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Cet article décrit comment exporter un rapport dans Microsoft Dynamics GP Microsoft Office Excel 2007.

Remarque Les étapes présentées dans cet article expliquent comment exporter le rapport détails du solde d’essai Microsoft Excel 2007. Toutefois, ces étapes s’appliquent à tous les rapports dans Microsoft Dynamics GP.

INTRODUCTION

Exporter un rapport vers Microsoft Excel

Pour exporter vers un état tel que le rapport détails du solde d’Microsoft Excel, suivez les étapes suivantes :

  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Finances dans le menu Rapports, puis cliquez sur Solde d’essai.

  2. Dans la fenêtre Rapport de solde d’essai, cliquez sur Détails dans le menu Rapports.

  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Sélectionnez une option d’état existante, puis cliquez sur Modifier.

    • Créer un état. Pour cela, procédez comme suit :

      1. Cliquez sur Nouveau.

      2. Dans la fenêtre Options du rapport de solde d’essai, tapez un nom pour l’option de rapport que vous voulez utiliser.

      3. Dans la section Inclure, cochez la case Publier les comptes.

      4. Sélectionnez les paramètres et restrictions que vous voulez utiliser avec la nouvelle option de rapport. Cliquez ensuite sur OK.

  4. Sélectionnez les options Destination. Pour cela, procédez comme suit :

    1. Cliquez sur le bouton Destination.

    2. Sélectionnez les case à cocher Destination à l’écranet Au fichier.

    3. Cliquez sur l’icône Dossier.

    4. Dans la fenêtre « Enregistrer pour exporter le fichier », accédez à l’endroit où vous voulez enregistrer le rapport.

    5. Dans la zone Type de fichier, cliquez sur Fichiers délimités par des virgules.

    6. Dans la zone Nom de fichier, tapez un nom pour le fichier.

    7. Cliquez sur Enregistrer.

    8. Dans la fenêtre Destination du rapport, cliquez sur l’option Remplacer, puis sur OK.

  5. Dans la fenêtre Options du rapport de solde d’essai, cliquez sur le bouton Imprimer pour imprimer l’état. Une fois l’impression de l’état terminée sur l’écran, fermez la fenêtre.

  6. Ouvrez le fichier dans Microsoft Excel. Pour cela, procédez comme suit :

    1. Commencez Excel.

    2. Cliquez sur le Microsoft Office de la souris, puis cliquez sur Ouvrir.

    3. Dans la fenêtre Ouvrir, recherchez le rapport enregistré, puis ouvrez le fichier.

      Remarque Si le fichier n’est pas affiché, cliquez sur Tous les fichiers (*.*) dans la zone Type de fichiers, puis cliquez sur Ouvrir.

  7. Pour afficher complètement les données dans chaque cellule, suivez ces étapes :

    1. Sélectionnez toutes les colonnes.

    2. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Format dans le groupe Cellules, puis sur Largeur de colonne.

Modifier un rapport avant de l’exporter vers Excel

Il se peut que les données des états ne s’alignent pas correctement sur les colonnes appropriées une fois le rapport importé dans Excel. Par exemple, dans l’exemple de rapport détails du solde d’essai, le champ Montant total peut ne pas être aligné sur les montants de débit et de crédit.

Ce problème peut se produire lorsque le nombre de champs d’en-tête de colonne ne correspond pas au nombre de champs de détail.

Pour éviter ce problème, créez dans Report Writer des champs qui agissent comme filtres afin que le nombre de champs d’en-tête corresponde au nombre de champs de détail. Pour cela, procédez comme suit :

Étape 1 : monter le rapport, puis l’ouvrir dans l’auteur du rapport

  1. Si vous avez modifié des rapports Microsoft Dynamics GP, remontez au fichier Reports.dic. Pour localiser le fichier Reports.dic, suivez ces étapes :

    1. Ouvrir la fenêtre Modifier le fichier de lancement. Pour cela, appliquez l’une des méthodes suivantes :

      • Microsoft Dynamics GP 10.0 Dans le

        menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils,pointez sur Configuration, pointez sur Système,puis cliquez sur Modifier le fichier de lancement.

      • Microsoft Dynamics GP 9.0 Dans le menu Outils, pointez sur

        Configuration, pointez sur Système,puis cliquez sur Modifier le fichier de lancement.

      Remarque Si vous êtes invité à entrer le mot de passe système, tapez le mot de passe, puis cliquez sur OK.

    2. Dans Microsoft Dynamics GP 10.0 et Microsoft Dynamics GP 9.0, cliquez sur Microsoft Dynamics GP dans la fenêtre Modifier le fichier de lancement.

      Remarque Le chemin d’accès s’affiche dans la zone Rapports.

  2. Ouvrez Report Writer. Pour cela, appliquez l’une des méthodes suivantes :

    • Microsoft Dynamics GP 10.0 Dans le

      menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils,pointez sur Personnaliser, puis cliquez sur Report Writer.

    • Microsoft Dynamics GP 9.0 Dans le

      menu Outils, pointez sur Personnaliser, puis cliquez sur Report Writer.

  3. Ouvrez le rapport dans Report Writer. Pour cela, procédez comme suit :

    1. Dans la liste des produits, cliquez sur Microsoft Dynamics GP. Cliquez ensuite sur OK.

    2. Cliquez sur Rapports.

    3. Dans la section Rapports d’origine, sélectionnez l’état à modifier, puis cliquez sur Insérer. Par exemple, insérez le rapport Détails du solde d’essai.

    4. Dans la liste Rapports modifiés, sélectionnez le rapport à modifier, puis cliquez sur Ouvrir. Par exemple, ouvrez le rapport Détails du solde d’essai.

    5. Dans la fenêtre Définition du rapport, cliquez sur Disposition.

Étape 2 : créer un champ calculé

  1. Dans la fenêtre Boîte à outils, cliquez sur Champs calculés dans la liste Champs, puis sur Nouveau.

  2. Dans la fenêtre Définition du champ calculé, tapez Filler dans le champ Nom.

  3. Dans la liste Type de résultat, cliquez sur Chaîne.

  4. Dans la zone Type d’expression, cliquez sur Calculé.

  5. Sous l’onglet Constantes, cliquez sur Chaîne dans la liste Type.

  6. Laissez la zone Constante vide. Cliquez ensuite sur Ajouter.

  7. Cliquez sur OK pour enregistrer le champ calculé. Fermez ensuite la fenêtre.

Étape 3 : ajouter le nouveau champ calculé à la disposition de l’état

Faites glisser le champ calculé nouvellement créé vers la section appropriée dans la fenêtre Mise en page de l’état. Après cela, le nombre de champs qui contiennent des en-têtes correspond au nombre de champs qui contiennent des détails ou des montants.

Étape 4 : enregistrer le rapport, puis quitter l’auteur du rapport

  1. Cliquez sur le bouton Fermer pour fermer la fenêtre Disposition de l’état.

  2. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous recevez le message suivant :

    Voulez-vous enregistrer les modifications apportées à cette disposition de rapport ?

  3. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre Définition de rapport.

  4. Dans le menu Fichier, cliquez sur Microsoft Dynamics GP.

Étape 5 : attribuer des autorisations de sécurité au rapport modifié

Pour attribuer des autorisations de sécurité au rapport modifié, utilisez l’une des méthodes suivantes.

Méthode 1 : utiliser la sécurité dans Microsoft Dynamics GP 10.0

  1. Dans le menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils,pointez sur Configuration,pointez sur Sécurité,puis cliquez sur Formulaires et rapports de remplacement/modifiés.

  2. Dans la zone ID, tapez l’ID de l’utilisateur qui imprimera ce rapport modifié.

  3. Dans la liste des produits, cliquez sur Microsoft Dynamics GP.

  4. Dans la liste Type, cliquez sur Rapports.

  5. Développer les ventes.

  6. Développez le nœud du formulaire de commande ou de facture que vous avez modifié.

  7. Cliquez sur Microsoft Dynamics GP (modifié).

    Note Une coche apparaît en regard du nom.

  8. Cliquez sur Enregistrer.

Méthode 2 : utiliser la sécurité avancée dans Microsoft Dynamics GP 9.0

  1. Dans le menu Outils, pointez sur Configuration,pointez sur Système,puis cliquez sur Sécurité avancée. Si vous y êtes invité, tapez le mot de passe système.

  2. Cliquez sur Affichage,puis sur Alternative, Modifié et Personnalisé.

  3. Développez Microsoft Dynamics GP,développez Rapports,développez Ventes,puis développez le nœud du devis, de la commande ou du formulaire de facture que vous avez modifié.

  4. Cliquez sur Microsoft Dynamics GP (modifié).

  5. Cliquez sur Appliquer, puis sur OK.

Remarque Par défaut, l’utilisateur et l’entreprise actuels sont sélectionnés lorsque vous démarrez La sécurité avancée. Toutes les modifications que vous a apportées s’font pour l’utilisateur et l’entreprise actuels. Toutefois, vous pouvez sélectionner d’autres utilisateurs et sociétés dans le domaine de l’entreprise et dans la zone Utilisateur de la fenêtre Sécurité avancée.

Méthode 3 : utiliser la sécurité de Microsoft Dynamics GP dans Microsoft Dynamics GP 9.0

  1. Dans le menu Outils, pointez sur Configuration,pointez sur Système,puis cliquez sur Sécurité. Si vous y êtes invité, tapez le mot de passe système.

  2. Dans la liste ID utilisateur, sélectionnez l’ID de l’utilisateur qui accède au rapport.

  3. Dans la liste Type, cliquez sur Rapports modifiés.

  4. Dans la liste des séries, cliquez sur Ventes.

  5. Dans la zone de liste d’Access, double-cliquez sur le formulaire de commande ou de facture que vous avez modifié, puis cliquez sur OK.

    Notez qu’un astérisque apparaît en côté du nom du rapport.

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