Utilisez le modèle Base de données des contacts Access pour effectuer le suivi des noms, adresses, numéros de téléphone et autres informations. Cette nouvelle version d’un modèle Access populaire vous permet également de catégoriser chaque contact, d’envoyer des messages électroniques et de créer des cartes d’adresses.
Vous souhaitez watch une vidéo sur l’utilisation de ce modèle ? Consultez cet article , Utiliser le modèle de base de données des contacts.
Remarque : Le modèle de base de données contacts a été mis à jour au cours des dernières années. Ces instructions font référence à la dernière version du modèle disponible en téléchargement. Si les étapes ci-dessous ne correspondent pas à ce que vous voyez, vous utilisez probablement une version antérieure du modèle.
Prise en main
Dans cet article, nous abordons les étapes de base de l’utilisation du modèle Base de données de contacts.
Préparer la base de données à utiliser
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Lorsque vous ouvrez la base de données pour la première fois, Access affiche le formulaire de bienvenue. Pour empêcher ce formulaire d’afficher la prochaine fois que vous ouvrez la base de données, désactivez la zone Afficher l’accueil à l’ouverture de cette base de données case activée.
Fermez le formulaire Bienvenue pour commencer à utiliser la base de données.
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Pour vous assurer que tout le contenu de la base de données est activé, dans la barre des messages, cliquez sur Activer ce contenu.
Pour plus d’informations sur l’activation du contenu de la base de données, consultez l’article Décider s’il faut approuver une base de données.
Ajouter des contacts à partir de Microsoft Outlook
Si vous utilisez Microsoft Outlook, vous pouvez ajouter des contacts à partir de ce programme sans avoir à taper à nouveau les informations.
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Dans le formulaire Liste de contacts , cliquez sur Ajouter à partir d’Outlook.
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Dans la boîte de dialogue Sélectionner les noms à ajouter , sélectionnez les noms que vous souhaitez ajouter à la base de données.
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Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.
Rechercher un contact
La zone Recherche rapide vous permet de trouver rapidement un contact dans le formulaire Liste de contacts.
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Dans le formulaire Liste de contacts, dans la zone Recherche rapide , tapez le texte que vous souhaitez rechercher, puis appuyez sur Entrée.
Access filtre la liste pour afficher uniquement les enregistrements qui contiennent le texte que vous avez recherché. Pour revenir à la liste complète, cliquez sur Effacer la recherche actuelle. (Il s’agit du X à l’intérieur de la zone de recherche.)
Affichage ou masquage de colonnes
Dans le formulaire Liste de contacts, certains champs (colonnes) sont masqués par défaut. Pour modifier les champs affichés :
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Cliquez sur Afficher/Masquer les champs.
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Dans la boîte de dialogue Afficher les colonnes, sélectionnez la zone case activée en regard de chaque colonne que vous souhaitez afficher. Décochez la case case activée pour masquer la colonne.
Afficher les détails du contact
Le formulaire Détails du contact vous permet de voir et d’entrer plus d’informations sur chaque contact. Pour afficher le formulaire Détails du contact :
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Dans le formulaire Liste des contacts, cliquez sur Ouvrir en regard du contact que vous souhaitez voir.
Ajouter une image
Dans le formulaire Détails du contact, vous pouvez ajouter une image pour le contact.
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Sous le cadre de l’image, cliquez sur Modifier l’image.
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Dans la boîte de dialogue Pièces jointes , cliquez sur Ajouter.
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Dans la boîte de dialogue Choisir un fichier , accédez au dossier qui contient le fichier.
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Sélectionnez le fichier à ajouter, puis cliquez sur Ouvrir.
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Dans la boîte de dialogue Pièces jointes , cliquez sur OK.
Remarque : Vous pouvez joindre plusieurs fichiers à chaque contact, y compris différents types de fichiers tels que des documents ou des feuilles de calcul.
Afficher une carte de l’adresse d’un contact
Dans le formulaire Coordonnées du contact, si vous avez entré une adresse postale pour le contact, vous pouvez afficher une carte de cet emplacement :
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Cliquez sur Cliquer pour mapper.
Afficher les rapports
La base de données des contacts comprend deux rapports : Annuaire et Annuaire téléphonique. Pour afficher un rapport :
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Dans le volet de navigation, sous Rapports, double-cliquez sur le rapport que vous souhaitez afficher.
Vous pouvez créer vos propres rapports personnalisés. Pour plus d’informations, consultez l’article Créer un rapport simple.
Modifier la base de données contacts
Vous pouvez personnaliser la base de données contacts en ajoutant un nouveau champ à la table Contacts, puis en ajoutant ce champ au formulaire Liste de contacts et au formulaire Détails du contact .
Ajouter un champ à la table Contacts
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Fermez tous les onglets ouverts.
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Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table Contacts .
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Faites défiler vers la droite jusqu’à ce que la colonne nommée Ajouter un nouveau champ s’affiche. Double-cliquez sur l’en-tête de colonne et tapez le nom du champ.
La première fois que vous entrez des données dans la colonne, Access définit le type de données pour vous.
Ajouter un champ à un formulaire
Une fois qu’un champ a été ajouté à une table, vous pouvez l’ajouter à un formulaire.
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Cliquez avec le bouton droit sur le formulaire dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Disposition.
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Dans le groupe Outils de l’onglet Création, cliquez sur Ajouter des champs existants.
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Faites glisser le champ souhaité de la liste des champs vers le formulaire.
