Kada uvozite podatke u Access, izvorni podaci ponekad nisu pravilno podijeljeni u povezane tablice. Da biste imali najviše pogodnosti programa Access, podatke je potrebno normalizirati – razdvojiti u različite tablice, od kojih svaka govori o jednoj stvari, a povezane su ključnim informacijama. Analizator tablica može vam pomoći s tim kritičnim zadatkom: na vrpci kliknite Alati baze podataka, a zatim u grupi Analiza kliknite Analiza tablice. Pokreće se čarobnjak koji će vas voditi kroz postupak.
Napomena
Informacije u ovoj temi odnose se samo na baze podataka programa Microsoft Access za stolna računala (.mdb ili .accdb).
1. Izvorna tablica
2. Tablice stvorene pomoću analizatora tablica
3. Upit koji stvara analizator tablica
4. Popis pretraživanja
Ako baza podataka programa Microsoft Access sadrži tablicu koja sadrži ponavljajuće informacije u jednom ili više polja, pomoću analizatora tablica podijelite podatke u povezane tablice da biste ih mogli sigurno i učinkovitije pohranjivati. Taj se postupak zove normalizacija.
Analizator tablica dijeli jednu tablicu koja sadrži ponavljajuće informacije u zasebne tablice u kojima se svaka vrsta informacija pohranjuje samo jednom. To bazu podataka čini učinkovitijom i jednostavnijom za ažuriranje te smanjuje njezinu veličinu. Kada čarobnjak podijeli podatke, i dalje možete pregledavati podatke i raditi s njima na jednom mjestu tako da čarobnjak stvori upit.
Pomoću upita možete ažurirati podatke iz više tablica istodobno. Upit nudi i druge značajke za uštedu vremena radi povećavanja točnosti podataka.
- Ako promijenite polje koje se ponavlja u upitu, svi zapisi s tom vrijednošću automatski se ažuriraju jer zapravo ažurirate samo jedno polje u temeljnoj tablici upita.
- Upit iz novih tablica nasljeđuje polja s vrijednostima, koja vam omogućuju promjenu vrijednosti polja odabirom vrijednosti s popisa umjesto da ispravno upisujete vrijednost. Popis pretraživanja traži vrijednosti iz temeljne tablice. Kada se ista vrijednost primjenjuje na više zapisa, točnost i dosljednost možete zajamčiti tako da svaku vrijednost odaberete s popisa.
- Obrasci i izvješća koji su se prije temeljili na izvornoj tablici sada će se automatski temeljiti na upitu jer čarobnjak dodjeljuje naziv izvorne tablice upitu i preimenuje tablicu.
- Postojeći obrasci i izvješća utemeljena na upitu naslijedit će automatska ažuriranja polja. Novi obrasci i izvješća nasljeđuju i popise pretraživanja.