Pour obtenir une version Microsoft Word 2002 de cet article, consultez294683. Pour obtenir une version Microsoft Word 97 de cet article, consultez141922.

DANS CETTE TÂCHE

Résumé

Cet article pas à pas décrit ce qu’est le publipostage et comment effectuer un publipostage de base pour créer une lettre de formulaire dans Microsoft Word. Pour plus d’informations sur l’exécution d’autres types de publipostage, la fusion avec d’autres types de données et la résolution des problèmes, consultez la liste des articles de la section Articles connexes de cet article. Pour obtenir une description des termes utilisés dans cet article, consultez la section Glossaire de cet article.

Qu’est-ce que le publipostage ?

Le publipostage est une fonctionnalité de Word. Avec le publipostage, vous pouvez fusionner des informations réutilisables (telles qu’une lettre de formulaire) avec des informations variables (telles qu’une base de données de noms et d’adresses de clients). De cette façon, vous pouvez avoir des documents qui sont presque exactement les mêmes : la substance des documents est la même pour chaque client, mais chaque document est personnalisé pour un individu particulier dans votre base de données. Il existe trois composants main à un publipostage :

  • Le main document qui contient les informations réutilisables : texte et graphiques. Le document main détermine également le format du document fusionné résultant, par exemple, une lettre, des enveloppes ou des étiquettes.

  • Source de données qui contient les informations de la variable : une liste de noms et d’adresses, par exemple.

  • Document fusionné qui contient la combinaison de texte réutilisable et d’informations sur les variables.

Le document main contient le texte réutilisable et les graphiques que vous souhaitez dans chaque version du document fusionné. Dans le document main, vous insérez des instructions spéciales, appelées champs de fusion, pour indiquer où vous souhaitez que les informations de variable apparaissent. Lorsque vous fusionnez les informations de la source de données avec le document main, les informations de variable remplacent les champs de fusion par les informations individualisées. Le résultat est le document fusionné qui contient la combinaison de texte réutilisable et d’informations variables. La source de données contient les informations (telles que les noms, les adresses et les numéros de téléphone) qui varient selon la version du document. La plupart du temps, vous pouvez stocker vos données dans un document Word ; toutefois, Word reconnaît également d’autres formats. Par exemple, la source de données peut être une feuille de calcul Microsoft Excel, une base de données Microsoft Access ou un fichier de variable séparée par des virgules (CSV). La source de données est configurée avec une ligne d’en-tête (également appelée enregistrement d’en-tête) et des enregistrements de données. La ligne d’en-tête est le premier élément de la source de données. Il contient les noms de champs qui identifient les informations de variable. Les enregistrements de données contiennent les informations individualisées. Chaque enregistrement de données est constitué d’un ou plusieurs champs, en fonction de la quantité d’informations variables dont vous disposez pour chaque individu. Cet ensemble d’informations constitue un enregistrement de données. Le processus de fusion et publipostage comporte quatre étapes main :

  1. Ouvrez ou créez le document main.

  2. Ouvrez ou créez la source de données.

  3. Modifiez le document main.

  4. Effectuez la fusion.

La procédure suivante montre comment créer une lettre de formulaire, l’attacher à une source de données, la mettre en forme et fusionner les documents. La procédure de création d’enveloppes ou d’étiquettes fusionnées est similaire. Pour plus d’informations, consultez l’article approprié répertorié dans la sectionArticles connexes de cet article.

Étape 1 : Ouvrir ou créer le document principal

  1. Si vous avez un document qui contient le texte réutilisable que vous souhaitez utiliser, ouvrez-le. Ou, si vous souhaitez créer une lettre de formulaire et qu’aucun document vide n’est actuellement affiché, cliquez sur Nouveau dans la barre d’outils Standard.

  2. Dans le menu Outils, cliquez sur Fusion et publipostage.

  3. Dans la zone Document principal de la boîte de dialogue Helper de fusion et publipostage, cliquez sur Créer.

  4. Cliquez sur Lettres de forme. Vous êtes invité à utiliser la fenêtre active pour le document main ou à créer un document main. Cliquez sur Fenêtre active. Le document actif devient le publipostage main document.Word retourne à l’assistance de fusion et publipostage.

  5. Accédez à l’étape 2 : Ouvrir ou créer la source de données.

Étape 2 : Ouvrir ou créer la source de données

Lorsque vous ouvrez ou créez une source de données à l’aide de l’assistant fusion et publipostage, vous indiquez à Word d’utiliser un ensemble spécifique d’informations de variable pour votre fusion. Utilisez l’une des méthodes suivantes pour joindre le document main à la source de données.

Méthode 1 : Si vous tapez les noms et adresses pour la première fois

Pour créer une base de données, procédez comme suit :

  1. Dans la zone Source de données de la boîte de dialogue Helper de fusion et publipostage, cliquez sur Obtenir des données.

  2. Cliquez sur Créer une source de données. La boîte de dialogue Créer une source de données s’affiche. Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez spécifier les noms de champs à inclure dans la source de données. La zone Noms des champs dans la zone Ligne d’en-tête répertorie les noms de champs qui sont souvent utilisés dans les lettres de formulaire, les étiquettes de publipostage et les enveloppes. Vous pouvez supprimer les champs que vous ne souhaitez pas en les sélectionnant un par un, puis en cliquant sur Supprimer le nom du champ. Si vous souhaitez créer des noms de champs, tapez le nom du nouveau champ dans la zone Nom du champ, puis cliquez sur Ajouter un nom de champ. Lorsque vous avez terminé de créer des champs et de supprimer les champs que vous ne souhaitez pas, cliquez sur OK.

  3. La boîte de dialogue Enregistrer sous s’affiche. Dans la zone Nom de fichier, tapez le nom que vous souhaitez donner à votre source de données, puis cliquez sur Enregistrer.

  4. Lorsque vous êtes invité à modifier la source de données ou à configurer le document main, cliquez sur Modifier la source de données.

  5. Lorsque la boîte de dialogue Formulaire de données s’affiche, tapez vos informations dans le formulaire. S’il n’y a pas d’informations pour un champ particulier, laissez la case vide. Par défaut, Word ignore les champs vides, de sorte que la fusion n’est pas affectée si des entrées vides se trouvent dans le formulaire de données. L’ensemble d’informations dans chaque formulaire constitue un enregistrement de données.

  6. Après avoir tapé les informations d’un enregistrement, cliquez sur Ajouter nouveau pour passer à l’enregistrement suivant.

  7. Après avoir ajouté toutes vos données, cliquez sur OK pour revenir au document main. Notez la barre d’outils Fusion et publipostage.

  8. Enregistrez le document main. Lorsque vous enregistrez le document main à ce stade, vous enregistrez également la source de données et l’attachez au document main.

  9. Accédez à Étape 3 : Modifier le document principal.

Méthode 2 : si vous utilisez une source de données existante

Pour utiliser une source de données existante, procédez comme suit :

  1. Dans la boîte de dialogue Helper de fusion et publipostage, cliquez sur Obtenir des données.

  2. Cliquez sur Ouvrir la source de données.

  3. Dans la boîte de dialogue Ouvrir une source de données, sélectionnez le fichier qui contient les informations de variable que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur Ouvrir. REMARQUE : si la source de données n’est pas répertoriée dans la liste des fichiers, choisissez le lecteur et le dossier appropriés. Si nécessaire, sélectionnez l’option appropriée dans la zone Lister les fichiers de type. Sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Ouvrir.Word vous invite à entrer le message suivant :

    Word trouvé aucun champ de fusion dans votre document main. Cliquez sur le bouton Modifier le document principal pour insérer des champs de fusion dans votre document main.

  4. Cliquez sur Modifier le document principal pour revenir au document main. Notez la barre d’outils Fusion et publipostage.

  5. Enregistrez le document main. Lorsque vous enregistrez le document main à ce stade, vous enregistrez également la source de données et l’attachez au document main.

  6. Accédez à Étape 3 : Modifier le document principal.

Étape 3 : Modifier le document principal

À l’étape 1, vous avez choisi d’ouvrir un document existant ou d’en créer un nouveau. Utilisez l’une des méthodes suivantes, en fonction de la sélection effectuée à l’étape 1.

Méthode 1 : Si vous utilisez un document existant

  1. Cliquez à l’emplacement où vous souhaitez insérer les informations de votre source de données.

  2. Dans la barre d’outils Fusion et publipostage, cliquez sur Insérer un champ de fusion, puis cliquez sur le champ de fusion que vous souhaitez utiliser. REMARQUE : veillez à taper les espaces ou les ponctuations souhaités entre deux champs de fusion ou après un champ de fusion. Vous pouvez également mettre en forme (appliquer une mise en forme en gras ou en italique à) les champs de fusion, comme vous le feriez avec du texte normal.

  3. Répétez les étapes 1 et 2 pour chaque champ de fusion que vous souhaitez ajouter à votre document.

  4. Lorsque vous avez terminé de modifier le document main, cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer sous dans le menu Fichier. Nommez le fichier, puis cliquez sur Enregistrer.

  5. Accédez à Étape 4 : Effectuer la fusion.

Méthode 2 : Si vous utilisez un nouveau document principal

  1. Tapez ou ajoutez le texte et les graphiques que vous souhaitez inclure dans votre lettre.

  2. Chaque fois que vous arrivez à un endroit où vous souhaitez insérer des informations à partir de la source de données, cliquez sur Insérer un champ de fusion dans la barre d’outils Fusion et publipostage, puis cliquez sur le champ de fusion que vous souhaitez utiliser.REMARQUE : veillez à taper les espaces ou les ponctuations souhaités entre deux champs de fusion ou après un champ de fusion. Vous pouvez également mettre en forme (appliquer une mise en forme en gras ou en italique à) les champs de fusion, comme vous le feriez avec du texte normal.

  3. Lorsque vous avez terminé de modifier le document main, cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer sous dans le menu Fichier. Nommez le fichier, puis cliquez sur Enregistrer.

  4. Accédez à Étape 4 : Effectuer la fusion.

Étape 4 : Effectuer la fusion

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Fusion et publipostage.

  2. Sous Fusionner les données avec le document, cliquez sur Fusionner.

  3. Dans la boîte de dialogue Fusionner, cliquez sur Fusionner dans, puis sélectionnez Nouveau document pour afficher le document fusionné à l’écran. Pour imprimer le document fusionné, cliquez sur Imprimer dans le menu Fichier. REMARQUE : Dans la zone Fusionner avec, sélectionnez Imprimante si vous souhaitez envoyer le document fusionné à l’imprimante sans l’afficher au préalable sur votre écran.

  4. Cliquez sur Fusionner.

Glossaire

Texte standard. Informations génériques qui sont répétées dans chaque lettre, étiquette de publipostage, enveloppe ou catalogue. Champ de données. Catégorie d’informations dans une source de données. Un champ de données correspond à une colonne d’informations dans la source de données. Le nom de chaque champ de données est répertorié dans la première ligne (ligne d’en-tête) de la source de données. « PostalCode » et « LastName » sont des exemples de noms de champs de données. Enregistrement de données. Ensemble complet d’informations connexes dans une source de données. Un enregistrement de données correspond à une ligne d’informations dans la source de données. Toutes les informations relatives à un client dans une liste de diffusion client sont un exemple d’enregistrement de données. Source de données. Une source de données est un fichier qui contient les données qui varient dans chaque copie d’un document fusionné. Par exemple, une source de données peut inclure le nom et l’adresse de chaque destinataire d’une lettre de formulaire. Délimité. Fichier texte dont les champs de données sont séparés (ou délimités) par des tabulations ou des virgules, et des enregistrements de données délimités par des marques de paragraphe. Ligne d’en-tête. Première ligne (ou enregistrement) dans une source de données de fusion et publipostage. La ligne d’en-tête contient les noms de champs pour les catégories d’informations dans la source de données ; par exemple, « Name » et « City ». La ligne d’en-tête peut également être stockée dans un document distinct appelé source d’en-tête. Document principal. Dans une opération de fusion et publipostage, le document qui contient le texte et les graphiques qui restent les mêmes pour chaque version du document fusionné ; par exemple, l’adresse de retour et le corps d’une lettre form. Champ de fusion. Espace réservé que vous insérez dans le document main. Les champs de fusion dirigent Microsoft Word où insérer des informations spécifiques à partir de la source de données. Par exemple, insérez le champ de fusion « Ville » pour que Word insérer un nom de ville, tel que « Paris », stocké dans le champ de données Ville. Document fusionné. Document créé en fusionnant les données de la source de données dans le document main.

Références

Ressources additionnelles

Word ressources de prise en charge de la fusion et publipostagePour plus d’informations sur le publipostage, cliquez sur Microsoft Word Aide dans le menu Aide, tapez Fusion et publipostage dans l’Assistant Office ou l’Assistant Réponse, puis cliquez sur Rechercher pour afficher les rubriques retournées.

Articles connexes

Pour plus d’informations sur le publipostage, cliquez sur les numéros d’article suivants pour afficher les articles de la Base de connaissances Microsoft :

212322 PROCÉDURE : Concevoir et configurer des données de fusion et publipostage dans Microsoft Word 2000

212017 PROCÉDURE : Utiliser le publipostage pour créer des enveloppes dans Word 2000

212034 PROCÉDURE : créer des étiquettes de publipostage à l’aide du publipostage dans Word 2000

212029 PROCÉDURE : créer une étiquette personnalisée ou modifier une étiquette existante dans Word 2000

212012 WD2000 : Guide pratique pour forcer le début du texte sur la même ligne dans une lettre fusionnée

211363 WD : Comment spécifier plusieurs conditions avec un SI imbriqué

212314 PROCÉDURE : utiliser une source de données Excel pour le publipostage dans Word 2000

214183 PROCÉDURE : Utiliser le publipostage avec une requête de paramètre Access dans Word 2000

211190 PROCÉDURE : utiliser des données Access 2000 dans Word 2000

211206 PROCÉDURE : utiliser le carnet d’adresses Outlook Express dans un publipostage dans Microsoft Word

212379 WD2000 : Guide pratique pour convertir des fichiers de données et des carnets d’adresses WordPerfect 6.x

212334 WD2000 : Comment convertir des données d’une colonne en table

211702 WD2000 : Comment convertir des données de fusion WordPerfect

214827 WD : Utilisation des champs SI imbriqués dans un document de fusion et publipostage

264722 WD2000 : Comment supprimer des lignes vides pendant un publipostage

211303 Comment utiliser le publipostage pour créer une liste triée par catégorie dans Word 2000

211293 PROCÉDURE : Modifier la mise en forme des adresses de remise ou de retour dans Word 2000

212078 PROCÉDURE : ajouter un graphique ou un logo à chaque étiquette dans Word 2000

212358 WD2000 : Échec de l’attachement ou de la fusion de la source de données de fusion

212263 WD2000 : Message d’erreur : Word n’a pas pu ouvrir <fichier Name.doc> en tant que source de données ou d’en-tête, car il s’agit du document principal de fusion et publipostage actif

212125 WD2000 : Message d’erreur : « Erreur ! Source de référence introuvable' avec un champ d’appel ou de remplissage vide

211729 WD2000 : ErrMsg : « Word n’a pas pu fusionner le document main avec la source de données, car les enregistrements de données étaient vides ou aucun enregistrement de données ne correspondait à vos options de requête. »

242339 WD2000 : Mal orthographié Word non marqué lors de la vérification de l’orthographe du document fusionné

211437 WD2000 : Fusion et publipostage Des documents principaux et de données non enregistrés en arrière-plan

240854 WD2000 : Limitations de la conversion de documents WordPerfect 5.x

211727 WD2000 : Document principal de fusion et publipostage restauré à la normale Word document

189196 WD2000 : Message d’erreur : « <nom du fichier de document principal> est un document principal de fusion et publipostage » à l’aide d’Outlook 97 ou de Schedule+

212354 WD2000 : Mise en forme des caractères dans la source de données non conservée après la fusion

212068 WD2000 : Modifier la casse n’applique pas la mise en forme aux champs de fusion

220250 WD2000 : Message d’erreur : Les champs sont trop profondément imbriqués dans le publipostage

211322 WD2000 : Impossible de modifier les noms de champs par défaut dans l’assistance de fusion et publipostage

214157 WD2000 : Impossible de remplacer toutes les occurrences d’un champ MERGEFIELD non valide

211651 WD2000 : Espace vide s’affiche si le champ est vide dans le publipostage

264892 WD2000 : La ligne vide n’est pas supprimée dans un publipostage conditionnel

270623 OLEXP : Utilisation du carnet d’adresses Outlook Express dans une procédure de fusion et publipostage

192258 Comment effectuer un publipostage avec votre liste de contacts dans Outlook 2000

Facebook LinkedIn E-mail

Besoin d’aide ?

Vous voulez plus d’options ?

Explorez les avantages de l’abonnement, parcourez les cours de formation, découvrez comment sécuriser votre appareil, etc.

Avantages de l’abonnement Microsoft 365

Formation Microsoft 365

Sécurité Microsoft

Centre d’accessibilité