Microsoft Access 2010 utilise par défaut l’extension de format de fichier .accdb introduite dans Access 2007. Access continue de prendre en charge le format de fichier utilisé dans les versions antérieures d’Access. Cet article explique pourquoi vous devez utiliser le nouveau format de fichier dans la mesure du possible et pourquoi vous devrez peut-être utiliser le format de fichier de version antérieure dans certains cas. Vous allez également apprendre explicitement à convertir une base de données au nouveau format de fichier.
Dans cet article
Nouveau format de fichier (.accdb)
Access 2010 utilise un format de fichier qui prend en charge un certain nombre d’améliorations du produit. Lorsque vous créez une base de données, la base de données utilise le nouveau format de fichier par défaut et reçoit l’extension de fichier .accdb.
Vous devez utiliser le nouveau format de fichier autant que possible, car il prend en charge de nouvelles fonctionnalités, telles que les champs à plusieurs valeurs et les pièces jointes. En outre, si vous souhaitez convertir votre base de données de bureau en base de données web à l’aide d’Access Services, le fichier de base de données de bureau doit être au format .accdb.
Toutefois, le nouveau format de fichier ne peut pas être ouvert ou lié à avec des versions antérieures d’Access, il ne prend pas en charge la réplication et il ne prend pas en charge la sécurité au niveau de l’utilisateur. Si vous devez utiliser la base de données avec des versions antérieures d’Access, ou si vous devez utiliser la réplication ou la sécurité au niveau de l’utilisateur, vous devez utiliser un format de fichier de version antérieure.
Fonctionnalités fournies par le format de fichier .accdb
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Publication web avec Access Services
Si vous disposez d’un serveur exécutant Access Services, un composant de SharePoint Server, vous pouvez publier un format de fichier .accdb sur le web, en s’appuyant sur certaines restrictions de compatibilité. Certaines fonctionnalités et paradigmes de conception sont différents pour les bases de données Web et pour les bases de données de bureau : certaines bases de données de bureau ne peuvent pas être publiées sur le web sans avoir d’abord apporté des modifications de conception.
Après avoir publié une base de données sur le web, vous pouvez toujours ouvrir le fichier .accdb pour apporter des modifications de conception, puis synchroniser ces modifications avec la version publiée. Personnes pouvez utiliser la base de données Web publiée dans un navigateur, sans qu’Access soit installé.
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Champs à plusieurs valeurs
Supposons que vous deviez affecter une tâche à l’un de vos employés, mais que vous décidez que vous devez l’affecter à plusieurs personnes. Dans Access 2010 vous pouvez créer un champ à plusieurs valeurs dans lequel les noms des employés peuvent être sélectionnés ou entrés dans une zone.
Lorsque vous cliquez sur la zone, case activée zones sélectionnées indiquent vos choix. Les employés sélectionnés sont stockés dans le champ à plusieurs valeurs et séparés par des virgules (par défaut) lorsqu’ils sont affichés.
L’idée derrière les champs à plusieurs valeurs est de faciliter la sélection et le stockage de plusieurs choix, sans avoir à créer une conception de base de données plus avancée. Les champs à valeurs multiples sont également importants pour l’intégration à Microsoft SharePoint Foundation, car les listes SharePoint prennent également en charge les champs à valeurs multiples.
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Type de données pièce jointe
Le nouveau type de données Attachment vous permet de stocker facilement tous les types de documents et de fichiers binaires dans votre base de données sans augmentation excessive de la taille physique de la base de données. Les pièces jointes sont automatiquement compressées, le cas échéant, pour optimiser l’utilisation de l’espace. Vous pouvez joindre un document Word à un enregistrement ou enregistrer une série d’images numériques. Vous pouvez même conserver plusieurs pièces jointes à un seul enregistrement.
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Intégration améliorée avec SharePoint et Outlook
Auparavant, les fichiers Access au format .mdb étaient bloqués par SharePoint ou Outlook en raison du fait que du code non sécurisé peut être inclus dans une base de données Access. Access 2010 permet de vérifier que le code est sécurisé ou désactivé. Cela permet d’intégrer des bases de données Access plus complètes à SharePoint ou Outlook.
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Suivi de l’historique des champs mémo
Les champs Mémo sont utiles pour stocker de grandes quantités d’informations. À compter de Access 2007, vous pouvez définir une propriété (AppendOnly) qui force Access à conserver un historique de toutes les modifications apportées à un champ Mémo. Vous pouvez ensuite afficher un historique de ces modifications. Cette fonctionnalité prend également en charge la fonctionnalité de contrôle de version dans Windows SharePoint Services 3.0 afin que vous puissiez utiliser Access pour suivre les modifications apportées à plusieurs lignes d’un champ de texte stocké dans une liste SharePoint (à condition que l’option Ajouter des modifications au texte existant soit définie sur Oui).
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Chiffrement amélioré
Vous pouvez choisir de définir un mot de passe de base de données et de chiffrer le contenu de votre base de données. Lorsque vous utilisez Access 2007 et un fichier qui utilise le nouveau format de fichier, Access utilise l’API de chiffrement Windows pour chiffrer les données. Des outils de chiffrement tiers peuvent également être utilisés.
Format de fichier de version antérieure (.mdb)
Les versions d’Access antérieures à Office Access 2007 prennent en charge les formats de fichiers qui utilisent l’extension de fichier .mdb. Dans Access 2010, vous pouvez toujours ouvrir .mdb fichiers. Si le fichier est stocké au format de fichier Access 2002-2003 ou Access 2000, vous pouvez l’ouvrir et l’utiliser dans Access 2010 comme vous le feriez normalement. Toutefois, vous ne pouvez pas tirer parti des nouvelles fonctionnalités qui nécessitent le format de fichier .accdb.
Si le fichier est stocké au format de fichier Access 95 ou Access 97, lorsque vous l’ouvrez pour la première fois dans Access 2010, Access propose de mettre à niveau la base de données vers le format de fichier actuellement défini comme format de fichier par défaut (généralement le format de fichier .accdb, sauf si vous ou un administrateur avez modifié le paramètre). Si vous n’envisagez pas d’utiliser la base de données avec des versions d’Access antérieures à Access 2007, et que vous ne partagez pas la base de données avec d’autres utilisateurs qui utilisent des versions d’Access antérieures à Access 2007 et que vous n’utilisez pas la réplication ou la sécurité au niveau de l’utilisateur, vous devez mettre à niveau le fichier de base de données vers le nouveau format .accdb. Après avoir mis à niveau la base de données au format de fichier .accdb, vous ne pouvez plus ouvrir la base de données à l’aide d’une version d’Access antérieure à Access 2007.
Si le fichier est stocké au format Access 95 ou Access 97 et que vous choisissez de ne pas effectuer la mise à niveau vers le format .accdb, vous ne pouvez pas apporter de modifications de conception. Vous pouvez afficher des objets et apporter des modifications à vos données via Access 2010, mais vous ne pouvez pas apporter de modifications de conception.
Conversion au nouveau format de fichier
Pour convertir explicitement une base de données Access au nouveau format de fichier .accdb, vous devez d’abord ouvrir la base de données, puis l’enregistrer au format de fichier .accdb.
Important : La procédure suivante concerne les fichiers créés dans Access 97, Access 2000, Access 2002 ou Access 2003.
Tout d’abord, ouvrez votre base de données :
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Cliquez sur l’onglet Fichier.
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Sur la gauche, cliquez sur Ouvrir.
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Dans la boîte de dialogue Ouvrir , sélectionnez et ouvrez la base de données à convertir.
À présent, convertissez votre base de données :
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Cliquez sur l’onglet Fichier.
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Sur la gauche, cliquez sur Partager.
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Sous Enregistrer la base de données entière, cliquez sur Enregistrer la base de données sous.
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Sur la droite, sous Types de fichiers de base de données, cliquez sur Base de données Access.
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Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous , dans la zone Nom de fichier, entrez un nom de fichier ou utilisez le nom de fichier fourni.
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Cliquez sur Enregistrer.
Une copie de la base de données est créée au format de fichier .accdb.
