Comment communiquer via différents canaux de distribution

Microsoft Viva Amplify vous permet d’envoyer un message via plusieurs plateformes de communication pour amplifier votre communication interne. Grâce à Viva Amplify, vous pouvez créer un message et le modifier pour l’adapter à différents canaux de distribution tels qu’Outlook, les pages sharePoint et les actualités, Teams et Viva Engage (bientôt disponible). Avec autant d’options, il peut être difficile d’identifier le meilleur format pour chaque canal. L’identification des formats qui fonctionnent le mieux peut aider à améliorer l’engagement au sein de votre organization.

Outlook
SharePoint
Teams
Viva Engage (bientôt disponible)

Outlook

Email est idéal pour les messages réguliers et formels qui peuvent avoir un impact sur plusieurs groupes de personnes. Les e-mails sont des messages statiques qui ne peuvent pas être mis à jour une fois envoyés. Il est donc préférable de partager du contenu qui ne nécessite pas de mises à jour et de modifications constantes par e-mail. Envisagez d’utiliser l’e-mail pour communiquer des éléments tels que les mises à jour de l’entreprise, les présentations de nouveaux employés et les mises à jour status rapides.

Avantages de la communication par e-mail

Email communication est évolutive. Les destinataires d’un e-mail peuvent partager avec toute personne disposant d’une adresse e-mail, et vos lecteurs peuvent s’engager en répondant ou en transférant l’e-mail à un public plus large. Par conséquent, votre e-mail peut être lu par vos destinataires directs et peut également être vu par ceux qui ont été transférés. Les e-mails constituent également d’excellents outils pour la conservation des enregistrements et le suivi des conversations précieuses.

Lors de la création d’un e-mail, vous pouvez ajouter des liens vers d’autres contenus tels que des pages et des images SharePoint pour fournir une valeur supplémentaire.

Éléments à prendre en compte lors de la communication par e-mail

Email messages ne peuvent pas être non envoyés. En cas d’erreur, l’expéditeur doit envoyer un e-mail de suivi avec les corrections ou rappels prévus, puis renvoyer le message avec des corrections. Il est recommandé de relire soigneusement votre e-mail avant de l’envoyer pour vous assurer que toutes les informations sont exactes.

Email messages sont statiques, ce qui signifie que les informations ne peuvent pas être supprimées ou mises à jour, et que les informations envoyées représentent les informations les plus précises disponibles à ce moment-là.

Les e-mails peuvent être filtrés en dehors de la boîte de réception d’un lecteur, ce qui entraîne l’ignore ou la non-lecture des messages.

En savoir plus sur les meilleures pratiques lors de l’écriture d’e-mails de qualité avec Outlook.

Bonnes pratiques pour communiquer avec Outlook

Tonalité de la voix	Conserver des e-mails professionnels, informatifs et conviviaux Tenez compte de votre public lors de la création de votre message et basez votre ton sur le sujet.
Longueur	Gardez les e-mails courts et simples. Résumez vos main point(s) dans les premières phrases, en commençant par la plus importante.
moléculaire	S’il existe un élément d’action clair pour votre public, utilisez la ligne d’objet pour l’indiquer clairement. Identifiez à qui vous adressez dans votre message d’accueil. Commencez par votre message main, suivi des informations supplémentaires. Utilisez l’espacement, la numérotation ou les puces appropriés pour séparer les points clés. Gardez votre signature de courrier courte, professionnelle et libre de graphiques si possible.
Moyens d’augmenter l’engagement	Mettez l’accent sur votre appel à l’action en l’ajoutant à la ligne d’objet, en l’ajoutant au premier tiers de votre e-mail, en le répertoriant séparément et facilement visible, et en le mettant en gras ou en le mettant en surbrillance. Engage votre public en posant des questions dans votre e-mail.
Méthodes de mesure de l’engagement	Email engagement peut être mesuré par le suivi des réponses et des achèvements de l’appel à l’action.

SharePoint

Lors de la communication via SharePoint, les messages peuvent être conçus avec du contenu dynamique qui peut changer souvent. La communication dans SharePoint vous permet d’incorporer des thèmes de page, des composants WebPart et une personnalisation personnalisée pour créer des éléments interactifs qui augmenteront les opportunités d’engagement des lecteurs.

Utiliser une page SharePoint pour communiquer avec votre public

Une page SharePoint est une page web au sein d’un site SharePoint qui utilise un large éventail d’éléments tels que des boutons, des liens, des vidéos, des images, etc. pour rédiger et publier un message qui peut être mis à jour et modifié au fil du temps (par exemple, des événements importants ou des modifications de stratégie). Les pages peuvent être consultées par toute personne ayant accès pour afficher le site sur lequel la page est créée.

En savoir plus sur la création d’une page SharePoint moderne.

Utiliser un billet d’actualités SharePoint pour communiquer avec votre public

Un billet d’actualités SharePoint est une page SharePoint qui s’affiche dans le flux Viva Connections et sur d’autres pages qui utilisent le composant WebPart Actualités, y compris la page hub d’un organization. Vous pouvez facilement convertir n’importe quelle page SharePoint en billet d’actualités. Les billets d’actualités vous permettent également de cibler vos informations sur des données démographiques spécifiques qui ont été classées au sein de votre organization, telles qu’une équipe marketing, une équipe rh ou une direction. Ce ciblage d’audience permet à l’auteur de personnaliser qui voit son billet d’actualité une fois qu’il est publié.

En savoir plus sur la création et le partage d’un billet d’actualité SharePoint.

En savoir plus sur le ciblage d’audience dans SharePoint.

Avantages de la communication via SharePoint

Les messages créés dans SharePoint peuvent être facilement modifiés ou mis à jour aussi souvent que nécessaire. SharePoint vous permet également d’afficher l’analytique de page et de modifier les paramètres d’autorisation. Plus important encore, SharePoint offre à l’utilisateur la possibilité d’inclure un appel à des actions à l’aide du composant WebPart Appel à l’action, ce qui incite les utilisateurs à s’engager. L’utilisation de composants WebPart dynamiques vous permet de demander au lecteur de s’engager davantage en faisant défiler les images, en interagissant avec des graphiques, en accédant à des ressources externes via des liens et en permettant aux lecteurs d’aimer et de laisser des commentaires pour la page SharePoint. SharePoint vous permet également d’afficher l’analytique de page et de modifier les paramètres d’autorisation pour contrôler qui a accès à votre site.

Éléments à prendre en compte lors de la communication via SharePoint

Les lecteurs doivent avoir accès au site où la page ou le billet d’actualités est publié. Bien que les utilisateurs puissent demander l’accès à votre site, leur demande sera en attente jusqu’à ce que quelqu’un réponde.

Bonnes pratiques pour communiquer avec SharePoint

Tonalité de la voix	Le ton de votre communication via SharePoint doit s’aligner sur les conseils de marque de votre entreprise. Le ton dépend également du sujet et de l’objectif de la communication. En règle générale, la communication via SharePoint est conviviale et informelle. Le ton d’une page ou d’un billet d’actualité SharePoint doit correspondre à celui du site SharePoint sur lequel la page ou le billet d’actualité sera publié.
Longueur	Les pages SharePoint conviennent aux messages plus longs composés de deux rubriques ou plus. Envisagez de diviser les messages volumineux en sections plus petites et segmentées visuellement sur votre page SharePoint pour rendre les messages digestibles pour votre public.
moléculaire	Utilisez des sections de page SharePoint, des modèles et des composants WebPart pour encourager les lecteurs à interagir avec les informations via des boutons, des vidéos, des galeries d’images, des formulaires, des bibliothèques de documents, etc. Les modèles constituent une bonne base de départ. Utilisez des composants WebPart pour générer des messages attrayants et interactifs.
Moyens d’augmenter l’engagement	Utilisez les composants WebPart et la mise en forme du texte pour créer quelque chose de facile à lire et visuellement attrayant. Incluez un titre de page qui fournit suffisamment d’informations sur le sujet et tout appel à l’action. Utilisez le composant WebPart appel à l’action pour inciter les utilisateurs à agir en cliquant sur un lien de votre choix.
Méthodes de mesure de l’engagement	Vous pouvez utiliser l’analytique de page SharePoint pour mesurer l’engagement.

Teams

Teams est idéal pour une communication rapide qui atteint les membres de votre organization sans interrompre leur flux de travail.

Avantages de la communication via Teams

Les employés de nombreuses organisations passent la majeure partie de leur journée de travail avec Teams ouvert. Par conséquent, lorsque vous communiquez via Teams, vous êtes susceptible d’atteindre rapidement des personnes, car elles n’ont pas besoin d’ouvrir une autre application ou page pour afficher votre billet.

Éléments à prendre en compte lors de la communication via Teams

Selon la façon dont votre organization utilise Teams, les utilisateurs peuvent recevoir de nombreuses notifications Teams toutes les heures. Il est important de faire ressortir vos publications Teams afin qu’elles attirent l’attention et ne soient pas ignorées.

Bonnes pratiques pour communiquer avec Teams

Tonalité de la voix	Appliquez un ton convivial et décontracté lors de l’écriture de messages Teams. Envisagez d’utiliser des emojis pour illustrer les émotions et ajouter des éléments colorés et amusants à votre message.
Longueur	Gardez les publications Teams courtes et faciles à analyser. Résumez les points clés et établissez un lien vers des informations supplémentaires si nécessaire.
moléculaire	Commencez les publications avec votre point clé. Utilisez l’outil de mise en forme pour styliser le texte et ajouter des puces pour les publications comportant plusieurs points clés. Fournissez un bref résumé et un lien lorsque vous faites référence à du contenu existant (par exemple, une page ou un article SharePoint). Envisagez d’ajouter du caractère à vos messages à l’aide de gifs, d’illustrations et d’images fournies par Teams.
Moyens d’augmenter l’engagement	Demandez aux lecteurs de s’impliquer dans votre publication Teams en posant des questions ou en les encourageant à aimer et à commenter sous votre billet. Créez des sondages ou publiez des questions pour que tout le monde puisse voir et interagir avec les réponses des autres lecteurs. Utilisez @mentions pour attirer l’attention d’individus ou de groupes de personnes spécifiques.
Méthodes de mesure de l’engagement	Suivez les réactions de Teams, telles que les pouces vers le haut. Notez les conversations qui se produisent sur votre billet.

Viva Engage (bientôt disponible)

Viva Engage est une plateforme de communication qui connecte des personnes au sein d’un organization en leur permettant de créer des communautés, de partager des informations et d’impliquer les employés, en réunissant les personnes pour atteindre des objectifs communs et accéder rapidement à l’information. Viva Engage permet à tous les membres d’un organization de poser des questions publiquement, de faire une boucle sur les experts et de s’engager dans un discours social sur une variété de sujets.

Les dirigeants d’organisation peuvent utiliser Viva Engage pour stimuler la culture et aligner une organization en hébergeant des événements à l’échelle de l’entreprise via des vidéos en direct et à la demande. Les communicateurs peuvent également créer des campagnes sociales qui peuvent informer et déclencher des conversations percutantes dans un organization.

Avantages de la communication via Viva Engage

Viva Engage est une excellente plateforme de communication pour dynamiser et promouvoir la collaboration entre les employés d’un organization. Les membres de la communauté peuvent collaborer ouvertement, partager des idées, des informations et se connecter sur des centres d’intérêt communs.

Lorsqu’ils communiquent avec les employés par le biais de Viva Engage, les communicateurs peuvent facilement encourager et mesurer l’engagement en...

Votre organization peut voir l’engagement qu’un sujet particulier génère par le nombre de personnes qui ont vu le billet et donner aux téléspectateurs un moyen de réagir au contenu du message par le biais d’un commentaire, d’un j’aime ou d’une réaction. L’engagement peut être promu en marquant les individus à l’aide de @ et de leur nom ; les informer de la conversation en cours et les encourager à participer.

En savoir plus sur le nombre d’affichages.

Éléments à prendre en compte lors de la communication via Viva Engage

Lorsque vous communiquez via Viva Engage, il est important de garder les informations courtes et simples. Partagez des liens vers des formes de contenu plus longues et encouragez les utilisateurs à interagir en posant des questions au public, en encourageant les lecteurs à aimer, commenter et partager votre Viva Engage billet, et en incorporant des éléments interactifs tels que des sondages et des enquêtes.

Gardez le ton de vos Viva Engage publications amicales, informatives et décontractées. Selon organization taille et l’échelle de communication, il peut être utile d’avoir un ou deux modérateurs qui peuvent surveiller les publications et guider la conversation si elle commence à sortir du sujet, à se diriger vers une rubrique polarisante ou à désactiver les commentaires si nécessaire.

Soyez respectueux si vous critiquez le point de vue d’un autre, ne couvrez pas les sujets qui pourraient faire honte ou aliéner les autres, et évitez de polariser des sujets comme la politique et la religion. Ne publiez rien qui soit privé, confidentiel, ou qui ne distingue pas un tiers spécifique d’une manière négative.

Tonalité de la voix	Reportez-vous aux conseils de marque de votre entreprise qui sont spécifiques à votre organization. Le ton de votre billet doit être amical, informatif et décontracté. Soyez respectueux si vous critiquez. Ne couvrez pas les sujets qui pourraient faire honte ou aliéner vos lecteurs, et évitez de polariser des sujets comme la politique ou la religion. Ne publiez rien qui soit privé ou confidentiel. Évitez de singler une partie spécifique d’une manière négative.
Longueur	Gardez les billets courts et faciles à analyser. Résumez les points clés et établissez un lien vers des informations supplémentaires si nécessaire.
moléculaire	Commencez les publications avec votre point clé. Fournissez un bref résumé et un lien lorsque vous faites référence à du contenu existant (par exemple, une page ou un article SharePoint). Utilisez des images et des vidéos si nécessaire. Utilisez des @mentions et des hashtags pour attirer l’attention d’individus ou de groupes de personnes spécifiques.
Moyens d’augmenter l’engagement	Demandez aux lecteurs de s’impliquer dans votre billet en posant des questions ou en les encourageant à aimer, partager et laisser des commentaires. Encouragez vos membres à inviter d’autres personnes à rejoindre votre communauté Viva Engage. Créez des sondages ou publiez des questions pour que tout le monde puisse voir et interagir avec les réponses des autres lecteurs.
Méthodes de mesure de l’engagement	Notez les conversations qui se produisent sur votre billet.