Créer un publipostage ou un publipostage dans Publisher

Utiliser une liste existante

1. Cliquez sur Publipostage > Sélectionner les destinataires > Utiliser la liste existante.

   Par défaut, Publisher stocke les sources de données dans le dossier Mes sources de données . Vous devrez peut-être parcourir pour localiser votre source de données.

2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner une source de données, cliquez sur la source de données souhaitée, puis cliquez sur Ouvrir.

   Selon le type de source de données que vous sélectionnez, d’autres boîtes de dialogue peuvent s’afficher pour demander des informations spécifiques. Par exemple, si votre source de données est un classeur Excel avec des informations sur plusieurs feuilles de calcul, vous devez sélectionner la feuille de calcul contenant les informations souhaitées.

Sélectionner parmi les contacts Outlook

1. Cliquez sur Publipostage > Sélectionner les destinataires > Sélectionner parmi les contacts Outlook.

   Si vous êtes invité à choisir un profil de messagerie, cliquez sur le profil souhaité, puis cliquez sur OK.

2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner des contacts , cliquez sur la liste de contacts souhaitée, puis cliquez sur OK.

   Tous les contacts du dossier apparaissent dans la boîte de dialogue Destinataires de fusion et publipostage , où vous pouvez filtrer et trier la liste des destinataires à inclure dans la fusion.

Tapez une nouvelle liste

Si vous n’avez pas de liste existante à laquelle vous connecter, vous pouvez en créer une nouvelle.

1. Cliquez sur Publipostage > Sélectionner les destinataires > taper une nouvelle liste.

2. Dans la boîte de dialogue Nouvelle liste d’adresses, tapez les informations de la première entrée dans les champs pertinents pour votre publipostage.

   Remarque : Pour modifier les colonnes par défaut, cliquez sur Personnaliser les colonnes et ajoutez, supprimez, renommez et réorganisez les colonnes de la liste.

3. Une fois que vous avez terminé d’entrer les informations de la première entrée, cliquez sur Nouvelle entrée.

4. Répétez les étapes 2 et 3 jusqu’à ce que vous ayez terminé d’ajouter des entrées, puis cliquez sur OK.

5. Dans la boîte de dialogue Enregistrer la liste d’adresses , tapez un nom pour la liste d’adresses dans la zone Nom de fichier , puis enregistrez-le.

   Remarque : Par défaut, Publisher enregistre les listes d’adresses dans le dossier Mes sources de données . Il est préférable de conserver la liste d’adresses ici, car il s’agit également du dossier par défaut dans lequel Publisher recherche des sources de données.

   Tous les contacts de votre nouvelle liste s’affichent dans la boîte de dialogue Destinataires du publipostage , où vous pouvez filtrer et trier la liste des destinataires à inclure dans la fusion.

Sélectionner des destinataires

Dans la boîte de dialogue Destinataires de fusion et publipostage , vous pouvez sélectionner les destinataires que vous souhaitez inclure dans la fusion. Activez les cases à cocher situées en regard des destinataires à inclure, et désactivez celles correspondant aux destinataires que vous souhaitez exclure.

Si vous souhaitez utiliser uniquement certaines entrées de votre liste, vous pouvez filtrer votre liste par un champ ou un critère spécifique. Après avoir filtré la liste, vous pouvez utiliser les zones case activée pour inclure et exclure des enregistrements.

Filtrez les éléments de la liste :

1. Cliquez sur la flèche en regard de l’en-tête de colonne de l’élément par lequel vous souhaitez filtrer.

2. Cliquez sur l’une des options suivantes :

   • (Vides) affiche tous les enregistrements dans lesquels le champ correspondant est vide.

   • (Non vides) affiche tous les enregistrements dans lesquels le champ correspondant contient des informations.

   • (Avancé) ouvre la boîte de dialogue Filtrer et trier , que vous pouvez utiliser pour filtrer sur plusieurs critères. Vous pouvez également cliquer sur Filtrer sous Affiner la liste des destinataires dans la boîte de dialogue Destinataires de fusion et publipostage pour ouvrir la boîte de dialogue Filtrer et trier .

   • Pour sélectionner ou effacer rapidement tous les éléments, sélectionnez ou désactivez l’en-tête de colonne de zone de case activée.

     Conseil : Si votre source de données contient des enregistrements qui partagent les mêmes informations et qu’il y a dix valeurs uniques ou moins dans la colonne, vous pouvez filtrer par informations spécifiques. Par exemple, si plusieurs adresses répertorient l’Australie comme pays/région, vous pouvez filtrer sur Australie.

     La boîte de dialogue Destinataires de fusion et publipostage affiche uniquement les enregistrements désignés. Pour afficher à nouveau tous les enregistrements, cliquez sur (Tous) .

Si vous souhaitez afficher les éléments par ordre alphabétique, vous pouvez trier les éléments de votre liste.

Trier les éléments de la liste :

• Dans la boîte de dialogue Destinataires de fusion et publipostage , cliquez sur l’en-tête de colonne de l’élément que vous souhaitez trier. Par exemple, si vous souhaitez afficher la liste par ordre alphabétique par nom, cliquez sur l’en-tête de colonne Nom .

• Pour trier à l’aide de plusieurs critères, dans la boîte de dialogue Destinataires de fusion et publipostage , cliquez sur Trier. Dans la boîte de dialogue Filtrer et trier qui s’affiche, sélectionnez les critères que vous souhaitez trier.

Haut de la page

Insérer une zone de texte

1. Cliquez sur Insérer > zone de texte dessiner .

2. Dans votre composition, pointez sur l’emplacement où vous souhaitez qu’un coin de la zone de texte apparaisse, puis faites glisser en diagonale jusqu’à ce que vous ayez la taille de zone de texte souhaitée.

Ajouter le texte souhaité dans chaque version

• Cliquez dans la zone de texte, puis tapez le texte que vous souhaitez afficher dans chaque version de votre composition de fusion et publipostage.

Ajouter des champs de données à votre composition

1. Dans votre composition de fusion et publipostage, cliquez dans la zone de texte où vous souhaitez insérer le champ de données.

2. Insérez l’un des éléments suivants :

   • Bloc d’adresses avec le nom, l’adresse et d’autres informations :

     1. Dans le groupe Écrire & Insérer des champs , cliquez sur Bloc d’adresses.

     2. Dans la boîte de dialogue Insérer un bloc d’adresse, cliquez sur les éléments d’adresse que vous souhaitez inclure, puis cliquez sur OK.

        Remarque : Si les noms des champs de données de votre source de données ne correspondent pas aux noms des champs utilisés par Publisher pour le bloc d’adresses, vous devrez peut-être cliquer sur Correspondance des champs dans la boîte de dialogue Insérer un bloc d’adresse . Dans la boîte de dialogue Correspondance des champs , utilisez les listes déroulantes pour sélectionner les champs de votre source de données qui correspondent aux champs du serveur de publication.

   • Formule d’appel

     1. Dans le groupe Écrire & Insérer des champs , cliquez sur Ligne de salutation.

     2. Dans la boîte de dialogue Ligne de salutation , sélectionnez le format de ligne de salutation, qui inclut la salutation, le format de nom et la ponctuation suivante.

     3. Sélectionnez le texte que vous souhaitez afficher dans les cas où Publisher ne peut pas interpréter le nom du destinataire ; par exemple, lorsque la source de données ne contient pas le prénom ou le nom d’un destinataire, mais uniquement le nom de la société, puis cliquez sur OK.

        Remarque : Si les noms des champs de données dans votre source de données ne correspondent pas aux noms des champs utilisés par Publisher pour la ligne de message d’accueil, vous devrez peut-être cliquer sur Correspondance des champs dans la boîte de dialogue Ligne de salutation . Dans la boîte de dialogue Correspondance des champs , utilisez les listes déroulantes pour sélectionner les champs de votre source de données qui correspondent aux champs du serveur de publication.

   • Image

     1. Dans le groupe Écrire & Insérer des champs , cliquez sur Image, puis sur Insérer un champ image.

     2. Dans la boîte de dialogue Insérer un champ image , sélectionnez le champ d’image à insérer.

     3. Remarque : Si vous souhaitez fusionner des images dans vos pages de composition, votre source de données doit inclure des noms de fichiers ou des chemins d’accès pour les fichiers image que vous souhaitez fusionner. N’incluez pas les images ou les images réelles dans votre source de données.

   • Champs d’informations individuels

     • Dans le groupe Écrire & Insérer des champs , sélectionnez Insérer un champ de fusion, puis cliquez sur les champs que vous souhaitez inclure dans la zone de texte.

Mettre en forme les champs de données

Vous pouvez appliquer des formats aux champs de données et à tout autre texte que vous avez ajouté (par exemple, un message d’accueil ou une salutation comme Dear...) pour modifier l’apparence des données fusionnées. Pour mettre en forme les données fusionnées, vous devez mettre en forme les champs de données dans votre composition de fusion et publipostage.

Dans votre composition de fusion et publipostage, sélectionnez le champ contenant les informations que vous souhaitez mettre en forme.

• Si le champ est un bloc d’adresses ou une ligne de salutation, dans le groupe Écrire & Insérer des champs , sélectionnez Format.

• Si le champ est un champ de données individuel, dans le menu Outils de zone de texte Format , cliquez sur Police, puis sélectionnez les options souhaitées.

• Si le champ sélectionné est reconnu par Publisher comme étant un nombre, une devise, une date ou une heure, cliquez sur Format et modifiez la mise en forme de la façon dont ces types de champs sont affichés.

Afficher un aperçu des données de destinataire dans les champs de données de votre composition

Vous pouvez examiner l’affichage de votre composition avec les données réelles dans les champs fusionnés.

Pour afficher un aperçu de votre composition, cliquez sur Aperçu des résultats, puis effectuez l’une des opérations suivantes :

• Pour afficher un aperçu des entrées dans l’ordre, cliquez sur les boutons de navigation pour voir comment chaque entrée apparaîtra dans votre composition fusionnée.

  Les informations du premier enregistrement de votre source de données remplissent les champs de fusion. Vous ne pouvez pas modifier vos entrées de source de données sur vos pages de composition, mais vous pouvez y mettre en forme, déplacer ou supprimer des champs de données.

• Pour rechercher et afficher un aperçu d’une entrée spécifique dans votre source de données, cliquez sur Rechercher un destinataire, puis entrez les critères de recherche dans la boîte de dialogue Rechercher une entrée .

Si nécessaire, vous pouvez apporter des modifications à votre liste de destinataires. Effectuez l’une des opérations suivantes :

• Pour exclure un destinataire particulier de la fusion, cliquez sur Exclure ce destinataire.

• Pour modifier la liste des destinataires, cliquez sur Modifier la liste des destinataires, puis apportez vos modifications dans la boîte de dialogue Destinataires de fusion et publipostage .

Une fois que vous avez terminé votre publication de fusion et publipostage et inséré tous les champs de fusion , > cliquez sur Enregistrer sous, nommez votre composition, puis cliquez sur Enregistrer.

Haut de la page

Imprimer votre composition fusionnée

1. Cliquez sur Fusionner dans l’imprimante.

2. Dans l’espace d’impression , sélectionnez les options souhaitées, puis cliquez sur OK.

   Important : Pour imprimer différents ensembles de données de fusion (par exemple, différents noms et adresses) sur chaque feuille de papier, cliquez sur Plusieurs pages par feuille dans la section Options d’impression . Si vous choisissez Plusieurs copies par feuille, chaque feuille de papier contient plusieurs copies des mêmes données.

   

Enregistrer la publication fusionnée pour plus tard

Si vous souhaitez modifier vos pages fusionnées, les enregistrer pour une utilisation ultérieure ou les imprimer ultérieurement, vous pouvez collecter et enregistrer toutes vos pages fusionnées en tant que nouvelle publication fusionnée unique contenant les données réelles au lieu de champs de fusion.

1. Cliquez sur Fusionner dans une nouvelle publication.

2. Dans votre nouvelle composition, dans le volet Office Fusion et publipostage , cliquez sur Enregistrer cette composition. Nommez votre nouvelle composition, puis cliquez sur Enregistrer.

Ajouter les pages fusionnées à une composition existante

Si vous envisagez d’ajouter vos pages fusionnées à la fin d’une composition existante, assurez-vous que votre publication de fusion et publipostage correspond à la composition existante des manières suivantes :

• Taille de page (hauteur et largeur)

• Mode Page (propagation d’une page ou de deux pages)

• Type de publication (web ou print)

• Ordre des pages (de gauche à droite ou de droite à gauche)

Publisher ajoute des pages fusionnées à une composition nouvelle ou existante, mais ne peut pas les ajouter à une publication ouverte. Si une publication dans laquelle vous souhaitez fusionner est ouverte, veillez à l’enregistrer et à la fermer avant de terminer la fusion.

1. Cliquez sur Ajouter à une publication existante.

2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir la publication , recherchez la composition à laquelle vous souhaitez ajouter les pages fusionnées, puis cliquez sur Ouvrir.

3. Dans la composition existante, cliquez sur Enregistrer cette publication dans le volet Office Fusion et publipostage pour enregistrer vos mises à jour.

Envoyer des messages électroniques

Si vous créez un publipostage, la seule option disponible sous Terminer & fusionner est Envoyer Email message.

1. Cliquez sur Envoyer Email message.

2. Dans la boîte de dialogue Fusionner vers Email, sélectionnez le champ destinataire dans la liste déroulante À. Dans la plupart des cas, il s’agit Email’adresse.

3. Sous Objet, tapez la ligne d’objet. Sous Éléments à insérer, cliquez sur les champs de données que vous souhaitez insérer dans la ligne d’objet.

4. Cliquez sur Options pour spécifier les autres options souhaitées, telles que les destinataires Cc ou Cci ou les pièces jointes de message, puis cliquez sur Envoyer.

Enregistrer la publication de fusion et publipostage

Si vous enregistrez également la composition contenant les champs fusionnés, vous pouvez revenir en arrière et modifier les champs et créer une publication fusionnée. Pour enregistrer votre composition fusionnée, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Fichier > Enregistrer.

2. Donnez un nom à la composition, puis cliquez sur Enregistrer.

Haut de la page