Uvoz ili povezivanje s podacima u drugoj bazi podataka programa Access

Primjenjuje se na
Access za Microsoft 365 Access 2024 Access 2021 Access 2019 Access 2016

Podatke iz jedne baze podataka programa Access možete prenijeti u neku drugu na nekoliko načina. Kopiranje i lijepljenje najjednostavniji je način, ali uvoz i povezivanje daje vam veću kontrolu nad podacima koje unosite u odredišnu bazu podataka i načinom na koji ih unosite.

U ovom se članku objašnjavaju uvoz podataka i povezivanje s podacima u nekoj drugoj bazi podataka programa Access

Što vas zanima?

Objašnjenje uvoza podataka iz neke druge baze podataka programa Access i povezivanja s njima

Kada uvozite iz neke druge baze podataka, Access stvara kopiju podataka u odredišnoj bazi podataka bez promjene izvora. Tijekom operacije uvoza možete odabrati objekte koje želite kopirati, kontrolirati kako se uvoze tablice i upiti te odrediti hoće li se uvesti odnosi između tablica.

Možda ćete podatke morati uvesti da biste stvorili tablice koje su slične tablicama u nekoj drugoj bazi podataka. Da biste izbjegli ručno dizajniranje svake tablice, možete kopirati cijelu tablicu ili samo definicije tablice. Ako uvezete samo definicije tablice, dobit ćete praznu tablicu. Drugim riječima, polja i svojstva polja kopiraju se u odredišnu bazu podataka, ali ne i podaci u tablici. Dodatna je prednost uvoza u usporedbi s operacijom kopiranja i lijepljenja to što zajedno sa samim tablicama možete uvesti odnose između tablica.

Ako vam je cilj dodati zapise iz jedne baze podataka u postojeću tablicu u nekoj drugoj bazi podataka, trebali biste početi uvoziti zapise u novu tablicu, a potom stvoriti upit s dodavanjem. Tijekom operacije uvoza ne možete dodavati zapise u postojeću tablicu. Dodatne informacije o upitima s dodavanjem potražite u članku Dodavanje zapisa u tablicu pomoću upita s dodavanjem.

Trebali biste se povezati s podacima u drugoj bazi podataka programa Access ako tvrtka ili ustanova koristi više baza podataka programa Access, ali mora zajednički koristiti podatke u nekim tablicama, kao što su Zaposlenici. Umjesto da se tablica duplicira u svakoj bazi podataka, možete čuvati tablicu u jednoj bazi i povezati je s drugima. To pomaže i kada druga radna grupa ili odjel mora dodavati i koristiti podatke u vašoj bazi podataka, no želite zadržati kontrolu nad strukturom tablice.

Uvoz podataka iz neke druge baze podataka programa Access

Postupak uvoza podataka slijedi ove općenite korake:

  • Priprema za operaciju uvoza
  • Pokretanje čarobnjaka za uvoz tablice
  • Neobavezno spremanje postavki kao specifikacija uvoza za kasnije ponovno korištenje.

Sljedeći skupovi koraka objašnjavaju kako provesti svaku od akcija.

Priprema za operaciju uvoza

  1. Pronađite izvornu bazu podataka i odredite objekte koje želite uvesti. Ako je izvorna baza podataka datoteka .mdb ili .accdb , možete uvesti tablice, upite, obrasce, izvješća, makronaredbe i module. Ako je izvorišna datoteka ili .mde.accde datoteka, možete uvesti samo tablice.

  2. Ako je ovo prvi put da uvozite podatke iz baze podataka programa Access, u tablici u nastavku potražite neke korisne savjete.

    Element Opis
    Više objekata U jednoj operaciji uvoza možete uvesti više objekata.
    Novi objekt Svaki postupak uvoza stvara novi objekt u odredišnoj bazi podataka. Pomoću postupka uvoza nije moguće prebrisati postojeći objekt ili dodati zapise u postojeću tablicu.
    Uvoz povezane tablice Ako je izvorna tablica (na primjer, Zaposlenici1 u bazi podataka Prodaja) zapravo povezana tablica (tablica koja se povezuje s tablicom Zaposlenici u bazi podataka Plaće), trenutna operacija uvoza zamjenjuje se postupkom povezivanja. Na kraju operacije vidjet ćete povezanu tablicu (pod nazivom, na primjer, Zaposlenici1) koja se povezuje s prvotnom izvornom tablicom (Zaposlenici u bazi podataka Plaće).
    Preskakanje polja i zapisa Prilikom uvoza podataka iz tablice ili upita ne možete preskakati određena polja ili zapise. Nom ako ne želite uvesti neki zapis u tablici, možete uvesti samo definiciju tablice.
    Odnosi Možete uvesti odnose između izvornih tablica.
    Definicija tablice Uvesti možete cijelu tablicu ili samo definiciju tablice. Kada uvozite samo definiciju, Access stvara tablicu koja sadrži ista polja kao izvorna tablica, ali bez podataka.
    Polje vrijednosti Ako polje u izvornoj tablici traži vrijednosti iz druge tablice ili upita, morate uvesti povezanu tablicu ili upit ako želite da se u odredišnom polju prikazuju tražene vrijednosti. Ako ne uvezete povezanu tablicu ili upit, u odredišnom polju prikazat će se samo ID-ovi pretraživanja.
    Upiti Upit možete uvesti kao upit ili kao tablicu. Ako uvozite upit u obliku upita, morate uvesti temeljne tablice.

  3. Zatvorite izvornu bazu podataka. Provjerite nije li kod kojeg korisnika otvorena u ekskluzivnom načinu rada.

  4. Otvorite odredišnu bazu podataka. Provjerite nije li baza podataka samo za čitanje te imate li dozvole koje su vam potrebne za dodavanje objekata i podataka. Ako je izvorna baza podataka zaštićena lozinkom, od vas se traži da unesete lozinku svaki put kada je koristite kao izvor za postupak uvoza.

    Napomena

    Ako želite uvesti podatke u novu bazu podataka, prije pokretanja postupka uvoza morate stvoriti praznu bazu podataka (koja ne sadrži nijednu tablicu, obrazac ni izvješće).

    Operacija uvoza ne briše ni izmjenjuje postojeće tablice ni objekte. Ako u odredišnoj bazi podataka već postoji objekt istog naziva kao i izvorni, Access nazivu uvezenog objekta dodaje broj (1, 2, 3 i tako dalje). Ako, primjerice, uvezete tablicu Problemi u bazu podataka u kojoj već postoji tablica naziva Problemi, uvezena će tablica imati naziv Problemi1. Ako se naziv Problemi1 već koristi, nova će tablica imati naziv Problemi2 i tako dalje. Ako želite dodati zapise iz izvorne tablice u tablicu u odredišnoj bazi podataka, morate koristite upit s dodavanjem umjesto pokretanja postupka uvoza. Dodatne informacije upitima s dodavanjem potražite u članku Dodavanje zapisa u tablicu pomoću upita s dodavanjem.

Uvoz podataka

  1. Mjesto čarobnjaka za uvoz malo se razlikuje ovisno o verziji programa Access. Odaberite korake koji odgovaraju vašoj verziji programa Access:

    • Ako koristite Microsoft 365, Access 2021 ili Access 2019, na kartici Vanjski podaci u grupi Uvoz & veza kliknite Novi izvor> podatakaizprograma Database> Access.
    • Ako koristite Access 2016, na kartici Vanjski podaci u grupi Uvoz & veza kliknite Access.

  2. Otvara se čarobnjak za dohvaćanje i povezivanje vanjskih – bazu podataka programa Access.

    Snimka zaslona čarobnjaka za dohvaćanje vanjskih podataka – bazu podataka programa Access.

  3. U okvir Naziv datoteke upišite naziv izvorne baze podataka ili kliknite Pregledaj da biste otvorili dijaloški okvir Otvaranje datoteke .

  4. Odaberite Uvezi tablice, upite, obrasce, izvješća, makronaredbe i module u trenutnu bazu podataka pa kliknite U redu.

    Otvara se dijaloški okvir Uvoz objekata.

    Odabir objekata za uvoj u dijaloškom okviru Uvoz objekata

  5. U dijaloškom okviru Uvoz objekata na kartici Tablice odaberite tablice koje želite uvesti. Ako želite uvesti upite, kliknite karticu Upiti pa odaberite upite koje želite uvesti.

    Da biste očistili odabrani objekt, ponovno ga kliknite.

  6. Kliknite Mogućnosti da biste odredili dodatne postavke. Sljedeća tablica opisuje kako svaka mogućnost utječe na rezultate operacije.

    Element Opis
    Potvrdni okvir Odnosi Odaberite da biste uvezli odnose između odabranih tablica.
    Potvrdni okvir Izbornici i alatne trake Odaberite da biste uvezli prilagođene izbornike i alatne trake koje postoje u izvornoj bazi podataka. Izbornici i alatne trake prikazuju se na kartici Dodaci.
    Potvrdni okvir Specifikacije uvoza/izvoza Odaberite da biste uvezli bilo koju specifikaciju uvoza ili izvoza koja postoji u izvornoj bazi podataka.
    Potvrdni okvir Grupe navigacijskog okna Odaberite da biste uvezli prilagođene grupe navigacijskog okna koje postoje u izvornoj bazi podataka.
    Gumb mogućnosti Definicije i podaci Odaberite da biste uvezli strukturu i podatke svih odabranih tablica.
    Gumb mogućnosti Samo definicija Odaberite da biste uvezli samo polja u odabranim tablicama. Izvorni zapisi neće biti uvezeni.
    Gumb mogućnosti Kao upiti Odaberite da biste uvezli odabrane upite kao upite. U tom slučaju nemojte zaboraviti uvesti sve temeljne tablice s upitima.
    Gumb mogućnosti Kao tablice Odaberite da biste uvezli upite kao tablice. U tom slučaju ne trebate uvesti temeljne tablice.

  7. Kliknite U redu da biste završili postupak. Access kopira podatke i prikazuje poruke o pogreškama ako naiđe na probleme. Ako uvoz uspije, na zadnjoj stranici čarobnjaka možete spremiti pojedinosti o operaciji kao specifikacije uvoza za kasnije korištenje.

Povezivanje vam omogućuje povezivanje s podacima u drugoj bazi podataka bez uvoza. Na taj način možete pregledavati i mijenjati najnovije podatke u izvornoj i odredišnoj bazi podataka a da pritom ne morate stvarati i održavati dvije kopije istih podataka. Povezivanje je moguće samo s tablicama u nekoj drugoj bazi podataka programa Access. Ne možete se povezivati s upitima, obrascima, izvješćima, makronaredbama i modulima.

Prilikom povezivanja s tablicom u bazi podataka programa Access, Access stvara novu tablicu koja se naziva povezana tablica. Povezana tablica održava vezu s izvornim zapisima i poljima. Sve promjene koje unesete u podatke u izvornoj bazi podataka odražavaju se u povezanoj tablici u odredišnoj bazi podataka i obrnuto. Međutim, ne možete promijeniti strukturu povezane tablice u odredišnoj bazi podataka. Drugim riječima, ne možete dodavati ni brisati polje niti mijenjati vrstu podataka polja.

Postupak povezivanja s podacima u nekoj drugoj bazi podataka programa Access slijedi ove općenite korake:

  • Priprema za operaciju povezivanja
  • Pokretanje čarobnjaka za povezivanje

Sljedeći skupovi koraka objašnjavaju kako provesti svaku od akcija.

  1. Pronađite izvornu bazu podataka. Oblik datoteke može biti MDB, MDE, ACCDBili ACCDE. Ako je izvorna baza podataka zaštićena lozinkom, tijekom operacije povezivanja zatražit će se da unesete lozinku.

  2. Odredite tablice s kojima se želite povezati. Povezivati se možete s tablicama, ali ne i s obrascima, izvješćima, makronaredbama i modulima. Ako se prvi put povezujete s tablicama u nekoj drugoj bazi podataka programa Access, u tablici u nastavku potražite neke korisne savjete.

    Element Opis
    Više objekata Možete stvoriti veze na više tablica u jednom postupku povezivanja. Za svaku se izvornu tablicu stvara povezana tablica.
    Povezane tablice kao izvor Ne možete povezati tablicu koja je već povezana tablica u izvornoj bazi podataka.
    Na primjer, ako je tablica Zaposlenici1 koju želite povezati s bazom podataka Prodaja zapravo povezana tablica se koja veže na tablicu Zaposlenici u bazi podataka Plaće, tablicu Zaposlenici1 u bazi podataka Prodaja ne možete koristiti kao izvornu tablicu. Umjesto toga trebali biste se izravno povezati s tablicom Zaposlenici u bazi podataka Plaća.
    Nova ili postojeća tablica Svaka operacija povezivanja stvara novu povezanu tablicu za svaku izvornu tablicu. Postupkom povezivanja nije moguće prebrisati postojeću tabicu ni dodati nešto u nju.
    Odnosi Ako odaberete više tablica izvora, odnosi između tablica automatski se prenose u odredišnu bazu podataka. Međutim, ne možete promijeniti ni izbrisati odnos u odredišnoj bazi podataka.
    Polje vrijednosti Ako polje u izvornoj tablici traži vrijednosti iz druge tablice, ne zaboravite povezati povezanu tablicu upit ako želite da se u odredišnom polju prikazuju tražene vrijednosti. Ako se ne povežete s povezanom tablicom, u odredišnom polju prikazuju se ID-ovi pretraživanja.

  3. Zatvorite izvornu bazu podataka. Provjerite nije li kod kojeg korisnika baza podataka otvorena u ekskluzivnom načinu rada.

  4. Otvorite odredišnu bazu podataka. Provjerite nije li odredišna baza podataka samo za čitanje i imate li dozvole koje su vam potrebne za dodavanje objekata i podataka.

    Napomena

    Ako želite stvorite veze u novoj bazi podataka, prije pokretanja postupka povezivanja morate stvoriti praznu bazu podataka (neku koja ne sadrži nijednu tablicu, obrazac ni izvješće).

    Operacija ne briše ni izmjenjuje postojeće tablice ni objekte. Ako u odredišnoj bazi podataka već postoji objekt istog naziva kao i izvorni, Access u odredišnu bazu dodaje broj (1, 2, 3 i tako dalje) nazivu povezane tablice. Ako se, primjerice, povežete s tablicom Problemi iz baze podataka u kojoj već postoji tablica naziva Problemi, povezana tablica ima naziv Problemi1. Ako se naziv Problemi1 već koristi, nova će tablica imati naziv Problemi2 i tako dalje. Ne zaboravite da, ako želite da dodati zapise iz izvorne tablice u tablicu u odredišnoj bazi podataka, morate koristite upit s dodavanjem umjesto pokretanja postupka uvoza. Dodatne informacije upitima s dodavanjem potražite u članku Dodavanje zapisa u tablicu pomoću upita s dodavanjem.

  1. Mjesto čarobnjaka za povezivanje malo se razlikuje ovisno o verziji programa Access. Odaberite korake koji odgovaraju vašoj verziji programa Access:

    • Ako koristite Microsoft 365, Access 2021 ili Access 2019, na kartici Vanjski podaci u grupi Uvoz & veza kliknite Novi izvor> podatakaizprograma Database> Access.
    • Ako koristite Access 2016, na kartici Vanjski podaci u grupi Uvoz & veza kliknite Access.

  2. Otvara se čarobnjak za dohvaćanje i povezivanje vanjskih – bazu podataka programa Access.

    Snimka zaslona čarobnjaka za dohvaćanje vanjskih podataka – bazu podataka programa Access.

  3. U okvir Naziv datoteke upišite naziv izvorne baze podataka ili kliknite Pregledaj da biste otvorili dijaloški okvir Otvaranje datoteke .

  4. Kliknite Poveži s izvorom podataka stvaranjem povezane tablice, a zatim U redu. Otvara se dijaloški okvir Povezivanje tablica.

    Odabir tablice s kojom se želite povezati u dijaloškom okviru Povezivanje tablica

  5. U dijaloškom okviru Povezivanje tablica odaberite tablice s kojima se želite povezati. Da biste poništili odabir, ponovno kliknite tablicu.

  6. Kliknite U redu da biste završili postupak. Access stvara povezanu tablicu.

  7. Otvorite povezane tablice u prikazu podatkovne tablice da biste bili sigurni da podaci izgledaju kako treba.

Dodatne informacije

Vrh stranice