Lorsque vous triez les données dans une table, une requête, un formulaire ou un état Access, vous pouvez enregistrer l’ordre de tri avec l’objet . Si vous triez les données dans l’un de ces objets, puis enregistrez l’objet, l’ordre de tri qui est en vigueur lorsque vous enregistrez l’objet est automatiquement enregistré avec l’objet . Vous pouvez spécifier si l’ordre de tri enregistré sera en vigueur lors de la prochaine ouverture de l’objet.
Pour les requêtes et les rapports, vous pouvez également définir un ordre de tri par défaut. L’ordre de tri par défaut est appliqué aux données dans la requête ou l’état lorsqu’aucun autre ordre de tri n’est spécifié.
Que voulez-vous faire ?
Comprendre les ordres de tri enregistrés
Il existe deux types d’ordres de tri enregistrés :
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Dernière application Un dernier ordre de tri appliqué est l’ordre de tri qui était en vigueur lors du dernier enregistrement de l’objet. Les tables, requêtes, formulaires et rapports peuvent tous avoir des ordres de tri appliqués en dernier.
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Par défaut Un ordre de tri par défaut est intégré à la conception d’une requête ou d’un rapport. Un ordre de tri par défaut est appliqué lorsqu’aucun autre ordre de tri n’est spécifié.
Derniers ordres de tri appliqués
Lorsque vous enregistrez une table, une requête, un formulaire ou un état pendant que les données sont triées, l’ordre de tri est automatiquement enregistré lorsque vous enregistrez l’objet. Il s’agit d’un ordre de tri de la dernière application. Lorsque vous créez un ordre de tri, vous modifiez en fait la conception de l’objet.
Si vous souhaitez que l’ordre de tri de la dernière application soit appliqué automatiquement la prochaine fois que vous ouvrez l’objet, définissez la propriété Order By On Load de l’objet sur Oui. Pour définir cette propriété, effectuez les étapes suivantes lorsque l’objet est ouvert en mode Création.
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Appuyez sur F4 pour afficher la feuille de propriétés.
Cette étape n’est pas nécessaire si la feuille de propriétés est déjà affichée.
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Effectuez l’une des opérations suivantes :
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Si l’objet est une table ou une requête, sous l’onglet Général de la feuille de propriétés, définissez la propriété Order By On Load surOui.
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Si l’objet est un formulaire ou un état, sous l’onglet Données de la feuille de propriétés, définissez la propriété Order By On Load surOui.
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Remarque : Vous pouvez empêcher l’application du dernier ordre de tri appliqué en définissant la propriété Order By On Load surNon.
Ordre de tri par défaut
Étant donné que l’ordre de tri appliqué en dernier peut changer chaque fois qu’une personne trie un objet, puis l’enregistre, vous pouvez définir un ordre de tri par défaut. Un ordre de tri par défaut fait partie de la conception de l’objet et ne change pas lorsqu’un autre ordre de tri est appliqué.
Vous pouvez uniquement spécifier un ordre de tri par défaut pour une requête ou un rapport. Bien que l’ordre de tri par défaut ne soit pas remplacé par l’ordre de tri actuel ou appliqué en dernier, il n’entre en vigueur que lorsque l’ordre de tri actuel ou appliqué en dernier est supprimé.
Définir l’ordre de tri par défaut pour une requête
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Ouvrez la requête en mode Création.
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Double-cliquez sur le champ que vous souhaitez utiliser pour trier.
Le champ apparaît dans la grille de conception.
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Dans la grille de conception, décochez la case dans la ligne Afficher du champ que vous avez ajouté.
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Dans la ligne Trier , spécifiez si vous souhaitez trier le champ dans l’ordre croissant (les plus petites valeurs d’abord ; A à Z) ou dans l’ordre décroissant (valeurs les plus grandes en premier ; Z à A).
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Si vous souhaitez trier plusieurs champs, ajoutez des champs de tri supplémentaires en répétant les étapes 2 à 4.
Remarque : Lorsque vous triez plusieurs champs, les résultats sont triés d’abord par le premier champ que vous avez spécifié, puis par le champ suivant que vous avez spécifié, et ainsi de suite. Par exemple, si vous triez par nom, puis par date de naissance, tous les enregistrements dont la valeur nom est Dow apparaissent avant les enregistrements dont la valeur nom est Stevens, quelle que soit la valeur de Birthdate. Les enregistrements dans chaque champ Last Name sont ensuite triés en fonction de la valeur du champ Birthdate.
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Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête.
Remarque : Pour supprimer un ordre de tri par défaut d’une requête, supprimez les champs de tri de la grille de conception de requête.
Définir l’ordre de tri par défaut pour un rapport
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Ouvrez le rapport en mode Rapport ou En mode Disposition.
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Sous l’onglet Accueil , dans le groupe Trier & Filtre , cliquez sur Avancé , puis sur Filtre/Tri avancé dans le menu contextuel.
Un nouvel onglet de document s’affiche, contenant une grille de conception et une fenêtre dans laquelle vous pouvez sélectionner un champ à trier.
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Dans la fenêtre, double-cliquez sur le champ que vous souhaitez utiliser pour trier.
Le champ apparaît dans la grille de conception.
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Dans la grille de conception, dans la ligne Trier , spécifiez si vous souhaitez trier le champ dans l’ordre croissant (les plus petites valeurs en premier ; A à Z) ou dans l’ordre décroissant (valeurs les plus grandes en premier ; Z à A).
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Si vous souhaitez trier plusieurs champs, ajoutez des champs de tri supplémentaires en répétant les étapes 2 à 4.
Remarque : Lorsque vous triez plusieurs champs, les résultats sont triés d’abord par le premier champ que vous avez spécifié, puis par le champ suivant que vous avez spécifié, et ainsi de suite. Par exemple, si vous triez par nom, puis par date de naissance, tous les enregistrements dont la valeur nom est Dow apparaissent avant les enregistrements dont la valeur nom est Stevens, quelle que soit la valeur de Birthdate. Les enregistrements dans chaque champ Last Name sont ensuite triés en fonction de la valeur du champ Birthdate.
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Sous l’onglet Accueil , dans le groupe Trier & filtre , cliquez sur Activer/désactiver le filtre.
Remarque : Pour supprimer un ordre de tri par défaut d’un rapport, supprimez les champs de tri de la grille de conception.
