Uvod u pretvaranje papirnatih obrazaca u obrasce programa InfoPath

U ovom se članku opisuje prednosti korištenja elektroničkih obrazaca umjesto papirnatih obrazaca za prikupljanje podataka. Sadrži i najbolje prakse za pretvaranje papirnatih obrazaca u predloške obrazaca programa Microsoft Office InfoPath.

Sadržaj članka

• Prednosti korištenja elektroničkih obrazaca
• Najbolje prakse za pretvaranje papirnatih obrazaca

Prednosti korištenja elektroničkih obrazaca

Brojne su prednosti korištenja elektroničkih obrazaca, a ne papirnatih obrazaca. Te prednosti obuhvaćaju sljedeće:

Točni, dosljedni podaci U papirnatim obrascima korisnici često zapisuju informacije na pogrešno mjesto ili pogrešno protumačiti upute za ispunjavanje obrasca. Do pogrešaka može doći i kada zaposlenik ručno ponovno unesete podatke obrasca u bazu podataka ili neki drugi program. Pronalaženje i rješavanje tih vrsta pogrešaka pri unosu podataka može biti skupo i dugotrajno. InfoPath sadrži nekoliko automatiziranih načina na koje korisnici mogu izbjeći pogreške pri unosu podataka. Možete, primjerice, koristiti formule za automatsko izračunavanje matematičkih vrijednosti za korisnike. Uvjetno oblikovanje možete koristiti i da biste privukli pozornost korisnika na podatke ili omogućili alat za provjeru pravopisa da bi korisnici mogli provjeriti pravopisne pogreške prije slanja obrazaca. Moguće je i automatski popuniti polja za korisnike pomoću postojećih podataka iz baze podataka ili drugog sustava za pohranu podataka. Možete, primjerice, dizajnirati obrazac za prodaju koji automatski ispunjava polja s podacima o zaposlenicima nakon što korisnici u okvir ID zaposlenika unesete identifikacijski broj.

Jednostavna ažuriranja Ako morate ažurirati postojeći predložak obrasca, možete ga promijeniti, ponovno objaviti i ponovno distribuirati korisnicima. Ažuriranje se automatski događa kada sljedeći put korisnici otvore obrazac koji se temelji na predlošku obrasca. Ako korisnici rade izvanmrežno kada objavite ažurirani predložak obrasca, ažuriranje će se pojaviti prilikom sljedećeg povezivanja s mrežom. Korisnici obično neće primijetiti da se ažuriranje pojavljuje, iako možete dizajnirati predložak obrasca da biste upozorili korisnike.

Mogućnosti tijeka rada Iskorištavanjem značajki tijeka rada u programu InfoPath možete povećati ukupnu učinkovitost uobičajenih poslovnih procesa u kojima se podaci usmjeravaju s jedne osobe na drugu. Tijekovi rada mogu smanjiti troškove i vrijeme potrebne za koordiniranje poslovnih procesa, kao što su odobravanje projekta ili pregled dokumenta, upravljanjem i praćenjem ljudskih zadataka uključenih u te procese. Zamislite, primjerice, postupak izvješćivanja o troškovima na papiru u kojem zaposlenik ispunjava tiskani obrazac izvješća o troškovima, prilaže papirnati usmjeravanje na obrazac, a zatim ga šalje putem poruke e-pošte u interoffice rukovoditelju. Nakon odobravanja izvješća rukovoditelj provjerava okvir pokraj njezina imena na usmjeravanju, a zatim šalje izvješće računovodstvenom odjelu putem e-pošte u sustavu Interoffice. Ako računovodstveni voditelj odobri izvješće, izdaju se provjere povrata novca. Tjedni mogu proći između vremena podnošenja početnog izvješća i vremena kada je zaposlenik primio povrat novca. Ako InfoPath koristite zajedno sa sustavom Microsoft Office SharePoint Server 2007, tu vrstu tijeka rada možete automatizirati, što vam može uštedjeti znatno vrijeme i troškove.

Integracija s drugim sustavima Podatke obrasca iz programa InfoPath možete integrirati s drugim proizvodima ili tehnologijama. Možete, primjerice, pohraniti podatke obrasca u bazu podataka programa Microsoft SQL Server ili odlučiti utemeljiti dizajn predloška obrasca na web-servisu da biste mogli slati podatke u bazu podataka koju InfoPath ne podržava izravno. InfoPath funkcionira s mnogim drugim programima i poslužiteljima u sustavu Microsoft Office, uključujući Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel i Microsoft Office Access. Između ostalih, obrasce programa InfoPath možete dizajnirati i ispuniti u porukama e-pošte programa Outlook, izvesti podatke programa InfoPath u radne knjige programa Excel, poslati podatke programa InfoPath u bazu podataka programa Access ili slati upite s popisa sustava SharePoint. Osim toga, razvojni inženjeri mogu ugraditi kontrole programa InfoPath u prilagođene poslovne aplikacije koje se koriste u vašoj tvrtki.

Dodana je sigurnost Papirnati obrasci nisu nužno sigurni. Oni se mogu pogrešno preusmjeriti ili izgubiti, što predstavlja potencijal za otkrivanje osjetljivih podataka. Sigurnosni model programa InfoPath povezan je sa sigurnosnim postavkama zone i razine u pregledniku Windows Internet Explorer. Te su sigurnosne značajke osmišljene da bi pomogle u zaštiti korisničkih obrazaca i računala od nesigurnih operacija, kao što su pristup ili slanje podataka u izvor koji nije pouzdan. InfoPath nudi dodatne sigurnosne mjere, uključujući zaštitu dizajna predloška obrasca, korištenje digitalnih potpisa, upravljanje određenim operacijama obrasca kao što su spajanje i slanje te pouzdani obrasci koji su instalirani na korisničkim računalima.

Vrh stranice

Najbolje prakse za pretvaranje papirnatih obrazaca

Na sljedećem su popisu opisane neke stvari koje treba imati na umu prilikom pretvaranja papirnatih obrazaca u predloške obrazaca programa InfoPath.

• Organiziranje sekcija obrasca pomoću tablica izgleda Kao i papirnati obrazac, trebali biste organizirati elektronički obrazac tako da se osobe koje ga ispunjavaju mogu kretati kroz obrazac na logički način. U programu InfoPath pomoću tablica rasporeda možete organizirati kontrole, odvojiti jednu sekciju od druge te držati logotipe i druge grafike. Osim toga, korištenjem tablica izgleda možete jednostavno poravnati tekstne okvire, potvrdne okvire i druge elemente da bi predložak obrasca izgledao profesionalno i dotjerano. U sljedećem primjeru tablica izgleda koristi se za organiziranje tekstnih okvira unutar sekcije u predlošku obrasca.
  
  1. Ova tablica izgleda ima dva retka.
  2. U drugom retku postoje tri stupca. Centrirani stupac koristi se samo u svrhu proreda.
• Razmislite o rješenjima za neobavezne informacije Papirnati obrasci često sadrže sekcije rezervirane za određene kategorije korisnika. Na primjer, u bolnici obrazac s informacijama o pacijentima može sadržavati odjeljak "Samo za administrativnu upotrebu" koji je namijenjen da ga popunite medicinske sestre ili drugo medicinsko osoblje, a ne pacijent. U programu InfoPath postoji nekoliko načina za smještaj te vrste neobaveznih informacija. Jedan od najboljih načina jest korištenje neobavezne sekcije, koja je kontrola koja sadrži druge kontrole, ali se ne pojavljuje na obrascu, osim ako je korisnik ne odabere dodati. Na primjer, u predlošku obrasca izvješća o stanju možete uvrstiti neobaveznu sekciju Bilješke . Korisnici koji žele dodati dodatne bilješke mogu umetnuti i ispuniti ovaj neobavezni odjeljak. Svi ostali mogu sekciju ostaviti skrivenu.
  
  Uvjetno oblikovanje možete koristiti i da biste sakrili određena polja, osim ako na obrascu nije ispunjen određeni uvjet – na primjer, u predlošku obrasca aplikacije možete sakriti određeni skup polja dok korisnik ne potvrdite okvir 18 ili stariji.
• Koristi ponavljajuće tablice umjesto običnih tablica Ponavljajuće tablice možete koristiti da biste uštedjeli prostor i korisnicima omogućili dodatnu fleksibilnost prilikom ispunjavanja obrasca. Kada koristite ponavljajuće tablice, predložak obrasca ne mora prikazivati brojne prazne retke kada ga korisnik prvi put otvori. Umjesto toga, korisnici obično vide samo jedan redak i dodaju ih samo kada i ako ih trebaju.
  
• Određivanje potreba za podacima Prije pretvaranja papirnatog obrasca trebali biste odlučiti što će se u konačnici dogoditi s podacima koje će korisnici unijeti u elektronički obrazac. Ako prije pretvaranja papirnatog obrasca razmišljate unaprijed, možete odrediti imate li infrastrukturu potrebnu za stvaranje predloška obrasca. Ako, primjerice, korisnici moraju brzo slati podatke obrasca naprijed-natrag, a ne morate ponovno koristiti podatke, možda ćete htjeti objaviti predložak obrasca kao poruku e-pošte. Zatim korisničke obrasce možete pohraniti u mapu Obrasci programa InfoPath u ulaznu poštu. Ako drugi korisnici moraju pristupiti podacima obrasca i zajednički ih koristiti, možda ćete zbirke povezanih obrazaca programa InfoPath htjeti pohraniti u biblioteke na poslužitelju na kojem se Microsoft Windows SharePoint Services. Ako korisnici moraju pristupiti podacima obrasca u drugim poslovnim aplikacijama ili sustavima, kao što su aplikacije za izvješćivanje o troškovima ili računovodstvene aplikacije, možda ćete htjeti pohraniti podatke u korporativne baze podataka. To se često postiže povezivanjem predloška obrasca s web-servisom koji služi kao posrednik između predloška obrasca i baze podataka ili poslovnog sustava.
• Odredite koliko vam je prikaza potrebno U programu InfoPath možete stvoriti različite prikaze istog predloška obrasca. Prikaz je alternativni način prikaza podataka u predlošku obrasca. Ako, primjerice, dizajnirate predložak obrasca za prijavu dozvole, možete koristiti jedan prikaz za ispunjavanje električnog izvođača, drugi prikaz za agenta primatelja i treći prikaz za ispitivača koji odobrava ili opovrgava aplikaciju. Korištenjem prikaza uklanjate potrebu za dizajniranje i održavanje više obrazaca za isti poslovni proces.
• Određivanje vrste kontrola koje su vam potrebne Ako ste u programu kao što je Word stvorili papirnati obrazac koji zapravo nije namijenjen dizajniranju obrazaca, vjerojatno ste koristili tekstne okvire, potvrdne okvire, gumbe i možda nekoliko drugih kontrola. InfoPath nudi više od 30 različitih kontrola koje možete dodati u predložak obrasca. Osim standardnih kontrola, kao što su tekstni okviri i okviri s popisima, InfoPath sadrži i nekoliko novih kontrola, kao što su ponavljajuće tablice, grupe odabira i neobavezne sekcije. Te vrste kontrola omogućuju vam dizajniranje fleksibilnog predloška obrasca koji odgovara vašim korisnicima. U predlošku obrasca izvješća o troškovima, primjerice, možete koristiti ponavljajuću tablicu da biste korisnicima omogućili unos samo onoliko stavki troškova koliko im je potrebno.
• Razmislite o korištenju dijelova predložaka za uobičajene skupove kontrola Ako imate velik broj papirnatih obrazaca za pretvorbu, možete potražiti uobičajene sekcije i skupove polja koja se mogu pretvoriti u dijelove predložaka programa InfoPath. Dio predloška dio je predloška obrasca koji se može spremiti za ponovno korištenje u više predložaka obrazaca. Uobičajeni dio predloška sastoji se od kontrola i izvora podataka, a može obuhvaćati i značajke kao što su podatkovne veze, provjera valjanosti podataka i pravila. Stvaranjem i korištenjem dijelova predloška možete osigurati dosljedne predloške obrazaca u tvrtki ili ustanovi u skladu s tonom, strukturom i ponašanjem. Odjel ljudskih resursa, primjerice, može koristiti jedan dio predloška s podacima o kontaktima u svim svojim predlošcima obrazaca.
  
• Omogućivanje digitalnih potpisa U programu InfoPath možete konfigurirati predložak obrasca tako da korisnici mogu potpisati određene dijelove obrasca ili cijelog obrasca. Potpisivanje obrasca olakšava provjeru autentičnosti korisnika kao osobe koja je ispunila obrazac, a pridonosi i tome da sadržaj obrasca nije izmijenjen.
• Korištenje značajki koje korisnicima olakšavaju ispunjavanje obrazaca U programu InfoPath kontrolema možete dodijeliti zadane vrijednosti da biste korisnicima omogućili brže ispunjavanje obrazaca. Na primjer, u izvješću o troškovima današnji datum možete dodijeliti kao zadanu vrijednost za kontrolu birača datuma. Možete dodijeliti formule poljima Podzbroj i Ukupni zbroj tako da se troškovi automatski izračunavaju kada korisnik unosi stavke troškova. Možete i omogućiti provjeru pravopisa da bi korisnici mogli provjeriti ima li u tekstu problema s pravopisom, baš kao i u bilo kojem drugom dokumentu sustava Microsoft Office. Ako želite navesti naredbe specifične za obrazac ili sadržaj pomoći, možete stvoriti prilagođeno okno zadatka koje se prikazuje pokraj obrasca.

Vrh stranice