0. Pour spécifier une nouvelle date d’échéance , tapez ici un nombre, puis spécifiez les unités de durée dans le champ suivant. Ensemble, les deux entrées identifient la période précédant l’échéance de la tâche de modification.
	Nouvelles unités de durée Si vous spécifiez une nouvelle durée de tâche, utilisez ce champ conjointement avec le champ Nouvelle durée pour identifier la période précédant l’échéance de la tâche. (Par exemple : 3 jours , 1 mois ou 2 semaines.)

Une fois le formulaire rempli, cliquez sur Envoyer. Votre tâche est marquée comme terminée, une nouvelle tâche est affectée à la personne désormais responsable de la tâche et une notification de tâche est envoyée.

Toutes les nouvelles informations que vous avez fournies sont incluses dans le texte Délégué par la notification de nouvelle tâche (numéro 1 dans l’illustration suivante).

Pendant ce temps, toutes ces modifications sont suivies et visibles dans les sections Tâches et Historique de la page État du flux de travail, comme illustré ici.

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10. Effectuer une tâche pour le compte d’un participant externe (facultatif)

Il existe un processus spécial pour inclure les participants qui ne sont pas membres de votre organization SharePoint. Dans ce processus, un membre du site agit comme mandataire pour le participant externe :

1. Incluez l’adresse électronique du participant externe à l’étape appropriée sur la deuxième page du formulaire d’association.
2. Le flux de travail affecte en fait la tâche du participant externe au membre du site qui démarre le flux de travail ou, si le flux de travail démarre automatiquement, au membre qui a ajouté le flux de travail à l’origine. Cette personne à qui la tâche est effectivement assignée agit comme mandataire pour le participant extérieur.
3. Ce membre du site reçoit une notification de tâche, avec des instructions pour envoyer une copie de l’élément pour révision au participant externe. (Pendant ce temps, le participant externe reçoit une copie de la notification de tâche, qui peut fonctionner comme une alerte ou un avertissement utile.)
4. Le membre du site auquel la tâche est réellement assignée envoie une copie de l’élément au participant externe.
5. Le participant externe examine l’élément et renvoie sa réponse au membre du site.
6. Lorsque la réponse du participant externe arrive, le membre du site termine la tâche dans les produits SharePoint pour le compte du participant externe.

Voici un diagramme du processus.

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	SURVEILLER, ajuster ou arrêter une exécution Flux de travail Recueillir les commentaires

Surveiller, ajuster ou arrêter un flux de travail en cours d’exécution Recueillir les commentaires

L’emplacement central à partir duquel vous pouvez surveiller, ajuster ou arrêter un flux de travail en cours d’exécution est la page État du flux de travail pour cette instance du flux de travail.

Nous allons d’abord vous montrer comment accéder à cette page, puis nous vous montrerons comment utiliser les options et les informations qui s’y trouvent. Enfin, nous vous montrerons deux autres pages où vous pouvez obtenir des informations de surveillance supplémentaires.

Sections de ce segment

1. Accédez à la page État du workflow
2. Utiliser la page État du workflow pour surveiller la progression du workflow
3. Modifier les tâches actives (tâches déjà attribuées)
4. Modifier les tâches futures (tâches non encore affectées)
5. Annuler ou mettre fin à cette exécution de workflow
6. Découvrir quels workflows s’exécutent sur un élément
7. Surveiller les flux de travail pour l’ensemble de la collection de sites

1. Accédez à la page État du workflow

Dans la liste ou la bibliothèque où se trouve l’élément, cliquez sur le lien En cours pour l’élément et le flux de travail souhaités.

Dans cet exemple, l’élément est le document intitulé Brouillon de discours d’ouverture et le flux de travail est Approbation 3.

La page État du workflow s’ouvre.

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2. Utiliser la page État du workflow pour surveiller la progression du workflow

Ici, sous l’illustration de chaque section de la page État du flux de travail, vous trouverez les questions de surveillance auxquelles la section répond.

Section Informations sur le flux de travail

Questions répondues :

• Qui a lancé cette instance du flux de travail ?
• Quand cette instance a-t-elle été créée ?
• Quand la dernière action dans cette instance s’est-elle produite ?
• Sur quel élément cette instance s’exécute-t-elle ?
• Quel est le status actuel de cette instance ?

Section Tâches

Questions répondues :

• Quelles tâches ont déjà été créées et affectées, et quel est leur statut actuel ?
• Quelles tâches ont déjà été accomplies et quel a été le résultat de chacune de ces tâches ?
• Quelle est la date d’échéance pour chaque tâche déjà créée et affectée ?

Les tâches qui ont été supprimées et celles qui n’ont pas encore été attribuées n’apparaissent pas dans cette section.

Section Historique du workflow

Questions répondues :

• Quels événements se sont déjà produits dans cette instance du flux de travail ?
• Notez que les tâches en retard et les notifications de tâches en retard n’apparaissent pas dans cette zone.

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3. Modifier les tâches actives (tâches déjà attribuées)

Il existe deux façons de modifier les tâches qui sont déjà affectées mais pas encore terminées :

• Modifier une seule tâche active
• Modifier toutes les tâches actives

Modifier une seule tâche active

Autorisations Pour apporter des modifications à une tâche unique affectée à une personne autre que vous-même, vous devez disposer de l’autorisation Gérer les listes. (Le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut, contrairement au groupe Membres et aux groupes Visiteurs. Il est donc possible, par exemple, d’avoir des autorisations qui vous permettent de démarrer un flux de travail, mais pas d’apporter des modifications à la tâche d’un autre participant.)

Si vous disposez des autorisations nécessaires :

1. Sur la page État du flux de travail, cliquez sur le titre de la tâche dans la liste Tâches .
   
2. Utilisez le formulaire de tâche pour terminer, supprimer ou réaffecter la tâche, ou pour demander une modification de l’élément.

Pour obtenir des instructions plus détaillées sur l’utilisation du formulaire de tâche, consultez le segment COMPLET de cet article.

Modifier toutes les tâches actives

Autorisations Les quatre liens de commande de l’illustration suivante apparaissent sur la page État du workflow de toute personne disposant de l’autorisation Gérer les listes. Les trois premiers liens apparaissent sur la page de la personne qui a démarré l’instance de flux de travail, mais le lienTerminer ce flux de travailn’apparaît que si cette personne dispose également de l’autorisation Gérer les listes. (Là encore, le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut, contrairement au groupe Membres et aux groupes Visiteurs.)

1. Sur la page État du flux de travail, dans la zone située juste en dessous de la visualisation du flux de travail, cliquez sur le lien Mettre à jour les tâches actives de Recueillir les commentaires .

2. Apportez vos modifications dans le formulaire qui s’ouvre, puis cliquez sur OK.

   • Des messages reflétant vos modifications sont envoyés aux personnes auxquelles des tâches sont actuellement attribuées dans cette exécution.
   • Les tâches déjà terminées ou supprimées et celles qui ne sont pas encore affectées ne sont pas affectées par les modifications que vous apportez dans ce formulaire.
   • Si vous souhaitez apporter des modifications à des tâches qui ne sont pas encore affectées, consultez la section suivante dans ce segment, Modifier les tâches futures.
     

durée par tâche, unités de durée Pour conserver la date d’échéance existante, laissez ladurée par tâche vide et ne modifiez pas les unités de durée. Pour supprimer la date d’échéance afin qu’il n’y en ait pas Tapez le chiffre 0 dans Durée par tâche. Pour déplacer la date d’échéance en prolongeant la durée de la tâche Utilisez les deux champs de durée pour spécifier le nombre et le type d’unités dont vous souhaitez prolonger la durée.

Demander Pour modifier le texte de la demande Apportez les modifications souhaitées dans la zone de texte.

1. Lorsque tous les champs du formulaire sont tels que vous le souhaitez, cliquez sur OK.

Toutes les tâches actives dans l’instance actuelle sont mises à jour.

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4. Modifier les tâches futures (tâches non encore affectées)

Autorisations Les quatre liens de commande de l’illustration suivante apparaissent sur la page État du workflow de toute personne disposant de l’autorisation Gérer les listes. Les trois premiers liens apparaissent sur la page de la personne qui a démarré l’instance de flux de travail, mais le lienTerminer ce flux de travailn’apparaît que si cette personne dispose également de l’autorisation Gérer les listes. (Là encore, le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut, contrairement au groupe Membres et aux groupes Visiteurs.)

1. Sur la page État du flux de travail, dans la zone située juste en dessous de la visualisation du flux de travail, cliquez sur le lien Ajouter ou mettre à jour des réviseurs de Recueillir les commentaires .

2. Apportez vos modifications dans le formulaire qui s’ouvre, puis cliquez sur METTRE À JOUR.

   Remarque

   Les tâches déjà créées et affectées ne sont pas affectées par les modifications que vous apportez dans ce formulaire.

	participants, ordre, développer les groupes Pour ajouter ou supprimer des participants, ou pour modifier l’ordre des tâches Ajoutez, supprimez et/ou réorganisez l’ordre des noms ou adresses des participants dans le champ Participants . Pour supprimer une étape entière Cliquez dans le champ Affecter à de cette étape, puis appuyez sur CTRL+SUPPR. Remarque : Vous pouvez utiliser la zoneDévelopper les groupes case activée pour spécifier si les groupes de distribution répertoriés doivent être affectés à une seule tâche pour l’ensemble du groupe ou à une tâche par membre. Pour plus d’informations sur l’utilisation de ces champs, consultez le segment PLAN et le segment ADD approprié (liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.
	Demander Pour modifier le texte de la demande , apportez les modifications souhaitées au texte de la zone.
	Date d’échéance de toutes les tâches, durée par tâche, unités de durée Pour modifier ou supprimer la date d’échéance du calendrier Supprimez la date existante, puis fournissez-en une nouvelle ou, pour supprimer complètement la date d’échéance spécifique, laissez le champ vide. Ne tapez pas zéro dans ce champ. Ce champ doit contenir une date calendaire ou être vide.) Pour conserver la durée existante, laissez lasection Durée par tâche vide et ne modifiez pas les unités de durée. Pour supprimer la durée afin qu’il n’y en ait aucune, tapez le chiffre 0 dans Durée par tâche. Pour prolonger la durée d’une tâche : utilisez les deux champs de durée pour spécifier le nombre et le type d’unités dont vous souhaitez prolonger la durée. Pour plus d’informations sur la définition de dates d’échéance et de durées, voir le segment PLAN de cet article.

1. Lorsque tous les champs du formulaire sont tels que vous le souhaitez, cliquez sur OK.

Toutes les tâches futures dans l’instance actuelle refléteront vos modifications.

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5. Annuler ou mettre fin à cette exécution de workflow

Il existe deux façons d’arrêter l’exécution d’une instance de workflow avant son achèvement normal :

• Annuler le workflow Toutes les tâches sont annulées, mais sont conservées dans la zone Tâches de la page État du flux de travail.
• Terminer ce workflow Toutes les tâches sont annulées et sont supprimées de la zone Tâches de la page État du flux de travail. (Toutefois, ils sont toujours reflétés dans la zone Historique du flux de travail.)

Les instructions pour les deux méthodes sont suivantes.

Annuler (toutes les tâches annulées mais conservées à la fois dans la liste des tâches et dans l’historique)

Autorisations Les quatre liens de commande de l’illustration suivante apparaissent sur la page État du workflow de toute personne disposant de l’autorisation Gérer les listes. Les trois premiers liens apparaissent sur la page de la personne qui a démarré l’instance de flux de travail, mais le lienTerminer ce flux de travailn’apparaît que si cette personne dispose également de l’autorisation Gérer les listes. (Là encore, le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut, contrairement au groupe Membres et aux groupes Visiteurs.)

Si l’instance actuelle d’un flux de travail n’est plus nécessaire ou souhaitée, elle peut être arrêtée.

• Sur la page État du flux de travail, dans la zone située juste en dessous de la visualisation du flux de travail, cliquez sur le lien Annuler toutes les tâches Collecter les commentaires .

Toutes les tâches en cours sont annulées et le workflow se termine avec le status Annulé. Les tâches annulées sont toujours répertoriées dans la zone Tâches et dans la zone Historique des workflows .

Terminer (toutes les tâches supprimées de la liste des tâches mais conservées dans l’historique)

Autorisations Les quatre liens de commande de l’illustration suivante apparaissent sur la page État du workflow de toute personne disposant de l’autorisation Gérer les listes. Les trois premiers liens apparaissent sur la page de la personne qui a démarré l’instance de flux de travail, mais le lienTerminer ce flux de travailn’apparaît que si cette personne dispose également de l’autorisation Gérer les listes. (Là encore, le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut, contrairement au groupe Membres et aux groupes Visiteurs.)

Si une erreur se produit ou si le workflow s’arrête et ne répond pas, elle peut être interrompue.

• Sur la page État du flux de travail, dans la zone située juste en dessous de la visualisation du flux de travail, cliquez sur le lien Terminer ce flux de travail .

Toutes les tâches créées par le workflow sont annulées et sont supprimées de la zone Tâches de la page État du workflow, bien qu’elles soient toujours reflétées dans la zone Historique du workflow . Le workflow se termine avec le status Annulé.

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6. Découvrir quels workflows s’exécutent sur un élément

Sur la page Workflows de n’importe quel élément, vous trouverez la liste des workflows en cours d’exécution sur cet élément.

1. Accédez à la liste ou à la bibliothèque dans laquelle l’élément est stocké.
2. Cliquez sur l’icône devant le nom de l’élément pour sélectionner l’élément, puis, dans l’onglet Files du ruban, dans le groupe Flux de travail, cliquez sur Flux de travail.
3. Sur la page Workflows : Nom de l’élément , sous Workflows en cours d’exécution, vous trouverez une liste des instances de workflow actuellement en cours d’exécution sur l’élément.

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7. Surveiller les flux de travail pour l’ensemble de la collection de sites

Les administrateurs de collections de sites peuvent voir d’un coup d’œil :

• Nombre de workflows basés sur chaque modèle de workflow actuellement présents dans la collection de sites.
• Indique si chaque modèle de workflow est actuellement actif ou inactif dans la collection de sites.
• Le nombre d’instances de versions de flux de travail basées sur chaque modèle de flux de travail actuellement en cours d’exécution dans la collection de sites.

Voici comment procéder :

1. Ouvrez la page d’accueil de la collection de sites (et non la page d’accueil d’un site ou d’un sous-site au sein de la collection).
2. Cliquez sur l’icône Paramètres du , puis cliquez sur Paramètres du site.
3. Dans la page Paramètres du site, sous Administration du site, cliquez sur Flux de travail.

La page Workflows s’ouvre et affiche les informations.

Et après ?

S’il s’agit de la première fois que cette version de workflow s’exécute, vous pouvez utiliser les instructions du segment REVIEW de cet article pour afficher les événements dans l’instance et découvrir si le workflow fonctionne comme vous le souhaitez.

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	RÉVISION Recueillir des commentaires Résultats du workflow et créer des rapports

Examiner Recueillir les commentaires Résultats du workflow et créer des rapports

Une fois votre instance de workflow terminée, vous pouvez passer en revue les événements enregistrés dans son historique. (Vous pouvez accéder à l’enregistrement de n’importe quelle instance pendant 60 jours après l’achèvement de l’instance.)

Vous pouvez également exécuter des rapports sur les performances globales du flux de travail sur plusieurs instances.

Sections de ce segment

1. Examiner les événements dans l’instance la plus récente
2. Accéder à l’historique des instance jusqu’à 60 jours
3. Créer des rapports de performances de workflow

1. Examiner les événements de l’instance la plus récente

Tant qu’un élément reste dans la même liste ou bibliothèque, et jusqu’à ce que le même workflow soit réexécuté sur le même élément, l’historique de l’instance la plus récente est accessible à partir de la liste ou de la bibliothèque.

Pour afficher la page État du workflow de l’instance la plus récente d’un workflow exécuté sur n’importe quel élément :

• Dans la liste ou la bibliothèque où se trouve l’élément, cliquez sur le lien de statut de l’élément et du workflow souhaités.

Dans cet exemple, l’élément est le document intitulé Brouillon d’ouverture et le flux de travail est Approbation d’un nouveau document.

Sur la page État du flux de travail, la section Historique du flux de travail se trouve en bas.

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2. Accéder à l’historique des instance jusqu’à 60 jours

Que se passe-t-il si vous souhaitez revoir l’historique d’un instance après avoir réexécuté le même workflow sur le même élément ?

En fait, vous pouvez le faire pendant 60 jours maximum, à partir de l’un des deux points d’entrée : la liste ou la bibliothèque, ou la notification d’achèvement du flux de travail. (Soixante jours est la durée pendant laquelle les produits SharePoint conservent l’historique des tâches pour les flux de travail.)

À partir de la liste ou de la bibliothèque

1. Accédez à la liste ou à la bibliothèque dans laquelle l’élément est stocké.
2. Cliquez sur l’icône devant le nom de l’élément pour sélectionner l’élément, puis, dans l’onglet Files du ruban, dans le groupe Flux de travail, cliquez sur Flux de travail.
3. Sur la page Workflows : Nom de l’élément, sous Workflows terminés, cliquez sur le nom ou le status de l’instance de workflow que vous souhaitez examiner.
   
   La page État du workflow pour cette instance s’ouvre.

À partir de la notification de fin de workflow

• Ouvrez la notification de fin de workflow pour l’instance que vous souhaitez examiner, puis cliquez sur le lien Afficher l’historique du workflow.

La page État du workflow pour cette instance s’ouvre.

Afin de conserver toutes vos notifications d’achèvement, vous pouvez créer une règle Outlook. Configurez la règle pour copier tous les messages entrants dont le texte est terminé dans la ligne d’objet dans leur propre dossier distinct. (Assurez-vous que votre règle Outlook copie les messages entrants et ne les déplace pas simplement, sinon ils n’apparaîtront pas également dans votre boîte de réception.) Pour en savoir plus sur la création de règles Outlook, voir l’article Gérer les messages électroniques avec des règles.

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3. Créer des rapports de performances de workflow

Pour connaître les performances générales de l’une des versions de votre flux de travail, au fil du temps et sur plusieurs instances, vous pouvez créer l’un ou l’autre des deux rapports prédéfinis, ou les deux :

• Rapport Durée de l’activité Utilisez ce rapport pour afficher la moyenne du temps nécessaire à chaque activité d’un flux de travail, ainsi que le temps nécessaire à chaque exécution complète ou instance de ce flux de travail.
• Rapport d’annulation et d’erreurs Ce rapport permet de voir si un workflow est fréquemment annulé ou s’il rencontre des erreurs avant son achèvement.

Créer les rapports disponibles pour un flux de travail

1. Dans la liste ou la bibliothèque, dans la colonne Statut de ce workflow, cliquez sur un lien d’informations de status.
   
2. Sur la page État du flux de travail, sous Historique du flux de travail, cliquez sur Afficher les rapports de flux de travail.
   
3. Recherchez le workflow pour lequel vous souhaitez afficher un rapport, puis cliquez sur le nom du rapport que vous souhaitez afficher.
   
4. Sur la page Personnaliser, conservez ou modifiez l’emplacement où le fichier de rapport sera créé, puis cliquez sur OK.
   
   Le rapport est créé et enregistré à l’emplacement spécifié.
5. Une fois le rapport terminé, vous pouvez cliquer sur le lien affiché dans l’illustration suivante pour l’afficher. Sinon, cliquez sur OK pour terminer et fermer la boîte de dialogue. (Plus tard, lorsque vous serez prêt à afficher le rapport, vous le trouverez à l’emplacement que vous avez spécifié à l’étape précédente.)
   

Et après ?

Si votre flux de travail fonctionne exactement comme vous le souhaitez, vous êtes prêt à commencer à l’utiliser.

Si vous souhaitez modifier quelque chose à son fonctionnement, consultez le segment MODIFIER de cet article.

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	MODIFIER, désactiver ou supprimer un flux de travail Recueillir les commentaires

Modifier, désactiver ou supprimer un flux de travail Recueillir les commentaires

Après avoir exécuté la première instance de votre nouveau flux de travail Recueillir les commentaires et examiné les résultats, vous souhaiterez peut-être apporter une ou plusieurs modifications à la façon dont le flux de travail est configuré.

En outre, vous souhaiterez peut-être à différents moments à l’avenir apporter d’autres modifications à la configuration.

Enfin, vous pourriez à un moment donné souhaiter désactiver le flux de travail pendant une période plus ou moins longue, mais ne pas le supprimer - ou vous pourriez même choisir de le supprimer complètement.

Sections de ce segment

1. Modifier les paramètres permanents d’un flux de travail
2. Désactiver ou supprimer un workflow

1. Modifier les paramètres permanents d’un flux de travail

Pour apporter des modifications permanentes aux paramètres d’un flux de travail existant, ouvrez et modifiez le formulaire d’association qui a été utilisé à l’origine pour l’ajouter.

Si le workflow s’exécute dans une seule liste ou bibliothèque

1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque dans laquelle s’exécute le flux de travail.

2. Dans le ruban, cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque .

   Remarque

   Le nom de l’onglet peut varier selon le type de liste ou de bibliothèque. Par exemple, dans une liste de calendriers, cet onglet est nommé Calendrier.

3. Dans le groupe Paramètres , cliquez sur Paramètres du flux de travail.

4. Sur la page Paramètres du flux de travail, sous Nom du flux de travail (cliquez pour modifier les paramètres), cliquez sur le nom du flux de travail pour lequel vous souhaitez modifier les paramètres.

   Remarque

   Si le flux de travail de collecte de commentaires souhaité n’apparaît pas dans la liste, il peut être associé à un seul type de contenu. Les workflows qui apparaissent dans cette liste sont contrôlés par le contrôle Afficher les associations de workflow de ce type , situé juste au-dessus de la liste. (Voir l’illustration.) Cliquez sur les options de type de contenu dans le menu déroulant pour découvrir celle qui affiche le flux de travail que vous souhaitez. Lorsque le workflow souhaité apparaît dans la liste, cliquez sur son nom.

5. Dans le même formulaire d’association de deux pages qui a été utilisé à l’origine pour ajouter le flux de travail, apportez et enregistrez les modifications souhaitées.
   Pour plus d’informations sur les champs et les contrôles du formulaire d’association, consultez le segment PLAN et le segment ADD approprié (liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

Si le flux de travail s’exécute dans toutes les listes et bibliothèques de la collection de sites

1. Ouvrez la page d’accueil de la collection de sites (et non la page d’accueil d’un site ou d’un sous-site au sein de la collection).
2. Cliquez sur l’icône Paramètres du , puis cliquez sur Paramètres du site.
3. Dans la page Paramètres du site, sous Galeries, cliquez sur Types de contenu du site.
4. Sur la page Types de contenu du site, cliquez sur le nom du type de contenu du site sur lequel s’exécute le workflow.
5. Sur la page du type de contenu sélectionné, sousParamètres, cliquez surParamètres du flux de travail.
6. Sur la page Paramètres du flux de travail, sous Nom du flux de travail (cliquez pour modifier les paramètres), cliquez sur le nom du flux de travail pour lequel vous souhaitez modifier les paramètres.
7. Dans le même formulaire d’association de deux pages qui a été utilisé à l’origine pour ajouter le flux de travail, apportez et enregistrez les modifications souhaitées.
   Pour plus d’informations sur les champs et les contrôles du formulaire d’association, consultez le segment PLAN et le segment ADD approprié (liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

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2. Désactiver ou supprimer un workflow

Si le workflow s’exécute dans une seule liste ou bibliothèque

1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque dans laquelle s’exécute le flux de travail.

2. Dans le ruban, cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque .

   Remarque

   Le nom de l’onglet peut varier selon le type de liste ou de bibliothèque. Par exemple, dans une liste de calendriers, cet onglet est nommé Calendrier.

3. Dans le groupe Paramètres , cliquez sur Paramètres du flux de travail.

4. Sur la page Paramètres du flux de travail, cliquez sur le lien Supprimer un flux de travail .
   

5. Utilisez le formulaire de la page Supprimer les flux de travail pour désactiver, réactiver ou supprimer des flux de travail.
   

Le formulaire comporte cinq colonnes :

• Flux de travail Nom du flux de travail.
• Instances Nombre d’instances du flux de travail en cours d’exécution sur les éléments.
• Autoriser Option qui permet au flux de travail de continuer à fonctionner normalement.
• Aucune nouvelle instance Option qui permet à toutes les instances en cours d’exécution du flux de travail de se terminer, mais désactive le flux de travail en le rendant indisponible pour l’exécution de nouvelles instances. (Cette action est réversible. Pour réactiver le workflow ultérieurement, revenez à cette page et sélectionnez Autoriser.)
• Supprimer Option qui supprime complètement le flux de travail de la liste ou de la bibliothèque. Toutes les instances en cours d’exécution sont immédiatement arrêtées et la colonne de ce workflow n’apparaît plus sur la page de la liste ou de la bibliothèque. (Cette action n’est pas réversible.)

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Si le flux de travail s’exécute dans toutes les listes et bibliothèques de la collection de sites

1. Ouvrez la page d’accueil de la collection de sites (et non la page d’accueil d’un site ou d’un sous-site au sein de la collection).
2. Cliquez sur l’icône Paramètres du , puis cliquez sur Paramètres du site.
3. Dans la page Paramètres du site, sous Galeries, cliquez sur Types de contenu du site.
4. Sur la page Types de contenu du site, cliquez sur le nom du type de contenu du site sur lequel s’exécute le workflow.
5. Sur la page du type de contenu sélectionné, sousParamètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.
6. Sur la page Paramètres du flux de travail, cliquez sur le lien Supprimer un flux de travail .
7. Utilisez le formulaire de la page Supprimer les flux de travail pour désactiver, réactiver ou supprimer des flux de travail.
   

Le formulaire comporte cinq colonnes :

• Flux de travail Nom du flux de travail.
• Instances Nombre d’instances du flux de travail en cours d’exécution sur les éléments.
• Autoriser Option qui permet au flux de travail de continuer à fonctionner normalement.
• Aucune nouvelle instance Option qui permet à toutes les instances en cours d’exécution du flux de travail de se terminer, mais désactive le flux de travail en le rendant indisponible pour l’exécution de nouvelles instances. (Cette action est réversible. Pour réactiver le workflow ultérieurement, revenez à cette page et sélectionnez Autoriser.)
• Supprimer Option qui supprime complètement le flux de travail de la collection de sites. Toutes les instances en cours d’exécution sont immédiatement arrêtées et la colonne de ce workflow n’apparaît plus sur la page de la liste ou de la bibliothèque. (Cette action n’est pas réversible.)

Et après ?

Si vous avez apporté des modifications, exécutez une instance de test du flux de travail pour case activée les effets des modifications.

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Personnalisation supplémentaire

Il existe de nombreuses façons de personnaliser davantage les flux de travail inclus avec les produits SharePoint.

Vous pouvez même créer des flux de travail personnalisés à partir de zéro.

Vous pouvez utiliser tout ou partie des programmes suivants :

• Microsoft SharePoint Designer 2013 Personnalisez les formulaires, les actions et les comportements du flux de travail.
• Microsoft Visual Studio Créez vos propres actions de flux de travail personnalisées.

Pour plus d’informations, consultez le système d’aide MSDN (Microsoft Software Developer Network).

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