La gestion d’un calendrier occupé peut être écrasante, en particulier lorsque de nouveaux événements entrants entrent en conflit avec des événements existants. Pour vous aider à rester organisé, Copilot peut replanifier les rendez-vous personnels et les réunions 1:1 (réunions avec vous et une autre personne) en cas de conflit, ce qui réduit l’effort manuel que vous devez mettre en œuvre pour que votre planning fonctionne correctement.
Vous avez le contrôle
Vous décidez des dates et heures acceptables si Copilot doit replanifier pour vous, et vous pouvez case activée ce que Copilot a replanifié dans le volet des notifications Outlook à tout moment. Email notifications sont également bientôt disponibles pour vous tenir informé. Et comme toujours, vous pouvez modifier la date et l’heure de vos événements à partir de votre calendrier quand vous le souhaitez.
Activer l’option Replanifier automatiquement avec Copilot
Copilot peut replanifier automatiquement les événements ou séries lors de l’utilisation du nouvel Outlook pour Windows, Outlook sur le web ou microsoft 365 Calendar dans Microsoft Teams.
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Créez un événement ou une série, ou ouvrez un événement ou une série existante.
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Activez Si des conflits surviennent, laissez Copilot replanifier cet événement.
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Sélectionnez vos jours et heures acceptables pour trouver les meilleures alternatives si Copilot doit replanifier pour vous (cette étape est facultative, mais vous obtiendrez de meilleurs résultats si vous choisissez des jours et des heures).
Quelques choses à savoir sur le rééchelonnement automatique et les séries
Si vous créez une série et que le rééchelonnement automatique avec Copilot est désactivé, vous ne pouvez pas l’activer pour une seule instance de la série ultérieurement.
Si vous créez une série et activez le rééchelonnement automatique avec Copilot, l’option peut être désactivée pour une seule instance ultérieurement, mais vous ne pouvez pas modifier vos jours et heures acceptables pour une seule instance.
Copilot ne replanifiera que si des conflits apparaissent plus tard
Copilot replanifie automatiquement votre événement en fonction de vos jours et heures acceptables uniquement si :
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Vous acceptez un nouvel événement qui se produit en même temps.
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Planifiez ou replanifiez un nouvel événement pour qu’il se produise en même temps.
Dans le cas contraire, votre événement restera le jour et l’heure d’origine.
Remarque : Seuls les événements avec status occupés ou non du bureau seront pris en compte lors de l’évaluation des conflits. Cela signifie que s’il y a un conflit dans votre calendrier avec un événement dont la replanification automatique avec Copilot est activée, mais que votre status pour la réunion en conflit est définie sur Provisoire, Copilot ne replanifiera pas.
Pour voir ce que Copilot a replanifié, case activée le volet de notifications Outlook
Les notifications relatives aux modifications apportées à vos événements s’affichent dans le volet notifications d’Outlook et incluent :
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L’événement a été correctement replanifié.
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L’événement n’a pas pu être replanifié dans vos préférences.
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L’événement a changé et ne peut plus être automatiquement replanifié (par exemple, si d’autres personnes sont ajoutées à un événement ultérieurement).
À l’avenir, Copilot enverra également des e-mails pour des notifications importantes.
Vous pouvez gérer vos préférences de notification à partir des paramètres Outlook.
Scénarios qui affectent le rééchelonnement automatique
Conseil : Dans tous ces scénarios, vous saurez ce qui se passe avec les informations dans le volet de notifications Outlook.
Si l’une de ces choses se produit, Copilot ne sera pas en mesure de replanifier pour vous. Si le rééchelonnement automatique a déjà été activé, Copilot vous avertit qu’il ne gère plus la réunion pour vous.
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Plusieurs participants sont ajoutés ou la réunion est transférée à d’autres participants. Les salles de conférence ne sont pas comptabilisées comme participants.
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Un événement dure plus de 5 heures, y compris les événements d’une journée entière.
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Une série est planifiée avec une périodicité moins fréquente que mensuelle (par exemple, tous les 2 mois).
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Une série est planifiée à une date spécifique du mois (par exemple, le 3 de chaque mois).
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Un événement ou une série est planifié sur un calendrier secondaire ou partagé.
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Un événement ou une série est défini pour s’afficher en tant qu’absence du bureau
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Le participant refuse votre réunion 1:1. Copilot ne sait pas si le refus du participant indique que la réunion doit être annulée ou replanifiée. À l’avenir, Copilot acceptera automatiquement les nouvelles propositions de temps des participants.
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L’événement ou la série ne convient pas pour les raisons suivantes :
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Aucune heure n’est disponible (Copilot a essayé 5 fois de trouver une heure et n’a pas pu).
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La limite de rééchelonnement est atteinte (l’événement a été automatiquement replanifié 5 fois déjà, ce qui indique qu’il ne s’agit probablement pas d’une priorité et que la poursuite de la replanification n’est peut-être pas la bonne solution).
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Forum aux questions
Que voient les participants lorsque Copilot replanifie automatiquement les règles ?
Actuellement, les participants ne savent pas que Copilot a replanifié la réunion. Ils reçoivent un message de mise à jour de réunion comme si vous aviez modifié l’heure de la réunion. Nous réfléchissons activement à la façon d’améliorer ce point. Nous vous invitons donc à envoyer des suggestions via l’aide > commentaires.
Comment Copilot choisit-il quand replanifier, s’il y a plusieurs fois de gratuité ?
Copilot choisira la durée disponible la plus proche de l’heure initiale de la réunion dans les jours et heures que vous avez indiqués comme alternatives acceptables.
Si je l’active pour une réunion, mais que je ne change rien d’autre, le participant recevra-t-il une mise à jour ?
Si vous activez la replanification automatique avec Copilot pour une réunion existante et que vous n’apportez aucune autre modification, le participant ne recevra pas de message de mise à jour de la réunion. Nous allons mettre à jour l’expérience afin que le bouton du formulaire d’événement soit intitulé « Enregistrer » dans ce scénario, plutôt que l’étiquette « Envoyer » actuelle.
