Rechercher les enregistrements avec les dates les plus récentes ou les plus anciennes

Règles de création et d’utilisation des requêtes de valeurs principales

Vous créez une requête de valeur supérieure en créant d’abord une requête select. Selon les résultats souhaités, vous appliquez un ordre de tri à la requête ou vous convertissez la requête en requête de totaux. Si vous convertissez la requête, vous utilisez ensuite une fonction d’agrégation, telle que Max ou Min pour renvoyer la valeur la plus élevée ou la plus basse, ou First ou Last pour renvoyer la date la plus ancienne ou la plus récente. Vous utilisez des requêtes de total et des fonctions d’agrégation uniquement lorsque vous avez besoin de rechercher des données qui appartiennent à un ensemble de groupes ou de catégories. Par exemple, supposons que vous deviez trouver les numéros de vente d’une date donnée pour chaque ville dans laquelle votre entreprise opère. Dans ce cas, les villes deviennent des catégories (vous devez rechercher les données par ville). Vous utilisez donc une requête de totaux.

Au fur et à mesure, n’oubliez pas que, quel que soit le type de requête, vos requêtes doivent utiliser des champs qui contiennent des données descriptives, telles que des noms de clients, ainsi qu’un champ qui contient les valeurs de date que vous souhaitez rechercher. En outre, les valeurs de date doivent résider dans un champ défini sur le type de données Date/Heure. Les requêtes décrites dans cet article échouent si vous essayez de les exécuter sur des valeurs de date dans un champ Texte court. En outre, si vous souhaitez utiliser une requête de totaux, vos champs de données doivent inclure des informations de catégorie, telles qu’un champ ville ou pays/région.

Choix entre une requête de valeurs principales et un filtre

Pour déterminer si vous devez créer une requête de valeurs principales ou appliquer un filtre, choisissez l’une des options suivantes :

• Si vous souhaitez retourner les enregistrements avec les dates les plus récentes ou les plus récentes dans un champ, et que vous ne connaissez pas les valeurs de date exactes, ou si elles n’ont pas d’importance, vous créez une requête de valeurs principales.

• Si vous souhaitez retourner tous les enregistrements dont la date correspond, est antérieure ou ultérieure à une date spécifique, vous utilisez un filtre. Par exemple, pour afficher les dates des ventes entre avril et juillet, vous appliquez un filtre. Une description complète des filtres est au-delà de cette rubrique.

  Pour plus d’informations sur la création et l’utilisation de filtres, consultez l’article Appliquer un filtre pour afficher les enregistrements sélectionnés dans une base de données Access.

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Créer une requête de valeurs principales de base

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Création de requête.

2. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur la table que vous souhaitez utiliser dans la requête, cliquez sur Ajouter pour placer la table dans la section supérieure du concepteur, puis cliquez sur Fermer.

   -ou-

   Double-cliquez sur la table, puis cliquez sur Fermer.

   Si vous utilisez les exemples de données répertoriés dans la section précédente, ajoutez la table Employees à la requête.

3. Ajoutez les champs que vous souhaitez utiliser dans votre requête à la grille de conception. Vous pouvez double-cliquer sur chaque champ ou glisser-déplacer chaque champ sur une cellule vide de la ligne Champ .

   Si vous utilisez l’exemple de table, ajoutez les champs Prénom, Nom et Date de naissance.

4. Dans le champ qui contient vos valeurs supérieures ou inférieures (champ Date de naissance, si vous utilisez l’exemple de table), cliquez sur la ligne Trier et sélectionnez Croissant ou Décroissant.

   L’ordre de tri décroissant renvoie la date la plus récente, et l’ordre de tri croissant renvoie la date la plus ancienne.

   Important : Vous devez définir une valeur dans la ligne Trier uniquement pour les champs qui contiennent vos dates. Si vous spécifiez un ordre de tri pour un autre champ, la requête ne retourne pas les résultats souhaités.

5. Sous l’onglet Création de requête , dans le groupe Configuration de la requête , cliquez sur la flèche vers le bas en regard de Tous (la liste Valeurs principales ), puis entrez le nombre d’enregistrements que vous souhaitez afficher ou sélectionnez une option dans la liste.

6. Cliquez sur Exécuter pour exécuter la requête et afficher les résultats en mode Feuille de données.

7. Enregistrez la requête et laissez-la ouverte pour l’utiliser dans les étapes suivantes.

Vous pouvez voir que ce type de requête de valeurs principales peut répondre à des questions de base, telles que la personne la plus âgée ou la plus jeune de l’entreprise. Les étapes suivantes expliquent comment utiliser des expressions et d’autres critères pour ajouter de la puissance et de la flexibilité à la requête. Les critères indiqués à l’étape suivante retournent les trois prochains anniversaires des employés.

Ajouter des critères à la requête

1. Basculez la requête que vous avez créée dans les étapes précédentes en mode Création.

2. Dans la grille de conception de requête, dans la colonne à droite de la colonne Date de naissance, copiez et collez ou tapez cette expression : Expr1 : DatePart(« m »,[Date de naissance]). Cliquez ensuite sur Exécuter.

   La fonction DatePart extrait la partie mois du champ Date de naissance.

3. Basculez en mode Création.

4. À droite de votre première expression, collez ou tapez cette expression : Expr2 : DatePart(« d »,[Date de naissance]). Cliquez ensuite sur Exécuter.

   Dans ce cas, la fonction DatePart extrait la partie date du champ Date de naissance.

5. Basculez en mode Création.

6. Désactivez les zones case activée dans la ligne Afficher pour chacune des deux expressions que vous venez d’entrer, cliquez sur la ligne Trier pour chaque expression, puis sélectionnez Croissant.

7. Cliquez sur Exécuter.

8. Si vous le souhaitez, vous pouvez spécifier un critère pour limiter l’étendue de la requête. Lorsque vous spécifiez des critères, la requête trie uniquement les enregistrements qui répondent aux critères et identifie les valeurs de champ supérieur ou inférieur à partir de la liste triée.

   Pour continuer avec les exemples de données, basculez en mode Création. Ensuite, dans la ligne Critères de la colonne Date de naissance , tapez l’expression suivante :

   Month([Birth Date]) > Month(Date()) Or Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date())

   Cette expression effectue les opérations suivantes : la partie Month([Birth Date]) > Month(Date()) vérifie la date de naissance de chaque employé pour voir si elle tombe dans un mois futur et, si la valeur est true, inclut ces enregistrements dans la requête. La partie Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date()) de l’expression vérifie les dates de naissance qui se produisent dans le mois en cours pour voir si l’anniversaire tombe le ou après le jour courant. Si cette condition est vraie, la fonction inclut ces enregistrements dans la requête. Pour résumer : cette expression ignore tous les enregistrements dont l’anniversaire se situe entre le 1er janvier et la date à laquelle vous exécutez votre requête.

   Pour plus d’exemples d’expressions de critères de requête, consultez l’article Exemples de critères de requête.

9. Sous l’onglet Création de requête , dans le groupe Configuration de la requête , cliquez sur la flèche vers le bas en regard de Tous (la liste Valeurs principales ), puis entrez le nombre d’enregistrements que vous souhaitez afficher ou sélectionnez une option dans la liste.

   Pour voir les trois prochains anniversaires, tapez 3.

10. Cliquez sur Exécuter pour exécuter la requête et afficher les résultats en mode Feuille de données.

Créer la requête des totaux

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Création de requête.

2. Double-cliquez sur les tables que vous souhaitez utiliser. Chaque table apparaît dans la section supérieure du concepteur de requêtes.

   Si vous utilisez les exemples de tables listés ci-dessus, ajoutez les tables Events et Event Types.

3. Double-cliquez sur les champs de table que vous souhaitez utiliser dans votre requête. Veillez à ajouter uniquement les champs de groupe ou de catégorie et le champ de valeur à la requête à ce stade.

   Si vous utilisez les exemples de données répertoriés dans les trois tables précédentes, vous ajoutez soit le champ Type d’événement de la table Type d’événement, soit le champ Date de l’événement de la table Événements.

4. Si vous le souhaitez, vous pouvez spécifier un critère qui limite l’étendue de la requête. Seuls les enregistrements qui répondent aux critères sont triés, et les valeurs de champ supérieur et inférieur sont identifiées dans cette liste triée.

   Par exemple, si vous souhaitez retourner des événements dans la catégorie Fonction privée, tapez cette expression dans la ligne Critères de la colonne Type d’événement : <>«Fonction privée ».

   Pour plus d’exemples d’expressions de critères de requête, consultez l’article Exemples de critères de requête.

5. Convertissez la requête en requête de totaux en procédant comme suit :

   Sous l’onglet Création de requête , dans le groupe Afficher/Masquer , cliquez sur Totaux.

   La ligne Totaux apparaît dans la grille de conception.

6. Vérifiez que la ligne Totaux de chaque champ groupe ou catégorie est définie sur Regrouper par, puis définissez la ligne Totaux du champ de valeur (le champ avec les valeurs supérieures ou inférieures ) sur Max ou Min.

   Max retourne la plus grande valeur d’un champ numérique et la valeur de date ou d’heure la plus récente dans un champ Date/Heure. Min retourne la valeur la plus petite dans un champ numérique et la valeur de date ou d’heure la plus ancienne dans un champ Date/Heure.

7. Sous l’onglet Création de requête , dans le groupe Configuration de la requête , cliquez sur la flèche vers le bas en regard de Tous (la liste Valeurs principales ), puis entrez le nombre d’enregistrements que vous souhaitez afficher ou sélectionnez une option dans la liste.

   Dans ce cas, sélectionnez Tout, puis cliquez sur Exécuter pour afficher les résultats en mode Feuille de données.

   Remarque : Selon la fonction que vous avez choisie à l’étape 6, Access remplacez le nom du champ de valeur dans la requête par MaxOfFieldName ou MinOfFieldName. Si vous utilisez les exemples de tables, Access renomme le champ MaxOfEvent Date ou MinOfEvent Date.

8. Enregistrez la requête et passez aux étapes suivantes.

Les résultats de la requête n’affichent pas de noms de produits ou d’autres informations sur les produits. Pour afficher ces données supplémentaires, vous devez créer une deuxième requête qui incorpore la requête que vous venez de créer. Les étapes suivantes expliquent comment procéder.

Créer une deuxième requête pour ajouter des données supplémentaires

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Création de requête.

2. Cliquez sur l’onglet Requêtes , puis double-cliquez sur la requête total que vous avez créée dans la section précédente.

3. Cliquez sur l’onglet Tables et ajoutez les tables que vous avez utilisées dans votre requête de totaux, puis ajoutez toutes les tables qui contiennent d’autres données associées. Si vous utilisez les trois exemples de tables précédents, ajoutez les tables Type d’événement, Événement et Clients à votre nouvelle requête.

4. Joignez les champs de la requête total à leurs champs correspondants dans les tables parentes. Pour ce faire, faites glisser chaque champ de la requête totaux vers le champ correspondant dans la table.

   Si vous utilisez les exemples de données des trois tables, faites glisser la colonne Type d’événement de la requête totaux vers le champ Type d’événement de la table Type d’événement. Vous faites ensuite glisser la colonne Date MaxOfEvent de la requête totaux vers le champ Date de l’événement de la table Événements. La création de ces jointures permet à votre nouvelle requête select de rassembler les données de la requête total et les données des autres tables.

5. Ajoutez les champs descriptifs supplémentaires des autres tables dans la requête.

   Si vous utilisez les exemples de données des trois tables, vous pouvez ajouter les champs Entreprise et Contact à partir de la table Clients.

6. Si vous le souhaitez, spécifiez un ordre de tri pour une ou plusieurs colonnes. Par exemple, pour répertorier les catégories par ordre alphabétique, définissez la ligne Trier de la colonne Type d’événement sur Croissant.

7. Sous l’onglet Création de requête , dans le groupe Résultats , cliquez sur Exécuter.

   Les résultats de la requête sont affichés en mode Feuille de données.

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Créer la requête make table

1. Avec votre requête de valeurs principales ouverte en mode Création :

   Sous l’onglet Création de requête , dans le groupe Type de requête , cliquez sur Créer une table.

   La boîte de dialogue Création de table s’affiche.

2. Dans la zone Nom de la table , tapez un nom pour la table qui stockera les enregistrements supérieurs et inférieurs. Par exemple, tapez Enregistrements du haut et du bas, puis cliquez sur OK.

   Chaque fois que vous exécutez la requête, au lieu d’afficher les résultats en mode Feuille de données, la requête crée une table et remplace la valeur supérieure par les données actuelles.

3. Enregistrez et fermez la requête.

Créer une requête d’ajout

1. Avec votre requête de valeur inférieure en mode Création :

   Sous l’onglet Création de requête , dans le groupe Type de requête , cliquez sur Ajouter.

2. La boîte de dialogue Ajout s’affiche.

3. Tapez le même nom que celui que vous avez tapé dans la boîte de dialogue Créer une table .

   Par exemple, tapez Enregistrements du haut et du bas, puis cliquez sur OK. Chaque fois que vous exécutez la requête, au lieu d’afficher les résultats en mode Feuille de données, la requête ajoute les enregistrements à la table Enregistrements du haut et du bas.

4. Enregistrez et fermez la requête.

Exécuter les requêtes

• Vous êtes maintenant prêt à exécuter les deux requêtes. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la requête de valeur supérieure, puis cliquez sur Oui lorsque Access vous y invite. Double-cliquez ensuite sur la requête Valeur inférieure, puis cliquez sur Oui lorsque Access vous y invite.

• Ouvrez les tables Enregistrements du haut et du bas en mode Feuille de données.

Le mode désactivé a bloqué cette action ou cet événement.

Si ce message s’affiche, procédez comme suit :

• Sélectionnez Activer ce contenu , puis cliquez sur OK.

• Exécutez à nouveau votre requête.

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