Il existe plusieurs façons de rechercher du contenu dans Microsoft Search Server 2010. Vous pouvez utiliser la zone de recherche qui se trouve sur chaque page d’un site SharePoint, le site Centre de recherche ou créer une requête détaillée à l’aide de la page de recherche avancée. Vous pouvez rechercher du contenu en recherchant des mots clés, une expression spécifique entre guillemets ou des valeurs attribuées aux propriétés.
Que voulez-vous faire ?
Rechercher du texte ou des fichiers sur un site
Lorsque vous recherchez du contenu, mais que vous ne savez pas où il se trouve, commencez votre recherche sur le site le plus élevé où vous pensez que les informations pourraient se trouver. Vous pouvez ensuite affiner les résultats afin de trouver les informations. Vous pouvez rechercher du contenu en entrant des mots clés ou une expression spécifique entre guillemets. Pour plus d’informations sur la création de requêtes, consultez la section Écrire des requêtes effectives.
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Accédez au dossier ou à l’affichage dans lequel effectuer la recherche. Les résultats de la recherche de site n’incluent pas de contenu sur un site parent ou sur des sites adjacents. Assurez-vous que vous êtes sur le premier site pour les résultats de recherche souhaités.
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Dans la zone de recherche, tapez le mot ou l’expression que vous souhaitez rechercher, puis cliquez sur le bouton Rechercher.
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Par défaut, les résultats de la recherche sont affichés par pertinence. Pour trier les résultats différemment, cliquez sur une option sous Affiner les résultats. Vous pouvez également entrer une nouvelle recherche par mot clé pour remplacer l’étendue par Cette liste. Cela limitera les requêtes futures au premier ensemble de résultats. Si vous entrez une nouvelle recherche avec l’étendue définie sur Ce site, une nouvelle recherche se produit à partir du ou des sites que la requête d’origine. Pour plus d’informations sur l’utilisation des résultats de recherche, consultez la section Utiliser les résultats de la recherche.
Remarques :
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Les pièces jointes aux éléments de liste n’apparaissent pas dans les résultats de la recherche.
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La zone de recherche est limitée à un maximum de 255 caractères.
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Rechercher des éléments ou des fichiers dans une bibliothèque ou une liste SharePoint
Lorsque vous êtes sûr(e) que le contenu que vous recherchez se trouve dans une liste ou une bibliothèque, démarrez la recherche sur la page où se trouve la liste ou la bibliothèque. Les résultats de la recherche vous permettent d’affiner votre recherche par métadonnées, telles que l’auteur(e) du document ou la date à laquelle il a été écrit. Vous pouvez rechercher du contenu en entrant des mots clés ou une expression spécifique entre guillemets. Pour plus d’informations sur la création de requêtes, consultez la section Écrire des requêtes effectives. Si vous ne trouvez pas le contenu souhaité, essayez de rechercher à partir d’un site ou d’utiliser d’autres mots clés.
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Accédez à la liste ou à la bibliothèque pour laquelle vous voulez configurer la gestion des enregistrements.
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Dans la zone de recherche, tapez le mot ou l’expression que vous souhaitez rechercher, puis cliquez sur le bouton Rechercher.
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Par défaut, les résultats de la recherche sont affichés par pertinence. Pour trier les résultats différemment, cliquez sur une option sous Affiner les résultats. Pour plus d’informations sur l’utilisation des résultats de recherche, consultez la section Utiliser les résultats de la recherche.
Remarques :
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Les pièces jointes aux éléments de liste n’apparaissent pas dans les résultats de la recherche.
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La zone de recherche est limitée à un maximum de 255 caractères.
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Rechercher du contenu à partir d’un site du Centre de recherche
Votre organisation peut utiliser un site Centre de recherche. Le site du Centre de recherche est l’endroit où vous souhaitez trouver des résultats à l’échelle de l’entreprise. Le site Centre de recherche par défaut affiche une zone de recherche dans laquelle vous pouvez taper votre requête.
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Pour afficher le site Centre de recherche, cliquez sur Centre de recherche ou Centre de recherche d’entreprise dans les liens de navigation situés en haut de la plupart des pages.
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Si le site du Centre de recherche contient des liens, cliquez sur un lien pour effectuer une recherche dans certains emplacements ou rechercher des contacts. Par exemple, cliquez sur Tous les sites pour rechercher du contenu sur chaque site disponible.
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Tapez une requête dans la zone de recherche.
Remarque : Pour plus d’informations sur l’écriture de requêtes, consultez la section Écrire des requêtes effectives.
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Cliquez sur Accéder à la recherche pour afficher les résultats de la recherche.
Rédiger des requêtes efficaces
Si vous effectuez une recherche à partir d’un site ou du Centre de recherche, la construction d’une requête efficace peut entraîner la recherche rapide des informations souhaitées. Pour rechercher des informations ou des personnes, vous pouvez utiliser une combinaison de texte libre, d’expressions, d’opérateurs logiques et de restrictions basées sur des propriétés.
Voici quelques éléments à garder à l’esprit lorsque vous rédigez une requête :
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Séparer les termes de recherche par des espaces Les résultats de la recherche répertorient tout le contenu contenant tous les mots dans n’importe quel ordre.
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La recherche ignore la mise en majuscule Une recherche pour Author :John a les mêmes résultats qu’une recherche pour author :john.
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Utiliser des guillemets pour obtenir des résultats exacts Lorsque vous êtes sûr(e) que le document souhaité contient les mots exacts dans l’ordre exact de votre requête, placez la requête entre guillemets. Autrement, il est préférable de laisser la phrase sans guillemets. Par exemple, une requête pour cet article, Rechercher du conteu, ne trouve que les articles où « recherche » et « contenu » sont ensemble.
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Nombre de caractères Une requête ne doit pas contenir plus de 255 caractères.
Ajouter une logique booléenne à une requête
À présent que vous connaissez les concepts de base d’une recherche, vous pouvez ajouter des paramètres pour en affiner les résultats. SharePoint vous permet d’utiliser une logique booléenne applicable à des mots clés et propriétés, c’est-à-dire d’associer ceux-ci à l’aide des opérateurs AND (ET), OR (OU), NOT (PAS), + (PLUS) et - (MOINS) afin de construire une requête explicite. Les exemples suivants peuvent vous aider à créer des requêtes fructueuses.
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Opérateur logique |
Description et exemple |
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ET |
Cet opérateur permet de rechercher tous les documents contenant certains mots, quelle que soit leur relation. Par exemple, pommes AND oranges recherche tous les documents contenant à la fois des pommes et des oranges, mais les deux termes peuvent ne pas être simultanés dans les documents. |
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OU |
Cet opérateur permet de rechercher tous les documents contenant un des mots énoncés. Par exemple, une recherche pour C++ OU C# recherche tous les documents contenant l’un de ces langages de programmation. |
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NON |
Cet opérateur permet d’exclure certains résultats. Par exemple, marketing AND prévisions NOT budgetretourne des documents contenant les mots clés marketing et prévision, mais pas le budget. |
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+ (PLUS) |
La requête SharePoint+Excelretourne tous les documents contenant les deux mots clés. |
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- (MOINS) |
La requête SharePoint+Excel -Excel 2007 -Excel 2003retourne tous les documents contenant les mots clés Excel 2003 et Excel 2007. |
En plus des opérateurs logiques SharePoint permet d’utiliser des opérateurs relationnels. Vous pouvez construire une requête à l’aide des valeurs suivantes :
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Opérateur relationnel |
Description et exemple |
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: (deux-points) |
S’utilise avec une propriété pour spécifier une égalité. Par exemple, Auteur :Smithsignifie que l’auteur est égal à Smith. |
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= Égal à |
S’utilise avec une propriété pour spécifier une égalité. Par exemple, Auteur :Smithsignifie que l’auteur est égal à Smith. |
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< Inférieur à |
S’utilise avec des dates et des nombres entiers pour spécifier une valeur inférieure à une valeur donnée. Par exemple, spécifications de recherche modifié<=08/07/09 renvoie toutes les spécifications qui ont été modifiées avant le 8 juillet 2009 inclus. |
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> Supérieur à |
S’utilise avec des dates et des nombres entiers pour spécifier une valeur supérieure à une valeur donnée. Par exemple, les spécifications de recherche modifiées>7/8/09retournent toutes les spécifications de recherche qui ont été modifiées après le 8 juillet 2009. |
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<= Inférieur ou égal à |
S’utilise avec des dates et des nombres entiers pour spécifier une valeur inférieure ou égale à une valeur donnée. Par exemple, spécifications de recherche modifié<=08/07/09 renvoie toutes les spécifications qui ont été modifiées avant le 8 juillet 2009 inclus. |
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>= Supérieur ou égal à |
S’utilise avec des dates et des nombres entiers pour spécifier une valeur supérieure ou égale à une valeur donnée. Par exemple, spécifications de recherche modifié<=08/07/09 renvoie toutes les spécifications qui ont été modifiées avant le 8 juillet 2009 inclus. |
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.. deux points |
Par exemple, property : value 1..value 2 indique que la propriété est supérieure ou égale à la valeur 1 et inférieure ou égale à la valeur 2. |
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<> (différent de) |
S’utilise avec des dates et des nombres entiers pour indiquer les valeurs à exclure. Par exemple, les spécifications de recherche modifiées<>8/07/09 retournent toutes les spécifications de recherche qui n’ont pas été modifiées le 8 juillet 2009. |
Interroger à l’aide de propriétés
Vous pouvez construire des requêtes à l’aide de propriétés, qui sont les métadonnées des documents enregistrés dans SharePoint. L’auteur(e) d’un document ou la date à laquelle il a été enregistré est un exemple de propriété. Les propriétés de contenu et leurs valeurs sont stockées lorsque les sites sont indexés. Lorsque vous disposez d’informations spécifiques sur les propriétés d’un élément, vous pouvez les utiliser pour vous aider à construire une requête afin de trouver l’élément.
Lorsque vous créez une recherche à l’aide de propriétés, n’utilisez pas d’espaces entre la propriété et la valeur.
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Rechercher des valeurs de propriété |
Utilisez la syntaxe propriété :valeur. Par exemple, auteur :smithrecherche tous les documents créés par une personne dont le nom est Smith. |
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Rechercher par nom de fichier |
Tapez filename :"Budget » (entre guillemets) pour rechercher un fichier nommé « Budget.xlsx », ou tapez filename :budget (sans guillemets) pour rechercher à la fois « Budget_Current.xlsx » et « Budget_Next.xlsx ». |
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Rechercher par type de fichier |
Supposons que vous recherchiez des feuilles de calcul de budget qui ont été préparées dans Excel 2007. Ajoutez filetype :xlsx à votre requête pour afficher uniquement les résultats de recherche Excel 2007 classeurs. |
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Caractères génériques |
Utilisez un astérisque « * » pour une correspondance de préfixe avec un mot clé ou une propriété afin de rechercher des documents. Par exemple, la recherche Auteur:Smi renverra tous les documents rédigés par un auteur dont le nom commence par les lettres Smi, tel que Smith, Smitha ou Smitty. |
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Rechercher sur différentes propriétés |
Le service de recherche interprète l’espace entre les termes qui utilisent des propriétés différentes comme un AND. Par exemple, si vous effectuez une recherche sur title :budget filetype :xlsx, votre recherche renvoie uniquement Excel 2007 classeurs dont les titres commencent par le mot « Budget ». |
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Exclure certains résultats de recherche |
Pour exclure les résultats de recherche qui contiennent certains termes, utilisez un signe moins (-) avant le terme que vous souhaitez exclure. Par exemple, si vous souhaitez trouver des éléments qui incluent le mot « dépenses » mais qui n’incluent pas le mot « taxes », tapez dépenses -taxes dans la zone de recherche. |
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Ajouter des propriétés de fichier |
Utilisez les propriétés pour spécifier le nom ou le type de fichier à retourner. Par exemple, si vous souhaitez trouver des fichiers Microsoft Office Word 2007 qui incluent le mot « calendrier », tapez filetype calendrier :docx dans la zone de recherche . |
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Rechercher d’autres valeurs pour la même propriété |
Le service de recherche interprète l’espace entre les termes qui utilisent la même propriété qu’un OR. Par exemple, si vous effectuez une recherche sur auteur :« John Smith » auteur :« David Jones », votre recherche renvoie les éléments qui ont été créés par l’une ou l’autre personne. |
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Exclure les valeurs de propriété |
Pour exclure de vos résultats de recherche le contenu marqué avec une certaine valeur de propriété, placez un signe moins (-) avant le nom de la propriété. |
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Focus sur un serveur particulier |
Si la propriété de site est disponible pour les recherches, vous pouvez ajouter site :servername à votre requête pour concentrer votre recherche sur le contenu stocké sur un serveur particulier. Remarque : Les barres obliques inverses (\) ne fonctionnent pas dans les requêtes. Par conséquent, n’utilisez pas de barres obliques inverses pour un chemin d’accès de serveur lorsque vous tapez le site :\\servername. |
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Date/heure |
Toute propriété date/heure dans n’importe quel format peut être utilisée avec des opérateurs relationnels ou logiques pour former une requête. Par exemple, les spécifications de recherche modifiées=7/8/09 retournent toutes les spécifications de recherche qui ont été modifiées le 8 juillet 2009. |
Remarques :
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Une requête doit inclure au moins un terme à rechercher. Les requêtes uniquement composées de termes à exclure génèrent un message d’erreur.
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Si votre administrateur a mappé des propriétés telles que écrivain(e) ou e-mail à l’auteur(e) de la propriété managée, vos résultats peuvent également inclure du contenu qui contient ces propriétés.
Si vous ne trouvez pas les documents que vous savez être dans votre organisation, vous devrez peut-être travailler avec votre administrateur(-trice) des services de recherche pour que les documents soient ajoutés à l’index de recherche, activer les autorisations sur les documents ou ajouter ou modifier des mots clés ou des propriétés pour les documents.
Utiliser les résultats de la recherche
Par défaut, les résultats principaux de la recherche sont triés en fonction de leur pertinence par rapport à votre requête. Les définitions de mot clé et les liens de meilleur résultat (le cas échéant) sont présentés au début de vos résultats de recherche. Vous pouvez affiner les résultats en cliquant sur l’un des liens dans le panneau d’affinement.
Votre administrateur(-trice) peut modifier les options qui s’affichent dans le panneau d’affinement, mais un exemple de la façon dont vous pouvez choisir d’affiner les résultats de la recherche est le site où vous pensez que votre document réside, l’auteur(e) ou les auteurs qui vous intéressent, ou par la date ou la plage de dates où le document ou les documents ont été écrits. Un clic sur l’un des éléments du panneau d’affinement présente immédiatement les résultats définis par méthode d’affinement que vous choisissez.
Une autre méthode d’affinement de votre recherche consiste à utiliser des étendues. Si vous êtes arrivé(e) à la page des résultats de la recherche à l’aide du Centre de recherche ou en effectuant une recherche à partir d’un site, vous verrez l’option permettant d’affiner les résultats par ce site ou cette liste. Choisir Cette liste vous permet d’affiner davantage les résultats par un nouvel ensemble de mots clés ou une expression. Vous pouvez également avoir l’étendue Contacts ou Tous les sites à partir de laquelle choisir.
La recherche suggère également une liste de recherches associées. Un simple clic sur l’un de ces liens exécute immédiatement la requête pour du texte ou une expression similaire ou liée à votre recherche d’origine.
Si votre organisation active la recherche de personnes et Mes sites, une liste des personnes de votre organisation qui ont répertorié le mot ou l’expression de recherche dans leur profil vous est proposée. Cliquez sur le nom de la personne pour accéder au site Mon site de cette personne. Pour plus d’informations sur la recherche de personnes, consultez l’article Rechercher des personnes.
La page des résultats de la recherche affiche également des suggestions Au-dessus de vos résultats de recherche. Cette fonctionnalité suggère d’autres requêtes que vous pouvez essayer. Chaque suggestion est mise en forme sous forme de lien. Pour effectuer une recherche à nouveau sur une autre requête, cliquez simplement dessus.
Rechercher du contenu à l’aide de la recherche avancée
Si vous avez besoin de construire une requête plus spécifique, vous pouvez utiliser la page Recherche avancée , qui est disponible à partir de la page des résultats de la recherche. À l’aide de la Recherche avancée, vous pouvez choisir d’afficher ou d’exclure des résultats qui incluent certains mots, de filtrer les résultats de la recherche par langue ou type, et de rechercher des propriétés de contenu. L’un des inconvénients de l’utilisation de la recherche avancée est qu’en utilisant trop de paramètres ou de restrictions, la requête peut ralentir le niveau de performance. Comme pour toute requête de recherche, utilisez le moins de mots ou de restrictions possible pour élargir les résultats, puis réduisez les résultats en les affinant.
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Pour afficher la page Recherche avancée, cliquez sur le lien Avancé en regard de la zone Recherche de la page des résultats de la recherche.
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Sous Rechercher des documents avec, tapez des mots ou des expressions dans les champs affichés dans l’illustration suivante. Vous pouvez choisir de faire correspondre chaque mot, chaque mot, une expression exacte ou d’exclure les résultats qui incluent certains mots.
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Pour affiner vos résultats de recherche par langue, cochez une ou plusieurs cases en regard de Uniquement la ou les langues.
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Pour affiner vos résultats de recherche par format de document, cliquez sur une option dans la liste Type de résultat.
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Pour rechercher du contenu marqué avec certaines valeurs, utilisez les champs en regard de l’en-tête Où la propriété. Cliquez sur une propriété dans la liste Choisir une propriété, choisissez un opérateur logique, puis tapez la valeur que vous souhaitez rechercher. Cliquez sur Ajouter une propriété pour effectuer une recherche sur plusieurs propriétés ou sur une autre valeur pour la même propriété. Dans l’exemple suivant, les résultats de la recherche affichent les éléments créés par Mike Smith qui contiennent le terme « Budget » dans le nom.
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Cliquez sur Rechercher pour afficher les résultats de votre recherche.
