Centar za zapise zamišljen je kao središnje spremište u kojem tvrtka ili ustanova može pohraniti sve svoje zapise, kao što su pravni i financijski dokumenti, i upravljati njima. Centar za zapise podržava cijeli proces upravljanja zapisima, od prikupljanja zapisa i upravljanja zapisima do odlaganja zapisa.
Predložak web-mjesta centra za zapise sličan je drugim web-mjestima sustava SharePoint po tome što služi kao opće spremište dokumenata te omogućuje suradnju među korisnicima web-mjesta. Predložak web-mjesta centra za zapise unaprijed je konfigurirano web-mjesto posebno osmišljeno da bi tvrtkama ili ustanovama olakšalo implementaciju programa upravljanja zapisima i njihova zadržavanja. Upravljanje verzijama, nadzor, upravljanje metapodacima, obveza predočavanja elektroničkih dokumenata i prilagodljivo usmjeravanje zapisa ugrađene su značajke koje omogućuju učinkovitije upravljanje zapisima.
Napomena
U sustavu SharePoint uveli smo korištenje oznaka zadržavanja radi deklariranja sadržaja kao zapisa, čime se zamjenjuje potreba za korištenjem centra za zapise. Ako koristite centar za zapise, možete ga nastaviti koristiti uz oznake zadržavanja. No u budućnosti u svrhu upravljanja zapisima preporučujemo korištenje oznaka zadržavanja umjesto centra za zapise.
Definiranje plana upravljanja zapisima
Na najvišoj razini dva su glavna koraka povezana s dizajniranjem web-mjesta centra za zapise za implementaciju programa za upravljanje zapisima:
- Organizacija mora razviti strategiju upravljanja zapisima i službeni plan upravljanja zapisima. To je zajednički napor koji uključuje koordinaciju između upravitelja zapisima, službenika za usklađenost, IT stručnjaka i informatičara.
- Tvrtka ili ustanova potom mora konfigurirati web-mjesto centra za zapise da bi implementirala svoj plan upravljanja zapisima.
U odjeljcima u nastavku navedeni su glavni elementi koji su uključeni u svaki od ovih koraka.
Planiranje upravljanja zapisima
Prije nego što tvrtka ili ustanova može konfigurirati web-mjesto centra za zapise kao svoje rješenje za upravljanje zapisima, ona mora izraditi službeni plan za svoju strategiju upravljanja zapisima. Posebni elementi službenog plana upravljanja zapisima vjerojatno će biti jedinstveni za pojedinačne tvrtke ili ustanove. No gotovo svi planovi upravljanja zapisima sadrže sljedeće dokumente i postupke:
Plan datoteka Plan datoteka opisuje vrste dokumenata ili stavki koje tvrtka ili ustanova priznaje kao službene poslovne zapise. Ona upućuje na mjesto na koje su ti zapisi pohranjeni i pruža informacije koje razlikuju pojedine vrste zapisa od druge. Plan datoteka služi kao sveobuhvatna zbirka pravilnika, procesa i smjernica za stvaranje i pohranu zapisa te upravljanje njima. Plan datoteka trebao bi obuhvaćati sve zapise, bez obzira na medije, uključujući papirnate datoteke, blogove, wikije, e-poštu i elektroničke datoteke. Mora navesti i kako se svaki zapis klasificira, osigurava i u konačnici uništava. Također bi trebao sadržavati razmatranja za posebne kategorije zapisa, kao što su povjerljivi, vitalni, poslovni tajni ili povlašteni zapisi. U planu datoteka moraju biti navedeni osobe koje su odgovorne za upravljanje svakom vrstom zapisa.
Biblioteke zapisa Biblioteke zapisa zapravo su biblioteke dokumenata koje stvarate radi klasifikacije i pohrane važnih zapisa. Stvarate biblioteku zapisa za svaku vrstu zapisa koju želite zadržati. Zapisi se automatski usmjeravaju u odgovarajuću biblioteku na temelju postavki konfiguriranih u organizatoru sadržaja.
Vrste sadržaja Vrste sadržaja stvarate da biste definirali vrste zapisa koje tvrtka ili ustanova mora pohraniti i prepoznali jedinstvena svojstva za svaku vrstu zapisa. Definiranjem vrsta sadržaja za određene vrste zapisa tvrtka ili ustanova može osigurati dosljedno upravljanje svakom od tih grupa sadržaja. Dokumenti sustava Office, PDF-ovi, TIFF-ovi (skenirane slike), e-pošta, razgovori izravnim porukama, videozapisi i fizički zapisi mogu se klasificirati i pohraniti s vrstama sadržaja koje stvorite. Sa svim će se zapisima koji se nazivaju "ugovorom", primjerice, postupati na isti način i dosljedno u sustavu za upravljanje zapisima sustava SharePoint. Korištenje vrsta sadržaja za klasificiranje i pohranu zapisa alternativni je način u odnosu na korištenje biblioteka zapisa.
Raspored zadržavanja Raspored zadržavanja određuje koliko se dugo svaka vrsta zapisa u planu datoteka mora čuvati (razdoblje zadržavanja) i postupak njezina odlaganja kada dođe do kraja tog razdoblja (postupak odlaganja). Smjernice u rasporedu zadržavanja obično se temelje na zakonskim obvezama, rizicima za tvrtku ili ustanovu te poslovnim potrebama. Osim toga, raspored zadržavanja obično opisuje nepredviđene događaje upravljanja rizikom koji određuju razdoblje zadržavanja za svaku vrstu zapisa.
Dokument o zahtjevima za usklađenost Dokument sa zahtjevima za usklađenost definira pravila kojih se IT sustavi za upravljanje zapisima moraju pridržavati, mogućnosti koje moraju imati kao i vrste redovitog praćenja koje moraju podržavati da bi se osigurala usklađenost.
- Službeni postupak za obustavu raspolaganja zapisima Taj postupak, koji se često naziva čuvanjem, podrobno opisuje kako tvrtka ili ustanova obustavlja odlaganje zapisa kada dođe do događaja kao što su sudski spor, revizije ili istrage.
- Sustav za praćenje i izvješćivanje o rukovanju evidencijom Da bi se osiguralo da zaposlenici arhiviraju zapise, pristupaju im i upravljaju njima u skladu s definiranim pravilnicima i procesima, program za upravljanje zapisima mora imati proces ili sustav za nadzor i izvješćivanje o rukovanju zapisima.
Konfiguriranje web-mjesta centra za zapise
Nakon što se tvrtka ili ustanova uključi u detaljno planiranje upravljanja zapisima i razvije službeni plan za upravljanje zapisima, može stvoriti i konfigurirati web-mjesto centra za zapise da bi lakše implementirala taj program.
Da biste konfigurirali web-mjesto centra za zapise, morate poduzeti sljedeće korake:
Stvorite biblioteke zapisa ili popise da biste upravljali svim vrstama zapisa koje su navedene u planu datoteka i pohranjivali ih.
- Preporučujemo stvaranje po jedne biblioteke zapisa za svaku vrstu sadržaja u planu zapisa.
- Kada se zapisi pošalju u centar za zapise, usmjeravaju se na odgovarajući popis ili u odgovarajuću biblioteku.
Stvorite stupce za odgovarajuće biblioteke dokumenata, popise ili vrste sadržaja da biste sadržavali i prikazali metapodatke za svaku vrstu zapisa navedenu u planu datoteka.
Na web-mjestu centra za zapise odredite pravilnik o upravljanju informacijama za svaku vrstu zapisa. Ti pravilnici moraju odražavati razdoblja zadržavanja i preduvjete nadzora koji su navedeni u planu za datoteke i rasporedu zadržavanja datoteka.
Konfigurirajte organizator sadržaja tako da svaku vrstu zapisa usmjerava na odgovarajuće mjesto. Kada se zapisi šalju na web-mjesto centra za zapise, bilo ručno ili programski, aplikacija koristi tu značajku da bi odredila kako klasificirati zapis na web-mjestu centra za zapise i kamo ga poslati.