Pour choisir la source de données d’un état, ouvrez l’état en mode Page et appuyez sur Alt+Entrée pour ouvrir la feuille de propriétés. Cliquez sur le carré juste en dessous de l’onglet d’objet de l’état pour sélectionner l’état entier, puis sur la feuille de propriétés, sous l’onglet Données, cliquez sur Source d’enregistrement pour sélectionner la propriété. Vous pouvez ensuite définir la source d’enregistrement en sélectionnant un élément dans la liste ou en cliquant sur le bouton Créer 
La source d’enregistrement d’un état détermine les champs de la base de données pouvant être affichés dans celui-ci. Dans une base de données relationnelle, les données associées sont généralement réparties dans plusieurs tables. Par exemple, les informations sur les clients sont stockées dans une table alors que celles sur les commandes sont stockées dans une autre. Les états vous offrent la possibilité d’« assembler » les données et de les afficher comme vous voulez, et peuvent être optimisés pour l’impression. Pour plus d’informations sur les sources d’enregistrement d’états, consultez le reste de cet article. Pour une vue d’ensemble des états, voir l’article Présentation des états dans Access
Remarque : Cet article ne s’applique pas aux applications web Access (type de base de données que vous créez dans Access et publiez en ligne). Pour plus d’informations, voir Créer une application Access.
Contenu de cet article
Types différents de sources d’enregistrement
Table
Si tous les champs dont vous avez besoin figurent dans une seule table, vous pouvez utiliser cette dernière comme source d’enregistrement de l’état. Si les champs dont vous avez besoin sont contenus dans deux tables ou davantage, vous devez vous assurer que celles-ci peuvent être jointes de manière logique sur une valeur commune, puis vous devez créer une requête nommée ou incorporée à utiliser comme source d’enregistrement.
Requête nommée
Une requête nommée, appelée simplement requête en règle générale, est une requête qui a été enregistrée en tant qu’objet de base de données. Vous pouvez l’utiliser comme source d’enregistrement pour plusieurs formulaires ou états. Cependant, les modifications apportées à la conception de la requête auront un impact sur tous les formulaires et états qui l’utilisent en tant que source d’enregistrement. De plus, une requête nommée peut être facilement supprimée, ce qui endommage tout formulaire ou état qui l’utilise.
Requête incorporée
Une requête incorporée est une requête stockée dans la propriété Source d’enregistrement d’un autre objet. Comme il ne s’agit pas d’un objet distinct, il n’est guère probable que vous endommagiez l’état en supprimant ou modifiant la requête par inadvertance. Créer une requête incorporée est recommandé lorsque vous souhaitez que la requête soit uniquement dédiée à l’état (c’est-à-dire lorsque vous ne voulez pas partager la requête avec d’autres objets).
Les requêtes incorporées sont créées par défaut lorsque vous utilisez les outils Création d’état, État vide ou Étiquettes qui sont décrits dans la section suivante. Elles sont également créées par l’Assistant État, à condition que vous sélectionniez des données de plusieurs tables pour l’état. Si vous ne sélectionnez des données que d’une table, l’Assistant État lie directement l’état à celle-ci.
Vous pouvez également créer une requête incorporée en copiant l’instruction SQL d’une requête nommée qui est ouverte en mode SQL, puis en la collant dans la propriété Source d’enregistrement d’un état. Pour ouvrir une requête nommée en mode SQL :
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Cliquez avec le bouton droit sur la requête dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Création.
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Sous l’onglet Création, dans le groupe Résultats, cliquez sur Affichage, puis sur Mode SQL.
Création des sources d’enregistrement par les outils d’état
Pour créer un état dans Access, vous devez cliquer sur un des outils du groupe États de l’onglet Création. Selon l’utilisation des outils, vous pouvez créer un des trois types de sources d’enregistrement décrits dans la section précédente.
Le tableau ci-après décrit la fonction de chaque outil et les types de source d’enregistrement créés par défaut.
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Outil |
Description |
Type de source d’enregistrement par défaut |
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État |
Permet de créer un état simple sous forme de tableau contenant tous les champs de la source de données. |
Table ou requête nommée que vous devez sélectionner dans le volet de navigation avant de cliquer sur l’outil. |
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Création d’état |
Permet d’ouvrir un état vierge en mode Création auquel vous pouvez ajouter les champs et contrôles désirés. |
Requête incorporée, si vous faites glisser des champs du volet Liste de champs jusqu’à l’état. Vous pouvez également sélectionner une table ou une requête nommée dans la liste Source d’enregistrement de la feuille de propriétés. |
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État vide |
Permet d’ouvrir un état vierge en mode Page et d’afficher le volet Office Liste de champs. Lorsque vous faites glisser des champs de la Liste de champs vers l’état, Access crée un requête incorporée et la stocke dans la propriété Record Source de l’état. |
Requête incorporée, si vous faites glisser des champs du volet Liste de champs jusqu’à l’état. Vous pouvez également sélectionner une table ou une requête nommée dans la liste Source d’enregistrement de la feuille de propriétés. |
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Assistant État |
Permet d’afficher un Assistant comportant plusieurs étapes dans lequel vous pouvez spécifier des champs, les niveaux de regroupement/tri et des options de disposition. L’Assistant crée un état en fonction de vos sélections. |
Requête incorporée, si vous sélectionnez des champs de plusieurs tables. Si vous ne sélectionnez des champs que d’une seule table, Access utilise celle-ci comme source d’enregistrement. |
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Étiquettes |
Permet d’afficher un Assistant dans lequel vous pouvez sélectionner des tailles d’étiquette standard ou personnalisées. Vous avez également la possibilité de sélectionner les champs à afficher et le mode de tri de ces derniers. L’Assistant crée le rapport d’étiquette en fonction des sélections que vous effectuez. |
Table ou requête nommée que vous devez sélectionner avant de cliquer sur l’outil. |
Remarque : Les trois outils Création d’état, Assistant État et Étiquettes créent des états « clients » qui ne sont pas compatibles avec les bases de données Web.. Pour plus d’informations sur les bases de données Web, voir l’article Modifier ou publier un site de bases de données Web sur SharePoint.
Utiliser des sources d’enregistrement
Convertir une source d’enregistrement en requête incorporée
Tout état lié à une table ou une requête nommée peut être modifié de sorte qu’il soit lié à une requête incorporée à la place. Comme mentionné plus haut dans cet article, la maintenance de la base de données peut être simplifiée lorsque les états sont plus autonomes et moins dépendants d’autres objets. Selon le type de source d’enregistrement actuel, suivez l’une des méthodes suivantes pour le convertir en requête incorporée :
Méthode 1 : cliquer sur le bouton Générer
Si la propriété Source d’enregistrement correspond à un nom de table, vous pouvez rapidement créer une requête incorporée en cliquant sur le bouton Générer dans la zone de propriété Source d’enregistrement.
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Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l’état à modifier, puis cliquez sur Mode Page.
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Cliquez avec le bouton droit sur l’état, puis cliquez sur Propriétés de l’état.
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Sous l’onglet Toutes, cliquez dans la zone de propriété Source d’enregistrement, puis cliquez sur le bouton Générer
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Access vous demande si vous souhaitez créer une requête basée sur la table. Cliquez sur Oui pour continuer.
Access ouvre le Générateur de requêtes et ajoute la table qui se trouvait à l’origine dans la propriété Source contrôle. -
Ajoutez des champs à la grille de la requête en double-cliquant sur chaque nom de champ voulu dans l’état. Cette opération doit être effectuée pour tous les champs à afficher dans l’état.
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Pour ajouter des champs à partir des requêtes ou des tables liées :
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Sous l’onglet Création , dans le groupe Configuration de la requête , cliquez sur Ajouter des tables (Afficher la table dans Access 2013 ).
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Sélectionnez la table ou la requête que vous souhaitez ajouter.
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Vérifiez que les jointures des tables et des requêtes sont logiques. Par exemple, le champ Réf de la table Client aurait probablement une ligne de jointure le reliant au champ RéfClient de la table Commandes. Vous pouvez créer des lignes de jointure en faisant glisser le nom d’un champ d’une table ou requête vers le nom d’un champ d’une autre table ou requête.
Pour plus d’informations sur la création de requêtes, voir l’article Présentation des requêtes. -
Ajoutez des champs à la grille de la requête en double-cliquant sur chaque nom de champ voulu dans l’état. Cette opération doit être effectuée pour tous les champs à afficher dans l’état.
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Pour tester la requête :
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Sous l’onglet Création, dans le groupe Résultats, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Feuille de données.
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Pour retourner en mode Création, sous l’onglet Création, dans le groupe Résultats, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Création.
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Lorsque les données renvoyées par la requête correspondent aux données que vous voulez dans l’état, sous l’onglet Création, dans le groupe Fermer, cliquez sur Fermer.
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Cliquez sur Oui pour enregistrer les modifications apportées à l’instruction SQL et mettre à jour la propriété.
Remarque : Si la nouvelle requête ne contient pas tous les champs qui étaient utilisés dans l’état, Access vous demande une valeur de paramètre pour chaque champ manquant. Vous pouvez supprimer la référence au champ de l’état ou suivre la procédure décrite dans la section Modifier une requête incorporée pour ajouter les champs manquants à la requête.
Méthode 2 : ajouter un champ d’une table liée à l’aide de la liste de champs
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Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l’état à modifier, puis cliquez sur Mode Page.
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Si le volet Liste de champs n’est pas affiché, sous l’onglet Création, dans le groupe Outils, cliquez sur Ajouter des champs existants.
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Si l’option Afficher toutes les tables est affichée en haut de la liste de champs, cliquez dessus pour afficher les champs des tables liées et d’autres tables.
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Sous Champs disponibles dans les tables associées, développez une table, puis faites glisser un de ses champs jusqu’à l’état.
Access remplace la source d’enregistrement par une requête incorporée qui contient le champ que vous avez ajouté. Vous pouvez continuer à ajouter des champs de cette façon ou vous pouvez modifier la requête incorporée à l’aide de la procédure décrite dans la section Modifier une requête incorporée.
Méthode 3 : copier et coller une instruction SQL à partir d’une requête nommée
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Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la requête qui contient l’instruction SQL à copier, puis cliquez sur Mode Création..
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Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode SQL.
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Copiez le texte dans le volet SQL, puis fermez la requête sans l’enregistrer.
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Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l’état auquel vous souhaitez ajouter la requête incorporée, puis cliquez sur Mode Page.
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Si la feuille de propriétés n’est pas déjà affichée, appuyez sur F4 pour l’afficher.
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Sous l’onglet Toutes, sélectionnez le texte qui se trouve dans la zone de propriété Source d’enregistrement, puis appuyez sur Ctrl+P pour coller l’instruction SQL dans la zone de propriété.
Remarque : Si la nouvelle requête ne contient pas tous les champs qui étaient utilisés dans l’état, Access vous demande une valeur de paramètre pour chaque champ manquant. Vous pouvez supprimer la référence au champ de l’état ou suivre la procédure décrite dans la section Modifier une requête incorporée pour ajouter les champs manquants à la requête.
Méthode 4 : copier et coller une instruction SQL à partir d’un autre formulaire ou état
Vous pouvez copier une requête incorporée de la propriété Source d’enregistrement d’un objet vers un autre. Ainsi, si un autre formulaire ou état contient une requête incorporée qui renvoie les données voulues, vous pouvez facilement la réutiliser pour l’état sur lequel vous travaillez.
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Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire ou l’état qui contient l’instruction SQL incorporée à copier, puis cliquez sur Mode Page.
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Cliquez avec le bouton droit sur le formulaire ou l’état, puis cliquez sur Propriétés du formulaire ou Propriétés de l’état.
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Sous l’onglet Toutes, sélectionnez l’intégralité du texte de l’instruction SQL dans la zone de propriété Source d’enregistrement, puis appuyez sur Ctrl+C pour le copier.
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Fermez le formulaire ou l’état sans l’enregistrer.
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Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l’état auquel vous souhaitez ajouter la requête incorporée, puis cliquez sur Mode Page.
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Cliquez avec le bouton droit sur l’état, puis cliquez sur Propriétés de l’état.
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Sous l’onglet Toutes, sélectionnez le texte qui se trouve dans la zone de propriété Source d’enregistrement, puis appuyez sur Ctrl+P pour coller l’instruction SQL dans la propriété.
Remarque : Si la nouvelle requête ne contient pas tous les champs qui étaient utilisés dans l’état, Access vous demande une valeur de paramètre pour chaque champ manquant. Vous pouvez supprimer la référence au champ de l’état ou utiliser la procédure suivante (Modifier une requête incorporée) pour ajouter les champs manquants à la requête.
Modifier une requête incorporée
À mesure que la taille de la base de données augmente, il est possible que vous ayez besoin de modifier la source d’enregistrement d’un état pour lui ajouter d’autres champs par exemple. Suivez cette procédure pour ouvrir la source d’enregistrement dans le Générateur de requêtes :
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Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l’état qui contient la requête incorporée à modifier, puis cliquez sur Mode Page.
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Cliquez avec le bouton droit sur l’état, puis cliquez sur Propriétés de l’état.
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Sous l’onglet Toutes, cliquez dans la zone de propriété Source d’enregistrement, puis cliquez sur le bouton Générer
Access ouvre alors la requête dans le Générateur de requêtes. -
Modifiez la requête selon vos besoins, puis, sous l’onglet Création, dans le groupe Fermer, cliquez sur Fermer.
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Cliquez sur Oui pour enregistrer les modifications et mettre à jour la propriété.
Access ferme le Générateur de requêtes. Les modifications apportées dans le Générateur de requêtes seront prises en compte dans l’instruction SQL de la propriété Source d’enregistrement.
Pour plus d’informations sur la création de requêtes, voir l’article Présentation des requêtes.
Enregistrer une requête incorporée en tant que requête nommée
Vous pouvez déterminer que la requête incorporée utilisée en tant que source d’enregistrement pour un état peut être également utile à d’autres fins. Dans ce cas, vous pouvez l’enregistrer en tant que requête nommée qui pourra être utilisée par d’autres objets.
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Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l’état qui contient la requête incorporée, puis cliquez sur Mode Page.
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Cliquez avec le bouton droit sur l’état, puis cliquez sur Propriétés de l’état.
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Sous l’onglet Toutes, cliquez dans la zone de propriété Source d’enregistrement, puis cliquez sur le bouton Générer
Access ouvre alors la requête dans le Générateur de requêtes. -
Sous l’onglet Création, dans le groupe Fermer, cliquez sur Enregistrer sous.
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Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, tapez un nom de requête dans la zone supérieure, puis cliquez sur OK.
Access enregistre la requête en tant que requête nommée dans le volet de navigation.
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Sous l’onglet Création, dans le groupe Fermer, cliquez sur Fermer.
Access vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications apportées à la requête incorporée même si vous n’avez apporté aucune modification. Dans la plupart des cas, vous devez simplement cliquer sur Non pour fermer le Générateur de requêtes. Si vous avez toutefois apporté des modifications qui doivent être prises en compte dans la requête incorporée de l’état, cliquez sur Oui.
