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Cet article vous aidera à obtenir des réponses aux problèmes de fusion et publipostage les plus courants lors de l’utilisation de Publisher: Modification d’une source de données ou d’une liste d’adresses pendant le processus de fusion et publipostage, ajout d’espaces à un champ de fusion afin qu’il ressemble à ce que vous souhaitez, enregistrement de la composition fusionnée et impression de différentes pages fusionnées sur une feuille (par exemple, différentes étiquettes sur une feuille d’étiquettes).
Modifier une liste d’adresses existante
Si vous travaillez sur votre publication de fusion et que vous souhaitez apporter des modifications à votre source de données ou à votre liste d’adresses, procédez comme suit :
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Sous Créer une liste de destinataires, cliquez sur Utiliser une liste existante, puis sur Suivant : Créer ou vous connecter à une liste de destinataires.
Par défaut, Microsoft Publisher stocke les sources de données dans le dossier Mes sources de données . Vous devrez peut-être parcourir pour localiser votre source de données.
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Dans la boîte de dialogue Sélectionner une source de données, cliquez sur la source de données souhaitée.
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Cliquez sur Ouvrir.
Selon le type de source de données que vous sélectionnez, d’autres boîtes de dialogue peuvent s’afficher pour demander des informations spécifiques.
Par exemple, si votre source de données est un classeur Microsoft Office Excel qui contient des informations sur plusieurs feuilles de calcul, vous devez sélectionner la feuille de calcul qui contient les informations souhaitées, puis cliquer sur OK.
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Dans la boîte de dialogue Destinataires de fusion et publipostage , cliquez sur le nom de la source de données, puis cliquez sur Modifier.
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Dans la zone Modifier la source de données , vous pouvez modifier ou supprimer des adresses existantes, ou ajouter de nouvelles entrées.
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Lorsque vous avez terminé de modifier la liste d’adresses, cliquez sur OK , puis sur Oui pour mettre à jour la liste d’adresses.
Remarque : Pour plus d’informations sur la création d’une source de données ou d’une liste d’adresses, consultez Créer une source de données pour un publipostage.
Le problème le plus courant lors de l’insertion de champs de fusion dans un document est l’obtention de l’espacement correct entre les champs de fusion, en particulier avec les champs de fusion qui ne sont pas toujours présents, tels que les initiales du milieu. Vous pouvez ajouter des espaces directement sur la page entre les champs de fusion, mais cela entraîne des espaces supplémentaires si certaines adresses n’utilisent pas tous les champs de fusion. Pour vous assurer que tous vos champs obtiennent l’espace dont ils ont besoin, insérez des espaces dans la liste d’adresses elle-même.
Par exemple, pour vous assurer que les noms du correspondant s’affichent correctement, qu’un élément de votre liste d’adresses contienne ou non une initiale du milieu, procédez comme suit :
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Dans l’entrée Initiale du milieu pour chaque destinataire qui contient une initiale middile, ajoutez un espace, en appuyant sur la barre d’espace, avant et après l’initiale.
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Dans l’entrée Initiale intermédiaire pour chaque destinataire qui ne contient pas d’initiale, ajoutez un espace.
Un publipostage contient à la fois les informations qui sont identiques dans chaque copie et certains espaces réservés pour les informations qui sont propres à chaque copie. Par exemple, un bulletin personnalisé dans lequel le corps du bulletin est le même pour tous les destinataires, mais l’adresse postale et l’introduction sont différentes.
Le problème le plus courant lors de la création de la composition fusionnée n’est pas d’enregistrer à la fois la composition avec les champs de fusion et la publication des pages fusionnées.
Créer une publication fusionnée est l’étape 3 de l’Assistant Fusion et publipostage. Dans cette étape, vous avez trois choix :
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Imprimer Cette option imprime la composition fusionnée.
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Fusionner vers une nouvelle publication Cette option ouvre une nouvelle publication avec une page pour chaque ensemble de données de fusion.
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Ajouter à une publication existante Cette option vous invite à choisir une composition, puis à ajouter les pages fusionnées à la fin de cette composition.
Pour enregistrer à la fois la composition fusionnée et la composition qui contient les champs fusionnés, cliquez sur l’option Fusionner vers une nouvelle publication . Une nouvelle fenêtre de publication s’ouvre et affiche la composition des pages fusionnées. La publication du champ de fusion est masquée derrière la publication des pages fusionnées. Veillez à enregistrer les deux publications.
Vous pouvez ensuite imprimer la composition des pages fusionnées.
Le problème le plus courant avec l’impression de la composition est l’impression d’une des pages fusionnées sur une feuille de papier, par exemple, l’une des différentes étiquettes de publipostage sur une feuille de papier d’étiquette de publipostage.
Cela se produit parce que si vous choisissez l’option Imprimer , la boîte de dialogue Imprimer utilise par défaut l’option Plusieurs copies par feuille et imprime une feuille entière d’étiquettes pour chaque adresse au lieu d’imprimer une adresse par étiquette sur la feuille.
Pour imprimer différents ensembles de données de fusion (par exemple, différents noms et adresses) sur chaque feuille de papier, cliquez sur Plusieurs pages par feuille dans la section Options d’impression .
