Upotreba pomoćnika za planiranje rasporeda u programu Outlook na webu

Upute za klasični Outlook na webu

Otvaranje pomoćnika za planiranje rasporeda

Pomoćnik za planiranje rasporeda može se koristiti prije ili nakon što unesete pojedinosti o događaju. Ako prije otvaranja pomoćnika za planiranje rasporeda navedete datum, vrijeme i trajanje događaja te dodate sudionike, ti se detalji prenose i možete ih izmijeniti po potrebi.

Pomoćnik za planiranje rasporeda omogućuje vam odmah prikaz kalendara sudionika i utvrđivanje dostupnosti – slobodnog ili zauzetog – za datum i vrijeme održavanja događaja.

1. Na alatnoj traci Pošta ili Calendar odaberite gumb Novo Novo>doljeCalendar event.

2. Na stranici s detaljima o novom događaju učinite nešto od sljedećeg:

   • Po potrebi dodajte pojedinosti o događaju – na primjer, naslov i mjesto, datum i vrijeme početka i završetka te druge informacije, dodajte osobe, a zatim odaberite Pomoćnik za planiranje rasporeda .
   • Odaberite pomoćnik za planiranje rasporeda Pomoćnik za , a zatim po potrebi dodajte sudionike i dodajte sobu.

U oknu s detaljima pomoćnika za planiranje rasporeda možete promijeniti datum i vrijeme događaja, ali ne i naziv događaja. Stranica Pojedinosti o događaju nudi mogućnosti koje nisu dostupne u pomoćniku za raspored. Te mogućnosti uključuju, primjerice, postavljanje podsjetnika na sastanak, dodavanje podsjetnika e-poštom za slanje te navođenje opisa ili drugih pojedinosti o događaju.

Dodavanje sudionika

Sudionici se mogu dodati za događaj prije ili nakon odabira pomoćnika za planiranje rasporeda. Ako ste sudionike dodali na stranicu s detaljima o događaju, kada otvorite pomoćnik za planiranje rasporeda, kalendare tih sudionika vidjet ćete u rešetci s desne strane okna s detaljima. Koraci navedeni u ovom odjeljku odnose se isključivo na dodavanje sudionika nakon otvaranja pomoćnika za planiranje rasporeda.

1. U okvir Sudionici u oknu s detaljima upišite ime osobe koju želite pozvati na događaj.
   

   Napomena

   Počevši od prvog znaka koji upišete Outlook odgovara vašem unosu i nudi imena osoba iz vaše tvrtke ili ustanove ili imena osoba s kojima ste se dopisivali.

2. Odaberite ime s popisa prijedloga koji se prikazuje ispod okvira Sudionici ili odaberite Pretraži imenik.

   Napomena

   Sve dodane osobe automatski će se dodati kao obavezne. Kalendar svake osobe prikazuje se (redoslijedom kojim su odabrani) s desne strane kalendara u oknu kalendara, čime se stvara rešetka. Tijekom dodavanja osoba prikazat će se ukupan broj pozvanih ljudi i broj sukoba u rasporedu.

   

3. Da biste promijenili status sudionika, desnom tipkom miša kliknite ime sudionika, a ako koristite dodirni uređaj, dodirnite i držite ime pa učinite nešto od sljedećeg:

   • Odaberite Ukloni da biste izbrisali sudionika. U suprotnom odaberite Ukloni pokraj imena sudionika.
   • Odaberite Sudjelovanje nije obavezno.

Dodavanje sobe na mjesto

Ako niste dodali sobu na mjesto događaja prije otvaranja Pomoćnika za planiranje rasporeda, ovdje je možete dodati. Pri dnu okna s detaljima pomoćnika za planiranje rasporeda nalazi se gumb Dodaj sobu koji vam omogućuje prikaz soba za sastanke s popisa adresa vaše tvrtke ili ustanove. Pomoćnih za planiranje rasporeda automatski prikazuje samo sobe koje su dostupne za postavljeno vrijeme, no možete vidjeti i ostale sobe ako želite.

Ako u vašoj tvrtki ili ustanovi ima veći broj soba, administrator tvrtke ili ustanove možda ih je organizirao u popise soba. Popisi soba zbirke su soba koje obično imaju slične karakteristike, kao što su sobe koje se nalaze u istoj zgradi.

1. Odaberite Dodaj prostoriju.
2. Odaberite sobu ili popis soba, a zatim neku od dostupnih prostorija na tom popisu.
   

Kada odaberete sobu, ona se dodaje na rešetku kalendara. Sobu za sastanke možete promijeniti odabirom mogućnosti Promijeni sobu. Da biste uklonili sobu za sastanke, kliknite je desnom tipkom miša ili, ako koristite dodirni uređaj, dotaknite je i držite je, a zatim odberite Ukloni.

Prikaz kalendara

Dok dodajete sudionike i mjesta, njihovi će se podaci kalendara prikazivati na rešetki kalendara.

Pri vrhu kalendara možete odabrati prikaz po danu ili tjednu. Ako odaberete prikaz po tjednu, rešetka kalendara prikazat će spojeni prikaz kalendara sudionika.

Slanje pozivnice za sastanak

Kada završite s radom u pomoćniku za planiranje rasporeda, učinite nešto od sljedećeg:

• Odaberite da biste spremili promjene.
• Odaberite Odbaci da biste odustali.

Vratit ćete se na stranicu Pojedinosti o novom događaju na kojoj po potrebi možete dodati još pojedinosti o sastanku. Kada završite, učinite nešto od sljedećeg:

• Odaberite Pošalji da biste poslali pozivnicu za događaj.
• Odaberite Odbaci da biste poništili promjene.