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Les boîtes aux lettres de site sont utilisées par de nombreuses organisations comme outil de collaboration de votre choix. Il s’est fourni avec une boîte aux lettres commune qui vous permet de coordonner et de stocker des messages liés à une équipe ou à un projet au sein d’un emplacement et un site SharePoint pour stocker tous vos fichiers communs. Toutefois, comme le mode de collaboration a changé au cours des années, les clients ont demandé une solution qui encourage une forme de collaboration plus active. C’est pourquoi nous avons approuvé les boîtes aux lettres de site et vous encourageons à migrer vers les groupes Office 365 pour une expérience de collaboration plus riche.
Pour plus d’informations sur cette décision, voir dépréciation des boîtes aux lettres de site.
Les groupes dans Office 365 vous permettent de choisir un ensemble de personnes avec lesquelles vous souhaitez collaborer et de configurer facilement une collection de ressources à partager avec ces personnes. Vous n’avez pas à vous soucier d’attribuer manuellement des autorisations à toutes ces ressources, car les membres du groupe reçoivent automatiquement les autorisations nécessaires pour les outils fournis par le groupe lorsqu’ils sont ajoutés.
Les groupes Office 365 vont au-delà de ce que sont les boîtes aux lettres de site :
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Accès invité : les boîtes aux lettres de site ne permettent pas d’accéder aux personnes externes à votre organisation. Avec les groupes, vous pouvez permettre aux invités d’accéder à des conversations par courrier électronique, des fichiers et même au bloc-notes OneNote partagé.
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Boîte de réception partagée-emplacement des conversations que vous avez traditionnellement placées dans la boîte aux lettres. Cette boîte de réception partagée est entièrement consultable pour créer une archive vivante des messages du groupe. Les nouveaux venus du groupe peuvent effectuer des recherches ou faire défiler l’historique pour être rapidement opérationnel sur ce qui a été communiqué au groupe auparavant.
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Bibliothèque de fichiers partagés-votre groupe possède une bibliothèque de fichiers SharePoint dans laquelle vos utilisateurs peuvent stocker, partager et collaborer sur des documents, des classeurs, des présentations, des images ou tout autre type de fichier sur lequel ils doivent travailler.
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Calendrier partagé : votre groupe obtient un calendrier partagé pour publier des événements liés au groupe. Chaque membre qui s’est abonné au groupe est automatiquement invité à les événements publiés dans le calendrier de sorte que ces événements puissent également apparaître dans leurs calendriers Office 365 s’ils le souhaitent.
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Bloc-notes OneNote partagé : le groupe possède automatiquement un bloc-notes OneNote partagé dans lequel les membres du groupe peuvent collecter des informations et collaborer dessus. Un grand nombre de groupes utilise le bloc-notes pour créer un wiki vivant contenant des questions fréquemment posées et d’autres ressources.
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Le contenu est détectable : les groupes dans Outlook sont publics au sein de votre organisation par défaut, ce qui signifie que les autres membres de votre organisation peuvent facilement découvrir et rejoindre les documents du groupe. Si le contenu du groupe est plus sensible, vous pouvez le basculer vers le groupe privé, ce qui permet de masquer le contenu de non-membres et de nécessiter l’approbation du propriétaire du groupe.
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Création en libre-service-les administrateurs n’ont pas besoin d’être coincés par les demandes des utilisateurs pour créer des groupes. Les utilisateurs peuvent créer leurs propres groupes selon les besoins. Si vous voulez contrôler quels utilisateurs de votre organisation peuvent créer des groupes, voir contrôler qui peut créer des groupes Office 365.
Gestion de l’annuaire
Le maintien de votre annuaire est un problème de chaque administrateur. Voici quelques-uns des outils proposés par les groupes 365 d’Office pour faciliter la tâche :
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Stratégies d’appellation-les stratégies de nom vous permettent de définir quels sont les noms acceptables pour vos groupes. Ce qui empêche les utilisateurs d’attribuer des noms profanes ou interdits à des groupes. De plus, vous pouvez appliquer des préfixes ou suffixes standard d’entreprise aux noms de groupe.
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Appartenance dynamique : l’appartenance dynamique vous permet de définir l’appartenance aux groupes selon la règle, qui ajoute (ou supprime) des membres du groupe en fonction de métadonnées (par exemple, service ou rôle) dans votre Active Directory.
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Appartenance à un groupe masqué : Si vous avez une raison pour que la liste de membres de votre groupe soit confidentiel, par exemple si les membres sont étudiants, vous pouvez masquer la liste des membres de parties externes.
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Autorisations de création : il est possible que certains membres de votre organisation ne puissent pas créer de nouveaux groupes. Il existe plusieurs techniques pour gérer les autorisations de création dans votre annuaire.
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Journaux d’audit : il est plus sûr de permettre à vos utilisateurs de créer des groupes et de gérer l’appartenance aux groupes dans la mesure où les journaux d’audit d’Office 365 permettent d’effectuer le suivi de l’utilisateur qui a créé ou supprimé un groupe particulier ou de modifier l’appartenance au groupe.
Gestion des remises
La gestion des remises vous offre plusieurs méthodes pour gérer la manière dont les messages doivent être envoyés ou reçus par le groupe. De plus, il existe des outils pour contrôler le flux de ces messages.
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Envoyer en tant que ou envoyer de la part de : ces paramètres permettent aux utilisateurs spécifiques d’envoyer des courriers électroniques comme s’ils provenaient de ou du nom du groupe.
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Restrictions d’expéditeur : ces paramètres vous permettent de contrôler qui est autorisé à envoyer des messages au groupe. Le groupe peut être configuré pour autoriser les messages provenant de parties extérieures, mais il se peut que vous souhaitiez limiter ce choix uniquement aux parties externes spécifiques.
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Support utilisateur externe : en invitant des invités à votre groupe, vous pouvez choisir de les inclure dans les conversations par courrier électronique du groupe.
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Règles de transport-les règles de transport fonctionnent pour les groupes comme pour Exchange. Les règles peuvent chercher les messages qui répondent à des conditions spécifiques et peuvent agir sur ces messages.
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Infos-courrier-infos-courrier électronique affiché pour les utilisateurs lors de la rédaction d’un message. Ils peuvent vous aider à réduire les rapports de non-remise en avertissant un utilisateur si son message est susceptible de se trouver dans les parties extérieures ou au-delà des quotas de messages.
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Adresses proxy multiples : un groupe peut avoir des alias comme une boîte aux lettres d’utilisateur. Les adresses proxy supplémentaires peuvent vous être utiles pour accepter les messages envoyés à d’autres alias ou pour faciliter le contact d’un groupe dont le nom est long ou difficile à orthographier.
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Taille maximale d’envoi/réception-ces quotas permettent de réduire les problèmes liés au groupe de réception (ou d’envoi) de messages de très grande taille afin de mieux gérer les exigences en matière de stockage et de bande passante.
Politiques de contenu
Office 365 vous offre également quelques outils pour gérer le type de contenu qui est partagé dans votre groupe.
Recommandations en matière d’utilisation : vous pourrez définir les instructions d’utilisation des groupes Office 365, afin d’informer vos utilisateurs des meilleures pratiques qui permettent de maintenir l’efficacité de leurs groupes et de les informer sur les stratégies de contenu interne.
Classification des données : vous serez en mesure de créer un système de classification des données personnalisable pour les groupes Office 365 qui permet une séparation des groupes par type de police (par exemple, « non classé », « confidentiel » ou « top secret »). De cette manière, vos groupes peuvent présenter les politiques d’autres contenus de votre organisation. La stratégie extensible permet à votre organisation de configurer un point de terminaison qui est appelé chaque fois qu’un groupe est créé ou modifié, et vous pouvez ensuite implémenter vos propres stratégies pour la création ou la modification du groupe.
Pourquoi devons-nous apporter cette modification ?
Les boîtes aux lettres de site ont encouragé une forme de collaboration passive. Lorsque la collaboration devient plus essentielle pour les équipes modernes, nos clients ont de plus en plus de questions sur les solutions qui offrent une meilleure qualité de collaboration. C’est pourquoi nous avons décidé de supprimer les boîtes aux lettres de site et de promouvoir l’utilisation des groupes.
La mise en route des groupes est facile et vous pouvez être opérationnel en quelques minutes.
Créez un site d’équipe SharePoint Online qui est fourni avec un groupe Office 365 en procédant comme suit :
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Accédez à SharePoint Online. Vous pouvez y accéder en vous connectant à votre portail Office 365 sur https://www.Office.com , puis en cliquant sur le lanceur d’applications situé dans le coin supérieur droit de votre navigateur.
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Cliquez sur + créer un site dans la page d’accueil de SharePoint et sélectionnez site d’équipe .
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Entrez le nom du nouveau site d’équipe, ainsi qu’une description, dans le volet qui s’affiche. Entrez les autres champs requis par votre organisation, puis cliquez sur suivant.
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Ajoutez les propriétaires et les membres au site dans le volet suivant, puis cliquez sur Terminer. Vous pouvez ajouter les mêmes membres qui appartenaient à votre site d’équipe classique.
Le nouveau site d’équipe SharePoint Online est maintenant prêt à l’emploi. Pour plus d’informations, voir créer un site d’équipe dans SharePoint Online .
Pour accéder à vos groupes, cliquez sur le lanceur d’applications, puis accédez à courrier. Vous trouverez un onglet groupes sous dossiers et un groupe sera créé pour vous en utilisant le même nom que le nom du site sur SharePoint. Ce groupe héberge la boîte aux lettres partagée sous la forme d’un espace de conversation, l’onglet fichiers, qui permet d’accéder rapidement à la page documents à partir du site SharePoint, un calendrier de groupe et un bloc-notes que vous pouvez également afficher à partir du site SharePoint.
Vous êtes maintenant prêt à utiliser le groupe.
En savoir plus sur les boîtes aux lettres de site existantes
Nous comprenons qu’une partie de vos boîtes aux lettres de site peut contenir des données importantes dont vous aurez besoin pour assurer la continuité de vos opérations. Vos boîtes aux lettres de site existantes continuent de fonctionner comme auparavant.
Que faire si j’utilise Project Online ?
Si vous êtes un client Project Online , vous ne pourrez pas vous connecter au site d’équipe SharePoint Online. Toutefois, vous pouvez continuer à utiliser le site d’équipe Project classique qui continuera de fonctionner sans pouvoir créer une nouvelle boîte aux lettres de site. Si vous avez besoin d’une solution de publipostage avec le site, nous vous recommandons de créer un groupe Office 365 et de l’utiliser pour la messagerie électronique. Pour plus d’informations, voir créer un groupe dans Outlook .
Nous sommes en train de travailler sur une solution à long terme et vous communiquerez dès que nous aurons une résolution.
Et ensuite ?
Nous avons commencé à déployer les outils d’administration des clients pour connecter des sites d’équipe SharePoint existants à de nouveaux groupes Office 365. Pour plus d’informations, consultez cet article.
Informations complémentaires
Nous sommes à votre écoute
Cet article a été mis à jour pour la dernière fois le 10 juillet 2018 suite à vos commentaires. Si vous avez trouvé ces informations utiles et, au contraire, si ce n’est pas le cas, utilisez les contrôles de commentaires ci-dessous pour nous indiquer comment nous pouvons l’améliorer.
