Access propose plusieurs méthodes pour ajouter ou supprimer les colonnes dans une feuille de données. Vous pouvez utiliser le mode Feuille de données pour ajouter ou supprimer des colonnes et définir les types de données de ces colonnes. Vous pouvez également ajouter des champs à partir d’un volet Office, ou ouvrir la table de base de la feuille de données et ajouter un champ en mode Création. Cette rubrique explique comment utiliser chaque méthode.
Pour plus d’informations sur la création et à l’utilisation de feuilles de données, consultez les articles Créer un formulaire à l’aide de l’outil de feuille de données et Utilisation des feuilles de données.
Que voulez-vous faire ?
Comprendre les colonnes dans les feuilles de données
Une feuille de données est une représentation visuelle des informations contenues dans un tableau de base de données ou de résultats renvoyés par une requête. Une colonne dans une feuille de données représente la même chose qu’un champ dans une table de base de données. Lorsque vous ajoutez ou supprimez une colonne à partir d’une feuille de données, vous ajoutez ou supprimez un champ de la table qui se trouve à la base de la feuille de données. Si ce champ contient des données, à la suppression vous éliminez également ces informations.
Utiliser les colonnes
Avec Access, il est plus simple et plus rapide d’ajouter ou de supprimer un champ de table, car vous pouvez effectuer ces tâches en mode Feuille de données. Par défaut, toutes les tables en mode feuille de données contiennent maintenant une colonne vide intitulée Cliquer pour ajouter. Pour ajouter une colonne, entrez des données dans la première cellule vide en dessous de cet en-tête de colonne. Vous pouvez également coller un ou plusieurs éléments de données dans la colonne vide. Vous n’avez plus besoin d’utiliser le mode Création pour ajouter ou supprimer des colonnes, bien que vous pouvez toujours le faire si vous le souhaitez.
En outre, vous n’avez plus besoin de définir les types de données les plus fréquents pour la nouvelle colonne. Par défaut, les champs dans une table de base de données doivent contenir des types spécifiques de données, comme du texte, les dates et heures, nombres et ainsi de suite. En règle générale, vous définissez des types de données lorsque vous créez les tables d’une base de données. Toutefois, Access déduit désormais la plupart des types de données lorsque vous entrez tout d’abord des données dans une nouvelle colonne. Par exemple, si vous entrez un nom dans le premier champ dans votre nouvelle table, Access définit ce champ comme type de données texte. Si vous collez une date, Access définit le champ comme données de type Date/heure et ainsi de suite. Si vous collez un mélange de données, telles que des codes postaux à partir de plusieurs pays/régions, Access sélectionne le type de données qui préserve le mieux les informations, en règle générale, le type de données texte. Pour plus d’informations, voir la section Comprendre comment Access affecte les types de données lorsque vous entrez des informations, plus loin dans cet article.
Pour plus d’informations sur les types de données, voir l’article Types de données de bases de données Access de bureau. Si vous n’êtes pas familiarisé avec les règles de conception de bases de données relationnelles, consultez l’article Concepts de base pour la conception de base de données.
Les étapes décrites dans les sections suivantes expliquent comment ajouter et supprimer des colonnes dans les feuilles de données à l’aide mode Feuille de données et mode Création.
Ajouter une colonne à l’aide du mode Feuille de données
Les étapes décrites dans cette section expliquent comment utiliser le mode Feuille de données pour ajouter une colonne à une feuille de données, nommer la colonne et entrer des données. Pendant la procédure, n’oubliez pas que cette procédure ajoute et modifie un champ dans la table de base de votre feuille de données.
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Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table à laquelle vous voulez ajouter le champ.
Access ouvre la table en mode Feuille de données.
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Faites défiler vers le côté gauche ou droit de la feuille de données (en fonction de vos paramètres linguistiques et régionaux Windows) et recherchez la colonne vide.
Par défaut, les mots Cliquer pour ajouter apparaissent dans l’en-tête de colonne de la colonne vide.
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Entrer des données dans la première ligne vide en dessous de l’en-tête.
- ou -
Collez un ou plusieurs éléments de données dans le champ, en commençant par la première cellule vide.
Enregistrez vos modifications.
En fonction du type de données que vous entrez, Access définit un type de données pour le champ. Par exemple, si vous entrez un nom, Access définit le type de données en tant que texte.
Pour plus d’informations, voir la section Comprendre comment Access affecte les types de données lorsque vous entrez des informations. Pour plus d’informations sur la définition des types de données manuellement, voir Définir les types de données que le mode Feuille de données ne peut pas déduire plus loin dans cet article.
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Double-cliquez sur l’en-tête de colonne et entrez un nom pour le nouveau champ.
- ou -
Cliquez avec le bouton droit sur l’en-tête de colonne, puis cliquez sur Renommer le champ dans le menu contextuel. Tapez un nom pour le champ.
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Enregistrez vos modifications.
Enlever une colonne à l’aide du mode Feuille de données
Avant de supprimer une colonne à partir d’une feuille de données, n’oubliez pas plusieurs éléments importants :
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Lorsque vous supprimez une colonne, vous supprimez toutes les données dans la colonne, et vous ne pouvez pas annuler la suppression. Pour cette raison, vous devez sauvegarder la table avant de supprimer la colonne.
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Supprimer certains types de colonnes requiert plus de travail. Par exemple, vous ne pouvez pas utiliser le mode Feuille de données pour supprimer un champ de clé primaire. Vous devez utiliser le mode Création pour effectuer cette tâche. Par ailleurs, vous ne pouvez pas supprimer une clé primaire ou un champ de recherche sans supprimer d’abord la relation entre le champ et les tables à partir de laquelle le champ récupère ses données. Expliquer comment supprimer les champs correspondants dépasse le cadre de cet article.
Pour plus d’informations, consultez les articles Principes de base de la conception de base de données, Ajouter ou modifier la clé primaire d’une table dans Access, Créer, modifier ou supprimer une relation et Créer ou supprimer un champ à valeurs multiples.
Supprimer la colonne en mode Feuille de données
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Cliquez avec le bouton droit sur la ligne d’en-tête de la colonne que vous voulez supprimer.
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Cliquez sur Supprimer le champ dans le menu contextuel.
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Cliquez sur Oui pour confirmer la suppression.
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Enregistrez vos modifications.
Ajouter une colonne à l’aide du mode Création
Si vous êtes familiarisé avec les versions précédentes d’Access, vous avez probablement un peu d’expérience avec le mode Création. Le mode Création offre une plus grande flexibilité que le mode Feuille de données, car vous pouvez définir tous les types de données disponibles et vous pouvez créer un champ liste de choix, tout cela sans avoir à quitter le mode Création.
Ajoutez la colonne en mode Création
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Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table à modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
- ou -
Dans la barre d’état Access, cliquez sur mode Création.
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Dans la colonne Nom du champ, sélectionnez une ligne vide et donnez un nom au nouveau champ.
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Dans la colonne Type de données, en regard du nom de votre nouveau champ, sélectionnez un type de données pour la nouvelle colonne.
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Enregistrez vos modifications.
Enlever une colonne à l’aide du mode Création
Les règles de suppression d’une colonne en mode Feuille de données s’appliquent également à l’utilisation en mode Création : Si vous supprimez une colonne, vous perdez toutes les données de cette colonne. En outre, avant de pouvoir supprimer une clé primaire ou un champ de recherche, vous devez commencer par supprimer les relations pour ces champs.
Pour plus d’informations, consultez les articles Principes de base de la conception de base de données, Ajouter ou modifier la clé primaire d’une table dans Access et Créer ou supprimer un champ à valeurs multiples.
Supprimer la colonne en mode Création
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Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table à modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
- ou -
Dans la barre d’état Access, cliquez sur mode Création.
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Sélectionnez le champ (la ligne) à supprimer.
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Dans l’onglet Création, dans le groupe Outils, cliquez sur Supprimer les lignes.
- ou -
Appuyez sur Suppr.
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Enregistrez vos modifications.
Comprendre comment Access affecte les types de données lorsque vous entrez des informations
Lorsque vous créez une feuille de données vide, Access affecte un type de données à chaque champ lorsque vous entrez les données pour la première fois dans ce champ. Le tableau suivant répertorie les différents types de données que vous pouvez entrer et le type de données qu’Access applique à chacun d’eux.
Remarque : Vous ne pouvez pas définir les types de données Pièce jointe ou Objet OLE en entrant des données dans un champ, et vous ne pouvez pas activer la prise en charge pour l’édition de texte enrichi en entrant des données dans un champ.
Le tableau suivant indique comment Access définit le type de données pour un champ lorsque vous entrez des données en mode Feuille de données.
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Si vous entrez : |
Access crée un champ avec le type de données : |
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Gilbert |
Texte court (Texte) |
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Un bloc de texte ou du texte et des nombres de plus de 256 caractères. |
Texte long (mémo) Remarque : Vous ne pouvez pas utiliser le mode Feuille de données pour permettre la mise en forme de texte enrichi. Par ailleurs, si vous activez une propriété appelée Ajouter uniquement pour le champ Mémo, alors, par défaut, Access masque n’importe quel texte lorsque vous placez votre curseur dans ce champ. Pour plus d’informations sur l’activation de la mise en forme de texte enrichi, voir l’article Créer ou supprimer un champ texte enrichi. |
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http://www.contoso.com Access reconnaît les protocoles Internet suivants : http, ftp, gopher, wais, fichier, https, mhtml, mailto, msn, actualités, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook. Remarque : Pour qu’Access puisse reconnaître le protocole et définir le type de données Lien hypertexte, vous devez ajouter un caractère non espace blanc après le protocole. |
Lien hypertexte |
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50000 |
Nombre, Entier long |
|
50 000 |
Nombre, Entier long |
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50 000,99 |
Nombre, Double |
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50000,389 |
Nombre, Double |
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31/12/2019 Les formats de date et d’heure spécifiés dans vos paramètres régionaux et linguistique de Windows contrôlent la manière dont Access met en forme les données Date/heure. |
Date/Heure |
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31 décembre 2019 Remarque : Vous devez entrer ou coller plus que le nom du jour pour qu’Access puisse déduire le type de données Date/heure. Par exemple, si vous entrez « Mardi », Access sélectionne le type de données texte. Pour qu’Access puisse déduire le type de données Date/heure, vous devez entrer un mois en plus du jour. |
Date/Heure |
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10:50:23 |
Date/Heure |
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10:50 |
Date/Heure |
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17:50 |
Date/Heure |
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12,50 € Access reconnaît le symbole monétaire spécifié dans vos paramètres régionaux et linguistiques de Windows. |
Devise |
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21,75 |
Nombre, Double |
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123,00% |
Nombre, Double |
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3.46E+03 |
Nombre, Double |
Définir les types de données que le mode Feuille de données ne déduit pas
Par défaut, vous ne pouvez pas effectuer certaines tâches à l’aide du mode Feuille de données :
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Vous ne pouvez pas définir les types de données Pièce jointe ou Objet OLE en collant des données dans une cellule vide.
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Vous ne pouvez pas activer la modification de texte enrichi pour un champ texte Long (Mémo) en collant des données. Pour activer la prise en charge de texte enrichi, vous devez définir une option pour le champ en mode Création.
Les étapes décrites dans cette section expliquent comment effectuer ces tâches.
Définir des types de données Pièce jointe
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Si ce n’est pas déjà fait, sélectionnez la colonne vide (celle intitulée Cliquer pour ajouter) dans votre feuille de données.
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Dans la liste déroulante, sélectionnez Pièce jointe.
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Enregistrez vos modifications.
Ajouter un champ Texte Long (Mémo) à une table avec édition de texte enrichi
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Si ce n’est pas déjà fait, sélectionnez la colonne vide (celle intitulée Cliquer pour ajouter) dans votre feuille de données.
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Dans la liste déroulante, sélectionnez Texte enrichi.
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Enregistrez vos modifications.
Convertir une colonne dans un champ de recherche
Par défaut, vous ne pouvez pas utiliser le mode Feuille de données pour convertir une nouvelle colonne en un champ de recherche. Si vous utilisez Access, un champ de recherche affiche les données d’une autre source (une table ou une liste d’éléments) dans une liste. Par défaut, Access utilise une liste déroulante pour afficher les données d’une liste de choix, mais vous pouvez également utiliser une zone de liste (liste qui he s’ouvre pas ou ne se ferme pas) dans un formulaire.
Vous pouvez créer deux types de champs Liste de choix, listes basées sur une table et listes de valeurs. Une liste basés sur une table utilise une requête pour extraire des données d’une autre table et une liste de valeurs affiche un ensemble de valeurs codée en dur. La procédure suivante explique comment utiliser les deux types de liste.
Ajouter un champ Liste de choix
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Dans le volet Navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table qui est à la base de votre nouvelle feuille de données, puis cliquez sur Mode Création.
- ou -
Dans la barre d’état Access, cliquez sur mode Création.
La table s’ouvre en mode Création.
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Sélectionnez le champ à convertir.
- ou -
Sélectionnez une ligne vide dans la colonne Nom du champ et donnez un nom au nouveau champ.
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Dans l’onglet Création, dans le groupe Outils, cliquez sur Colonne Liste de choix.
- ou -
En mode Création, dans la colonne Type de données, cliquez sur la flèche vers le bas, puis sélectionnez Assistant Liste de choix.
L’Assistant Liste de choix démarre.
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Effectuez l’une des opérations suivantes :
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Créer une liste basée sur une table
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Sélectionnez Je veux que la liste de choix recherche les valeurs dans une table ou requête, puis cliquez sur Suivant.
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Dans Affichage, sélectionnez une option, une table ou une requête dans la liste, puis cliquez sur Suivant. Par exemple, si vous voulez utiliser les valeurs d’une table dans votre champ liste de choix, cliquez sur Tables. Si vous souhaitez utiliser une requête, cliquez sur Requêtes. Pour afficher une liste de toutes les tables et requêtes dans la base de données, cliquez sur Les deux.
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Déplacez les champs que vous voulez voir apparaître dans votre liste de choix à partir du volet Champs disponibles pour le volet Champs sélectionnés, puis cliquez sur Suivant.
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Vous pouvez également choisir une ou plusieurs options de tri pour les champs que vous avez sélectionnés à l’étape précédente, puis cliquez sur Suivant.
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Vous pouvez également ajuster la largeur de chaque colonne dans votre liste de choix, puis cliquez sur Suivant.
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Dans Quelle étiquette voulez-vous donner à votre colonne Liste de choix, vous pouvez également entrer un nom dans la zone de texte.
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Si vous le souhaitez, sélectionnez la case à cocher Autoriser plusieurs valeurs. Sélectionner cette option permet de sélectionner et de stocker plusieurs éléments dans la liste.
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Cliquez sur Terminer. Si Access vous invite à enregistrer la table, cliquez sur Oui. Access ajoute la requête de liste de choix à votre nouvelle table. Par défaut, la requête récupère les champs que vous spécifiez, ainsi que les valeurs de clé primaires pour la table source. Puis, Access définit le type de données pour le champ Liste de choix pour le faire correspondre au type de données défini pour le champ clé primaire dans la table source. Par exemple, si le champ de clé primaire dans la table source utilise le type de données NuméroAuto, Access définit le type de données Nombre pour votre champ Liste de choix.
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Revenez au mode Feuille de données, accédez à votre champ Liste de choix, puis sélectionnez un élément dans la liste.
Ou
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Créer une liste basée sur une valeur
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Cliquez sur Je taperai les valeurs souhaitées, puis cliquez sur Suivant.
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Dans la zone Nombre de colonnes, entrez le nombre de colonnes que vous voulez dans votre liste, puis accédez à la première cellule vide et entrez une valeur.
Lorsque vous entrez votre première valeur, une autre cellule vide apparaît en dessous de la cellule active.
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Lorsque vous avez terminé d’entrer votre première valeur, utilisez la touche TAB ou la flèche vers le bas pour passer à la cellule suivante, et entrez une deuxième valeur.
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Répétez les étapes 2 et 3 jusqu'à ce que vous ayez terminé de créer votre liste, puis cliquez sur Suivant.
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Si vous le souhaitez, entrez un nom pour le nouveau champ, puis cliquez sur Terminer.
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