Les flux de travail SharePoint sont des mini-applications préprogrammées qui rationalisent et automatisent une grande variété de processus métier. Les flux de travail peuvent aller de la collecte de signatures, de commentaires ou d’approbations pour un plan ou un document, au suivi de l’status actuelle d’une procédure de routine. Les flux de travail SharePoint sont conçus pour vous faire gagner du temps et des efforts, et pour apporter cohérence et efficacité aux tâches que vous effectuez régulièrement.
Remarque
- Les flux de travail SharePoint 2010 ont été mis hors service depuis le 1er août 2020 pour les nouveaux clients et supprimés des clients existants le 1er novembre 2020. Si vous utilisez des flux de travail SharePoint 2010, nous vous recommandons d’effectuer une migration vers Power Automate ou d’autres solutions prises en charge. Pour plus d’informations, voir Retrait du flux de travail SharePoint 2010.
- Le flux de travail SharePoint 2013 est déconseillé depuis avril 2023 et a été désactivé pour les nouveaux clients depuis le 2 avril 2024. Il sera supprimé des locataires existants et sera entièrement mis hors service à compter du 2 avril 2026. Si vous utilisez le flux de travail SharePoint 2013, nous vous recommandons de migrer vers Power Automate ou d’autres solutions prises en charge. Pour plus d’informations, voir Retrait du flux de travail SharePoint 2013.
Qu’est-ce qu’un flux de travail SharePoint ?
Vous savez probablement déjà ce qu’est un organigramme. Il s’agit d’une carte graphique d’un processus, avec des instructions sur ce qui se passe à chaque étape.
Un flux de travail SharePoint est semblable à un organigramme automatisé qui élimine une grande partie du travail, des suppositions et du caractère aléatoire de vos processus de travail standard.
Par exemple, regardez le processus d’approbation de document dans l’illustration. L’exécution manuelle de ce processus peut signifier beaucoup de vérification, de suivi, de transfert de documents et d’envoi de rappels, et chacune de ces tâches doit être effectuée par vous ou par un ou plusieurs de vos collègues. Cela signifie beaucoup de travail supplémentaire et un flux constant d’interruptions.
Mais lorsque vous utilisez le flux de travail d’approbation de document SharePoint pour exécuter le processus, toute cette vérification, ce suivi, ces rappels et ces transferts sont effectués par le flux de travail, automatiquement. Si quelqu’un est en retard dans l’exécution d’une tâche, ou si un autre problème survient, la plupart des workflows inclus génèrent une notification pour vous en informer. La surveillance du processus est réduite.
L’exécution d’un flux de travail SharePoint est facile. Choisissez le type de workflow, sélectionnez vos options et laissez le workflow s’exécuter. Si nécessaire, annulez ou mettez fin au flux de travail.
Quels processus puis-je automatiser à l’aide d’un flux de travail SharePoint ?
Chacun des types de flux de travail inclus agit comme un modèle. Vous ajoutez un instance du flux de travail pour une seule liste ou bibliothèque, ou pour toute une collection de sites à l’aide d’un formulaire d’initiation pour spécifier les options et les sélections souhaitées pour le instance. Ces options et sélections incluent les personnes auxquelles le flux de travail affecte des tâches, les délais des tâches, la manière dont le flux de travail peut être lancé et par qui, ainsi que les instructions à inclure dans les notifications de tâche. Créez un workflow en accédant à Paramètres de liste> Paramètres >de workflowAjouter un workflow. Si vous le souhaitez, lisez plus d’informations sur les workflows 2010 et 2013.
Important
Par défaut, les flux de travail Approbation, Recueillir les commentaires et Recueillir la signature ne sont pas activés et ne sont pas répertoriés dans la zone de liste Sélectionner un modèle de flux de travail du formulaire d’association. Pour les rendre utilisables, un administrateur de site doit les activer au niveau de la collection de sites. Accédez à Paramètres> du siteFonctionnalités>de collection de sitesActiver la fonctionnalité Flux de travail. SharePoint 2013 fournit également des modèles de workflow basés sur SharePoint 2010. Si vous souhaitez créer un flux de travail basé sur SharePoint 2013 avec une logique similaire, utilisez un outil tel que SharePoint Designer 2013.
Il existe cinq types de flux de travail préprogrammés.
Approbation (acheminer un document ou un élément pour approbation ou rejet)
Un workflow d’approbation achemine un document ou un autre élément vers des personnes désignées pour leur approbation ou leur rejet. Vous pouvez également utiliser un workflow d’approbation pour contrôler l’approbation du contenu dans une liste ou une bibliothèque. Pour en savoir plus et pour obtenir des instructions détaillées, reportez-vous à la rubrique Tout savoir sur les flux de travail d’approbation.
Recueillir les commentaires (acheminer un document ou un élément pour obtenir des commentaires)
Un workflow Recueillir les commentaires achemine un document ou un autre élément vers des personnes désignées pour obtenir leurs commentaires. Le flux de travail Recueillir les commentaires consolide tous les commentaires des participants pour le propriétaire du flux de travail et fournit un enregistrement du processus de révision. Pour en savoir plus et obtenir des instructions détaillées, consultez À propos des flux de travail Collect Feedback.
Collecter des signatures (acheminer un document, un classeur ou un formulaire pour les signatures numériques)
Le flux de travail Collecter des signatures achemine un document Microsoft Office vers des personnes désignées pour leurs signatures numériques. Notez que le flux de travail Collecter les signatures fonctionne uniquement avec des documents Word, des classeurs Excel et des formulaires InfoPath. Pour en savoir plus et obtenir des instructions détaillées, consultez À propos des flux de travail Collecter des signatures.
Three-State (suivre un problème, un projet ou une tâche à travers trois états ou phases)
Le workflow à trois états est conçu pour suivre le status d’un élément de liste à travers trois états (phases). Il peut être utilisé pour gérer les processus d’entreprise qui exigent des organisations qu’elles suivent un volume élevé de problèmes ou d’éléments. Exemples : problèmes de support client, prospects ou tâches de projet.
À chaque transition entre les états, le workflow affecte une tâche à une personne et envoie à cette personne une alerte par e-mail concernant la tâche. Une fois cette tâche terminée, le flux de travail met à jour le status de l’élément et passe à l’état suivant. Le flux de travail à trois états est conçu pour fonctionner avec le modèle de liste Suivi des problèmes, mais il peut être utilisé avec n’importe quelle liste qui contient une colonne de choix contenant trois valeurs ou plus.
Pour en savoir plus et pour obtenir des instructions détaillées, reportez-vous à la rubrique Utiliser un flux de travail à trois états.
Approbation de publication (automatisez le routage du contenu pour révision et approbation)
Un flux de travail d’approbation de publication est similaire aux autres flux de travail SharePoint en ce sens qu’il automatise le routage du contenu vers les experts en la matière et les parties prenantes pour révision et approbation. Ce qui rend le flux de travail d’approbation de publication unique, c’est qu’il est conçu spécifiquement pour les sites de publication où la publication de pages web nouvelles et mises à jour est étroitement contrôlée. Dans ces types de sites, aucun nouveau contenu ne peut être publié sans avoir été approuvé par tous les approbateurs du flux de travail. Pour en savoir plus et obtenir des instructions détaillées, consultez Utiliser un flux de travail d’approbation de publication.
Qui peut ajouter et démarrer un flux de travail SharePoint ?
Pour ajouter ou démarrer un flux de travail, vous devez disposer des autorisations appropriées pour la liste, la bibliothèque ou la collection de sites dans laquelle le flux de travail s’exécute :
- Pour ajouter un flux de travail Par défaut, vous devez disposer de l’autorisation Gérer les listes pour ajouter un flux de travail. (Le groupe Propriétaires et le groupe Membres disposent de l’autorisation Gérer les listes par défaut, contrairement au groupe Visiteurs.)
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Pour démarrer un workflow Par défaut, vous devez également disposer de l’autorisation Modifier les éléments pour démarrer un flux de travail qui a déjà été ajouté. (Le groupe Propriétaires et le groupe Membres disposent tous deux de l’autorisation Modifier les éléments par défaut, mais pas du groupe Visiteurs.)
Les propriétaires peuvent également choisir de configurer des flux de travail spécifiques afin qu’ils ne puissent être lancés que par les membres du groupe Propriétaires. Dans le cas d’un sous-site avec des autorisations uniques, les propriétaires devront s’assurer que les autorisations requises sont explicitement attribuées aux utilisateurs du flux de travail. Voir Personnaliser les autorisations pour une liste ou une bibliothèque SharePoint.
Comment faire ajouter et exécuter un flux de travail SharePoint ?
Le diagramme suivant fournit une vue d’ensemble des étapes de base de la planification, de l’ajout, de l’exécution et de la modification d’un flux de travail SharePoint. Des sections individuelles sur chacune des étapes suivent.
- Planifier Assurez-vous de connaître les options souhaitées et les informations dont vous aurez besoin lorsque vous utiliserez le formulaire d’initiation pour ajouter votre version du flux de travail.
- Ajouter Remplissez le formulaire d’initiation pour ajouter votre version de workflow à une liste, une bibliothèque ou une collection de sites.
- Démarrer Démarrez votre nouveau flux de travail, manuellement ou automatiquement, sur un document ou un autre élément d’une liste ou d’une bibliothèque. (Si vous le démarrez manuellement, vous aurez la possibilité de modifier certains des paramètres du formulaire d’association du flux de travail sur un formulaire d’initiation plus court.) Lorsque le workflow démarre, il crée des tâches, envoie des messages de notification et commence à suivre des actions et des événements.
- Surveiller Pendant l’exécution du workflow, vous pouvez afficher la page État du workflow pour voir quelles tâches sont terminées et quelles autres actions se sont produites. Si nécessaire, vous pouvez ajuster les tâches actuelles et futures à partir de cet emplacement, et même annuler ou mettre fin à cette exécution de workflow.
- Révision Lorsque l’exécution est terminée, tout son historique peut être consulté sur la page État du flux de travail . Également à partir de la page de status, des rapports statistiques sur les performances générales de ce flux de travail peuvent être créés.
- Modifier Si le flux de travail ne fonctionne pas tout à fait comme vous le souhaitez, vous pouvez ouvrir le formulaire d’association d’origine que vous avez utilisé pour l’ajouter et y apporter vos modifications.