Konfiguracija upravljanja zapisima na lokaciji

Mogućnost upravljanja zapisima na bilo kojem web-mjestu upraviteljima zapisa pruža veću kontrolu pri rukovanju poslovnim i pravnim zapisima. Upravljanje zapisima “in situ” čini te zapise dijelom radnih prostora za suradnju jer se nalaze zajedno s drugim dokumentima na kojima radite.

Ovisno o organizacijskoj strukturi rješenja za upravljanje zapisima, možete aktivirati upravljanje zapisima in situ na razini zbirke web-mjesta i dodatno onemogućiti ručno deklariranje zapisa na razini popisa ili biblioteke. Po zadanim postavkama za popise i biblioteke, međutim, ručno deklariranje zapisa jest omogućeno ako je ta značajka aktivirana na razini zbirke web-mjesta.

Aktiviranje upravljanja zapisima in situ u sustavu SharePoint

Ako to još niste učinili, prije izvođenja tih zadataka morate aktivirati upravljanje zapisima in situ. Ako ste ga aktivirali, preskočite ove korake.

1. Otvorite najvišu razinu web-mjesta.
2. Kliknite PostavkeGumb, a zatim Postavke web-mjesta
   Na web-mjestu povezanom s grupom sustava SharePoint kliknite Postavke, zatim Sadržaj web-mjesta, a potom Postavke web-mjesta.
3. U odjeljku Administracija zbirke web-mjesta kliknite Značajke zbirke web-mjesta.
4. U odjeljku Značajke zbirke web-mjesta pronađite Upravljanje zapisima in situ pa kliknite Aktiviraj.

Konfiguriranje upravljanja zapisima in situ za zbirku web-mjesta

Ako rješenje za upravljanje zapisima obuhvaća veći broj web-mjesta, postavke upravljanja zapisima možete konfigurirati na sljedeće načine:

• Odredite vrste ograničenja za dokument koji je deklariran kao zapis.
• Odredite dopuštaju li svi popisi i biblioteke na web-mjestu ručno deklariranje zapisa.
• Odredite tko smije ručno deklarirati dokumente kao zapise i poništavati takvo deklariranje.

Konfiguriranje upravljanja zapisima in situ za zbirku web-mjesta

1. Otvorite najvišu razinu web-mjesta.

2. Kliknite PostavkeGumb, a zatim Postavke web-mjesta
   Na web-mjestu povezanom s grupom sustava SharePoint kliknite Postavke, zatim Sadržaj web-mjesta, a potom Postavke web-mjesta.

3. U odjeljku Administracija zbirke web-mjesta kliknite Postavke za deklariranje zapisa.

4. Na stranici Postavke za deklariranje zapisa u odjeljku Ograničenja zapisa odaberite mogućnost kojom se određuje vrsta ograničenja za stavku koja je deklarirana kao zapis. Postavka ne utječe na stavke koje su već deklarirane kao zapisi.

   • Bez dodatnih ograničenja To ograničenje korisno je ako želite da zapisi imaju zasebna pravila zadržavanja u odnosu na stavke koje nisu zapisi, ali ne želite blokirati mogućnost brisanja i uređivanja zapisa.
   • Blokiranje brisanja To je zadano ograničenje centra za zapise.
   • Blokiranje uređivanja i brisanja To ograničenje korisno je ako u potpunosti želite zaključati dokument tako da ga ne bude moguće uređivati ni brisati. Dokumentu je pridružena ikona lokota kojom se vizualno pokazuje da je stavka zaključana.

5. U odjeljku Dostupnost deklariranja zapisa odaberite mogućnost kojom se određuje smiju li se stavke po zadanom ručno deklarirati kao zapisi na popisima i u bibliotekama. Ako je odabrana mogućnost Nedostupno na svim mjestima po zadanom, stavke se kao zapisi smiju deklarirati samo putem pravila ili tijeka rada.
   Jedna od mogućnosti u rubrici Dostupnost deklariranja zapisa omogućuje vam poništavanje deklariranja zahtjeva. Da biste to učinili, u odjeljku Detalji o usklađenosti, uz Stanje zapisa kliknite Poništi deklariranje zapisa. Od vas će se zatražiti da potvrdite da želite poništiti deklariranje stavke kao zapisa.

   Napomena

   Mogućnost poništavanja deklariranja prikazuje se samo za stavke koje su prethodno deklarirane kao zapisi.

6. U odjeljku Uloge za deklariranje navedite vrste korisnika koji smiju deklarirati stavke kao zapise ili poništiti deklariranje.

   • Svi suradnici i administratori popisa Bilo koji korisnik s dozvolama za “uređivanje stavki” popisa može deklarirati stavke kao zapise i poništiti deklariranje.
   • Samo administratori popisa Samo korisnici s dozvolama za “upravljanje popisom” mogu deklarirati stavke kao zapise i poništiti deklariranje.
   • Samo akcije pravila Samo akcije pravila ili prilagođeni kod koji se izvodi kao račun sustava mogu deklarirati stavke kao zapise i poništiti deklariranje.

7. Kliknite U redu.

Vrh stranice

Konfiguriranje upravljanja zapisima in situ za popis ili biblioteku

Postavke za upravljanje zapisima možete konfigurirati da biste dopustili ili spriječili stvaranje zapisa unutar određenih popisa ili biblioteka na web-mjestu. Možete konfigurirati i popise i biblioteke da bi se sve stavke koje se u njih dodaju automatski deklarirale kao zapisi.

Konfiguriranje upravljanja zapisima in situ za popis ili biblioteku

1. Otiđite na popis ili u biblioteku koje želite konfigurirati za upravljanje zapisima.

2. Za biblioteke u odjeljku Alati biblioteke kliknite karticu Biblioteka. Za popise u odjeljku Alati popisa kliknite karticu Popis.

3. Na vrpci biblioteke kliknite Postavke biblioteke. Za popise kliknite Postavke popisa.
   U sustavu SharePoint Online kliknite Postavke , a zatim Postavke popisa ili Postavke biblioteke.

   Napomena

   Ako vam se ne prikazuje gumb vrpce koji se spominje u ovom postupku, morat ćete prilagoditi razlučivost zaslona ili veličinu prozora preglednika da biste prikazali sve dostupne gumbe vrpce. Da biste prikazali dodatne gumbe u grupi, možete i kliknuti gumb te grupe.

4. Na stranici Postavke popisa kliknite Postavke za deklariranje zapisa.

5. Na stranici s postavkama za deklariranje zapisa u odjeljku Dostupnost ručnog deklariranja zapisa učinite nešto od sljedećeg:

   • odaberite želite li koristiti zadanu postavku zbirke web-mjesta
   • dopustite ručno deklariranje zapisa za taj popis ili biblioteku
   • nikada nemojte dopustiti ručno deklariranje zapisa za taj popis ili biblioteku

6. U odjeljku Automatsko deklariranje odaberite želite li da se stavke koje se dodaju na popis ili u biblioteku automatski deklariraju kao zapisi.

7. Kliknite U redu.