La gestion d’un calendrier occupé peut être écrasante, en particulier lorsque de nouveaux événements entrent en conflit avec des événements existants. Copilot vous aide à rester organisé en replanissant automatiquement les rendez-vous personnels et les réunions 1:1 en cas de conflits. Cette fonctionnalité est conçue pour réduire les efforts manuels de gestion du calendrier et maintenir le bon fonctionnement de votre planification.
Où trouver les options de rééchelonnement automatique
Vous pouvez trouver une replanification avec Copilot lorsque vous créez un événement dans le nouvel Outlook pour Windows, Outlook sur le web ou le calendrier Microsoft 365 dans Microsoft Teams.
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Créez un événement ou ouvrez un événement existant. Les événements récurrents et ponctuels sont pris en charge.
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Activez Replanifier automatiquement avec Copilot pour permettre à Copilot de gérer l’événement.
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Optionnel:Pour ajouter des préférences supplémentaires afin d’aider Copilot à trouver de meilleures alternatives lors de la replanification, sélectionnez les préférences de rééchelonnement affichées.
Remarque : Seul l’organisateur de la réunion peut activer cette option. Les participants à la réunion ne verront pas la possibilité de demander à Copilot de replanifier automatiquement.
Comprendre les déclencheurs de replanification
Copilot replanifie automatiquement votre événement managé si :
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Vous acceptez une nouvelle réunion qui se produit en même temps.
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Planifiez ou replanifiez un nouvel événement pour qu’il se produise en même temps.
Remarque : Seuls les événements avec status occupés ou non du bureau seront pris en compte lors de l’évaluation des conflits.
Comment vous serez averti
Les notifications relatives aux modifications apportées à vos événements s’affichent dans le flux d’activité Outlook et incluent :
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L’événement a été correctement replanifié.
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L’événement n’a pas pu être replanifié dans vos préférences.
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L’événement a changé et ne peut plus être automatiquement replanifié (par exemple, si un deuxième participant est ajouté à la réunion).
À l’avenir, Copilot enverra également des e-mails pour des notifications importantes.
Autres considérations
Le participant refuse une réunion gérée 1:1
Copilot ne replanifiera pas l’événement géré s’il s’agit d’une réunion 1:1 et que le participant a refusé la réunion gérée. Copilot ne sait pas si le refus du participant indique que la réunion doit être annulée ou replanifiée. À l’avenir, Copilot acceptera automatiquement les nouvelles propositions de temps des participants.
Modifications de réunion non enregistrées à partir d’Outlook pour Windows classique
Dans Outlook pour Windows classique, les organisateurs peuvent apporter des modifications à une réunion, mais choisir de ne pas envoyer ces mises à jour aux participants. Si vous utilisez fréquemment cette fonctionnalité, il est recommandé de ne pas utiliser la fonctionnalité de rééchelonnement automatique de Copilot. Si vous apportez des modifications à une réunion gérée mais que vous n’envoyez pas, ces modifications seront envoyées aux participants si Copilot détecte un conflit et met à jour la réunion.
Salles ajoutées à la réunion :
Les salles de conférence ne sont pas comptabilisées comme des participants à la réunion. Si vous créez une réunion avec un utilisateur et ajoutez deux salles de conférence, Copilot considère toujours qu’il s’agit d’une réunion 1:1. Les refus de chambre n’affectent pas non plus le rééchelonnement automatique : il est recommandé d’activer la réservation automatique de chambre pour que Copilot trouve automatiquement une autre chambre si la salle actuelle refuse.
Scénarios qui affectent le rééchelonnement automatique
Modifications apportées aux événements qui empêchent Copilot de se rééchelonner automatiquement
Si l’une des actions suivantes se produit, Copilot vous empêche d’activer le rééchelonnement automatique. Si l’événement est déjà géré, Copilot cessera de gérer votre réunion et communiquera cette modification dans le flux d’activité Outlook.
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Ajout de plusieurs participants.
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Planification d’un événement d’une durée supérieure à 5 heures.
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Planification d’un événement d’une journée entière.
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Planification d’un événement dont la périodicité est supérieure à mensuelle, par exemple trimestrielle ou annuelle.
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Planification d’une réunion périodique à une date spécifique du mois.
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Planification d’un événement sur un calendrier secondaire.
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Le participant refuse votre réunion gérée 1:1.
Autres raisons pour lesquelles Copilot cessera de se rééchelonner automatiquement
Copilot cessera de gérer une réunion si elle répond à certains critères qui indiquent qu’elle n’est pas adaptée à la gestion automatique.
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Aucune heure disponible. Il y a un conflit, mais même après 5 tentatives qui se sont produites sur quelques jours, Copilot n’est pas en mesure de trouver une autre heure pour l’événement.
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La limite de rééchelonnement est atteinte. L’événement a été replanifié 5 fois. Cela indique que l’événement n’est peut-être pas une priorité et que la replanification continue n’est peut-être pas le meilleur résultat pour cet événement.
La modification d’un instance dans une série périodique limite les options de rééchelonnement
Lorsque le rééchelonnement automatique est désactivé pour la série, il ne peut pas être activé pour une seule instance.
Lorsque le rééchelonnement automatique est activé pour la série, il peut être désactivé pour une seule instance, mais vous ne pouvez pas modifier les préférences de rééchelonnement.
Calendriers partagés et replanification automatique
Bien que le rééchelonnement automatique soit activé sur l’anneau de mise en production ciblée, les délégués ne peuvent pas créer d’événements managés sur un calendrier partagé ou modifier les préférences d’un événement managé existant. Les délégués ne recevront pas non plus de notifications d’événements managés. Il est prévu que les délégués et les calendriers partagés soient pris en charge lorsque le rééchelonnement automatique Copilot atteint la disponibilité générale.
