Jedan od načina kontrole suradnje na dokumentima jest obaveza odjave datoteka, osobito ako više korisnika ima pristup biblioteci. Ako je obavezna odjava biblioteke, drugi je korisnici ne mogu prebrisati. No vi riskirate da drugim korisnicima onemogućite da vide najnovije promjene ili da sami unesu promjene. Ako drugi moraju raditi na dokumentu, važno je da se datoteke brzo ponovno prijave.
Napomena
Nemojte konfigurirati biblioteku tako da je obavezna odjava ako korisnici planiraju koristiti značajku suautorstva na dokumentima u biblioteci. Kada je uključena obavezna odjava, korisnici ne mogu istodobno raditi na dokumentima.
Obavezna odjava datoteka radi uređivanja
Napomena
Samo korisnici s dozvolama za potpunu kontrolu ili dozvolu za dizajn mogu postaviti biblioteke tako da budu obavezni odjavljivi datoteke.
- Otvorite biblioteku u kojoj namjeravate raditi.
- Odaberite Postavke postavki
>.
Ako vam se te stavke izbornika ne prikazuju, na vrpci odaberite Biblioteka, a zatim u grupi Postavke odaberite Postavke biblioteke. - Na stranici Postavke odaberite Dodatne postavke biblioteke (za SharePoint Classic nalazi se u odjeljku Općenite postavke). Odaberite Postavke određivanja verzija.
- U odjeljku Obavezna odjava u odjeljku Je li potrebno odjaviti dokumente prije uređivanja? odaberite Da.
- Da biste spremili postavke i vratili se na stranicu s postavkama biblioteke , odaberite U redu.
Što se događa kada je u biblioteci obavezna odjava?
| Ako to učinite ... | To se događa... |
|---|---|
| Stvaranje ili dodavanje datoteke u biblioteku | Datoteka je najprije odjavljena vama. Da bi je drugi mogli vidjeti i koristiti je, morate je prijaviti u biblioteku. |
| Otvaranje datoteke za uređivanje | Datoteka će vam se automatski odjaviti kada odaberete Uređivanje. Dijaloški okvir s porukom upozorava vas da se spremate odjaviti datoteku i nudi mogućnost uređivanja datoteke u lokalnoj mapi skica. Nakon odjave ikona datoteke prekrivena je zelenom strelicom okrenutom prema dolje što pokazuje da je datoteka sada odjavljena. Nitko drugi ne može promijeniti datoteku i nitko drugi ne može vidjeti vaše promjene dok je odjavljena. |
| Promjene informacija o datoteci (svojstva) | Ako datoteka još nije odjavljena, morate je odjaviti da biste mogli mijenjati njezina svojstva, kao što su naslov, ime autora, krajnji rok, broj riječi i tako dalje. Promjene će stupiti na snagu tek kad ponovno prijavite datoteku. |
| Pokušajte otvoriti datoteku koja je odjavljena nekom drugom | Mogućnosti Odjava i Check In nisu dostupne. Ne možete odjaviti datoteku koju je netko drugi odjavio. Ako to pokušate učiniti, prikazat će se dijaloški okvir s porukom s porukom da je netko drugi odjavio datoteku. Da biste saznali tko je odjavio datoteku, držite pokazivač miša iznad ikone datoteke. Ime osobe koja je odjavila stranicu prikazuje se u opisu elementa. Možete se obratiti toj osobi i zatražiti prijavu datoteke ako vam brzo zatreba. |
| Prijavi datoteku | Od vas će se zatražiti da unesete komentar o unesenim promjenama. Ako biblioteka prati verzije, komentar će postati dio povijesti verzija. Ako se prate i glavne i radne verzije, od vas će se zatražiti da odaberete koju vrstu verzije prijavljujete. Dodatne informacije o upravljanju verzijama potražite u odjeljku Vidi također. |
| Zadržavanje datoteke odjavljene dulje vrijeme | Dok je odjavljena, nitko drugi ne može vidjeti vaše promjene niti uređivati datoteku. Iako je to korisno tijekom unosa promjena, može i drugima onemogućiti izvršavanje zadataka koji su im dodijeljeni. Dobra je poslovna praksa i uobičajena ljubaznost prijaviti datoteku što je prije moguće nakon što je odjavite. U nekim će okolnostima administrator možda morati prisilno prijaviti datoteku. |