Utiliser le modèle base de données Access de gestion des tâches

Préparer la base de données à utiliser

• Lorsque vous ouvrez la base de données pour la première fois, Access affiche le formulaire de bienvenue. Pour empêcher ce formulaire d’afficher la prochaine fois que vous ouvrez la base de données, désactivez la zone Afficher l’accueil à l’ouverture de cette base de données case activée.

  Fermez le formulaire Bienvenue pour commencer à utiliser la base de données.

• Pour vous assurer que tout le contenu de la base de données est activé, dans la barre des messages, cliquez sur Activer ce contenu.

  Pour plus d’informations sur l’activation du contenu de la base de données, consultez l’article Décider s’il faut approuver une base de données.

Rechercher une tâche ou un contact

La zone Recherche rapide vous permet de trouver rapidement une tâche dans le formulaire Liste des tâches ou un contact dans le formulaire Liste de contacts.

• Tapez le texte que vous souhaitez rechercher dans la zone Recherche rapide , puis appuyez sur Entrée.

  Access filtre la liste pour afficher uniquement les enregistrements qui contiennent le texte que vous avez recherché. Pour revenir à la liste complète, cliquez sur Effacer la recherche actuelle. (Il s’agit du X à l’intérieur de la zone de recherche.)

Filtrer la liste des tâches

Dans le formulaire Liste des tâches, vous pouvez filtrer la liste des tâches et enregistrer vos filtres favoris pour une utilisation ultérieure.

1. Appliquez des filtres en cliquant avec le bouton droit sur le formulaire et en sélectionnant les filtres souhaités.

2. Cliquez sur Enregistrer le filtre.

3. Dans le formulaire Détails du filtre, entrez un nom de filtre et une description, puis cliquez sur Fermer.

4. Utilisez la zone Filtrer les favoris pour appliquer un filtre enregistré ou cliquez sur (Effacer le filtre) pour supprimer le filtre.

Affichage ou masquage de colonnes

Dans les formulaires Liste des tâches et Liste de contacts , certains champs (colonnes) sont masqués par défaut. Pour modifier les champs affichés :

1. Cliquez sur Afficher/Masquer les champs.

2. Dans la boîte de dialogue Afficher les colonnes, sélectionnez le bouton case activée zone en regard de chaque colonne que vous souhaitez afficher. Décochez la case case activée pour masquer la colonne.

Afficher les détails de la tâche ou du contact

Les formulaires Détails de la tâche et Détails du contact vous permettent d’afficher et d’entrer plus d’informations sur un élément. Pour afficher le formulaire Détails de la tâche ou le formulaire Détails du contact :

• Dans le formulaire Détails de la tâche ou le formulaire Détails du contact , cliquez sur Ouvrir en regard de l’élément que vous souhaitez afficher.

Ajouter des pièces jointes

Dans les formulaires Détails de la tâche et Détails du contact , vous pouvez ajouter des images et d’autres pièces jointes.

• Sous le cadre de l’image du formulaire Détails de la tâche , cliquez sur Ajouter ou supprimer des pièces jointes.

  Sous le cadre de l’image du formulaire Détails du contact , cliquez sur Modifier l’image.

• Dans la boîte de dialogue Pièces jointes , cliquez sur Ajouter.

• Dans la boîte de dialogue Choisir un fichier , accédez au dossier qui contient le fichier.

• Sélectionnez le fichier à ajouter, puis cliquez sur Ouvrir.

• Dans la boîte de dialogue Pièces jointes , cliquez sur OK.

Ajouter des contacts à partir de Microsoft Outlook

Si vous utilisez Microsoft Outlook, vous pouvez ajouter des propriétaires de contacts ou de tâches à partir de ce programme sans avoir à re-taper les informations.

1. Dans le formulaire Liste de contacts , cliquez sur Ajouter à partir d’Outlook.

2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner les noms à ajouter , sélectionnez les noms que vous souhaitez ajouter à la base de données.

3. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

Afficher une carte de l’adresse d’un contact

Dans le formulaire Coordonnées du contact, si vous avez entré une adresse postale pour le contact, vous pouvez afficher une carte de cet emplacement :

• Cliquez sur Cliquer pour mapper.

Afficher les rapports

La base de données des tâches comprend plusieurs rapports, notamment Les tâches actives, les détails des tâches, le carnet d’adresses des contacts, etc. Pour afficher un rapport :

• Dans le volet de navigation, sous Rapports, double-cliquez sur le rapport que vous souhaitez afficher.

Vous pouvez créer vos propres rapports personnalisés. Pour plus d’informations, consultez l’article Créer un rapport simple.

Ajouter un champ à la table Tâches

1. Fermez tous les onglets ouverts.

2. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table Tâches .

3. Faites défiler vers la droite jusqu’à ce que la colonne nommée Ajouter un nouveau champ s’affiche. Double-cliquez sur l’en-tête de colonne, puis tapez le nom du champ.

La première fois que vous entrez des données dans la colonne, Access définit le type de données pour vous.

Ajouter un champ à un formulaire ou un état

Une fois qu’un champ a été ajouté à une table, vous pouvez l’ajouter à un formulaire ou un état.

1. Cliquez avec le bouton droit sur le formulaire ou l’état dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Disposition.

2. Sous l’onglet Format, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Ajouter des champs existants.

3. Faites glisser le champ souhaité de la liste des champs vers le formulaire ou l’état.