לאחר שקבעת פגישה היא השיטה המתאימה לביצוע העבודה, למד כיצד תוכל לתכנן ולהוביל פגישות פרודוקטיביות ונגישות לכל המשתתפים ללא קשר לסוג הפגישה.
רשימת פעולות לביצוע של פגישה מכוונת
-
יש לך תמיד סדר יום - יצירת OneNote משותף המאוכלס מראש בסדר היום ועידוד אחרים לתרום לסדר היום.
-
קביעת כללי התקשרות - בתחילת הפגישה, המארגן צריך להסביר את סדר היום ואת הכללים הבסיסיים שבהם ייעשה שימוש, במיוחד עבור פגישות היברידיות.
-
לדבר כפניות - נקיטת פניות בפגישות היברידיות עשויה להיות בעייתית אם אין כללים מוגדרים של מעורבות ולמשתתפים יש חיבור גרוע לאינטרנט, או אם הווידאו שלהם אינו מופעל.
עצות המסבירות כיצד להימנע מהפסקה בפגישות:
-
התעד את בחירת הדובר הבא.
-
אנשים בחדר הפגישות צריכים להמתין עד שאנשים מתקשרים לשתף תחילה.
-
אישור שלה כדי להשהות את הפגישה ול לטפל באופן פעיל במצב החפיפה.
-
-
השתמש בצ'אט מקבילי ביעילות בפגישות - צ'אט מקבילי בפגישות יכול להיות שימושי לשיתוף קישורים למידע נוסף ולהשתמש בקישורים @mentions כדי למשוך את תשומת הלב של אנשים ספציפיים.
-
אל תשכח להמשך טיפול - השאר זמן לסיכום פריטי פעולה בסוף הפגישה. שקול להוסיף מחברת OneNote ל- Teams או להוסיף כרטיסיית Wiki ב- Teams כדי ללכוד פריטים להמשך טיפול והערות לפגישה עבור פגישות חוזרות.
