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RÉSUMÉ L’objectif de cet article est de fournir des conseils pour rapprocher les comptes clients du
registre général.
PLUS D’INFORMATIONS Le rapprochement des comptes clients avec le registre général, le rapprochement des soldes du module Comptes clients avec des comptes ar dans
General Ledger est une étape importante qui doit être effectuée dans le cadre du processus de clôture du
mois. Si un rapprochement mensuel est effectué, la documentation appropriée est disponible si un audit est effectué, et les différences qui existent entre les deux modules peuvent être capturées et corrigées avant la fermeture de la période.
Quels comptes doivent être rapprochés ?
Toutes les informations entrées dans Comptes clients sont mises à jour par un compte de comptabilité général. Le compte le plus important à rapprocher est le compte Comptes clients. Les autres comptes que vous souhaitez peut-être rapprocher entre les deux modules sont le compte de gestion de trésorerie (si vous utilisez le Gestionnaire de trésorerie), les comptes de revenu, le compte de trésorerie, les remises, les frais de finances, etc.
Rapprocher le compte AR dans GL signifie que le total des comptes clients du module AR est égal au solde du compte AR dans General Ledger.
Quels rapports doivent être examinés pour le rapprochement ?
Solde d’essai du client (08,620) : ouvrir le format Documents uniquement ou le format AR (08,610) – Résumé des soldes client.
Solde d’essai de General Ledger (01,610) ou format – Exécutez-le uniquement pour le compte en cours d’équilibrage. Pour ce faire, entrez une instruction Select pour vos comptes clients clients comme suit : Champ : account.acct, Operator: Equal, Value: (le compte AR).
Le total du compte sur le rapport de solde d’essai GL doit s’équilibrer avec le total du rapport Clients clients. Si les totaux de ces deux rapports sont solde, aucun rapprochement supplémentaire n’est nécessaire.
REMARQUE : si vous avez plusieurs comptes clients clients et ou plusieurs sous-comptes avec un seul compte clients clients, vous devez faire l’une des deux choses :
1. Imprimez le rapport AR avec une instruction Select pour inclure un seul des comptes AR, puis utilisez le même relevé select dans le solde d’essai GL et comparez chaque compte AR un par un.
OU
2. Ajoutez tous les comptes AR dans le solde d’essai GL et comparez-les au total du rapport AR.
Solde d’essai pour la période du client (08,621) et période sensible à la durée de vie (08,611) : pour rapprocher les périodes passées, Dynamics SL fournit ces rapports qui montrent les soldes des documents au cours de cette période et peuvent être utilisés pour rapprocher les données de General Ledger de cette période précédente.
Rapprochement des différences entre le rapport AR et le solde de la version d’essai d’GL Si une différence est trouvée en comparant le total du taux d’âge ou du solde de la version d’essai du client avec le solde d’essai GL, de nombreux rapports détaillés sont disponibles dans Dynamics SL pour vous aider à les
trouver.
Détails du registre général (01,620) : imprimer ce rapport pour les comptes clients. Toutes les entrées publiées sur les comptes pour la période s’afficheront.
Pour vérifier l’origine d’une entrée de type AR, utilisez le champ Type Jrnl. Il aura le module désigné comme AR (comptes clients), GJ (General Ledger) ou AP (Comptes fournisseurs). Lors de la saisie d’un lot GL, il est possible que le type de journal soit modifié en type AR, auquel cas l’utilisation du type Jrnl uniquement pour rechercher les incohérences peut ne pas être suffisante. Si c’est le cas, utilisez Trans transcrire en plus de Jrnl Type pour identifier les transactions nécessaires. Les types de transcrites possibles sont GL (General Ledger), CE (Consolidation), LS (Source d’attribution) et LD (Destination d’attribution). Le type Trans est équivalent au type de document du document d’origine.
S’il existe un type Jrnl autre que AR, cela indiquerait qu’une entrée a été effectué sur le compte Clients clients par le biais d’un module autre que Comptes clients clients, ce qui aurait pour effet de créer une différence entre le registre général et les comptes clients. Une méthode simple pour trouver l’entrée d’origine de la transaction consiste à :
1. Notez le numéro de lot de la transaction dans le champ Bat Nbr et l’entrée dans le champ Type Jrnl dans le rapport de la registre général détaillé.
2. Ouvrez le rapport Modifier pour le module indiqué dans le champ Type de Jrnl (c’est-à-dire, si le champ Type de Jrnl est GJ, ouvrez le rapport GL Edit (01.810). Entrez une instruction Sélection pour que l’état n’inclue que le numéro de lot mentionné ci-dessus. Recherchez la transaction en question sur le rapport Modifier et décidez des ajustements nécessaires pour équilibrer les comptes entre les comptes de comptabilité général et les comptes clients.
Les entrées publiées pendant les périodes précédentes ne seront pas imprimées sur le rapport de liste complet général des détails actuel. Pour déterminer si les entrées ont été publiées dans les périodes précédentes, comparez le solde de début du rapport de la comptabilité générale détaillée du mois en cours avec le solde de fin du rapport du mois précédent pour les comptes clients et les sous-comptes. Si le solde de début du mois en cours et le solde de fin du mois précédent ne sont pas les mêmes, cela indique qu’une transaction a été publiée dans la période précédente. Imprimez un registre général détaillé pour la période précédente et recherchez les transactions publiées à cette période. Les transactions publiées dans une période différente sont marquées par un astérisque (*) et l’explication « Indique que la période entrée est différente du billet de période » sera imprimée en bas de la page, ce qui permet de voir en un clin d’œil les transactions publiées dans une période différente.
Transaction GL (01.680) – Ce rapport est également utilisé pour rapprocher les différences entre les comptes clients généraux et les comptes clients. Générez ce rapport dans un format non publié. Toutes les transactions entrées via des modules de filiale tels que Comptes clients, ainsi que celles entrées via le Registre général sont répertoriées dans ce rapport. Il s’assure qu’aucune transaction nonpostée ne peut affecter les soldes du client ou du Registre général.
Distribution de compte (08,630) : pour vous assurer que les comptes clients clients ont été correctement débités pour les factures et les notes de débit et crédités pour les paiements et les notes de crédit, il convient d’examiner ce rapport. Le solde de ce rapport doit être égal au solde des comptes clients du rapport de comptabilité général détaillé. Un examen du champ Type de transaction (TnTp) vous permettra d’identifier les transactions. Les types de transaction dans le module Comptes clients sont IN (invoice), PA (payment), CM (credit memo), DM (debit memo) et FI (frais de finances). Le numéro de lot de chaque transaction est également répertorié dans ce rapport. Si une transaction suspecte est trouvée, notez le numéro de lot dans le champ Lot et examinez le lot en exécutant le rapport ar Edit (08.810) par numéro de lot.
Transactions ar (08.640) – Ce rapport est très utile si des transactions interrogeables apparaissent sur l’un des rapports ci-dessus. Ce rapport répertorie chaque transaction entrée pour la période en cours dans Invoice and Memo (08.010), Payment Applications (08.030) et Payment Entry (08.050). Il présente chaque compte clients clients et chaque compte de dépenses de réinitialisation pour lequel les transactions sont publiées. Pour trier l’état par type de transaction, sélectionnez ARTRAN. Transtype dans le champ Trier/Sélectionner et dans le champ de valeur sélectionnez le type TnTp de la transaction en question.
Vérification de l’intégrité des comptes clients (08.990) : si le problème n’est pas résolu après avoir passé en revue les rapports ci-dessus, il s’agit de l’option suivante à prendre en considération. La vérification de l’intégrité vérifie que les données du module Comptes clients sont complètes et exactes.
Les options utilisées pour vérifier uniquement les données et ne pas modifier les données dans le module Comptes clients sont les suivants : Vérifier les lots AR publiés - Sélectionnez cette option pour examiner tous les lots clients des comptes publiés pour vous assurer qu’ils ont été transférés correctement vers le Registre général (c’est-à-dire qu’ils sont complets et précis dans le Registre
général). Le processus examine chaque lot et garantit que le lot contient des documents et que les quantités de document sont accumulées dans le total du contrôle de lot. S’il existe des différences, une entrée du journal des événements est créée.
Vérifier les soldes des clients : sélectionnez cette étape pour examiner tous les enregistrements client afin de vérifier que le solde de document ouvert de chaque client est égal au ou aux montants du solde actuel et futur associé au client. S’il existe des différences, une entrée du journal des événements est créée.
Vérifier les applications de paiement : sélectionnez cette étape pour examiner le processus de l’application de tous les paiements et notes de crédit afin de vous assurer que les enregistrements de document ajustés et ajustés ont été mis à jour (appliqués correctement à la base de données). S’il existe des différences, une entrée du journal des événements est créée.
Vérifier les périodes de fermeture Vous devez toujours exécuter les options de vérification avant d’exécuter les options pour corriger ou reconstruire
les données. Les options correctes et reconstruire dans la vérification de l’intégrité clients doivent être mises en place avec précaution, car ces options modifient les données dans les enregistrements associés. Les processus de reconstruction ne doivent pas être exécutés sans l’approbation d’un superviseur comptable. Une sauvegarde de la base de données doit toujours être effectuée avant l’exécution de l’un de ces processus. Les options disponibles sont les autres : Corriger les soldes client et le solde total de documents : sélectionnez cette option pour examiner tous les enregistrements des clients et mettre à jour
(re calculer) les enregistrements si nécessaire pour accepter les soldes de documents ouverts qui les
acceptent. Avant d’exécuter cette fonction, vous devez vous assurer que tous les documents de la base de données sont complets et corrects. Exécutez Vérifier les lots AR publiés, vérifier les soldes des clients et vérifier les applications de paiement avant d’exécuter cette fonction. Cette option est disponible uniquement si l’option Vérifier les soldes client a été sélectionnée.
Reconstruire l’historique ar à partir des documents : sélectionnez cette étape pour mettre à jour les enregistrements de l’historique client en résumant les documents clients clients par période. Exécutez Vérifier les lots AR publiés, vérifier les soldes des clients et vérifier les applications de paiement avant d’exécuter cette fonction.
Périodes de clôture correctes Si des erreurs ont été trouvées et corrigées, le solde d’essai d’GL et le solde d’essai du client ar en âge doivent être réimprimés et vérifiés pour vérifier que les
soldes conviennent.
Une fois le rapprochement mensuel effectué et vérifié que les comptes clients et le registre général conviennent, la clôture du mois peut être effectuée.
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