Cet article s’applique aux responsables de première ligne.
Commencez à utiliser Plannings pour vos besoins de planification du personnel. Voici comment créer et configurer votre planning d’équipe pour la première fois.
Pour créer une planification, vous devez être propriétaire de l’équipe. Dans Plannings, chaque équipe de Teams dispose d’un planning de travail, et vous pouvez créer et gérer un planning pour n’importe quelle équipe dont vous êtes propriétaire.
Contenu de cet article
Étape 1 : Ouvrir l’application Plannings
Étape 2 : Créer un planning pour votre équipe
Étape 3 : Ajouter des groupes de planification
Étape 4 : Ajouter des membres de l’équipe à des groupes planifiés
Étape 5 : configurer les paramètres de planification pour votre équipe
Étape 6 : Activer les balises basées sur les shifts dans Teams (facultatif)
Étape 1 : Ouvrir l’application Plannings
Sur le côté gauche du bureau ou du web Teams, sélectionnez Shifts. Si vous ne voyez pas Shifts, accédez au bouton Afficher plus d’applications
et recherchez Shifts dans la liste des applications.
Étape 2 : Créer un planning pour votre équipe
Dans le coin supérieur gauche de Shifts, sélectionnez Choisir ou créer un planning
, puis sélectionnez Nouveau planning.Dans la boîte de dialogue Créer un planning d’équipe , sélectionnez Créer à côté de l’équipe pour laquelle vous souhaitez créer un planning.
Remarque
Le bouton Créer est disponible uniquement pour les équipes dont vous êtes propriétaire. Contactez votre administrateur informatique si vous n’êtes pas propriétaire d’une équipe pour laquelle vous souhaitez créer une planification.
Définissez le fuseau horaire de l’emplacement de votre équipe, sélectionnez la ville la plus proche, puis choisissez Confirmer.
Étape 3 : Ajouter des groupes de planification
Pour configurer une nouvelle planification, vous devez d’abord créer des groupes de planification, puis ajouter des membres d’équipe à chaque groupe. Les groupes de planification organisent les personnes dans la planification en fonction de caractéristiques communes au sein d’une équipe, telles que le rôle ou le service. Par exemple, un magasin de vente au détail peut avoir les groupes suivants : Associés de vente, Caissiers, Chefs d’étage.
Par défaut, une nouvelle planification inclut un groupe nommé Groupe sans nom. Renommez ce groupe et ajoutez d’autres groupes, si nécessaire.
Pour ajouter un groupe :
Dans la planification, sélectionnez Ajouter un groupe.
Sélectionnez Autres options
En regard du nouveau groupe, choisissez Renommer le groupe, puis donnez un nom à votre groupe.Conseil
Le nom peut être utilisé @mentions dans les conversations et les publications de canal dans Teams. Veillez donc à choisir un nom facile à reconnaître. Pour plus d’informations, consultez la section Activer les balises basées sur les shifts dans Teams de cet article.
Sélectionnez Enregistrer.
Étape 4 : Ajouter des membres de l’équipe à des groupes planifiés
Après avoir ajouté vos groupes de planification, ajoutez des personnes à chaque groupe.
- En regard du groupe de planification auquel vous souhaitez ajouter des membres de l’équipe, sélectionnez Ajouter des personnes.
- Entrez le nom ou l’adresse e-mail de la personne, sélectionnez son nom dans la liste, puis sélectionnez Ajouter.
- Continuez à ajouter des personnes, si nécessaire.
- Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Fermer.
Remarque
- Vous pouvez ajouter un membre d’équipe à plusieurs groupes de planification.
- Une planification appartient à une équipe dans Teams, vous pouvez donc seulement ajouter des membres de cette équipe à la planification. Si vous ne trouvez pas la personne que vous souhaitez ajouter, utilisez le lien Gérer l’équipe pour en faire un membre de l’équipe ou un propriétaire. (Les propriétaires d’équipe peuvent créer et gérer des planifications.)
- Les modifications que vous apportez à une équipe dans Teams peuvent ne pas être disponibles immédiatement dans Shifts. Si vous ne trouvez pas le nouveau membre d’équipe que vous souhaitez ajouter à la planification, patientez quelques minutes et réessayez.
Étape 5 : configurer les paramètres de planification pour votre équipe
Personnalisez et confirmez les options de planification et les fonctionnalités Shifts que vous souhaitez que votre équipe utilise.
Dans Plannings, accédez à l’onglet Paramètres . À partir de là, définissez vos paramètres de planification et choisissez les fonctionnalités Shifts que vous souhaitez activer pour votre équipe. Par exemple, vous pouvez effectuer les actions suivantes :
- Définir le jour de la semaine où vous souhaitez que votre planning commence.
- Activez les shifts ouverts selon la planification que les travailleurs peuvent demander.
- Indiquez si les travailleurs peuvent échanger des shifts et proposer des shifts à des collègues.
- Indiquez si les travailleurs peuvent demander des congés et ajoutez ou modifiez les motifs de congé.
- Activez la pointeuse pour permettre aux employés de pointer à l’entrée et à la sortie des shifts et des pauses.
- Définissez des contrôles de confidentialité pour la visibilité des shifts afin de contrôler la distance dans laquelle les travailleurs peuvent voir les shifts des autres et le niveau de détail.
Pour plus d’informations sur chaque paramètre, consultez Configurer les paramètres de la planification de votre équipe dans Shifts.
Étape 6 : Activer les balises basées sur les shifts dans Teams (facultatif)
Les balises basées sur les quarts de travail vous permettent d’atteindre les personnes qui sont en service en temps réel. Grâce à cette fonctionnalité, les membres de l’équipe se voient automatiquement attribuer des étiquettes qui correspondent au nom de leur groupe de planification dans Shifts.
Les balises peuvent être utilisées dans @mentions par tous les membres de l’équipe pour démarrer une conversation ou dans une publication de canal. Les notifications sont envoyées uniquement aux personnes qui sont en poste au moment où une étiquette est utilisée.
Choisissez d’activer ou non les balises basées sur les shifts pour votre équipe dans les paramètres Teams. Pour plus d’informations, consultez Activer les balises basées sur les shifts dans Teams.
Étapes suivantes
Maintenant que vous avez configuré vos groupes et paramètres de planification, vous êtes prêt à remplir votre planification. Attribuez des shifts aux membres de votre équipe et ajoutez des shifts ouverts en fonction des besoins dans chaque groupe. Pour en savoir plus, voir Ajoute des shifts à la planification dans Plannings.