Stvaranje jednostavnog izvješća

U programu Access možete stvarati razne vrste izvješća, od jednostavnih do složenih. Najprije razmislite o izvoru zapisa izvješća. Bez obzira na to je li izvješće jednostavan popis zapisa ili grupirani sažetak prodajnih rezultata po regiji, najprije odlučite koja polja sadrže podatke koje želite prikazati i koje tablice ili upiti sadrže ta polja.

Kada odaberete izvor zapisa, izvješće je obično najjednostavnije stvoriti pomoću čarobnjaka za izvješća. Čarobnjak izvješća provest će vas kroz niz pitanja, a zatim će stvoriti izvješće na temelju vaših odgovora.

Što vas zanima?

• Odabir izvora zapisa
• Stvaranje izvješća pomoću alata za izvješća
• Stvaranje izvješća pomoću čarobnjaka za izvješća
• Stvaranje naljepnica pomoću čarobnjaka za naljepnice
• Stvaranje izvješća pomoću alata za prazna izvješća
• O sekcijama izvješća
• O kontrolama
• Precizna prilagodba izvješća u prikazu rasporeda
• Precizna prilagodba izvješća u prikazu dizajna
• Dodavanje kontrola u izvješće
• Spremanje rezultata rada
• Prikaz i ispis izvješća te njegovo slanje kao poruke e-pošte
• Pregled izvješća
• Ispis izvješća
• Slanje izvješća kao poruke e-pošte

Odabir izvora zapisa

Izvješće se sastoji od podataka povučenih iz tablica ili upita te podataka pohranjenih s dizajnom izvješća, kao što su naljepnice, naslovi i grafika. Tablice i upiti koji nude temeljne podatke nazivaju se i izvor zapisa izvješća. Ako se sva polja koja želite dodati nalaze u jednoj tablici, kao izvor zapisa koristite tu tablicu. Ako se polja nalaze u više tablica, kao izvor zapisa morate koristiti jedan ili više upita. Ti upiti možda već postoje u bazi podataka ili ćete morati stvoriti nove upite u skladu s potrebama izvješća.

Stvaranje izvješća pomoću alata za izvješća

Alat za izvješća najbrži je način stvaranja izvješća jer ga stvara odmah, bez potrebe za dodatnim informacijama. Izvješće prikazuje sva polja iz temeljne tablice ili upita. Možda neće stvoriti željeno konačno izvješće, ali je korisno za brzi pregled temeljnih podataka. Nakon toga možete spremiti izvješće i izmijeniti ga u prikazu rasporeda ili dizajna.

1. U navigacijskom oknu kliknite tablicu ili upit na kojemu želite da se izvješće temelji.
2. Na kartici Stvaranje u grupi Izvješća kliknite Izvješće. Access će stvoriti izvješće i prikazati ga u prikazu rasporeda.
3. Dodatne informacije o prikazu i ispisu izvješća potražite u odjeljku Prikaz i ispis izvješća te njegovo slanje kao poruke e-pošte.

Kada pregledate izvješće, možete ga spremiti, a zatim zatvoriti njega i temeljnu tablicu ili upit koje ste koristili kao izvor zapisa. Kada sljedeći put otvorite izvješće, Access će prikazati najnovije podatke iz izvora podataka.

Stvaranje izvješća pomoću čarobnjaka za izvješća

Čarobnjak za izvješća koristite ako želite biti selektivniji prilikom određivanja koja će se polja prikazivati u izvješću. Možete i odrediti način grupiranja i sortiranja podataka te koristiti polja iz više tablica ili upita ako ste prethodno definirali odnose između tablica i upita.

1. Na kartici Stvaranje u grupi Izvješća kliknite Čarobnjak za izvješća.
2. Slijedite upute na stranicama čarobnjaka za izvješća. Na posljednjoj stranici kliknite Završi. Prilikom pretpregleda izvješća vidjet ćete kako će izgledati kada se ispiše. Možete i povećati razinu uvećanja da biste bolje vidjeli detalje. Dodatne informacije o prikazu i ispisu izvješća potražite u odjeljku Prikaz i ispis izvješća te njegovo slanje kao poruke e-pošte.

Stvaranje naljepnica pomoću čarobnjaka za naljepnice

Pomoću čarobnjaka za naljepnice možete jednostavno stvoriti naljepnice raznih standardnih veličina.

1. U navigacijskom oknu otvorite tablicu ili upit koji će biti izvor zapisa za naljepnice tako da ih dvokliknete.
2. Na kartici Stvaranje u grupi Izvješća kliknite Naljepnice.
3. Slijedite upute na stranicama čarobnjaka za naljepnice. Na posljednjoj stranici kliknite Završi.

Access će prikazati naljepnice u pretpregledu ispisa da biste mogli vidjeti kako će izgledati kada se ispišu. Pomoću klizača na traci stanja programa Access možete zumirati detalje. Dodatne informacije o prikazu i ispisu izvješća potražite u odjeljku Prikaz i ispis izvješća te njegovo slanje kao poruke e-pošte.

Stvaranje izvješća pomoću alata za prazna izvješća

Ako ne želite koristiti alat za izvješća ni čarobnjak za izvješća, izvješće možete ispočetka stvoriti pomoću alata za prazna izvješća. To može biti brz način stvaranja izvješća, a posebice ako u njega namjeravati dodati svega nekoliko polja.

1. Na kartici Stvaranje u grupi Izvješća kliknite Prazno izvješće. Prazno će se izvješće prikazati u prikazu rasporeda, a okno Popis polja na desnoj strani prozora programa Access.
2. U oknu Popis polja kliknite znak plusa pokraj tablice ili tablica koje sadrže polja za koja želite da se prikazuju u izvješću.
3. Povucite jedno po jedno polje na izvješće ili uz pritisnutu tipku Ctrl odaberite nekoliko polja. Zatim ih istodobno povucite na izvješće.
4. Pomoću alata u grupi Zaglavlje/podnožje na kartici Dizajn izvješća u izvješće dodajte logotip, naslov, brojeve stranica ili datum i vrijeme.

O sekcijama izvješća

U programu Access dizajn izvješća podijeljen je u sekcije. Sekcije izvješća možete vidjeti ako ga prikažete u prikazu dizajna. Da biste stvarali korisna izvješća, morate razumjeti kako svaka sekcija funkcionira. Sekcija u koju, primjerice, odlučite dodati kontrolu izračuna određuje način na koji Access izračunava rezultate. Sljedeći popis sadrži sažetak vrsta odjeljaka i opis načina upotrebe:

• Zaglavlje izvješća: Ta se sekcija ispisuje samo jedanput, na početku izvješća. Koristite ga za informacije koje se inače pojavljuju na naslovnici, kao što su logotip, naslov ili datum. Ako u zaglavlje izvješća postavite izračunatu kontrolu koja koristi funkciju Sum zbrajanja, izračunati zbroj odnosi se na cijelo izvješće. Zaglavlje izvješća ispisuje se prije zaglavlja stranice.

• Zaglavlje stranice: Ta se sekcija ispisuje pri vrhu svake stranice. Zaglavlje stranice možete koristiti, primjerice, za ponavljanje naslova izvješća na svakoj stranici.

• Zaglavlje grupe: Ta se sekcija ispisuje na početku svake nove grupe zapisa. Pomoću nje ispišite naziv grupe. Na primjer, u izvješću grupiranom prema proizvodima koristite zaglavlje grupe da biste ispisali naziv proizvoda. Ako u zaglavlje grupe postavite izračunatu kontrolu koja koristi funkciju Sum zbrajanja, zbroj se odnosi na trenutnu grupu.

• Detalji: Ta se sekcija ispisuje jedanput za svaki redak u izvoru zapisa. Ovdje smjestite kontrole koje čine glavno tijelo izvješća.

• Podnožje grupe: Ta se sekcija ispisuje na kraju svake grupe zapisa. Koristite ga za ispis sažetka informacija za grupu.

• Podnožje stranice: Ta se sekcija ispisuje pri dnu svake stranice. Koristite ga za ispis brojeva stranica ili podataka pojedinih stranica.

• Podnožje izvješća: Ta se sekcija ispisuje samo jedanput, na kraju izvješća. Koristite ga za ispis ukupnih zbrojeva u izvješću ili drugih zbirnih informacija za cijelo izvješće.

  Napomena

  u prikazu dizajna podnožje izvješća prikazuje se ispod podnožja stranice. No prilikom ispisa ili pretpregleda izvješća podnožje izvješća prikazuje se iznad podnožja stranice, odmah iza posljednjeg podnožja grupe ili retka s detaljima na posljednjoj stranici.

Povratak na vrh

O kontrolama

Kontrole su objekti koji prikazuju podatke, izvode akcije i omogućuju prikaz informacija koje poboljšavaju korisničko sučelje, kao što su natpisi i slike, te rad s njima. Access podržava tri vrste kontrola: povezane kontrole, slobodne kontrole i kontrole izračuna:

• Povezana kontrola: kontrola čiji je izvor podataka polje u tablici ili upitu. Povezane kontrole služe za prikaz vrijednosti iz polja u bazi podataka. Vrijednosti mogu biti tekst, datumi, brojevi, vrijednosti Da/ne, slike ili grafikoni. Najčešća je vrsta povezane kontrole tekstni okvir. Na primjer, tekstni okvir u obrascu koji prikazuje prezime zaposlenika taj podatak može dohvaćati iz polja Prezime u tablici Zaposlenici.
• Slobodna kontrola: kontrola koja nema izvor podataka, kao što su polje ili izraz. Slobodne kontrole služe za prikaz podataka, crta, pravokutnika i slika. Slobodna je kontrola, primjerice, natpis koji prikazuje naslov izvješća.
• Kontrola izračuna: kontrola čiji je izvor podataka izraz, a ne polje. Željena vrijednost u kontroli navodi se definiranjem izraza kao izvora podataka za kontrolu. Izraz je kombinacija operatora kao što su = and +, nazivi kontrola, nazivi polja, funkcije koje vraćaju jednu vrijednost i konstantnih vrijednosti. Izraz =[Unit Price] * 0.75 , primjerice, izračunava cijenu artikla s popustom od 25 posto tako što vrijednost u polju Jedinična cijena množi s konstantnom vrijednošću (0.75). Izraz može koristiti podatke iz polja u temeljnoj tablici ili upitu izvješća ili pak iz kontrole u izvješću.

Prilikom stvaranja izvješća vjerojatno je najučinkovitije najprije dodati i rasporediti sve povezane kontrole, a posebice ako one čine većinu kontrola u izvješću. Nakon toga pomoću alata u grupi Kontrole na kartici Dizajn izvješća možete dodati slobodne kontrole i kontrole izračuna koje upotpunjuju dizajn.

Kontrolu povezujete s poljem određivanjem polja iz kojeg kontrola dohvaća podatke. Kontrolu koja je povezana s odabranim poljem možete stvoriti povlačenjem polja iz okna Popis polja u izvješće. U oknu Popis polja prikazuju se polja temeljne tablice ili upita izvješća. Da biste prikazali okno Popis polja , na kartici Dizajn izvješća u grupi Alati kliknite Dodaj postojeća polja.

Polje možete povezati s kontrolom i tako da naziv polja upišete u samu kontrolu ili u okvir za ControlSource vrijednost na listu svojstava kontrole. List svojstava definira karakteristike kontrole, npr. njezin naziv, izvor podataka i oblik.

Korištenje okna Popis polja najbolji je način stvaranja kontrole iz dvaju razloga:

• Povezana kontrola ima pridruženi natpis koji po zadanom koristi naziv polja ili opis definiran za to polje u temeljnoj tablici ili upitu. To znači da ne morate sami upisivati opis.
• Povezana kontrola nasljeđuje mnogo istih postavki kao polje u temeljnoj tablici ili upitu, kao Formatšto su , DecimalPlacesi InputMask svojstva. Zbog toga te postavke svojstva ostaju iste kad god stvorite kontrolu koja je vezana uz to polje.

Ako ste već stvorili slobodnu kontrolu i želite je povezati s poljem, postavite svojstvo ControlSource kontrole na naziv polja. Detalje o svojstvu ControlSource potražite u pomoći za ControlSource.

Povratak na vrh

Precizna prilagodba izvješća u prikazu rasporeda

Kada stvorite izvješće, njegov dizajn možete jednostavno precizno prilagoditi u prikazu rasporeda. Ako kao orijentir koristite stvarne podatke izvješća, možete prilagoditi širine stupaca, razmjestiti stupce te dodati razine grupiranja i ukupne zbrojeve. Možete dodati nova polja u dizajn izvješća te postaviti svojstva za izvješće i njegove kontrole.

Da biste prešli u prikaz rasporeda, desnom tipkom miša kliknite naziv izvješća u navigacijskom oknu, a zatim kliknite Prikaz rasporeda.

Access će prikazati izvješće u prikazu rasporeda.

Pomoću lista svojstava možete izmijeniti svojstva izvješća te njegovih kontrola i odjeljaka. Za prikaz lista svojstava pritisnite F4.

Pomoću okna Popis polja u dizajn izvješća možete dodati polja iz temeljne tablice ili upita. Da biste prikazali okno Popis polja, učinite nešto od sljedećeg:

• Na kartici Dizajn izgleda izvješća u grupi Alati kliknite Dodaj postojeća polja.
• Pritisnite Alt+F8.

Nakon toga možete dodati polja tako da ih iz okna Popis polja povučete u izvješće.

Povratak na vrh

Precizna prilagodba izvješća u prikazu dizajna

Uz to, u prikazu dizajna možete precizno prilagoditi dizajn izvješća. U izvješće možete dodati nove kontrole i polja tako da ih dodate na rešetku dizajna. List svojstava omogućuje pristup velikom broju svojstava koja možete postaviti da biste prilagodili izvješće.

Da biste prešli u prikaz dizajna, desnom tipkom miša kliknite naziv izvješća u navigacijskom oknu, a zatim kliknite Prikaz dizajna.

Access će prikazati izvješće u prikazu dizajna.

Pomoću lista svojstava možete izmijeniti svojstva samog izvješća te kontrola i odjeljaka koje ono sadrži. Za prikaz lista svojstava pritisnite F4.

Pomoću okna Popis polja u dizajn izvješća možete dodati polja iz temeljne tablice ili upita. Da biste prikazali okno Popis polja, učinite nešto od sljedećeg:

• Na kartici Dizajn izvješća u grupi Alati kliknite Dodaj postojeća polja.
• Pritisnite Alt+F8.

Nakon toga možete dodati polja tako da ih iz okna Popis polja povučete u izvješće.

Povratak na vrh

Dodavanje polja iz okna Popis polja

• Da biste dodali jedno polje, povucite ga iz okna Popis polja u sekciju u kojoj želite da se prikazuje u izvješću.
• Da biste dodali više polja istodobno, kliknite željena polja uz pritisnutu tipku Ctrl . Zatim odabrana polja povucite na izvješće.

Kada polja ispustite u odgovarajuću sekciju izvješća, Access će za svako polje stvoriti povezanu kontrolu tekstnog okvira i pokraj svakog polja automatski dodati kontrolu natpisa.

Povratak na vrh

Dodavanje kontrola u izvješće

Neke se kontrole stvaraju automatski, npr. povezana kontrola tekstnog okvira, koja se stvara kada u izvješće dodate polje iz okna Popis polja . Mnoge je druge kontrole moguće stvoriti u prikazu dizajna pomoću alata u grupi Kontrole na kartici Dizajn izvješća .

Utvrđivanje naziva alata

• Postavite pokazivač miša na alat. Access će prikazati naziv alata.

Stvaranje kontrole pomoću alata u grupi Kontrole

1. Kliknite alat za vrstu kontrole koju želite dodati. Da biste, primjerice, stvorili potvrdni okvir, kliknite alat za potvrdni okvir .

2. Kliknite mjesto na rešetki dizajna izvješća na koje želite postaviti gornji lijevi kut kontrole. Jedanput kliknite da biste stvorili kontrolu zadane veličine ili kliknite alat, a zatim povucite po rešeci dizajna izvješća da biste stvorili kontrolu željene veličine.

3. Ako kontrolu ne postavite savršeno iz prvog pokušaja, možete je premjestiti pomoću sljedećeg postupka:

   1. Kliknite kontrolu da biste je odabrali.
   2. Postavite pokazivač miša na rub kontrole tako da pokazivač poprimi oblik četverosmjerne strelice .
   3. Povucite kontrolu na željeno mjesto.

Tim se postupkom stvara slobodna kontrola. Ako kontrola može prikazivati podatke, primjerice tekstni okvir ili potvrdni okvir, da bi se podaci mogli prikazivati, u svojstvo morate unijeti naziv polja ili izraz ControlSource . Dodatne informacije potražite u odjeljku O kontrolama.

Prikaz lista svojstava

Da biste prikazali popis svojstava u prikazu dizajna, učinite nešto od sljedećeg:

1. Na kartici Dizajn izvješća u grupi Alati kliknite List svojstava.
2. Pritisnite F4.

Povratak na vrh

Spremanje rezultata rada

Kada spremite dizajn izvješća, izvješće možete pokrenuti koliko god puta želite. Dizajn izvješća ostat će nepromijenjen, ali prilikom svakog ispisa ili prikaza izvješća dobit ćete ažurne podatke. Ako je izvješćivanje potrebno promijeniti, možete izmijeniti dizajn izvješća ili pak stvoriti novo, slično izvješće na temelju na izvornog.

Spremanje dizajna izvješća

1. Kliknite Spremi datoteku> ili pritisnite Ctrl+S. Možete i kliknuti Spremi na alatnoj traci za brzi pristup.
2. Ako izvješće nema naslov, upišite naziv u okvir Naziv izvješća pa kliknite U redu.

Spremanje dizajna izvješća pod novim nazivom

1. KlikniteSpremi kaoSpremi> objekt >kao.
2. U dijaloškom okviru Spremanje u obliku upišite naziv u okvir Spremi izvješće u za novo izvješće, a zatim kliknite U redu.

Povratak na vrh

Prikaz i ispis izvješća te njegovo slanje kao poruke e-pošte

Kada spremite dizajn izvješća, možete ga koristiti koliko god puta želite. Dizajn izvješća ostat će nepromijenjen, ali prilikom svakog prikaza ili ispisa izvješća dobit ćete ažurne podatke. Ako je izvješćivanje potrebno promijeniti, možete izmijeniti dizajn izvješća ili pak stvoriti novo, slično izvješće na temelju na izvornog.

Pregled izvješća

Izvješće je moguće prikazati na nekoliko načina. Način koji ćete odabrati ovisi o tome što želite učiniti s izvješćem i njegovim podacima:

• Ako želite privremeno promijeniti podatke koji se prikazuju u izvješću prije nego što ga ispišete ili ako podatke iz izvješća želite kopirati u međuspremnik, koristite prikaz izvješća.
• Ako želite promijeniti dizajn izvješća uz prikazane podatke, koristite prikaz rasporeda.
• Ako želite vidjeti kako će izvješće izgledati kada se ispiše, koristite pretpregled ispisa.

Prikaz izvješća u prikazu izvješća

Prikaz izvješća zadani je prikaz koji se koristi kada dvokliknete izvješće u navigacijskom oknu. Ako izvješće nije otvoreno, dvokliknite ga u navigacijskom oknu da bi se prikazalo u prikazu izvješća.

Ako je izvješće već otvoreno, kliknite njegov naziv u navigacijskom oknu desnom tipkom miša, a zatim kliknite Prikaz izvješća.

Rad s podacima u prikazu izvješća

U prikazu izvješća možete odabrati tekst i kopirati ga u međuspremnik. Da biste odabrali cijele retke, kliknite i povucite na margini pokraj redaka koje želite odabrati. Te retke zatim možete kopirati u međuspremnik tako da učinite nešto od sljedećeg:

1. Na kartici Polazno u grupi Međuspremnik kliknite Kopiraj.
2. Desnom tipkom miša kliknite odabrane retke, a zatim kliknite Kopiraj.
3. Pritisnite Ctrl+C.

Prikaz samo željenih redaka pomoću filtara

Filtre možete primijeniti izravno na izvješće iz prikaza izvješća. Ako, primjerice, imate stupac "Država/regija" i želite da se prikazuju samo reci za koje je država/regija "Kanada", učinite sljedeće:

1. U izvješću pronađite riječ "Kanada" pa je kliknite desnom tipkom miša.
2. Kliknite Jednako je "Kanada".

Access će stvoriti i primijeniti filtar.

Uključivanje i isključivanje filtra

Iz filtriranog u nefiltrirani prikaz i obratno možete prijeći klikom na Uključi/isključi filtar u grupi Sortiranje i filtriranje na kartici Polazno. Filtar se time ne uklanja, već samo uključuje i isključuje.

Uklanjanje filtra

1. Desnom tipkom miša kliknite polje s kojeg želite ukloniti filtar.
2. Kliknite Očisti filtar s . (Umjesto navedeno je stvarno polje.)

Filtar nakon uklanjanja ne možete ponovno uključiti pomoću naredbe Uključi/isključi filtar. Najprije ga morate ponovo stvoriti.

Pretpregled izvješća pomoću pretpregleda ispisa

Desnom tipkom miša kliknite izvješće u navigacijskom oknu, a zatim na izborničkom prečacu kliknite Pretpregled ispisa.

Pomoću navigacijskih gumba možete redom prikazivati stranice izvješća ili izravno prikazati bilo koju stranicu u izvješću.

1. Kliknite da biste prikazali prvu stranicu.
2. Kliknite da biste prikazali prethodnu stranicu.
3. Kliknite da biste prikazali sljedeću stranicu.
4. Kliknite da biste prikazali posljednju stranicu.
5. U taj okvir upišite broj stranice, a zatim pritisnite Enter da bi se prikazala određena stranica.

U pretpregledu ispisa možete povećati razinu uvećanja da biste vidjeli detalje ili je smanjiti da biste vidjeli koliko su podaci dobro postavljeni na stranici. Postavite pokazivač na izvješće pa kliknite. Da biste poništili efekt zumiranja, ponovno kliknite. Razinu uvećanja možete dodatno povećati ili je smanjiti i pomoću kontrole za zumiranje na traci stanja programa Access.

Da biste zatvorili pretpregled ispisa, učinite nešto od sljedećeg:

• Na kartici Pretpregled ispisa kliknite Zatvori pretpregled ispisa.
• Desnom tipkom miša kliknite izvješće u navigacijskom oknu, a zatim na izborniku prečaca kliknite Prikaz rasporeda ili Prikaz dizajna .

Povratak na vrh

Ispis izvješća

Izvješće možete ispisati dok je otvoreno u bilo kojem prikazu ili čak dok je zatvoreno. Prije ispisa dobro provjerite postavke stranice, npr. margine i usmjerenje stranice. Access sprema postavke stranice s izvješćem, pa ih morate postaviti samo jedanput. Ako vam se potrebe povezane s ispisom promijene, poslije ih možete ponovno postaviti.

Promjena postavki stranice

1. Otvorite izvješće u pretpregledu ispisa. Postavke stranice možete promijeniti u bilo kojem prikazu, ali pretpregled ispisa je najbolji jer odmah možete vidjeti učinak promjena.
2. Na kartici Pretpregled ispisa u grupama Izgled stranice i Veličina stranice kliknite Okomito ili Vodoravno da biste postavili usmjerenje stranice, Veličina da biste postavili veličinu papira, Margine da biste prilagodili margine itd.
3. Kada unesete promjene, pomoću navigacijskih gumba pregledajte nekoliko stranica da biste provjerili niste li prouzročili probleme s oblikovanjem na drugim stranicama.

Slanje izvješća na pisač

1. Otvorite izvješće u bilo kojem prikazu ili ga odaberite u navigacijskom oknu.
2. Kliknite Datoteka,Ispis>>, Ispis. Access će prikazati dijaloški okvir Ispis.
3. Unesite željene vrijednosti za mogućnosti kao što su pisač, raspon ispisa i broj kopija.
4. Kliknite U redu.

Povratak na vrh

Slanje izvješća kao poruke e-pošte

Umjesto da ispišete papirnati primjerak izvješća, izvješće možete poslati primateljima kao poruku e-pošte:

1. U navigacijskom oknu kliknite izvješće da biste ga odabrali. Na kartici Vanjski podaci u grupi Izvoz kliknite E-pošta.
2. U dijaloškom okviru Slanje objekta kao na popisu Odaberi izlazni oblik kliknite oblik datoteke koji želite koristiti.
3. Unesite podatke u preostale dijaloške okvire.
4. U aplikaciji za e-poštu upišite detalje o poruci pa je pošaljite.

Povratak na vrh