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Mots clés peuvent vous aider à limiter le contenu qui est inclus dans une stratégie. En créant des recherches activés pour une stratégie de conservation, vous réduisez la quantité de contenu que vous souhaitez conserver dans chaque source de contenu.
Les requêtes vous aident à limiter ces sources de contenu et affiner le contenu est conservé en créant des règles avec des mots clés, des opérateurs et des caractères génériques. Une requête dans une stratégie de conservation prend en charge le langage Keyword Query Language (KQL). Pour plus d’informations, consultez syntaxe de langage Keyword Query Language (KQL).
Remarque : Pour le contenu à inclure dans une stratégie de conservation, il doit être analysé par la recherche. Pour plus d’informations sur les types de fichier par défaut qui sont analysées, voir extensions de nom de fichier analysées et types de fichiers dans SharePoint Server 2013 analysés par défaut, qui s’appliquent également à Microsoft 365.
Opérateurs et proximité dans les mots clés
Des opérateurs spéciaux, tels que des opérateurs booléens et de proximité, peuvent être utilisés pour créer des relations entre plusieurs mots clés. Vous devez écrire ces opérateurs en lettres majuscules. Si vous devez utiliser plusieurs opérateurs, vous pouvez les grouper avec des parenthèses afin de déterminer l’ordre dans lequel ils sont appliqués.
Par exemple, vous risquez de rechercher du contenu avec le terme « membre de la direction », mais vous ne voulez pas rechercher le terme lorsqu’il s’affiche dans le titre d’un rapport courant dans votre organisation appelée « Résumé ». Lorsque vous utilisez l’expression « direction NOT synthèse », vous pouvez réduire le nombre d’éléments renvoyés à partir de 300 à 188, car vous éliminez les documents qui contiennent le mot « Synthèse ».
Lorsque deux mots sont spécifiées avec aucun opérateur, il existe un opérateur AND implicite. Par exemple : « vous vers » est identique à « vous AND vers ».
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UTILISEZ CELA... |
À... |
EXEMPLE |
|---|---|---|
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AND |
Rechercher du contenu qui contient tous les mots ou phrases qu’il sépare. |
risques et valeur et VAR recherche tout le contenu qui contient tous les trois mots. |
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OR |
Rechercher du contenu qui contient l’un des mots ou phrases qu’il sépare. |
risque OR VAR recherche tout le contenu qui contient des mots. |
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NOT |
Exclut le contenu qui contient le terme dans une phrase. |
Direction NOT synthèse recherche tout le contenu qui contient le terme direction, à moins que le contenu contienne également le terme synthèse. |
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( ) |
Grouper des mots ou phrases pour montrer l’ordre dans lequel ils sont appliqués. |
(Gestion AND risques) OR (VAR ou Valeur au risque) |
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NEAR(n) |
Recherche des mots proches les uns des autres, où n correspond au nombre de mots qui les séparent. Si aucun nombre n’est spécifié, la distance par défaut est de huit mots. |
Office Near(5) trouve Office et serveur Office et précédent et Office de premier plan. |
Caractères génériques
Les caractères génériques peuvent vous aider à étendre vos mots clés de façon à inclure des termes qui contiennent des parties d’un mot clé ou des termes ayant des orthographes alternatives.
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UTILISEZ CELA... |
À... |
EXEMPLE |
|---|---|---|
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* à la fin du mot |
Rechercher des termes qui contiennent le mot racine et toute lettre supplémentaire. |
risque* trouve risque, risques, risquent, risquait et risquerons |
Règles de base pour l’utilisation de mots clés dans des filtres et des requêtes
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Une requête ou un filtre de contenu peut inclure des mots, des phrases entre guillemets et des termes contenant des mots clés et des propriétés. Séparez les termes par des espaces.
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Mots couramment utilisés tels que le, il et par, des numéros à un chiffre sont ignorés.
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Si vous placez une phrase entre guillemets, la recherche renvoie du contenu dans l’étendue choisie dans lequel figure la phrase exacte que vous avez tapée. En cas de variation entre la phrase entre guillemets et le contenu réel, le contenu n’est pas détecté.
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Opérateurs (par exemple, les opérateurs booléens), tels qu’ou et AND — doivent être écrits en majuscules.
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Vous pouvez rechercher une valeur de propriété d’une liste ou une bibliothèque avec des mots clés. Placez une valeur de propriété entre guillemets pour trouver une correspondance exacte ou conservez la valeur guillemets pour rechercher des correspondances partielles qui commencent par les lettres tapé. Par exemple, si vous recherchez le nom de fichier : « Budget » (avec les guillemets), votre recherche renverra un fichier nommé « Budget.xlsx ». Si vous recherchez filename:budget (sans guillemets) retournera également les fichiers « Budget_Current.xlsx » et « Budget_Next.xlsx ».
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Une requête doit inclure un terme à rechercher. Les requêtes uniquement composées de termes à exclure génèrent un message d’erreur.
Exemples d’application de règles
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Mots clés |
Exemple de résultats |
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Réunion de la direction |
Tout contenu qui contient des cadres et la direction, n’importe où dans le document, page ou métadonnées. |
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« Réunion de la direction » |
Tout contenu comportant les mots « Réunion de la direction » ensemble, n’importe où dans le document ou la page. |
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« Réunion de la direction » et « Synthèse pour la direction » |
Tout contenu comportant les mots « Réunion de la direction » ensemble, n’importe où dans le document, page ou n’importe quel contenu comportant les mots « Synthèse » ensemble. |
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NomFichier:budget |
Tout fichier dont le nom de fichier, tels que 2016 prévisions budget 2014.docx 2016 priorités budget 2015.pptx, planification 2016 budget 2014.xlsx, 2016 budget 2014.xlsx et ainsi de suite. |
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FileName:2016 budget filetype:xlsx |
Feuilles de calcul Excel contenant la phrase 2016 budget, comme « planification 2016 budget 2014.xlsx » et « 2016 budget 2014.xlsx » |
