Comment évaluer les demandes de modification de projet

Par Jane Suchan, PMP

Le changement incontrôlé est l’un des principaux ennemis d’un chef de projet.     C’est pourquoi un processus de gestion des changements solide peut être le meilleur ami d’un responsable de projet. La mise en place de ce type de processus vous permet de fournir ce que le client a demandé, dans les chronologie requis et dans le budget convenu. Sans contrôle des modifications, l’étendue du projet devient une cible mobile et vous risquez de manquer un ou plusieurs facteurs de réussite de votre projet. La capacité de gérer et de contrôler les modifications, en particulier celle de l’étendue du projet, est essentielle pour atteindre les objectifs et un indicateur de performance typique pour un responsable de projet. Le changement de projet est inévitable et vous devez être prêt à y faire face quand — et non si — cela se produit.

Équilibrer la gestion du changement et la bureaucratie

L’un des défis pour les gestionnaires de projet consiste à équilibrer la nécessité de contrôler les changements de projet tout en évitant une bureaucratie excessive. La question est : Où est le point de basculement ? Étant donné que chaque projet est unique, le point auquel le contrôle des modifications cesse d’ajouter de la valeur et se transforme en paperasserie varie d’un projet à l’autre.

Certaines de vos parties prenantes, ou même les membres de votre équipe de projet, peuvent penser que la mise en place du contrôle des changements est votre façon d’éviter le glissement d’étendue redouté, et que vous ne voulez pas être flexible et faire ce qui est le mieux pour votre client et l’entreprise. Il est important de dissiper cette perception. Faites-leur savoir que ce que vous faites est exactement le contraire : vous implémentez un processus efficace pour évaluer de manière cohérente les modifications demandées. Si la modification est considérée comme une bonne idée, vous aurez des processus en place pour répondre si nécessaire.

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Le plan de gestion des changements de projet

Pour vous aider à répondre rapidement, un plan de gestion des changements de projet décrit ce qui se passe en cas d’écarts. Il n’est pas destiné à empêcher la modification ; son objectif est plutôt de décrire un processus qui indique clairement comment les changements seront communiqués, comment les décisions seront prises et comment le projet s’adaptera en conséquence.

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Mise en place du contrôle des modifications

Vous devez mettre en œuvre votre processus de contrôle des modifications dès que vous créez une base de référence pour les livrables clés, tels que les exigences métier et la planification. L’équipe de projet et les parties prenantes , ainsi que toute autre personne affectée par les modifications apportées au projet, doivent examiner et approuver le plan de gestion des changements avant de le mettre en œuvre.

Les petites modifications qui ont peu d’impact sur la réussite globale du projet ne doivent pas impliquer les mêmes rigueurs que celles apportées aux exigences ou aux jalons du calendrier du chemin critique. Le plan de gestion des modifications de projet doit indiquer quand une demande de modification de projet (PCR) formelle est requise. Par exemple :

• Quels sont les seuils pour les changements de planification et de budget ?

• Y a-t-il des modifications qui nécessitent toujours une demande de modification ?

• Quelles modifications le processus de gestion des modifications peut-il ignorer ?

Une mise en garde ici : ce sont souvent beaucoup de changements de petite portée qui font les dégâts, plutôt que les grands, évidents. Tenez-en compte lors de la définition de vos critères DEP. Par exemple, votre plan de gestion des modifications doit définir des catégories de demandes de modification, telles que ce qui est majeur ou mineur :

• Changements majeurs    Ceux-ci doivent être documenté en tant que PCR. Modifications majeures du projet :

  • Affecter les exigences ou les éléments de travail sur le chemin critique, en retardant les jalons importants ou la date de fin globale du projet d’un certain pourcentage de temps ou d’une certaine durée. Les principaux critères de modification doivent être définis pour chaque projet.

  • Exiger un financement supplémentaire (en dollars ou en pourcentage du budget). Là encore, le montant doit être défini pour chaque projet.

• Modifications mineures    Ces modifications de routine ne nécessitent pas de test DEP. Modifications mineures :

  • N’affectez pas significativement le plan. Ils n’étendent pas la date d’achèvement des jalons ou des tâches avec des dépendances de projet.

  • N’ont aucun impact financier négatif. Aucun écart budgétaire de projet ne se produira en conséquence.

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Conseils pour évaluer les demandes de modification

Le plan de gestion des modifications de projet doit également inclure des informations sur la façon dont les demandes de modification sont évaluées. Il est essentiel que les critères de cette évaluation soient déterminés avant qu’elle ne soit nécessaire afin de ne pas perdre de temps pour parvenir à un consensus. La définition de ces paramètres permet d’équilibrer le changement avec les objectifs et les avantages globaux de l’entreprise.

Voici quelques questions typiques à prendre en compte lors de l’évaluation d’une demande de modification :

• Cette modification ajoute-t-elle ou modifie-t-elle les exigences de l’entreprise ?

• Y a-t-il une solution de contournement ou ce changement est-il nécessaire pour la réussite globale du projet ?

• Ce changement nécessite-t-il une augmentation du financement ?

• Cela retardera-t-il la date de fin du projet ?

• Même si ce changement peut avoir un impact négatif sur ce projet, est-ce qu’il entraîne des avantages commerciaux importants qui le rendent intéressant ?

• Est-ce que la mise en œuvre de ce changement est maintenant plus logique que de la retarder ? Le retard finira-t-il par coûter plus d’argent à l’entreprise ?

• Toutes les parties prenantes concernées ont-elles été prises en compte et approuvent-elles le changement ?

• Y a-t-il des conséquences contractuelles à prendre en compte ? Par exemple, les engagements avec des fournisseurs externes ne seront-ils pas tenus en raison de cette modification ?

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Approbation des demandes de modification de projet

Il est également important de définir qui peut approuver (ou ne peut pas approuver) les modifications demandées. Il est courant de définir différents niveaux d’autorité de sorte que les changements de routine puissent être traités efficacement, tandis que les changements importants reçoivent le niveau nécessaire d’attention managériale.

Lorsqu’une modification proposée affecte l’étendue du projet, vous devez la considérer comme une décision commerciale qui nécessite l’approbation du commanditaire du projet. Lorsque l’étendue n’est pas affectée, l’équipe de projet et le sponsor peuvent décider que le responsable de projet a le pouvoir d’approuver la modification dans certaines limites. Pour certains projets, des tableaux de contrôle des modifications sont créés et convoqués régulièrement pour examiner et approuver les demandes de modification. Il peut y avoir différents tableaux de contrôle des modifications dans le organization, qui gèrent différents types de demandes de modification. Par exemple, une carte de contrôle des modifications techniques peut examiner les problèmes technologiques.

Un moyen simple de résumer les instructions pour l’approbation des demandes de modification est dans un tableau comme celui ci-dessous, qui est basé sur un exemple de projet :

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Le gros gain

Les équipes de projet sont toujours impatientes d’arriver à l’exécution du projet, parfois au détriment d’une planification efficace. Il est tentant de prendre des raccourcis et de supposer que vous allez comprendre les choses au fur et à mesure. La mise en place d’un processus de contrôle des changements bien développé, avant que les changements ne se produisent, aura d’importants avantages et de meilleurs résultats globaux pour le projet. Le fait de sortir la subjectivité du contrôle des changements permettra à l’équipe de projet de gérer les fluctuations de manière efficace et efficace. Un plan de gestion des changements bien pensé et détaillé qui a été accepté par les membres de l’équipe de projet et les parties prenantes permettra d’économiser du temps et de l’argent, ce que les gestionnaires de projet n’en ont jamais assez.

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