Il peut être utile de compter le nombre d’enregistrements contenus dans un rapport. Dans les rapports groupés ou récapitulatives, vous pouvez afficher le nombre d’enregistrements dans chaque groupe. Vous pouvez également ajouter un numéro de ligne à chaque enregistrement pour faciliter la référence à chacun d’eux. Cet article explique, pas à pas, comment ajouter des nombres et des numéros de ligne à votre rapport.
Que voulez-vous faire ?
Compter le nombre d’enregistrements dans un rapport ou un groupe
Le mode Disposition vous offre le moyen le plus rapide d’ajouter des décomptes à votre rapport.
Compter les enregistrements à l’aide du mode Disposition
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Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le rapport, puis cliquez sur Mode Disposition dans le menu contextuel.
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Cliquez sur un champ que vous souhaitez compter. Pour vous assurer que tous les enregistrements sont comptés, cliquez sur un champ dont vous savez qu’il ne contient pas de valeurs Null, comme un champ ID.
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Sous l’onglet Créer, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Totaux.
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Effectuez l’une des opérations suivantes :
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Pour compter tous les enregistrements du rapport, qu’il y ait ou non une valeur dans le champ sélectionné, cliquez sur Compter les enregistrements.
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Pour compter uniquement les enregistrements pour lesquels il existe une valeur dans le champ sélectionné, cliquez sur Nombre de valeurs.
Remarque : Count Values n’est pas disponible pour les champs des types de données suivants :
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Texte long (mémo)
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Objet OLE
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Lien hypertexte
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Pièce jointe
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Access ajoute une zone de texte à la section Pied de page de rapport et définit sa propriété Source de contrôle sur une expression qui exécute la fonction Count . S’il existe des niveaux de regroupement dans votre rapport, Access ajoute également une zone de texte à chaque pied de groupe qui effectue le même calcul.
Remarque : Si vous utilisez le mode Disposition pour créer un décompte sur un champ spécifique, Access génère une expression qui compte uniquement les enregistrements pour lesquels ce champ n’est pas null. Par exemple, s’il y a 10 enregistrements dans le rapport et que vous ajoutez le nombre à un champ qui contient trois valeurs null, la zone de texte count affiche 7 , soit le nombre d’enregistrements contenant des valeurs non null. Vous pouvez éviter cela en ajoutant des nombres uniquement aux champs qui n’autorisent pas les valeurs Null (tels que les champs ID), ou vous pouvez modifier la source de contrôle de la zone de texte afin qu’elle compte toujours tous les enregistrements, qu’ils contiennent des valeurs Null ou non. Pour ce faire :
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Sélectionnez la zone de texte qui affiche le nombre. Si la feuille de propriétés n’est pas affichée, appuyez sur F4.
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Cliquez sur l’onglet Données.
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Dans la zone de propriété Source du contrôle , supprimez l’expression et tapez =Count(*).
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Enregistrez le rapport et basculez vers la vue Rapport pour afficher les résultats.
Compter les enregistrements à l’aide du mode Création
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Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le rapport, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
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Sous l’onglet Création, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Zone de texte.
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Effectuez l’une des opérations suivantes :
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Pour ajouter le nombre de tous les enregistrements dans le rapport, cliquez sur la section En-tête de rapport ou Pied de page du rapport dans laquelle vous souhaitez placer la zone de texte.
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Pour ajouter le nombre de tous les enregistrements de chaque groupe d’un rapport groupé, cliquez sur la section En-tête de groupe ou Pied de page de groupe dans laquelle vous souhaitez placer la zone de texte.
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Sélectionnez la zone de texte et appuyez sur F4 pour afficher la feuille de propriétés.
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Cliquez sur l’onglet Données.
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Dans la zone de propriété Source du contrôle , tapez =Count(*).
Cette expression utilise la fonction Count pour compter tous les enregistrements du rapport ou du groupe, même si certains champs de certains enregistrements ont la valeur Null. Pour compter les enregistrements uniquement lorsqu’un champ spécifique n’est pas null (par exemple, SupplierName), utilisez plutôt l’expression suivante : =CDbl(Nz(Count([SupplierName]),0))).
Ajouter un numéro de ligne pour chaque enregistrement d’un rapport ou d’un groupe
Vous pouvez numéroter les éléments de votre rapport. Par exemple, dans un rapport Ventes par produit, vous pouvez souhaiter que « 1 » précède le premier élément d’un groupe de produits, « 2 » pour précéder le deuxième élément, et ainsi de suite. Lorsque le groupe de produits suivant commence, le nombre recomment et « 1 » précède le premier élément.
Vous pouvez numéroter les éléments de votre rapport en utilisant un contrôle calculé et en définissant sa propriété Running Sum .
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Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le rapport, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
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Sous l’onglet Création, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Zone de texte.
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Dans la section Détails du rapport, faites glisser le pointeur pour créer la zone de texte, en veillant à ce qu’elle soit suffisamment large pour accueillir le plus grand numéro d’élément.
Par exemple, si vous avez probablement une centaine de commandes, vous aurez besoin d’espace pour au moins trois caractères (100). Si une étiquette apparaît en regard de la zone de texte, supprimez l’étiquette en cliquant dessus, puis en appuyant sur SUPPR. Si vous avez placé la zone de texte près de la marge de gauche, l’étiquette peut être masquée sous la zone de texte. À l’aide de la poignée de déplacement située dans le coin supérieur gauche de la zone de texte, faites glisser la zone de texte vers la droite afin de voir l’étiquette. Ensuite, vous pouvez cliquer sur l’étiquette et appuyer sur SUPPR.
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Sélectionnez la zone de texte. Si la feuille de propriétés n’est pas affichée, appuyez sur F4.
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Cliquez sur l’onglet Tout . Dans la zone de propriété Name , tapez un nom, tel que txtItemNumber.
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Cliquez sur l’onglet Données.
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Dans la zone de propriété Somme en cours d’exécution , sélectionnez Sur le groupe.
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Dans la zone propriété Source du contrôle , tapez =1.
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Cliquez sur l’onglet Format.
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Dans la zone De propriété Format , tapez #. (signe dièse suivi d’un point).
Cela met en forme le numéro de ligne avec un point suivant le nombre.
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Enregistrez le rapport et basculez vers la vue Rapport pour afficher les résultats.
