Remarque : Pour plus d’informations sur la collecte de données dans Access 2016 et versions ultérieures, consultez Importer, exporter, SQL Server.
Vous pouvez collecter ou mettre à jour des informations via des e-mails à l’aide de Microsoft Access 2007 ou Access 2010 avec Microsoft Outlook 2007 ou Microsoft Outlook 2010. Access vous guide tout au long de la création d’un formulaire de collecte de données et de l’envoi du formulaire dans un message électronique. Lorsque les destinataires de votre courrier électronique retournent les formulaires remplis, vous pouvez choisir de traiter et de stocker automatiquement les données collectées dans une base de données Access spécifiée. Cette méthode de collecte de données peut vous faire gagner du temps et des efforts qui sont généralement impliqués dans un processus de copie et de collage ou de saisie manuelle des données. Voici quelques scénarios dans lesquels vous pouvez utiliser ce processus pour collecter des données :
Enquêtes Vous pouvez effectuer une enquête et compiler les résultats en créant d’abord une base de données Access avec les tables nécessaires pour stocker les résultats, puis en utilisant l’Assistant pour générer un formulaire d’enquête, puis les envoyer par courrier aux participants à l’enquête. Lorsque les participants répondent, les données de l’enquête sont stockées automatiquement dans la base de données.
Rapports d’état Qu’il s’agisse du dernier niveau d’inventaire status ou des informations à jour sur les problèmes en attente, votre équipe peut vous tenir informé en vous envoyant des messages électroniques contenant les informations actuelles à intervalles réguliers.
Gestion des événements Lors de l’organisation d’une conférence, d’une formation ou d’autres événements, vous pouvez envoyer un ou plusieurs formulaires sous forme d’e-mail pour recueillir les informations de contact, les préférences de voyage et d’hôtel, etc. Si vous choisissez de traiter automatiquement les réponses, les participants peuvent modifier leurs préférences à tout moment sans avoir à vous en informer, et vous avez toujours accès aux données les plus récentes à des fins de prise de décision.
Cet article explique ce dont vous avez besoin pour utiliser ce processus, comment commencer à utiliser l’Assistant, puis vous donne des informations supplémentaires sur les différentes étapes afin que vous puissiez effectuer la sélection la plus éclairée à mesure que vous suivez l’Assistant.
Remarque : Vous ne pourrez pas ajouter les données collectées si votre destinataire a utilisé Hotmail ou Yahoo pour vous envoyer le formulaire de collecte de données.
Avant de commencer
S’il s’agit de la première fois que vous collectez des données à l’aide de messages électroniques, procédez comme suit :
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Vérifiez que vous avez installé les applications suivantes sur votre ordinateur :
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Access 2007 ou Access 2010.
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Outlook 2007 ou Outlook 2010. Outlook doit être installé et configuré sur l’ordinateur que vous utilisez pour envoyer les messages électroniques. Si Outlook est installé mais pas encore configuré, démarrez Outlook et suivez les instructions de l’Assistant Démarrage d’Outlook. Pour obtenir de l’aide sur l’Assistant, consultez l’aide d’Outlook.
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Si vous envisagez d’utiliser un formulaire InfoPath, vérifiez qu’InfoPath 2007 ou version ultérieure est installé et que vos destinataires devront également avoir installé InfoPath sur leur ordinateur.
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Pour pouvoir afficher et modifier le formulaire, vous devez disposer d’InfoPath ou d’un client de messagerie qui prend en charge le format HTML installé sur leur ordinateur.
Le formulaire utilisé pour collecter des données par le biais de messages électroniques n’est pas un formulaire Access. L’Assistant génère un formulaire spécial au format HTML ou InfoPath.
Identifier une base de données de destination. La base de données peut être au format .mdb ou .accdb. En outre, les fichiers .mde et .accde sont pris en charge. Si vous ne souhaitez pas utiliser une base de données existante, vous devez en créer une nouvelle.
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Identifiez ou créez les tables que vous souhaitez remplir avec les données des réponses par courrier électronique. Si vous collectez des données pour des tables existantes, vérifiez qu’elles ne sont pas en lecture seule et que vous disposez des autorisations nécessaires pour ajouter ou mettre à jour leur contenu.
Remarque : Les types de champs Attachment, AutoNumber, OLE et Multi-valued ne peuvent pas être collectés à l’aide de messages électroniques
Si votre opération de collecte de données remplit deux tables ou plus, vous devez créer une requête select et l’utiliser comme source d’enregistrement du formulaire. Vérifiez que la requête inclut tous les champs obligatoires des tables sous-jacentes. Si vous utilisez une requête existante, vérifiez qu’elle n’est pas en lecture seule et que vous disposez des autorisations nécessaires pour ajouter ou mettre à jour son contenu. Pour plus d’informations sur la création d’une requête basée sur deux tables ou plus, consultez l’article Présentation des requêtes.
Stockez les données en tant que nouveaux enregistrements dans les situations suivantes :
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Si les données remplissent plusieurs tables.
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Si la table de destination n’a pas de champ de clé primaire. Les valeurs de clé primaire sont nécessaires pour mapper chaque réponse à un enregistrement existant. Si votre table de destination n’a pas de champ de clé primaire, ajoutez-le maintenant ou affectez un champ existant qui a des valeurs uniques en tant que clé primaire.
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Si la table de destination n’a pas d’enregistrements. Si la table est vide, l’Assistant suppose que vous souhaitez ajouter des enregistrements.
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Si les adresses de messagerie des destinataires ne sont pas stockées en tant que champ dans la base de données. Lorsque vous collectez des données pour mettre à jour les enregistrements, vous ne pourrez pas taper manuellement les adresses dans le message généré par l’Assistant. Le champ d’adresse doit se trouver dans la table de destination ou dans une table qui a une relation avec la table de destination.
Prise en main
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Ouvrez la base de données dans laquelle les données collectées seront stockées.
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Pour ajouter les données à une seule table, sélectionnez la table dans le volet de navigation. Pour remplir plusieurs tables associées, sélectionnez la requête liée à ces tables.
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Effectuez l’une des opérations suivantes pour démarrer l’Assistant :
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Sous l’onglet Données externes , dans le groupe Collecter des données , cliquez sur Créer un courrier électronique.
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Cliquez avec le bouton droit sur la table ou la requête, puis cliquez sur Collecter et mettre à jour les données par courrier électronique.
Remarque : Si la table ne contient aucun champ ou a uniquement les types de champs NuméroAuto, Objet OLE, Pièce jointe ou Recherche à valeurs multiples, Access affiche le message suivant : La table ou la requête sélectionnée n’a aucun champ qui prend en charge la collecte de données à l’aide de la messagerie.
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Si la table contient des champs qui prennent en charge la collecte de données, l’Assistant démarre. Si la table de destination prend en charge l’ajout et la mise à jour de données, l’Assistant vous guide tout au long des étapes requises pour collecter des données par le biais de messages électroniques.
Utilisez les sections suivantes comme référence pour toute question que vous pourriez avoir au cours des sept étapes principales suivantes du processus.
Choisir le type de formulaire de saisie de données que vous souhaitez envoyer
Sélectionnez le type de formulaire en fonction de la facilité d’utilisation pour vous-même et vos destinataires.
Sélectionner un formulaire HTML Un formulaire HTML peut être consulté et modifié par tout utilisateur dont le client de messagerie prend en charge html
Sélectionner le formulaire Microsoft InfoPath Cette option s’affiche uniquement si InfoPath est installé sur votre ordinateur. Sélectionnez cette option uniquement si InfoPath et Outlook sont installés sur vos destinataires. Un formulaire InfoPath offre un meilleur environnement d’entrée et d’édition de données,
La page de l’Assistant qui s’affiche ensuite varie selon que l’objet de destination prend ou non en charge la mise à jour des données. Si l’objet est une requête basée sur deux tables ou plus, ou s’il s’agit d’une table qui n’a pas de champ clé primaire ou ne contient pas d’enregistrements, l’Assistant suppose que vous souhaitez ajouter de nouveaux enregistrements et vous invite à sélectionner les champs de formulaire. Dans tous les autres cas, l’Assistant vous invite à spécifier si vous souhaitez ajouter ou mettre à jour des données avant de vous demander de sélectionner les champs de formulaire.
Choisir s’il faut collecter de nouvelles données ou mettre à jour des données existantes
Spécifiez ce que vous souhaitez faire avec les données. Le type de formulaire que vous utilisez affecte le nombre de nouveaux enregistrements qu’un destinataire peut vous envoyer en une seule réponse. Lors de la mise à jour des données, le nombre d’enregistrements qui doivent être mis à jour par un destinataire identifie le nombre de formulaires pré-remplis qui seront inclus dans un message.
Remarque : Pour ajouter de nouveaux enregistrements, tapez les adresses de messagerie dans la zone d’adresse du message électronique lors de la création du message. Pour mettre à jour les données existantes, les adresses de messagerie des destinataires doivent être stockées en tant que champ dans la table ou la requête sous-jacente, ou dans une table associée.
Spécifier les données que vous souhaitez collecter
Lorsque vous choisissez les champs à inclure dans votre formulaire, il n’est pas nécessaire d’inclure tous les champs qui existent dans la table ou la requête sous-jacente dans le formulaire. Toutefois, les conditions suivantes doivent être remplies :
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Champs obligatoires : Les champs marqués d’un astérisque (*) sont des champs obligatoires. Si vous collectez de nouveaux enregistrements, l’Assistant inclut automatiquement tous les champs dont la propriété Obligatoire est définie sur Oui. Si les champs obligatoires d’un enregistrement sont vides, Access ne parvient pas à ajouter l’enregistrement à la table.
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Types de champs non pris en charge : Vous ne serez pas en mesure d’inclure certains types de champs dans le formulaire, tels que numéroauto, pièce jointe, objet OLE ou champs de recherche à valeurs multiples.
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Champ clé primaire : Toutefois, l’utilisateur peut taper une valeur dans le champ lors de l’ajout d’enregistrements ; la réponse n’est pas traitée si la valeur spécifiée est déjà utilisée.
Remarque : Pour chaque champ inclus, sous Propriétés du champ, spécifiez une étiquette et cliquez sur Lecture seule si vous ne souhaitez pas que l’utilisateur modifie les données de ce champ.
Spécifier le traitement automatique ou manuel des données
Vous pouvez sélectionner un traitement automatique ou manuel des réponses. Le traitement automatique signifie que lorsque vous obtenez les réponses, Outlook et Access collaborent pour exporter les données vers les tables de destination de votre base de données. Le traitement automatique peut vous faire gagner du temps et des efforts. Le traitement manuel signifie uniquement que vous démarrez l’opération d’exportation pour transférer les données d’un dossier spécifié dans Outlook vers la table de destination dans Access.
Les réponses sont correctement exportées vers la table de destination tant que les conditions suivantes sont remplies au moment où les réponses atteignent votre boîte aux lettres :
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Outlook doit déjà être en cours d’exécution sur votre ordinateur. Si Outlook n’est pas en cours d’exécution, le traitement démarre la prochaine fois que vous démarrez Outlook.
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L’accès ne doit pas être protégé par mot de passe et ne doit pas être ouvert en mode exclusif. Le nom ou l’emplacement de la base de données ne doit pas avoir changé depuis que vous avez envoyé le message électronique.
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Les noms des tables et des requêtes, ainsi que les propriétés des champs inclus dans le formulaire, ne doivent pas avoir changé depuis que vous avez envoyé le message électronique.
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Vous devez disposer des autorisations requises pour ajouter ou mettre à jour le contenu des tables sous-jacentes et de la requête.
Remarque : Si le traitement automatique échoue, essayez de résoudre les problèmes, puis exportez manuellement les réponses qui ont échoué. Toutes les réponses qui atteignent votre boîte de réception une fois que vous avez résolu les problèmes continuent d’être traitées automatiquement.
Définir des propriétés pour contrôler le traitement automatique des réponses
Pour spécifier un autre dossier Outlook dans lequel les réponses sont stockées, dans la page Spécifier la façon dont vous souhaitez traiter les réponses de l’Assistant, cliquez sur le nom du dossier. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un dossier , sélectionnez un autre dossier ou cliquez sur Nouveau pour créer un dossier.
Si vous cliquez sur Définir des propriétés pour contrôler le traitement automatique des réponses afin de modifier ou d’affiner les paramètres d’importation, consultez le tableau suivant pour plus d’informations sur les options disponibles :
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Option |
Result (Résultat) |
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Ignorer les réponses de ceux auxquels vous n’avez pas envoyé le message |
Cochez cette case activée si vous souhaitez que seules les réponses envoyées par les destinataires d’origine de votre message soient traitées automatiquement. Les réponses d’autres personnes sont stockées dans le dossier de destination, mais ne sont pas traitées automatiquement. |
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Accepter plusieurs réponses de chaque destinataire |
Cochez cette case case activée si vous souhaitez que seule la première réponse de chaque destinataire soit traitée automatiquement. Les deuxièmes réponses et les réponses suivantes sont stockées dans le dossier de destination, mais ne sont pas traitées automatiquement. Remarque : Ce paramètre contrôle uniquement le nombre de réponses, et non le nombre d’enregistrements au sein d’une seule réponse, qui sont traités. En d’autres termes, si vous envoyez un formulaire InfoPath, un utilisateur peut vous envoyer plusieurs enregistrements dans une seule réponse, et Access traite automatiquement tous les enregistrements de la réponse, même si cette zone de case activée n’est pas sélectionnée. |
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Autoriser uniquement les mises à jour des données existantes |
Lorsque les destinataires utilisent un formulaire InfoPath pour mettre à jour les données, ils peuvent envoyer de nouveaux enregistrements en plus des mises à jour des enregistrements existants. Cochez cette case case activée pour traiter uniquement les mises à jour des enregistrements existants. |
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Nombre de réponses à traiter |
Tapez le nombre total de réponses (de tous les destinataires) que vous souhaitez traiter automatiquement. Si vous souhaitez que toutes les réponses soient traitées automatiquement, entrez une valeur élevée, telle que 5000, dans la zone de texte. Les réponses reçues une fois la valeur spécifiée atteinte sont stockées dans le dossier de destination, mais ne sont pas traitées automatiquement. |
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Date et heure d’arrêt |
Spécifiez quand le traitement automatique des réponses doit s’arrêter pour ce message électronique. Les réponses reçues après cette date et cette heure sont stockées dans le dossier de destination, mais ne sont pas traitées automatiquement. |
Pour modifier ces options à une date ultérieure, sous l’onglet Données externes , dans le groupe Collecter des données , cliquez sur Gérer les réponses. Dans la boîte de dialogue Gérer les messages de collecte de données , sélectionnez le message dont vous souhaitez modifier les paramètres, puis cliquez sur Options des messages. Les modifications que vous apportez dans la boîte de dialogue affectent toutes les réponses suivantes que vous recevez pour ce message.
Traitement manuel des réponses
Pour contrôler quand et quelles réponses sont traitées, ne sélectionnez pas l’option Processus automatique. Les réponses seront stockées dans un dossier spécifié dans Outlook jusqu’à ce que vous sélectionnez et cliquez avec le bouton droit sur chaque réponse dans le dossier, puis cliquez sur Exporter les données vers Microsoft Access dans le menu contextuel.
Dans certains cas, vous devrez peut-être également traiter manuellement les réponses qui n’ont pas pu être traitées automatiquement.
N’oubliez pas ce qui suit avant d’exporter des données
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La base de données Access ne doit pas être ouverte en mode exclusif, et le nom ou l’emplacement de la base de données ne doit pas avoir changé depuis que vous avez envoyé le message électronique.
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Les noms des tables et des requêtes, ainsi que les propriétés des champs inclus dans le formulaire, ne doivent pas avoir changé depuis que vous avez envoyé le message électronique.
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Vous devez disposer des autorisations requises pour ajouter ou mettre à jour le contenu des tables sous-jacentes et de la requête.
Sélectionnez la façon dont vous souhaitez spécifier les adresses de messagerie des destinataires
Si vous collectez de nouvelles informations uniquement, vous pouvez spécifier les adresses de messagerie de deux manières :
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Tapez les adresses de messagerie individuellement dans le message électronique Outlook, ou sélectionnez les adresses dans un carnet d’adresses.
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Utilisez le champ Adresse de messagerie dans la table ou la requête de la base de données Access actuelle.
Remarque : Lorsque vous collectez des données pour mettre à jour les enregistrements existants, vous ne voyez pas cette boîte de dialogue, car les adresses de messagerie des destinataires doivent d’abord être disponibles en tant que champ dans la base de données.
Entrer les adresses de messagerie directement dans Outlook
Si vous spécifiez vos destinataires dans Outlook, vous pouvez afficher un aperçu et personnaliser le message avant de l’envoyer. Dans le corps du message électronique comprend une brève introduction et un formulaire. Il est recommandé de ne pas apporter de modifications au formulaire. Les modifications apportées à la structure du formulaire peuvent entraîner le non-traitement de la réponse.
Utilisation des adresses de messagerie stockées dans un champ de la base de données
L’option permettant de sélectionner une table associée fait référence aux tables associées. Pour afficher ou modifier les relations de table dans votre base de données, accédez aux Outils de base de données. dans le groupe Relations, cliquez sur Relations.
Pour plus d’informations sur les relations, consultez l’article Guide des relations de table.
Examiner et spécifier la liste des destinataires
La dernière étape majeure consiste à afficher un aperçu et à personnaliser le message électronique, à affiner votre liste de destinataires, puis à envoyer votre message de collecte de données.
Créer et envoyer le message électronique
Lorsque l’Assistant vous informe que vous pouvez maintenant créer le message électronique et vous montre comment afficher les status de courrier électronique à l’aide de la commande Gérer les réponses, certains messages d’avertissement peuvent s’afficher. Le tableau suivant décrit chaque avertissement et l’action que vous pouvez effectuer pour le résoudre :
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Message d’avertissement |
Description |
S olution |
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Certains enregistrements ne contiennent pas d’adresse valide dans le champ d’adresse de messagerie spécifié. Aucune donnée n’est retournée pour ces lignes. |
Le champ d’adresse de messagerie que vous avez sélectionné contient des valeurs Null. |
Si vous souhaitez collecter des données pour chaque enregistrement, quittez l’Assistant et remplacez les valeurs Null par des adresses de messagerie. Redémarrez ensuite l’Assistant. |
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Vous disposez actuellement d’un verrou exclusif sur la base de données ; le traitement automatique échoue jusqu’à ce que le verrou soit libéré. |
La base de données est actuellement ouverte en mode exclusif. |
Si vous avez choisi de traiter automatiquement les réponses, le traitement échoue, car Access ne peut pas ajouter ou mettre à jour une base de données qui a un verrou exclusif. Fermer et rouvrir la base de données en mode non exclusif immédiatement après l’envoi du message |
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Ces messages électroniques peuvent contenir des données confidentielles ou sensibles. |
Vous collectez des données pour mettre à jour les enregistrements existants, et le formulaire que vous allez envoyer sera pré-rempli avec les données existantes. |
Si certains champs de formulaire incluent des données sensibles, revenez à l’étape de l’Assistant où vous avez sélectionné les champs et supprimez les champs qui contiennent des données sensibles du formulaire |
Après avoir aperçu et personnalisé le message, vous pouvez filtrer le champ d’adresse de messagerie et sélectionner vos destinataires. Choisissez les adresses de messagerie que vous souhaitez utiliser en sélectionnant les zones de case activée correspondantes. Si vous voyez une boîte de dialogue répertoriant les adresses de messagerie non valides, notez les adresses dans la liste et cliquez sur Quitter. Vérifiez les adresses non valides, apportez les corrections nécessaires, puis essayez de renvoyer le message.
