Voici quelques tâches de base de données que vous pouvez effectuer pour vous aider à apprendre à utiliser Microsoft Access 2010.
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Dans cet article
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Importer des données à partir d’une feuille de calcul ou d’un autre programme
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Utiliser une base de données de version antérieure dans plusieurs versions d’Access
Qu’est-ce qu’Access ?
Access 2010 est un outil de conception et de déploiement d’applications de base de données que vous pouvez utiliser pour effectuer le suivi des informations importantes. Vous pouvez conserver vos données sur votre ordinateur ou les publier sur le web, afin que d’autres utilisateurs puissent utiliser votre base de données avec un navigateur web.
De nombreuses personnes commencent à utiliser Access lorsque le programme qu’ils utilisent pour effectuer le suivi de quelque chose devient progressivement moins adapté à la tâche. Par exemple, supposons que vous êtes un planificateur d’événements et que vous souhaitez suivre tous les détails que vous devez gérer pour que vos événements réussissent. Si vous utilisez un traitement de texte ou un programme de feuille de calcul pour ce faire, vous pouvez facilement rencontrer des problèmes avec des données en double et incohérentes. Vous pouvez utiliser un logiciel de calendrier, mais le suivi des informations financières dans un calendrier n’est pas approprié.
Bases de données relationnelles dans Access
Parfois, vous avez besoin d’une base de données relationnelle pour suivre ces informations : une banque de données qui a été séparée en collections de données plus petites (appelées tables) pour éliminer la redondance, puis reliées ensemble en fonction de bits d’informations courants (appelés champs). Par exemple, une base de données relationnelle de planification d’événements peut contenir une table avec des informations sur le client, une table avec des informations sur le fournisseur et une table avec des informations sur les événements. La table avec des informations d’événement peut avoir un champ pour la lier à la table client et un champ pour la lier à la table du fournisseur. De cette façon, par exemple, si le numéro de téléphone d’un fournisseur change, les informations peuvent être modifiées une fois dans la table du fournisseur, au lieu de dans tous les cas impliquant le fournisseur.
Access est un outil que vous pouvez utiliser pour développer rapidement et facilement des applications de base de données relationnelle qui vous aident à gérer les informations. Vous pouvez créer une base de données pour vous aider à suivre à peu près n’importe quel type d’informations, telles que l’inventaire, les contacts professionnels ou les processus métier. En fait, Access est fourni avec des modèles que vous pouvez utiliser immédiatement pour suivre une variété d’informations, ce qui facilite les choses même pour un débutant.
Lorsque vous ouvrez Access
Lorsque vous commencez Access 2010, vous voyez la vue Microsoft Office Backstage, où vous pouvez obtenir des informations sur la base de données active, créer une base de données, ouvrir une base de données existante et afficher le contenu proposé à partir de Office.com.
Le mode Backstage contient également de nombreuses autres commandes que vous pouvez utiliser pour ajuster, gérer ou partager vos bases de données. Les commandes en mode Backstage s’appliquent généralement à des bases de données entières, et non à des objets à l’intérieur d’une base de données.
Remarque : Vous pouvez accéder au mode Backstage à tout moment en cliquant sur l’onglet Fichier .
Rechercher et appliquer un modèle
Access vous fournit une grande variété de modèles que vous pouvez utiliser pour accélérer votre processus de création de base de données. Un modèle est une base de données prête à l’emploi qui contient toutes les tables, requêtes, formulaires et rapports nécessaires à l’exécution d’une tâche spécifique. Par exemple, il existe des modèles qui peuvent être utilisés pour suivre les problèmes, gérer les contacts ou conserver un enregistrement des dépenses. Certains modèles contiennent quelques exemples d’enregistrements pour vous aider à illustrer leur utilisation. Les bases de données modèles peuvent être utilisées telles quels, ou vous pouvez les personnaliser pour mieux répondre à vos besoins.
Pour rechercher et appliquer un modèle à votre base de données, procédez comme suit :
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Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Nouveau.
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Sous Modèles disponibles, effectuez l’une des opérations suivantes :
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Pour réutiliser un modèle que vous avez récemment utilisé, cliquez sur Modèles récents, puis sélectionnez le modèle souhaité.
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Pour utiliser un modèle que vous avez déjà installé, cliquez sur Mes modèles, puis sélectionnez le modèle souhaité.
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Pour rechercher un modèle sur Office.com, sous Office.com Modèles, cliquez sur une catégorie de modèle, sélectionnez le modèle souhaité, puis cliquez sur Télécharger pour télécharger le modèle à partir d’Office .com sur votre ordinateur.
Vous pouvez également rechercher des modèles sur Office.com à partir d’Access. Dans la zone Rechercher Office.com de modèles , tapez un ou plusieurs termes de recherche, puis cliquez sur le bouton de direction pour effectuer la recherche.
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Si vous le souhaitez, cliquez sur l’icône de dossier en regard de la zone Nom de fichier pour accéder à l’emplacement où vous souhaitez créer la base de données. Si vous n’indiquez pas d’emplacement spécifique, Access crée la base de données à l’emplacement par défaut affiché sous la zone Nom de fichier .
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Cliquez sur Créer.
Access crée la base de données et l’ouvre pour l’utiliser.
Créer une base de données entièrement nouvelle
Si vous souhaitez une présentation plus détaillée des concepts de l’utilisation d’Access pour créer une base de données, consultez l’article Notions de base de la conception de base de données.
Si aucun des modèles ne répond à vos besoins, ou si vous avez des données dans un autre programme que vous souhaitez utiliser dans Access, vous pouvez décider qu’il est préférable de créer une base de données à partir de zéro. Dans Access 2010, vous avez le choix : une base de données de bureau standard ou une base de données web.
Pour plus d’informations sur les bases de données web, consultez l’article Créer une base de données à partager sur le web.
Pour créer une base de données, procédez comme suit :
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Démarrez Access.
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Sous l’onglet Nouveau en mode Backstage, cliquez sur Base de données vide ou Base de données web vide.
Important : Le choix que vous faites ici détermine les fonctionnalités disponibles dans la base de données. Les bases de données de bureau ne peuvent pas être publiées sur le web, et les bases de données web ne prennent pas en charge certaines fonctionnalités de bureau, telles que les requêtes de total.
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Sur la droite, tapez un nom pour votre base de données dans la zone Nom de fichier .
Pour modifier l’emplacement dans lequel vous créez le fichier, cliquez sur Parcourir
en regard de la zone Nom de fichier , accédez à et sélectionnez le nouvel emplacement, puis cliquez sur OK. -
Cliquez sur Créer.
Access crée la base de données, puis ouvre une table vide (nommée Table1) dans mode Feuille de données.
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Access place le curseur dans la première cellule vide de la colonne Cliquer pour ajouter de la nouvelle table.
Pour ajouter des données, commencez à taper, ou vous pouvez coller des données à partir d’une autre source, comme décrit dans la section Coller des données d’une autre source dans une table Access, plus loin dans cet article.
Remarques :
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La saisie de données en mode Feuille de données est conçue pour être très similaire à la saisie de données dans une feuille de calcul Excel. La principale restriction est que les données doivent être entrées dans des lignes et des colonnes contiguës, en commençant dans le coin supérieur gauche de la feuille de données. Vous ne devez pas essayer de mettre en forme vos données en incluant des lignes ou des colonnes vides comme vous pouvez le faire dans une feuille de calcul Excel, car cela gaspillera de l’espace dans votre tableau. La table contient simplement vos données. Toutes les présentations visuelles de ces données seront effectuées dans les formulaires et les rapports que vous concevez ultérieurement.
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La structure de table est créée pendant que vous entrez des données. Chaque fois que vous ajoutez une nouvelle colonne à la feuille de données, un nouveau champ est défini dans la table. Access définit la type de données du champ en fonction du type de données que vous entrez. Par exemple, si vous avez une colonne dans laquelle vous avez entré uniquement des valeurs de date, Access définit le type de données de ce champ sur Date/Heure. Si vous tentez par la suite d’entrer une valeur autre que la date (par exemple, un nom ou un numéro de téléphone) dans ce champ, Access affiche un message vous informant que la valeur ne correspond pas au type de données de la colonne. Dans la mesure du possible, vous devez planifier votre table de sorte que chaque colonne contienne le même type de données, qu’il s’agisse de texte, de dates, de nombres ou d’un autre type. Il est ainsi beaucoup plus facile de créer des requêtes, des formulaires et des rapports qui sélectionnent uniquement les données souhaitées.
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Si vous ne souhaitez pas encore entrer de données, cliquez sur Fermer
Remarque : Access supprime Table1 si vous le fermez sans enregistrer.
Ouvrir une base de données Access existante
Conseil : Pour ouvrir rapidement l’une des dernières bases de données que vous avez ouvertes, sous l’onglet Fichier , cliquez sur Récent, puis sur le nom du fichier.
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Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir.
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Cliquez sur un raccourci dans la boîte de dialogue Ouvrir ou, dans la zone Regarder dans , cliquez sur le lecteur ou le dossier qui contient la base de données souhaitée.
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Dans la liste des dossiers, double-cliquez sur dossiers jusqu’à ce que vous ouvrez le dossier qui contient la base de données.
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Lorsque vous trouvez la base de données, effectuez l’une des opérations suivantes :
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Pour ouvrir la base de données en mode d’ouverture par défaut, double-cliquez dessus.
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Pour ouvrir la base de données pour un accès partagé dans un environnement multi-utilisateur, afin que vous et d’autres utilisateurs puissiez lire et écrire dans la base de données en même temps, cliquez sur Ouvrir.
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Pour ouvrir la base de données pour un accès en lecture seule, afin de pouvoir l’afficher mais ne pouvez pas la modifier, cliquez sur la flèche en regard du bouton Ouvrir , puis cliquez sur Ouvrir en lecture seule.
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Pour ouvrir la base de données pour un accès exclusif, afin que personne d’autre ne puisse l’ouvrir tant que vous l’avez ouverte, cliquez sur la flèche en regard du bouton Ouvrir , puis cliquez sur Ouvrir exclusif.
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Pour ouvrir la base de données pour l’accès en lecture seule, cliquez sur la flèche en regard du bouton Ouvrir , puis cliquez sur Ouvrir en lecture seule exclusive Les autres utilisateurs peuvent toujours ouvrir la base de données, mais ils n’ont qu’un accès en lecture seule.
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Si vous ne trouvez pas la base de données que vous souhaitez ouvrir
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Dans la boîte de dialogue Ouvrir , cliquez sur le raccourci Poste de travail ou, dans la zone Regarder dans , cliquez sur Poste de travail.
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Dans la liste des lecteurs, cliquez avec le bouton droit sur le lecteur susceptible de contenir la base de données, puis cliquez sur Rechercher.
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Entrez vos critères de recherche, puis appuyez sur Entrée pour rechercher la base de données.
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Si la base de données est trouvée, ouvrez-la en double-cliquant dessus dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche.
Étant donné que la recherche a été lancée à partir de la boîte de dialogue Ouvrir , vous devez cliquer sur Annuler dans cette boîte de dialogue pour que la base de données s’ouvre.
Vous pouvez ouvrir directement un fichier de données dans un format de fichier externe (par exemple, dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ou Excel). Vous pouvez également ouvrir directement n’importe quel source de données ODBC, comme Microsoft SQL Server ou Microsoft FoxPro. Access crée automatiquement une base de données Access dans le même dossier que le fichier de données et ajoute des liens à chaque table de la base de données externe.
Prise en main de votre nouvelle base de données
Selon le modèle que vous avez utilisé, vous devrez peut-être effectuer une ou plusieurs des opérations suivantes pour commencer à utiliser la nouvelle base de données :
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Si Access affiche une boîte de dialogue Connexion avec une liste vide d’utilisateurs, utilisez la procédure suivante pour commencer :
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Cliquez sur Nouvel utilisateur.
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Remplissez le formulaire Détails de l’utilisateur .
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Cliquez sur Enregistrer et fermer.
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Sélectionnez le nom d’utilisateur que vous venez d’entrer, puis cliquez sur Connexion.
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Si Access affiche une feuille de données vide, vous pouvez commencer à taper des données directement dans cette feuille de données, ou cliquer sur d’autres boutons et onglets pour explorer la base de données.
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Si Access affiche une page Prise en main, vous pouvez cliquer sur des liens sur cette page pour en savoir plus sur la base de données, ou cliquer sur d’autres boutons et onglets pour explorer la base de données.
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Si Access affiche un message d’avertissement de sécurité dans la barre des messages et que vous approuvez la source du modèle, cliquez sur Activer le contenu. Si la base de données nécessite une connexion, vous devez vous reconnecter.
Pour les bases de données de bureau et web, vous souhaitez également commencer par l’une des étapes suivantes :
Ajouter un tableau
Vous pouvez ajouter une nouvelle table à une base de données existante à l’aide des outils du groupe Tables sous l’onglet Créer .
Remarque : Dans une base de données web, seule la commande Table est disponible dans le groupe Tables .
Quelle que soit la vue dans laquelle vous démarrez, vous pouvez toujours basculer vers l’autre affichage à l’aide des boutons d’affichage de la barre de status de la fenêtre Accès.
Créer une table vide en mode Feuille de données En mode Feuille de données, vous pouvez entrer des données immédiatement et laisser Access créer la structure de table en arrière-plan. Les noms de champs sont attribués numériquement (Champ1, Champ2, etc.), et Access définit le type de données de champ, en fonction du type de données que vous entrez.
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Sous l’onglet Créer , dans le groupe Tables , cliquez sur Table
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Access crée la table, puis place le curseur dans la première cellule vide de la colonne Cliquer pour ajouter .
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Pour ajouter des données, commencez à taper dans la première cellule vide, ou vous pouvez coller des données à partir d’une autre source, comme décrit plus loin dans cet article.
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Pour renommer une colonne (champ), double-cliquez sur l’en-tête de colonne, puis tapez le nouveau nom.
Conseil : Donnez un nom explicite à chaque champ, afin de pouvoir déterminer ce qu’il contient sans avoir à examiner les données.
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Pour déplacer une colonne, sélectionnez-la en cliquant sur son en-tête de colonne, puis faites-la glisser vers l’emplacement souhaité. Vous pouvez également sélectionner plusieurs colonnes contiguës et les faire glisser toutes vers un nouvel emplacement.
Pour ajouter d’autres champs à votre table, vous pouvez commencer à taper dans la colonne Cliquer pour ajouter en mode Feuille de données, ou vous pouvez ajouter de nouveaux champs à l’aide des commandes du groupe Ajouter & Supprimer sous l’onglet Champs .
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Créer une table en mode Création En mode Création, vous devez d’abord créer la structure de la nouvelle table. Ensuite, vous basculez en mode Feuille de données pour entrer des données, ou vous entrez vos données à l’aide d’une autre méthode, par exemple avec un formulaire.
Le mode Création n’est pas disponible pour les tables d’une base de données web.
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Sous l’onglet Créer , dans le groupe Tables , cliquez sur Création de table.
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Pour chaque champ de votre table, tapez un nom dans la colonne Nom du champ , puis sélectionnez un type de données dans la liste Type de données .
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Vous pouvez entrer des informations supplémentaires pour chaque champ dans la colonne Description . La description que vous entrez s’affiche dans la barre de status lorsque le point d’insertion se trouve dans ce champ, et est utilisée comme texte de barre status pour tous les contrôles que vous créez en faisant glisser le champ du volet Liste de champs vers un formulaire ou un état, et pour tous les contrôles créés pour ce champ par l’Assistant Formulaire ou l’Assistant Rapport.
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Après avoir ajouté tous vos champs, enregistrez la table :
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Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer.
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Vous pouvez commencer à entrer des données dans la table à tout moment en basculant en mode Feuille de données, en cliquant dans la première cellule vide et en tapant. Vous pouvez également coller des données provenant d’une autre source, comme décrit dans la section suivante.
Créer une table basée sur une liste SharePoint Avec une liste SharePoint, vos données peuvent être utilisées par des personnes qui n’ont pas Access. En outre, les données de liste sont stockées sur un serveur, ce qui offre généralement une meilleure protection contre la perte de données que les fichiers stockés sur un ordinateur de bureau. Vous pouvez soit commencer par une nouvelle liste, soit créer un lien vers une liste existante. Vous devez disposer des autorisations suffisantes sur le site SharePoint sur lequel vous souhaitez créer la liste . cela peut varier d’un site à l’autre. Contactez votre administrateur SharePoint pour plus d’informations sur vos options.
Cette fonctionnalité n’est pas disponible dans une base de données web.
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Sous l’onglet Création, dans le groupe Tables, cliquez sur Listes SharePoint.
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Vous pouvez utiliser l’un des modèles de liste pour créer une liste SharePoint standard, telle que contacts ou événements.
Vous pouvez également choisir de créer une liste personnalisée, ou de lier ou d’importer une liste existante. Cliquez sur l’option souhaitée.
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Si vous choisissez l’un des modèles de liste ou pour créer une liste personnalisée, la boîte de dialogue Créer une liste s’ouvre pour vous guider tout au long du processus. Si vous choisissez d’utiliser une liste existante, la boîte de dialogue Obtenir des données externes s’ouvre pour vous aider.
Pour plus d’informations sur les tables, voir l’article Présentation des tables.
Coller des données d’une autre source dans une table Access
Si vos données sont actuellement stockées dans un autre programme, tel qu’Excel, vous pouvez copier et coller vos données dans un tableau Access. En général, cela fonctionne mieux si vos données sont déjà séparées en colonnes, comme elles le sont dans une feuille de calcul Excel. Si vos données sont dans un programme de traitement de texte, vous devez d’abord séparer les colonnes de données à l’aide d’onglets, ou convertir les données en table dans le programme de traitement de texte, puis copier les données. Si vos données nécessitent une modification ou une manipulation (par exemple, en séparant les noms complets en prénoms et noms), vous pouvez effectuer cette opération avant de copier les données, en particulier si vous n’êtes pas familiarisé avec Access.
Lorsque vous collez des données dans une table vide, Access définit le type de données de chaque champ en fonction du type de données qu’il y trouve. Par exemple, si un champ collé ne contient que des valeurs de date, Access applique le type de données Date/Heure à ce champ. Si le champ collé contient uniquement les mots « oui » et « non », Access applique le type de données Oui/Non au champ.
Access nomme les champs en fonction de ce qu’il trouve dans la première ligne des données collées. Si la première ligne de données collées est de type similaire aux lignes qui suivent, Access détermine que la première ligne fait partie des données et attribue aux champs des noms génériques (Champ1, Champ2, etc.). Si la première ligne de données collées n’est pas similaire aux lignes qui suivent, Access utilise la première ligne comme nom de champ et exclut la première ligne des données réelles.
Si Access affecte des noms de champs génériques, vous devez renommer les champs dès que possible pour éviter toute confusion. Procédez comme suit :
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Sous l’onglet Fichier , cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la table.
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En mode Feuille de données, double-cliquez sur chaque en-tête de colonne, puis tapez un nom pour la colonne.
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Enregistrez à nouveau la table.
Importer ou lier des données à partir d’une autre source
Vous avez peut-être des données que vous avez collectées dans un autre programme que vous souhaitez utiliser dans Access. Peut-être que vous travaillez avec des personnes qui stockent leurs données dans d’autres programmes et que vous souhaitez utiliser leurs données dans Access. Ou, peut-être que vous avez plusieurs sources de données disparates et que vous avez besoin d’un « pavé d’atterrissage » où vous pouvez les rassembler pour une analyse plus approfondie.
Access facilite l’importation ou la liaison de données à partir d’autres programmes. Vous pouvez importer des données à partir d’une feuille de calcul Excel, d’un tableau d’une autre base de données Access, d’une liste SharePoint ou de n’importe quelle autre source. Le processus diffère légèrement selon la source de données, mais ces instructions vous aideront à commencer :
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Sous l’onglet Données externes , dans le groupe Importer & lien , cliquez sur la commande correspondant au type de fichier à partir duquel vous importez.
Par exemple, si vous importez des données à partir d’une feuille de calcul Excel, cliquez sur Excel. Si vous ne voyez pas le type de programme approprié, cliquez sur Plus.
Remarque : Si vous ne trouvez pas le type de format correct dans le groupe Importer & lien , vous devrez peut-être démarrer le programme dans lequel vous avez créé les données à l’origine, puis utiliser ce programme pour enregistrer les données dans un format de fichier pris en charge par Access (par exemple, un fichier texte délimité ), puis importer ou lier les données.
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Dans la boîte de dialogue Obtenir des données externes , cliquez sur Parcourir pour accéder au fichier de données source ou tapez le chemin d’accès complet du fichier de données source dans la zone Nom de fichier .
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Cliquez sur l’option souhaitée sous Spécifier comment et où stocker les données dans la base de données active. Vous pouvez créer une table à l’aide des données importées ou créer une table liée qui maintient un lien vers la source de données.
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Cliquez sur OK.
Selon votre choix, la boîte de dialogue Lier des objets ou la boîte de dialogue Importer des objets s’ouvre.
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Utilisez la boîte de dialogue pour terminer le processus. La procédure exacte que vous suivez dépend de l’option d’importation ou de lien que vous avez choisie.
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Sur la dernière page de l’Assistant, cliquez sur Terminer.
Si vous avez choisi d’importer, Access vous demande si vous souhaitez enregistrer les détails de l’opération d’importation que vous venez de terminer.
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Si vous pensez que vous allez effectuer à nouveau cette même opération d’importation, cliquez sur Enregistrer les étapes d’importation, puis entrez les détails.
Vous pouvez ensuite facilement reproduire l’opération d’importation en cliquant sur Importations enregistrées dans le groupe Importer sous l’onglet Données externes , en cliquant sur la spécification d’importation, puis sur Exécuter.
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Si vous ne souhaitez pas enregistrer les détails de l’opération, cliquez sur Fermer.
Access importe les données dans une nouvelle table, puis affiche la table sous Tables dans le volet de navigation.
Pour en savoir plus sur l’importation de données dans Access, suivez les liens de la section Voir aussi de cet article.
Étapes suivantes
Le reste du processus de conception varie en fonction de vos objectifs, mais vous souhaitez probablement envisager de créer des requêtes, des formulaires, des rapports et des macros. Cet article ne fournit pas d’informations sur la création d’objets de base de données supplémentaires.
Pour plus d’informations, consultez les articles suivants :
Importer des données à partir d’une feuille de calcul ou d’un autre programme
Si vous êtes familiarisé avec d’autres programmes de base de données ou de feuilles de calcul, vous connaissez probablement les principes de base de fonctionnement de ces applications et les bases de données utilisées. Access diffère de beaucoup d’autres applications de base de données en vous permettant de créer des bases de données relationnelles, et il diffère de la plupart des programmes de feuille de calcul en offrant des outils pour le développement de requêtes, de formulaires et d’états sophistiqués. Access fournit également de nombreuses options pour utiliser d’autres programmes de base de données, tels que SQL Server.
Importer une feuille de calcul Excel dans Access
De nombreuses personnes commencent à explorer Access après avoir d’abord généré une liste dans Excel. Excel est l’endroit idéal pour commencer une liste, mais à mesure que la liste augmente, il devient plus difficile d’organiser et de rester à jour. Le déplacement de la liste vers Access est généralement l’étape logique suivante.
La structure d’une table de base de données est similaire à celle d’une feuille de calcul, car les données sont stockées dans des lignes et des colonnes. Par conséquent, il est généralement facile d’importer une feuille de calcul dans une table de base de données. La principale différence entre le stockage de vos données dans une feuille de calcul et leur stockage dans une base de données réside dans la façon dont les données sont organisées. L’importation de l’intégralité de votre feuille de calcul en tant que nouvelle table dans une base de données ne résout pas les problèmes liés à l’organisation et à la mise à jour de vos données, en particulier si votre feuille de calcul contient des données redondantes. Pour résoudre ces problèmes, vous devez fractionner les données de feuille de calcul en tables distinctes, chacune contenant des données associées. Pour plus d’informations sur l’organisation des données dans vos tables, consultez l’article Notions de base de la conception de base de données.
Access propose l’Assistant Analyseur de table, qui peut vous aider à effectuer ce processus. Après avoir importé vos données dans une table, l’Assistant vous aide à fractionner la table en tables distinctes, chacune contenant des données qui ne sont dupliquées dans aucune des autres tables. L’Assistant crée également les relations nécessaires entre les tables.
Importer une feuille de calcul Excel en tant que tableau dans une nouvelle base de données
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Sous l’onglet Fichier , cliquez sur Nouveau, puis sur Base de données vide.
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Tapez un nom pour la nouvelle base de données dans la zone Nom de fichier , puis cliquez sur Créer.
La nouvelle base de données s’ouvre et Access crée une table vide, Table1.
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Fermez table1.
Lorsque vous êtes invité à enregistrer les modifications apportées à la conception de Table1, cliquez sur Non.
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Sous l’onglet Données externes , dans le groupe Importer & lien , cliquez sur Excel.
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Dans la boîte de dialogue Obtenir des données externes , cliquez sur Parcourir.
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Utilisez la boîte de dialogue Ouvrir le fichier pour localiser votre fichier.
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Sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Ouvrir.
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Dans la boîte de dialogue Obtenir des données externes , vérifiez que l’option Importer les données sources dans une nouvelle table de la base de données active est sélectionnée.
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Cliquez sur OK.
L’Assistant Importation d’une feuille de calcul démarre et vous pose quelques questions sur vos données.
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Suivez les instructions en cliquant sur Suivant ou Précédent pour parcourir les pages. Sur la dernière page de l’Assistant, cliquez sur Terminer.
Remarque : Access vous demande si vous souhaitez enregistrer les détails de l’opération d’importation que vous venez de terminer. Si vous pensez que vous allez effectuer à nouveau cette même opération d’importation, cliquez sur Oui, puis entrez les détails. Vous pouvez ensuite facilement reproduire l’opération à l’avenir en cliquant sur Importations enregistrées dans le groupe Importer sous l’onglet Données externes . Si vous ne souhaitez pas enregistrer les détails de l’opération, cliquez sur Fermer.
Access importe les données dans une nouvelle table, puis les affiche sous Toutes les tables dans le volet de navigation.
Utiliser l’Assistant Analyseur de table pour organiser vos données
Une fois vos données importées dans une table Access, vous pouvez utiliser l’Assistant Analyseur de table pour identifier rapidement les données redondantes. L’Assistant fournit ensuite un moyen simple d’organiser les données dans des tables distinctes, afin qu’elles soient stockées de la manière la plus efficace possible. Access conserve la table d’origine en tant que sauvegarde, puis crée de nouvelles tables que vous pouvez utiliser comme base de votre application de base de données.
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Ouvrez la base de données Access qui contient la table que vous souhaitez analyser.
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Sous l’onglet Outils de base de données , dans le groupe Analyser , cliquez sur Analyser la table.
L’Assistant Analyseur de table démarre.
Les deux premières pages de l’Assistant contiennent un bref tutoriel, avec des boutons sur lesquels vous pouvez cliquer pour afficher des exemples. Si vous ne voyez pas les pages d’introduction, mais que vous voyez plutôt une zone de case activée intitulée Afficher les pages d’introduction ?, sélectionnez la zone case activée, puis cliquez deux fois sur Précédent pour afficher l’introduction. Si vous ne souhaitez plus voir les pages d’introduction après avoir lu l’introduction, vous pouvez effacer la zone Afficher les pages d’introduction ? case activée.
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Dans la page Quelle table contient des champs avec des valeurs répétées dans de nombreux enregistrements ? , sélectionnez la table à analyser, puis cliquez sur Suivant.
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Vous pouvez laisser l’Assistant décider des champs dans les tables, ou vous pouvez prendre cette décision vous-même. Si vous suivez les suggestions de l’Assistant, vous pouvez toujours apporter des modifications à la disposition du tableau sur la page suivante de l’Assistant.
Remarque : Si vous laissez l’Assistant décider des champs à placer dans les tables, ses choix peuvent ne pas toujours être appropriés pour vos données, en particulier s’il n’y a pas beaucoup de données à utiliser. Vous devez case activée soigneusement les résultats de l’Assistant. D’autre part, l’Assistant peut suggérer un organization plus efficace que celui auquel vous pensez. Il est donc judicieux d’essayer au moins les décisions de l’Assistant une fois. Si vous n’aimez pas les suggestions, vous pouvez toujours réorganiser les champs manuellement, et vous pouvez toujours cliquer sur Précédent et organiser tous les champs vous-même.
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Cliquez sur Suivant. Dans cette page, vous spécifiez les tables qui contiennent les champs. Si vous avez choisi de laisser l’Assistant décider, vous devriez voir plusieurs tables connectées par des lignes de relation. Sinon, Access crée une seule table contenant tous les champs. Dans les deux cas, vous pouvez apporter des modifications sur cette page.
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Vous pouvez faire glisser des champs d’une table vers une zone vide de la page pour créer une table qui contient ces champs. Access vous invite à entrer un nom de table.
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Vous pouvez faire glisser des champs d’une table vers une autre table si vous pensez qu’ils y seront stockés plus efficacement.
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La plupart des tables reçoivent un ID ou un champ ID unique généré . Pour en savoir plus sur les champs d’ID, cliquez sur Conseils dans le coin supérieur droit de l’Assistant.
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Pour annuler une modification, cliquez sur le bouton Annuler .
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Pour renommer une table, double-cliquez sur sa barre de titre, tapez le nouveau nom, puis cliquez sur OK.
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Une fois que vous avez organisé les champs comme vous le souhaitez, cliquez sur Suivant.
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Si l’Assistant trouve des enregistrements qui ont des valeurs très similaires, il identifie ces valeurs comme des erreurs typographiques possibles et présente un écran dans lequel vous pouvez confirmer ce qu’il faut faire à leur sujet. Faites défiler la liste pour trouver les éléments qui ont des valeurs dans la colonne Correction , puis cliquez sur l’élément approprié dans la liste déroulante. Sélectionnez (Laisser tel quel) pour empêcher l’Assistant d’apporter des modifications à la valeur. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant.
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L’Assistant vous demande si vous souhaitez créer une requête qui ressemble à votre table d’origine. Si vous avez déjà créé des formulaires et des rapports basés sur la table d’origine, la création d’une telle requête est une bonne idée. Si vous choisissez Oui, créez la requête, l’Assistant renomme la table d’origine en ajoutant « _OLD » au nom de la table, puis nomme la nouvelle requête en utilisant le nom de la table d’origine. Les formulaires et les rapports qui étaient basés sur la table utilisent désormais la requête pour leurs données, et ils continuent à fonctionner comme avant.
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Cliquez sur Terminer.
L’Assistant crée les tables comme spécifié, puis les ouvre. Fermez-les lorsque vous avez terminé d’inspecter les résultats.
Utiliser des données d’autres programmes
Access 2010 fournit des fonctionnalités permettant d’utiliser des données stockées dans d’autres programmes.
Créer une base de données Access qui lie des données dans un autre format de fichier Vous pouvez utiliser Access pour ouvrir un fichier dans un autre format de fichier, tel que text, dBASE ou une feuille de calcul. Access crée automatiquement une base de données Access et lie le fichier pour vous.
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Démarrez Access.
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Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir.
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Dans la boîte de dialogue Ouvrir , cliquez sur le type du fichier que vous souhaitez ouvrir dans la liste. Si vous n’êtes pas sûr du type de fichier, cliquez sur Tous les fichiers (*.*).
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Si nécessaire, accédez au dossier contenant le fichier que vous souhaitez ouvrir. Une fois le fichier trouvé, double-cliquez dessus pour l’ouvrir.
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Suivez les instructions de l’Assistant. Sur la dernière page de l’Assistant, cliquez sur Terminer.
Importer ou lier des données à une base de données Access existante Vous pouvez importer des données à partir d’autres sources et programmes dans des tables Access afin que les données soient contenues dans le fichier Access, ou vous pouvez créer un lien vers les données à partir d’Access afin que les données restent dans le fichier d’origine (en dehors du fichier Access).
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Sous l’onglet Données externes , dans le groupe Importer & lien , cliquez sur le format dans lequel les données sont stockées.
Vous pouvez importer ou lier des données à partir des sources suivantes :
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Excel Vous pouvez importer des données à partir d’une feuille de calcul ou d’une plage nommée dans un classeur Excel. Chaque feuille de calcul ou plage nommée doit être importée ou liée séparément.
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Access C’est très pratique pour séparer votre processus de vos données, en créant une base de données fractionnée. Autrement dit, vous pouvez utiliser une base de données pour contenir tous vos formulaires, rapports et macros, et conserver vos données dans une autre base de données. Vous pouvez ensuite développer des améliorations sans interrompre le travail de quiconque. Vous pouvez également combiner des données de nombreuses bases de données Access différentes en une seule, ce qui facilite la synthèse des données entre les services ou entre partenaires commerciaux.
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base de données ODBC De nombreux programmes prennent en charge ce format, notamment de nombreux produits de serveur de base de données. Cela vous permet de créer des bases de données de « bloc d’atterrissage », où vous combinez des données provenant de différents systèmes.
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Fichier texte Vous pouvez vous connecter à un fichier texte simple et même utiliser Access pour modifier le contenu de ce fichier. Cela peut faciliter l’utilisation des données Access par un large éventail de programmes.
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Fichier XML Ce format offre également la compatibilité avec une variété d’autres programmes, y compris certains serveurs web.
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liste SharePoint Cela rend vos données utilisables avec un navigateur web, la façon standard d’utiliser une liste SharePoint.
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Services de données Vous pouvez vous connecter aux services de données web au sein de votre entreprise.
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Document HTML
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Dossier Outlook Vous pouvez vous connecter à des dossiers Outlook, ce qui vous permet d’intégrer plus facilement vos informations de contact avec le reste de vos données.
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dBase file dBase est un système de base de données alternatif populaire qui est pris en charge par Access
La boîte de dialogue Obtenir des données externes s’affiche.
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Suivez les instructions de la boîte de dialogue.
Access importera ou liera les données à votre base de données. Pour la plupart des formats, vous devez spécifier l’emplacement des données, puis choisir le mode de stockage des données dans votre base de données.
Utiliser une base de données de version antérieure dans plusieurs versions d’Access
Si votre base de données Access ou votre projet Access a été créé dans Access 2000 ou version ultérieure, vous pouvez utiliser la base de données ou le projet dans la version d’Access dans laquelle il a été créé ou dans toute version ultérieure, même si la sécurité du fichier est activée. Par exemple, les fichiers Access 2000 peuvent être utilisés dans Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 et Access 2010.
Vous pouvez avoir une situation où vous souhaitez conserver vos données dans une version antérieure d’Access, mais vous avez des utilisateurs disposant d’une version ultérieure d’Access qui souhaitent se lier à ces données tout en tirant parti de certaines des fonctionnalités de la version ultérieure. La solution consiste à créer une base de données « front-end » dans la version ultérieure (contenant des formulaires, des états, des requêtes, des macros, mais pas de tables) et à la lier aux tables du fichier de version antérieure. Utilisez l’une des procédures suivantes, selon que votre base de données est contenue dans un fichier ou qu’elle est déjà divisée en un application frontale/principale.
Utiliser un fichier de base de données Access dans plusieurs versions d’Access
Si toutes les tables, formulaires et autres objets de votre base de données Access de version antérieure sont contenus dans un fichier et que vous souhaitez utiliser la base de données dans plusieurs versions d’Access, vous pouvez créer une base de données frontale dans une version ultérieure et la lier au fichier d’origine. Les utilisateurs qui disposent de la version antérieure d’Access peuvent toujours utiliser la base de données d’origine. Les utilisateurs disposant de la version ultérieure peuvent utiliser la nouvelle base de données frontale pour établir une liaison vers les mêmes données. Vous pouvez créer plusieurs versions frontales si vous avez besoin de prendre en charge plusieurs versions d’Access.
Étape 1 : Effectuer une copie de la base de données existante et l’enregistrer dans un nouveau format
Utilisez la procédure suivante pour convertir la base de données vers l’un des trois formats les plus récents : Access 2000, Access 2002-2003 ou Access 2007. Cette commande conserve la base de données d’origine dans son format d’origine et crée une copie au format que vous spécifiez.
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Fermez le fichier Access. Si le fichier est une base de données Access multi-utilisateur située sur un serveur ou dans un dossier partagé, vérifiez que personne d’autre ne l’a ouvert.
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Démarrez Access 2010.
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Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir.
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Accédez à l’emplacement du fichier à convertir, puis double-cliquez dessus pour l’ouvrir.
Si la boîte de dialogue Amélioration de la base de données s’affiche, si vous souhaitez améliorer la base de données, cliquez sur Non.
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Si un formulaire s’ouvre lorsque vous démarrez la base de données, fermez le formulaire.
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Sous l’onglet Fichier , cliquez sur Enregistrer la base de données sous.
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Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous , tapez un nom pour la nouvelle base de données.
Remarque : Sauf si vous enregistrez la nouvelle base de données dans un autre emplacement, son nom doit être différent de celui de la base de données d’origine. Dans les deux cas, il est généralement préférable d’utiliser un nom différent, afin de pouvoir facilement faire la distinction entre la base de données frontale et la base de données principale. Toutefois, si vous effectuez une conversion au format Access 2007, l’extension de nom de fichier passe de .mdb à .accdb, de sorte que vous pouvez utiliser le même nom de fichier.
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Cliquez sur Enregistrer.
Étape 2 : Fractionner la base de données de copie et utiliser le fichier d’origine comme base de données principale
Fractionnez la base de données convertie à l’aide de la procédure suivante :
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Sous l’onglet Outils de base de données , dans le groupe Déplacer des données , cliquez sur Base de données Access.
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Dans la boîte de dialogue Séparateur de base de données , cliquez sur Fractionner la base de données.
Vous pouvez effectuer une sauvegarde si vous le souhaitez, mais vous pouvez également recréer la copie à l’aide de la base de données d’origine.
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Tapez un nom pour la base de données principale, puis cliquez sur Fractionner.
Étape 3 : Connecter le nouveau front-end à la base de données d’origine
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Supprimez la base de données principale créée par l’outil Database Splitter, en veillant à ne pas supprimer votre base de données d’origine.
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Liez la nouvelle base de données frontale aux tables de la base de données d’origine : sous l’onglet Données externes , dans le groupe Importer & lien , cliquez sur Gestionnaire de tables liées.
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Cliquez sur Sélectionner tout, puis sélectionnez la zone Toujours demander un nouvel emplacement case activée.
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Cliquez sur OK, accédez à la base de données de version antérieure, puis double-cliquez dessus.
Si tout se passe bien, Access affiche un message indiquant que toutes les tables liées sélectionnées ont été correctement actualisées.
Vous pouvez désormais améliorer la nouvelle base de données frontale pour prendre en charge de nouvelles fonctionnalités pour les utilisateurs qui disposent de versions plus récentes d’Access. Les utilisateurs qui ont des versions antérieures peuvent continuer à utiliser la base de données de version antérieure.
Utiliser une application front-end/back-end dans plusieurs versions d’Access
Si votre base de données Access est déjà une application frontale/principale, vous pouvez convertir le front-end au nouveau format de fichier. Aucune modification n’est nécessaire pour la base de données principale.
La procédure suivante vous montre comment utiliser la commande Enregistrer la base de données sous pour convertir la base de données frontale vers l’un des trois formats les plus récents : Access 2000, Access 2002-2003 ou Access 2007. Cette commande conserve la base de données d’origine dans son format d’origine et crée une copie au format que vous spécifiez.
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Fermez la base de données frontale. Si le fichier est une base de données Access multi-utilisateur située sur un serveur ou dans un dossier partagé, assurez-vous que personne d’autre ne l’a ouvert.
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Démarrez Access 2010.
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Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir.
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Accédez à l’emplacement de la base de données frontale, puis double-cliquez dessus pour l’ouvrir.
Si la boîte de dialogue Amélioration de la base de données s’affiche, si vous souhaitez améliorer la base de données, cliquez sur Non.
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Si un formulaire apparaît lorsque vous ouvrez la base de données, fermez-le.
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Sous l’onglet Fichier , cliquez sur Enregistrer la base de données sous.
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Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous , tapez un nom pour la nouvelle base de données.
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Cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez maintenant améliorer la nouvelle base de données frontale pour prendre en charge de nouvelles fonctionnalités.