Une boîte aux lettres partagée est une seule adresse e-mail partagée, telle que support@yourcompany.com utilisée par plusieurs membres d’une équipe ou d’une entreprise pour envoyer et recevoir des e-mails à partir d’une boîte de réception centrale à laquelle vos employés peuvent accéder et y répondre. Lorsque les employés répondent à un compte de messagerie partagé, il s’affiche comme étant envoyé à partir de l’adresse e-mail partagée, et non de leur adresse e-mail professionnelle. Les boîtes aux lettres partagées n’utilisent pas de compte d’utilisateur ou de licence M365. De nombreuses petites entreprises utilisent donc un e-mail partagé pour économiser l’espace de messagerie. En outre, vous obtenez un calendrier partagé pour garder tout le monde sur la même page.
Qu’est-ce que je vais apprendre ?
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Créer une boîte aux lettres partagée
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Comment ajouter la boîte de réception et le calendrier partagés dans Outlook
De quoi ai-je besoin ?
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10 minutes
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Accès à la Centre d’administration Microsoft 365
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Outlook pour Windows
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Connectez-vous à admin.microsoft.com. Seul l’administrateur de l’entreprise ou un employé disposant d’autorisations d’administrateur peut se connecter.
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Sélectionnez Teams & groupes > boîtes aux lettres partagées.
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Sélectionnez Ajouter une boîte aux lettres partagée.
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Tapez le nom de la boîte aux lettres partagée et l’adresse e-mail souhaitée. Si vous avez plusieurs domaines, vous pouvez choisir celui que vous souhaitez utiliser. Sélectionnez ensuite Enregistrer les modifications.
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Une fois la boîte aux lettres partagée créée, sélectionnez Ajouter des membres à votre boîte aux lettres partagée pour permettre aux employés d’y accéder.
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Sélectionnez Ajouter des membres , puis sélectionnez les employés que vous souhaitez ajouter dans la liste. Vous pouvez également rechercher un membre si vous le souhaitez. Sélectionnez ensuite Ajouter.
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Quittez le volet Membres de la boîte aux lettres partagée, puis sélectionnez le nom de la boîte aux lettres qui a été créée. À partir de là, vous pouvez effectuer des opérations telles que :
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Modifier les informations de boîte aux lettres
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Ajouter d’autres membres
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Créer une réponse automatique à partir de la boîte aux lettres
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Gérer les autorisations de boîte aux lettres pour chacun des membres
Conseil : Les boîtes aux lettres partagées ne nécessitent généralement pas de licence et certaines petites entreprises utilisent des boîtes aux lettres partagées pour économiser de l’espace de messagerie. Si une licence est associée à votre boîte aux lettres partagée, vous pouvez retourner la licence afin de ne pas payer pour une licence dont vous n’avez pas besoin. Pour en savoir plus, consultez Supprimer une licence d’une boîte aux lettres partagée .
Une fois que vous avez créé la boîte aux lettres partagée, il est très simple pour toute personne que vous avez ajoutée en tant que membre de la boîte aux lettres partagée d’ajouter la boîte de réception et le calendrier à Outlook.
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Accédez à Outlook. Si elle est déjà ouverte, fermez l’application et attendez quelques instants. Ensuite, ouvrez l’application. Au démarrage de l’application, la boîte de réception partagée se charge sous votre compte principal.
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Sélectionnez la boîte de réception partagée pour afficher les e-mails qui ont été remis à cette boîte aux lettres. Vous pouvez répondre aux e-mails directement à partir de cette adresse e-mail, de sorte que n’importe qui de votre entreprise peut répondre sans qu’elle indique qui répond réellement.
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Sélectionnez Calendrier , puis sélectionnez le calendrier partagé sous Mes calendriers.
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Lorsque vous entrez des rendez-vous, chaque membre de la boîte aux lettres partagée peut les voir.
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N’importe quel membre de la boîte aux lettres partagée peut créer, afficher et gérer des rendez-vous dans le calendrier, tout comme ils le feraient leurs rendez-vous personnels. Tous les membres de la boîte aux lettres partagée peuvent voir les modifications apportées au calendrier partagé.
Conseil : Vous pouvez examiner votre calendrier et le calendrier partagé côte à côte, ou s’ils sont tous les deux sélectionnés, choisissez Afficher en mode superposition pour afficher tous les événements ensemble.
