U ovom se članku daje pregled nekih ključnih koncepata vezanih uz rad s novim značajkama upravljanih metapodataka u sustavu SharePoint Server. Raspravlja se o načinu na koji nove značajke upravljanih metapodataka pružaju podršku za implementaciju formalnih taksonomija putem upravljanih termina. Objašnjava se i kako funkcioniraju društvene oznake te kako su povezane sa značajkama upravljanih metapodataka, kao što su upravljani pojmovi i ključne riječi tvrtke.
Sadržaj članka
Značajke upravljanih metapodataka
Nove značajke upravljanih metapodataka u sustavu SharePoint Server omogućuje nova aplikacija servisa upravljanih metapodataka koja pruža podršku za dvije ključne stvari:
- Objavljivanje vrste sadržaja zajedničko korištenje vrsta sadržaja u zbirkama web-mjesta i web-aplikacijama Dodatne informacije o objavljivanju vrste sadržaja potražite u članku Uvod u vrste sadržaja i objavljivanje vrsta sadržaja.
- Taksonomije stvaranje hijerarhijskih zbirki termina kojima se upravlja sa središnjim upravljanjem (zovu se skupovi termina) koji se mogu koristiti kao atributi stavki na web-mjestima sustava SharePoint i upravljanje tim zbirkama Ti se skupovi termina mogu zajednički koristiti na svim zbirkama web-mjesta i u web-aplikacijama. Skupovi termina mogu se stvarati i njima upravljati pomoću alata za upravljanje spremištem termina.
Ključni pojmovi i koncepti
Nekoliko je ključnih pojmova i koncepata koje je korisno razumjeti prilikom rada s različitim značajkama metapodataka u sustavu SharePoint Server. Razumijevanje tih koncepata pomoći će vam da shvatite konceptualne informacije objašnjene u nastavku ovog članka i u drugim člancima o značajkama upravljanih metapodataka.
Taksonomija
Taksonomija je hijerarhijska klasifikacija riječi, oznaka ili pojmova koji su organizirani u grupe na temelju sličnosti. Taksonomiju mogu definirati i njime upravljati na središnjem mjestu jedan ili više pojedinaca. International Standard Industrial Classification (ISIC), koju su razvili Ujedinjeni narodi, poznati je primjer industrijske taksonomije koja se koristi za klasifikaciju ekonomskih podataka. Taksonomije su korisne jer pružaju logičku, hijerarhijsku strukturu metapodataka koja se može koristiti za dosljednu klasifikaciju informacija.
Folksonomy
Folksonomija je klasifikacija koja nastaje kada korisnici web-mjesta zajednički primjenjuju riječi, oznake ili pojmove na sadržaj web-mjesta. Ako ste ikada vidjeli oblak oznaka na web-mjestu, vidjeli ste vizualizaciju folksonomije. Na sljedećoj slici prikazan je web-dio oblaka oznaka na web-mjestu sustava SharePoint. Pristup metapodacima temeljen na folksonomiji može biti koristan jer koristi znanje i stručnost korisnika web-mjesta i autora sadržaja te omogućuje razvoj klasifikacije sadržaja u skladu s promjenjivim poslovnim potrebama i interesima korisnika.
Skup termina
Skup termina grupa je povezanih pojmova.
Ovisno o tome gdje je stvoren, njegov opseg može biti lokalni ili globalni:
- Lokalni skupovi termina stvaraju se u kontekstu zbirke web-mjesta i dostupni su za korištenje (i vidljivi) samo korisnicima te zbirke web-mjesta. Ako, primjerice, dodate stupac upravljanih metapodataka na popis ili u biblioteku i za njega stvorite novi skup termina, skup termina bit će lokalan za zbirku web-mjesta koja sadrži taj popis ili biblioteku.
- Globalni skupovi termina dostupni su za korištenje na svim web-mjestima koja su pretplaćena na određenu aplikaciju servisa upravljanih metapodataka.
Skupovi termina mogu se konfigurirati tako da se zatvaraju, što znači da korisnici ne mogu dodavati nove termine u njih kada unose vrijednost za stupac mapiran na skup termina. Možete ih i konfigurirati da budu otvoreni, što znači da korisnici mogu dodavati nove termine u skup termina kada ažuriraju vrijednost stupca mapiranog na skup termina.
Pojam
Termin je pojedinačna stavka unutar skupa termina i to je određena riječ ili izraz koji se može povezati sa stavkom na web-mjestu sustava SharePoint Server. Termin ima jedinstven ID i može imati mnogo različitih tekstnih oznaka (sinonima). Ako radite na višejezičnom web-mjestu, ono može imati i oznake na različitim jezicima.
Postoje dvije vrste izraza:
Upravljani termini
Upravljani termini obično su unaprijed definirani i organizirani u hijerarhijski termin koji je postavio administrator spremišta termina ili druga osoba s dozvolama za rad s upravljanim metapodacima.
Ključne riječi tvrtke
Korporacijska ključna riječ jest ili izraz koji se dodaje u stavke na web-mjestu sustava SharePoint. Korporacijske ključne riječi organizirane su u jedan nehijerarhijski skup termina unutar alata za upravljanje spremištem termina pod nazivom skup ključnih riječi. Budući da korisnici obično mogu dodati bilo koju riječ ili izraz stavci kao ključnu riječ, korporacijske ključne riječi mogu se koristiti za označavanje u stilu folksonomije. Administratori spremišta termina ili druge osobe s dozvolom za upravljanje metapodacima mogu se odlučiti za premještanje ključnih riječi iz skupa termina ključnih riječi u određeni upravljani skup termina, nakon čega će ključne riječi postati dostupne u kontekstu određenog skupa termina. Administratori spremišta termina mogu zatvoriti skup ključnih riječi pa korisnici ne mogu slati nove ključne riječi i biti ograničeni na korištenje postojećih ključnih riječi.
Grupiranje
Grupe definiraju granice sigurnosti. Grupa je skup skupova termina koji imaju zajedničke sigurnosne preduvjete. Samo korisnici koji su navedeni kao suradnici u određenoj grupi mogu upravljati skupovima termina koji pripadaju grupi i stvarati nove skupove termina unutar nje. Tvrtke i ustanove trebale bi stvoriti jedinstvene grupe za skupove termina koji će imati jedinstvene potrebe vezane uz pristup ili sigurnost.
Alat za upravljanje spremištem termina
Alat za upravljanje spremištem termina alat je koji taksonomi, administratori i drugi pojedinci koji upravljaju taksonomijama mogu koristiti za stvaranje, uvoz i upravljanje skupovima termina i terminima unutar njih. Alat za upravljanje spremištem termina prikazuje sve globalne skupove termina i sve lokalne skupove termina dostupne za zbirku web-mjesta s koje pristupate alatu za upravljanje spremištem termina.
Stupac upravljanih metapodataka
Stupac upravljanih metapodataka nova je vrsta stupca koji se može dodati na popise i u biblioteke da bi korisnici web-mjesta i vlasnici sadržaja mogli odabrati vrijednosti iz određenog skupa termina upravljanih termina i primijeniti ih na sadržaj. Stupac upravljanih metapodataka može se konfigurirati tako da mapira na postojeći skup termina ili možete stvoriti novi skup termina posebno za stupac. Ako stvorite novi skup termina posebno za stupac upravljanih metapodataka, taj skup termina bit će lokalni skup termina koji je dostupan za korištenje samo u zbirci web-mjesta na kojoj je stvoren.
Stupac Korporacijske ključne riječi
Stupac korporacijske ključne riječi stupac je koji možete dodati u vrste sadržaja, na popise ili u biblioteke da biste korisnicima omogućili označavanje stavki riječima ili izrazima koje odaberu. To je po zadanom stupac s više vrijednosti. Kada korisnici u stupac upišu riječ ili izraz, prikazuju im se prijedlozi za automatski pokušaj dovršetka upisivanja pojmova, koji mogu obuhvaćati stavke iz upravljanih skupova termina i skupa termina ključnih riječi. Korisnici mogu odabrati postojeću vrijednost ili unijeti nešto novo (ako je skup termina za ključne riječi konfiguriran tako da se može dodavati korisnici).
Društvene oznake
Društvene oznake riječi su ili izrazi koje korisnici web-mjesta mogu primijeniti na sadržaj na web-mjestu sustava SharePoint da bi kategorizirali informacije na načine koji su im smisleni. Društvene oznake mogu se primijeniti i na URL-ove izvan web-mjesta sustava SharePoint. Društvene oznake podržavaju označavanje temeljeno na folksonomiji. Društvena oznaka sastoji se od pokazivača na tri vrste informacija:
- korisnički identitet
- URL stavke
- Termin
Ti se pokazivači pohranjuju u trgovini za društvene oznake koja je dio aplikacije User Profile Service. Tehnički gledano, društvene oznake nisu dio značajki upravljanih metapodataka u sustavu SharePoint Server, ali se povezuju sa značajkama upravljanih metapodataka na nekoliko važnih načina koji podržavaju dosljedno korištenje metapodataka na svim razinama tvrtke ili ustanove. Dio naziva društvene oznake upućuje na izraz u skupu ključnih riječi u spremištu termina za jednu od aplikacija servisa upravljanih metapodataka s kojom je web-mjesto povezano.
Prilikom stvaranja nove društvene oznake, primjerice, možete odabrati neki od postojećih izraza koji mogu sadržavati upravljane pojmove i ključne riječi tvrtke ili ustanove. Ako odaberete jedan od tih postojećih pojmova, društvena oznaka sadržavat će pokazivač na taj pojam. Ako odlučite da ne želite odabrati postojeći pojam i stvorite izraz koji nikada prije nije korišten, za njega se stvara nova ključna riječ u skupu ključnih riječi u spremištu termina, a nova društvena oznaka upućuje na taj pojam.
Na taj se način ključne riječi koje se koriste u društvenim oznakama dodaju u skup termina ključnih riječi vidljiv u alatu za upravljanje spremištem termina (ako tamo već ne postoje) i njima mogu upravljati administratori spremišta termina. Uz to, kada korisnici primjenjuju korporacijske ključne riječi ili upravljane pojmove na sadržaj ažuriranjem stupca korporacijske ključne riječi ili upravljanih metapodataka, društvene se oznake mogu stvoriti automatski pa su ti pojmovi vidljivi kao oznake u sažecima sadržaja vijesti, oblacima oznaka ili profilima web-mjesta Moje web-mjesto. Vlasnici popisa i biblioteka mogu omogućiti ili onemogućiti objavljivanje metapodataka ažuriranjem postavki korporacijskih metapodataka i ključnih riječi za popis ili biblioteku.
Prilikom dodavanja društvene oznake za stavku možete odrediti želite li identitet i URL stavke učiniti privatnima, ali pojam pohranjen u spremištu termina uvijek je javan.
Društveno označavanje korisno je jer korisnicima web-mjesta omogućuje jednostavnije pronalaženje sadržaja i informacija na web-mjestu.
Dodatne informacije o implikacijama društvenog označavanja na privatnost i sigurnost potražite u članku Implikacije društvenog označavanja na privatnost i sigurnost
Označavanje
U najopćenitijem smislu označavanje se može odnositi na jednostavno čin primjene metapodataka na stavku, bilo da je riječ o upravljanim metapodacima ili društvenoj oznaci. U ovom se članku glagol "tag" koristi u tom smislu i nije ograničen na društvene oznake.
Scenariji metapodataka: od taksonomija do folksonomija
Značajke upravljanja metapodacima u sustavu SharePoint Server podržavaju razne pristupe upravljanju metapodacima i njihovu korištenju. Zamislite ovaj raspon kao neku vrstu kontinuuma. Na jednom kraju ovog kontinuuma postoje taksonomije, koje su formalne, centralno upravljane, hijerarhijske grupe pojmova. Na drugom kraju ovog raspona nalaze se folksonomije, koje su kolaborativne klasifikacije koje nastaju kada pojedinci slobodno primjenjuju oznake na sadržaj.
SharePoint Server podržava obje krajnosti tog kontinuuma, kao i točke na putu. Na jednom kraju kontinuuma možete implementirati formalne taksonomije putem upravljanih termina i skupova termina. S druge strane, postoji podrška za poslovne ključne riječi i društveno označavanje, a oboje omogućuje korisnicima web stranice da označe sadržaj ključnim riječima po vlastitom izboru.
Između tih ekstremnih situacija možete primijeniti fleksibilne stupnjeve strukture i kontrole na metapodatke te prilagoditi opseg primjene te kontrole tako da je učinite globalnom na svim web-mjestima ili lokalnom za određena web-mjesta. Možete, primjerice, konfigurirati skupove termina koji će biti zatvoreni ili otvoreni za korisničke doprinose. Možete odabrati korištenje korporacijskih ključnih riječi i društvenog označavanja u kombinaciji s upravljanim pojmovima. SharePoint Server tvrtkama i ustanovama omogućuje kombiniranje prednosti formalne, upravljane taksonomije s dinamičnim prednostima društvenog označavanja na prilagođene načine.
Sljedeći dijagram pokazuje kako različite vrste rješenja temeljenih na sustavu SharePoint zahtijevaju različite pristupe metapodacima na temelju poslovnih potreba.
Prednosti upravljanih metapodataka
Korištenje upravljanih metapodataka na web-mjestima tvrtke ili ustanove ima nekoliko prednosti:
dosljedno korištenje metapodataka Značajke upravljanih metapodataka u sustavu SharePoint Server omogućuju primjenu prilagodljivih stupnjeva kontrole nad metapodacima dodanima sadržaju. Skupovi termina i upravljani termini omogućuju vam kontrolu nad vrstama termina koje je moguće dodati u sadržaj i kontrolirate tko ima mogućnost dodavanja novih termina. Korištenje poslovnih ključnih riječi možete ograničiti i na određeni popis ključnih riječi tako da termin za ključne riječi postavite kao zatvoren.
Kada se isti pojmovi dosljedno koriste na svim web-mjestima, jednostavnije je izgraditi robusne procese ili rješenja koja se oslanjaju na metapodatke. Osim toga, korisničko sučelje za rad s metapodacima na web-mjestima, popisima i u bibliotekama te u klijentskim programima sustava Office korisnicima web-mjesta olakšava primjenu dosljednih metapodataka na sadržaj.
Poboljšano otkrivanje sadržaja Kada sadržaj na svim web-mjestima u tvrtki ili ustanovi sadrži dosljedne metapodatke, jednostavnije je pronaći poslovne informacije i podatke te pristupiti njima pomoću pretraživanja. Nove značajke pretraživanja, kao što je ploča za sužavanje rezultata koja se prikazuje s lijeve strane stranice s rezultatima pretraživanja, korisnicima omogućuju filtriranje rezultata pretraživanja na temelju metapodataka.
Možete i konfigurirati navigaciju metapodacima za popise i biblioteke da biste korisnicima omogućili stvaranje dinamičnih prikaza informacija na temelju određenih polja metapodataka. Korisnici se po bibliotekama mogu kretati po mapi ili zaokretnim tablicama metapodataka, a zatim rezultate suziti pomoću dodatnih filtara tipki.
Povećana fleksibilnost Značajke upravljanih metapodataka administratorima spremišta termina (ili drugim osobama s dozvolom za ažuriranje upravljanih metapodataka) pojednostavnjuju održavanje i prilagodbu vaših metapodataka u skladu s razvojem poslovnih potreba. Skup termina možete jednostavno ažurirati u alatu za upravljanje spremištem termina i novi ili ažurirani termini automatski će postati dostupni za korištenje kad god je dostupan stupac upravljanih metapodataka pridružen tom skupu termina. Ako više pojmova spojite u jedan, sadržaj označen tim pojmovima automatski će se ažurirati u skladu s tom promjenom. Za pojedinačne pojmove možete navesti više sinonima (ili oznaka). Ako je vaše web-mjesto višejezično, možete odrediti višejezične oznake za pojedinačne pojmove.
Upravljanje metapodacima
Planiranje i konfiguriranje upravljanih metapodataka
Vaša tvrtka ili ustanova možda će se htjeti uključiti u određeni stupanj planiranja prije nego što počnete koristiti značajke upravljanih metapodataka. Potrebna razina planiranja manje-više je proporcionalna stupnju formalnosti i kontrole koju želite nametnuti metapodacima.
Ako korisnicima želite omogućiti da vam pomognu u razvoju taksonomije, korisnicima možete omogućiti da dodaju ključne riječi u stavke pa ih po potrebi organiziraju u skupove termina.
Ako vaša tvrtka ili ustanova za implementaciju službenih unaprijed definiranih taksonomija želi koristiti upravljane skupove termina, tada će ključni dionici s osobnim interesom u strukturi taksonomije morati surađivati u planiranju i razvoju skupova termina i termina koji će se koristiti. Dodatne informacije o tom postupku planiranja potražite u članku Uvjeti i skupovi termina tarife. Dodatne informacije o konfiguriranju aplikacije servisa upravljanih metapodataka potražite u odjeljku Administriranje upravljanih metapodataka.
Kada se ključni dionici u tvrtki ili ustanovi dogovore o potrebnim skupovima termina, pomoću alata za upravljanje spremištem termina možete uvoziti ili stvarati skupove termina te upravljati skupovima termina i održavati ih kada korisnici počnu raditi s metapodacima. Ako je za vašu web-aplikaciju konfigurirana aplikacija servisa za upravljane metapodatke, a vi ste administrator zbirke web-mjesta ili imenovani administrator spremišta termina, možete otvoriti alat za upravljanje spremištem termina tako da na izborniku Akcije web-mjesta kliknete Postavke web-mjesta, a zatim u odjeljku Administracija web-mjesta kliknete Upravljanje spremištem termina.
Stvaranje skupova termina i upravljanje njima
Alat za upravljanje spremištem termina omogućuje kontrolu stabla pomoću koje možete izvršiti većinu zadataka. Vaša korisnička uloga za taj alat određuje koje zadatke možete izvršavati. Da biste radili u alatu za upravljanje spremištem termina, morate biti administrator farme, administrator spremišta termina ili netko tko je imenovan upraviteljem grupe ili suradnikom za skupove termina. Detaljne informacije o tim ulogama potražite u odjeljku Uloge upravljanih metapodataka.
Da biste poduzeli akcije na stavci unutar hijerarhije, pokažite na naziv aplikacije, grupe, skupa termina ili termina servisa upravljanih metapodataka koji želite izmijeniti, kliknite strelicu koja se pojavi, a zatim pomoću izbornika odaberite željene akcije.
Na primjer:
Ako ste administrator spremišta termina, možete stvarati i brisati grupe unutar aplikacije servisa upravljanih metapodataka.
Ako ste administrator spremišta termina ili upravitelj grupe, možete stvarati, uvoziti i brisati skupove termina unutar grupe. Suradnici na skupovima termina mogu stvarati nove skupove termina.
Ako ste administrator spremišta termina, upravitelj grupe ili suradnik na skupu termina, možete stvarati i ponovno koristiti termine unutar skupa termina te kopirati, premještati ili brisati odabrani skup termina.
Ako ste administrator spremišta termina, upravitelj grupe ili suradnik na skupu termina, možete stvarati kopiju, ponovno koristiti, spajati, zastarjevati, premještati i brisati pojedinačne termine unutar skupa termina.
Na svakoj razini hijerarhije možete konfigurirati određena svojstva za grupu, skup termina ili termin pomoću okna Svojstva koje se prikazuje desno od kontrole stabla spremišta termina.
Ako, primjerice, konfigurirate skup termina, u oknu Svojstva možete navesti detalje kao što su ime, opis, vlasnik, kontakt i zainteresirane strane. Možete odrediti želite li da skup termina bude otvoren ili zatvoren za nove poslane poruke korisnika. Možete odrediti i želite li da skup termina bude dostupan za označavanje. Ako skup termina učinite nedostupnim za označavanje, neće biti vidljiv većini korisnika. Ako je skup termina još u razvoju, primjerice, mogli biste odlučiti onemogućiti označavanje.
Primjena metapodataka
Označavanje sadržaja pomoću upravljanih termina
Ako je stupac upravljanih metapodataka dodan na vrstu sadržaja, popis ili u biblioteku, vlasnici sadržaja mogu označiti svoj sadržaj upravljanim terminima iz određenog skupa termina tako da urede svojstva stavke popisa ili biblioteke, a zatim ažuriraju relevantna polja na obrascu Uređivanje svojstava stavke ili dokumenta. Stupce upravljanih metapodataka jednostavno je prepoznati jer se u njima prikazuje ikona oznaka koja se može koristiti za pokretanje dijaloškog okvira alata za odabir termina.
Pomoću alata za odabir termina možete odabrati termin iz hijerarhije skupa termina. To je korisno ako niste upoznati s pojmovima koji su možda dostupni. Ako je skup termina konfiguriran tako da bude otvoren, a stupac upravljanih metapodataka za njega omogućuje unos vrijednosti, možda ćete moći dodati novi termin u skup termina. Ili jednostavno imate mogućnost slanja povratnih informacija određenom kontaktu za skup termina.
Kada počnete upisivati željeni pojam, dostupni termini automatski će vam se predložiti na temelju onoga što počnete upisivati, a vi možete odabrati onaj koji želite. Nakon termina u uglatim zagradama možda se prikazuju podaci koji označavaju naziv skupa termina i hijerarhiju za taj pojam. To vam može pomoći da odaberete neki od sličnih pojmova.
Ako vam se predlažu duplicirani ili slični izrazi, možda ćete vidjeti i opisni tekst koji je administrator spremišta termina konfigurirao za taj pojam da bi korisnici mogli odabrati odgovarajući pojam.
Označavanje sadržaja pomoću poslovnih ključnih riječi
Ako je stupac korporacijskih ključnih riječi dodan na vrstu sadržaja, popis ili u biblioteku, vlasnici sadržaja (ili bilo tko s dozvolama za suradnju na popisu ili u biblioteci) mogu označiti sadržaj dostupnim upravljanim terminima ili ključnim riječima uređivanjem svojstava stavke popisa ili biblioteke i upisivanjem željenih ključnih riječi u polje Korporacijske ključne riječi . Ako postoji podudarni ili sličan izraz, predložit će se da biste ga mogli odabrati. Možete dodati i novu ključnu riječ ako je skup termina ključnih riječi konfiguriran tako da bude otvoren za nove pojmove. Polje Korporacijske ključne riječi sadrži više vrijednosti, pa stavci možete dodati više ključnih riječi.
Označavanje sadržaja pomoću društvenih oznaka
Ako je značajka društvenog označavanja omogućena, na web-mjestu sustava SharePoint možete označiti sadržaj koji smatrate smislenim ili zanimljivim. Da biste označili stranicu, možete upotrijebiti ikonu označavanja koja se prikazuje pri vrhu stranice.
Da biste označili dokumente ili stavke popisa, možete koristiti naredbu za označavanje koja se prikazuje na kartici Biblioteka ili Popis na vrpci.
Kada počnete upisivati oznake koje želite primijeniti, možete odabrati neku od postojećih ključnih riječi ili upravljanih pojmova ili pak dodati nove ključne riječi ako je skup termina ključnih riječi otvoren.
Imate i mogućnost označavanja sadržaja na vanjskim web-mjestima, kao što su druga intranetska ili internetska web-mjesta, i to tako da u preglednik dodate alat za oznake i bilješke sustava SharePoint. Dodatne informacije o označavanju vanjskih web-mjesta potražite u članku Uvod u Moje web-mjesto.
Dodatne informacije o značajkama društvenog označavanja potražite u temama o razmjeni informacija sa suradnicima pomoću oznaka i bilješki .