Sljedeće stvari mogu utjecati na privatnost tako da potencijalno osjetljive podatke učinite dostupnima trećim stranama ili tako što vam omogućuju kontrolu nad dostupnim informacijama.
Korištenje predložaka Office.com
Kartica Novo (kliknite karticu Datoteka , a zatim Novo) pruža vam ažurnu pomoć preuzetu s Office.com za radne knjige koje se temelje na predlošcima. Možete i poslati povratne informacije o predlošcima te navesti brojčanu ocjenu za svaki predložak koji preuzmete.
Kada otvorite predložak ili datoteku koja se temelji na predlošku, kontakti programa Excel (ovisno o postavkama mrežne pomoći) Office.com. Šalje ID tog predloška, programa i verzije koju trenutno koristite, zajedno sa standardnim podacima o računalu.
ID predloška služi za identifikaciju izvornog predloška koji je preuzet s Office.com ili je uvršten u instalaciju programa Excel. Ne identificira jedinstveno radnu knjigu. ID je isti za sve korisnike istog predloška.
Povezivanje sa slikama i drugim dokumentima
Ako odaberete stvaranje veze na sliku, datoteku, izvor podataka ili neki drugi dokument na tvrdom disku ili poslužitelju, put do te datoteke sprema se u radnu knjigu. U nekim slučajevima veza može sadržavati vaše korisničko ime ili podatke o poslužiteljima u mreži. U slučaju podatkovne veze, možete odabrati želite li spremiti korisničko ime ili lozinku unutar veze za povezivanje s podacima.
Također, kada na radnu knjigu primijenite XML shemu, put do XML sheme koji ste stvorili sprema se u radnu knjigu. U nekim slučajevima taj put može uključivati vaše korisničko ime.
Sheet data functions and PivotTable reports
Kada stvarate podatkovnu funkciju lista ili izvješće zaokretne tablice iz vanjskog izvora podataka, podaci koje zatražite iz tog izvora pohranjuju se kao dio radnog lista zajedno s jedinstvenim identifikatorom za taj izvor podataka. Pohranjuje se i korisničko ime osobe koja je zadnja osvježila predmemoriju.
Ovisno o načinu na koji ste postavili radnu knjigu ili izvješće zaokretne tablice, možda će se prikazati samo podskup pohranjenih podataka. Da biste uklonili sve te pohranjene podatke, s podatkovnih funkcija lista uklonite vezu s izvorom podataka i sve pivote koji se pozivaju na podatke.
Grafikoni
Kada stvarate grafikon u programu Excel, možete filtrirati podatke koje ste odabrali za grafikon tako da se prikazuje samo dio podataka. Svi se odabrani podaci pohranjuju s grafikonom. Da biste onemogućili da drugi korisnici mijenjaju vaš grafikon ili vam vide podatke, kada ga kopirate u Microsoftov program, zalijepite ga u obliku bitmape. Ako podaci u grafikonu potječu iz vanjskog izvora podataka, zaštitite ga lozinkom da biste spriječili druge korisnike da ga ažuriraju najnovijim podacima iz vanjskog izvora. Ako je grafikon utemeljen na podacima u radnoj knjizi, zaštita ga lozinkom može spriječiti druge da mijenjaju podatke koji se pojavljuju na grafikonu.
Ispis
Kada ispišete radnu knjigu programa Excel, a zatim spremite tu radnu knjigu, Excel s dokumentom sprema put do pisača. U nekim slučajevima put može uključivati korisničko ime ili naziv računala.
Zamjenski tekst
Excel omogućuje dodavanje i uređivanje zamjenskog teksta za tablice, oblike, slike, grafikone, SmartArt grafiku i ostale objekte u radnim knjigama. Zamjenski tekst sprema se s radnom knjigom i može sadržavati osobne podatke koje je dodao neki od suradnika na prezentaciji. Za neke objekte, kao što su slike koje umećete u radnu knjigu, zadani zamjenski tekst sadrži put datoteke za objekt koji umetnete.
Zamjenski tekst mogu koristiti značajke pristupačnosti, kao što su čitači zaslona. Zamjenski tekst dostupan je svakome tko može pristupiti vašoj datoteci.
Web-mjesta radnog prostora dokumenta
Excel vam omogućuje pristup radnom prostoru dokumenta u sustavu SharePoint. Radni prostor dokumenta zajednički je prostor u kojem možete surađivati s drugim članovima tima na jednoj ili više radnih knjiga.
Kada pristupite radnom prostoru dokumenta, Excel preuzima podatke s web-mjesta radnog prostora dokumenata da bi vam pružio informacije o tom web-mjestu. Ti podaci obuhvaćaju sljedeće:
- naziv web-mjesta
- URL ili adresa web-mjesta
- imena, adrese e-pošte i razine dozvola korisnika web-mjesta
- Popisi dokumenata, zadataka i drugih informacija dostupnih na web-mjestu
Excel u obliku kolačića pohranjuje i popis web-mjesta radnog prostora dokumenata koje ste posjetili na svojem računalu. Pomoću tog popisa možete brzo pristupiti web-mjestima koja ste prije posjetili. Popisu posjećenih web-mjesta Microsoft ne pristupa niti je popis dostupan putem interneta, osim ako ga vi ne odlučite učiniti dostupnim.
Usluga faksiranja
Usluga faksiranja omogućuje slanje faksa putem interneta i organiziranje faksova koje ste poslali u programu Microsoft Outlook. Da biste koristili uslugu faksiranja, morate se prijaviti davatelju usluga faksiranja, odvojenom od Microsofta, koji obrađuje faksove i šalje ih putem interneta. Microsoft ne prikuplja podatke putem značajke faksiranja.
Kada se registrirate za uslugu faksiranja, davatelj usluga faksiranja stvara paket za registraciju koji pohranjuju davatelj usluga faksiranja i Excel. Paket se sastoji od adrese web stranice davatelja usluga faksiranja i "tokena" koji potvrđuje vaš pristup davatelju usluga faksiranja. Kada šaljete faks iz programa Excel, taj se registracijski paket dodaje u dokument.
Pomoću usluge faksiranja cijenu faksa možete izračunati i bez doista slanja faksa. Ako odlučite izračunati cijenu faksa, Excel davatelju usluga faksiranja šalje registracijski token, telefonski broj na koji faks treba poslati i broj stranica faksa. Microsoft ne prima niti pohranjuje te podatke.
Servis za istraživanje
Excel vam omogućuje traženje informacija o određenom pojmu ili izrazu od brojnih premium davatelja sadržaja. Kada zatražite pretraživanje određene riječi ili rečenice, Excel putem interneta šalje tekst koji ste zatražili, softver koji trenutno koristite, regionalnu shemu na koju je smješten sustav i informacije o autorizaciji koje ukazuju na to da imate pravo preuzeti informacije o istraživanju ako to zatraži treća strana.
Excel te podatke šalje servisu koji nudi Microsoft ili davatelj usluga treće strane koji odaberete. Servis vraća informacije o riječi ili rečenici koju ste zatražili.
Informacije koje primate često sadrže vezu prema dodatnim informacijama s web-mjesta servisa. Ako kliknete na tu vezu, davatelj usluge može dodati kolačić u vaš sustav kako bi vas prepoznao prilikom budućih transakcija. Microsoft nije odgovoran za prakse zaštite privatnosti web-mjesta i servisa trećih strana. Microsoft ne prima ni ne pohranjuje ništa od tih podataka osim ako ste poslali upit nekoj usluzi u vlasništvu Microsofta.
Istraživanje i reference možete isključiti na sljedeći način:
Tu postavku može ograničiti vaš administrator. Ako da, nećete ga moći sami omogućiti ni onemogućiti.
Kliknite karticu Datoteka.
Kliknite Račun.
U odjeljku Privatnost računa kliknite Upravljanje postavkama.
U odjeljku Neobavezni povezani servisi poništite potvrdni okvir Omogući neobavezna povezana iskustva .
Važno
Time će se onemogućiti svi neobavezni povezani servisi, a ne samo istraživanje i referenciranje.
Servis za prevođenje
Excel omogućuje prijevod cijelog dokumenta ili jednog njegova dijela pomoću dvojezičnog rječnika ili strojnoga prijevoda. Možete odabrati način prijevoda dokumenta.
Možete odabrati ili unijeti riječ ili izraz koji želite prevesti ili pak prevesti cijeli dokument, u oba slučaja, tako da odaberete odgovarajuću mogućnost prijevoda u oknu Istraživanje i reference.
Ako odaberete ili unesete riječ ili izraz koji želite prevesti, izraz koji ste unijeli uspoređuje se s dvojezičnim rječnikom. Neki su dvojezični rječnici uključeni u vaš softver, dok su drugi dostupni u Office.com. Ako se riječ ili rečenica koje unesete ne nalaze u rječniku uključenom u softver, nešifirana riječ ili rečenica šalju se u uslugu prevođenje tvrtke Microsoft ili treće strane.
Ako želite prevesti cijelu radnu knjigu, ona se nešifrirana šalje u uslugu prevođenje tvrtke Microsoft ili treće strane. Kao i kod drugih podataka koji se šalju nešifrirani putem interneta, drugi korisnici možda će moći vidjeti riječ, izraz ili radnu knjigu koju prevodite.
Ako se odlučite za korištenje nekog od rječnika dostupnih na Office.com ili servisa za prevođenje drugog proizvođača, Excel putem interneta šalje tekst koji ste zatražili, vrstu softvera koji koristite te regionalnu shemu i jezik na koji je sustav postavljen. Za usluge prevođenja drugih proizvođača Excel može slati prethodno predmemorirane podatke za provjeru autentičnosti koji ukazuju na to da ste se ranije registrirali za pristup web-mjestu.
SharePoint
Microsoft SharePoint stavlja vam na raspolaganje zajednička web-mjesta radnog prostora putem kojih možete surađivati na dokumentima i sastancima.
Kada pristupate SharePoint web-mjestu pomoću web-preglednika ili nekog programa sustava Office, web-mjesto sprema kolačiće na vaše računalo ako imate dozvole za stvaranje novog podmjesta na tom web-mjestu. Ti kolačići zajedno čine popis web-mjesta za koja imate dozvole. Taj popis koristi nekoliko Officeovih programa kako bi vam se omogućio brz pristup web-mjestima koja ste prije posjetili.
Popisu posjećenih web-mjesta Microsoft ne pristupa niti je popis dostupan putem interneta, osim ako ga vi ne odlučite učiniti dostupnim.
Kada u sustavu SharePoint stvorite novo web-mjesto ili popis ili dodate odnosno pozovete osobe na postojeće web-mjesto ili popis, web-mjesto za svaku osobu, uključujući vašu, sprema sljedeće podatke:
- Ime i prezime
- Adresa e-pošte
Korisnički ID dodaje se svakom elementu koji ste vi ili drugi korisnici mjesta dodali ili promijenili na web-mjestu. Kao kod svih sadržaja na web-mjestu sustava SharePoint, samo administratori i članovi mjesta imaju pristup tim informacijama.
Svi elementi SharePoint web-mjesta sadrže dva polja: Stvorio i Izmijenio. U polje Autor popunjeno je korisničkim imenom osobe koja je izvorno stvorila element i datumom stvaranja. U polje Izmijenio popunjeno je korisničkim imenom osobe koja je zadnja izmijenila radnu knjigu i datumom zadnje izmjene.
Administratori poslužitelja na kojima su smještena SharePoint mjesta imaju pristup nekim podacima na tim web-mjestima, a oni se koriste za analizu uzoraka korištenja web-mjesta i povećanje postotka vremena njegove dostupnosti. Ti su podaci dostupni samo administratorima poslužitelja i ne dijele se s tvrtkom Microsoft osim ako web-mjesto sustava SharePoint hostira Microsoft. Posebno obuhvaćeni podaci obuhvaćaju imena, adrese e-pošte i dozvole svih koji imaju pristup web-mjestu.
Svi korisnici s pristupom određenom web-mjestu sustava SharePoint mogu pretraživati i pregledavati sav sadržaj dostupan na njemu.
Nadzor
Microsoft SharePoint nudi značajke nadzora koje administratorima omogućuju vođenje pouzdanog nadzornog traga rada korisnika s određenim sadržajem.
Kada administratori sustava SharePoint omoguće značajku nadzora, poslužitelj u bazu podataka sadržaja sustava SharePoint automatski zapisuje određene akcije korisnika. Te radnje uključuju prikaz, uređivanje, prijavu i odjavu. Za svaku snimljenu akciju poslužitelj bilježi identifikacijske podatke o datoteci, akciji i korisnikovu ID-u sustava SharePoint. U sklopu te značajke Microsoftu se ne šalju nikakvi podaci.
Ta je značajka po zadanom isključena i dostupna je samo administratorima web-mjesta sustava SharePoint na kojima je pohranjen sadržaj.
Razmjena izravnih poruka i obavijesti
Excel omogućuje slanje izravnih poruka iz samog programa i upozorenja kada su korisnici povezani s internetom ili kada se naprave određene promjene u zajedničkim radnim knjigama ili radnim prostorima.
Excel vam pomoću klijenta za razmjenu izravnih poruka omogućuje uvid u prisutnost drugih osoba na mreži i slanje poruka. Excel sadrži web-kontrolu koja omogućuje prikaz prisutnosti izravnih poruka na web-stranici. Stranice sustava Microsoft SharePoint koriste tu kontrolu. Te stranice ne prenose podatke o prisutnosti natrag na web-poslužitelj.
Ta se web-kontrola može koristiti za prijenos podataka o prisutnosti iz programa za razmjenu izravnih poruka na web-poslužitelj. Podaci o prisutnosti po zadanom se mogu slati samo intranetskim stranicama, pouzdanim web-mjestima i web-mjestima na lokalnom računalu.
Novi oblici datoteka
Excel koristi oblike datoteka koji se temelje na XML-u. Ti su oblici XML datoteka proširivi, što znači da korisnici mogu navesti dodatne sheme ili oznake u datotekama. Dodatkom ili drugim kodom drugog proizvođača možete priložiti i dodatne podatke o metapodacima tim oblicima XML datoteka koje nije moguće prikazati u programu Excel.
Metapodatke povezane s XML datotekom možete provjeriti tako da ih pregledate u pregledniku teksta.
Komentari
Ako spremate komentare u datoteku, Excel će prema zadanim postavkama svakom komentaru dodati inicijale. Ti podaci su zatim dostupni svakome tko može pristupiti vašoj datoteci.
Osobne podatke iz tih komentara možete ukloniti na sljedeći način:
- Kliknite karticu Datoteka.
- Kliknite Informacije.
- Kliknite Provjeri ima li problema, a zatim Provjeri dokument.
Evidentiranje promjena
Kada unosite promjene u datoteku uz uključenu značajku evidentiranja promjena, po zadanom se vaše korisničko ime i/ili inicijali pohranjuju u radnoj knjizi i povezuju s promjenama koje unesete. Ti podaci, uključujući izvorni i izmijenjeni tekst, zatim su dostupni svakome tko može pristupiti vašoj datoteci.
Nakon prihvaćanja ili odbijanja tih promjena vaše će ime biti uklonjeno. Osobne podatke iz tih promjena možete ukloniti i na sljedeći način:
- Kliknite karticu Datoteka.
- Kliknite Informacije.
- Kliknite Provjeri ima li problema, a zatim Provjeri dokument.
Gdje je vaše ime možda pohranjeno
U određenim slučajevima Excel sprema vaše ime da bi vam omogućio bolje korištenje nekih značajki. Vaše se ime, primjerice, pohranjuje na ovim mjestima:
- polja autora
- Svojstvo datoteke AuthorName
Svoje ime iz tih polja i svojstava možete ukloniti na sljedeći način:
- Kliknite karticu Datoteka.
- Kliknite Informacije.
- Kliknite Provjeri ima li problema, a zatim Provjeri dokument.
Rješenja sustava Microsoft Office koja su stvorile druge tvrtke mogu sadržavati i vaše ime ili druge osobne podatke u prilagođena svojstva povezana s vašom datotekom.
Ako koristite Microsoft Office Web Control, Microsoft Excel Data Access, DataCalc ili druge značajke koje omogućuju izravno povezivanje s drugim izvorom podataka, vaši se podaci o autorizaciji (korisnički ID i lozinka) možda spremaju u radnu knjigu. Da biste promijenili ili izbrisali te informacije o autorizaciji, morat ćete promijeniti svojstva veze na način specifičan za taj način povezivanja.
Ostali skriveni podaci i metapodaci
Prema zadanim postavkama, svaka datoteka spremljena u programu Excel sadrži svojstva datoteke kao što su:
- Autor
- Menadžer
- Tvrtka
- Zadnje spremanje:
- Nazivi pregledavatelja radne knjige
U datoteku se mogu spremiti i druga svojstva, ovisno o značajkama ili rješenjima drugih proizvođača koje koristite. Ako je, primjerice, radna knjiga dio tijeka rada dokumenta, spremaju se dodatna svojstva datoteke radi praćenja tijeka rada.
Ti podaci su zatim dostupni svakome tko može pristupiti vašoj datoteci.
Iz tih svojstava možete ukloniti svoje ime na sljedeći način:
- Kliknite karticu Datoteka.
- Kliknite Informacije.
- Kliknite Provjeri ima li problema, a zatim Provjeri dokument.
Značajka provjere dokumenta može se koristiti i za uklanjanje drugih vrsta podataka koji možda neće biti dostupni u svim prikazima, poput komentara i revizija. Microsoft preporučuje pokretanje kontrole dokumenta u svim radnim knjigama koje namjeravate učiniti javno dostupnima.
Skrivene podatke i metapodatke moguće je uvrstiti i u datoteke sustava Microsoft Office pomoću objektnog modela sustava Microsoft Office. Tako, primjerice, slike možete učiniti nevidljivima u objektnom modelu sustava Microsoft Office, što znači da se ne vide prilikom otvaranja datoteke, ali se slike pohranjuju u datoteci te kasnije može postati vidljive.
Snimanje makronaredbi
Snimanje makronaredbi omogućuje snimanje slijeda akcija da biste kasnije mogli ponovno reproducirati te akcije. Ako odlučite snimiti makronaredbu, vaše će se korisničko ime spremiti kao komentar u kodu prilikom njezina početnog stvaranja. S tih lokacija možete ručno ukloniti korisničko ime.
Digitalni potpisi
Digitalni potpis dodatna je značajka koja pridonosi provjeri autentičnosti identiteta osobe koja vam je poslala radnu knjigu. Digitalni potpis jedinstvena je šifrirana vrijednost podataka u radnoj knjizi koju potpisujete. Kada šaljete radnu knjigu s digitalnim potpisom, potpis se šalje primatelju, zajedno s podacima u radnoj knjizi i pouzdanim digitalnim certifikatom koji ste vi (pošiljatelj). Digitalni certifikat izdala je ustanova za izdavanje certifikata, kao što je VeriSign, i sadrži podatke kojima se provjerava autentičnost pošiljatelja i provjera da izvorni sadržaj radne knjige nije mijenjan. Excel će se možda automatski obratiti ustanovi za izdavanje certifikata putem interneta radi provjere digitalnog potpisa.
Prilikom potpisivanja radne knjige prikazuje se dijaloški okvir koji prikazuje informacije uvrštene u digitalni potpis, kao što su datum i vrijeme vašeg sustava, broj verzije operacijskog sustava, broj verzije sustava Microsoft Office i broj verzije programa Excel.
Upravljanje pravima na informacije
Upravljanjem pravima na informacije (IRM-om) određenim korisnicima ili grupama omogućuje davanje prava na pristup radnoj knjizi i njihovu izmjenu. Unatoč nekim sličnostima, IRM nije isto što i zaštita dokumenta. IRM vam omogućuje postavljanje dozvola za cijelu radnu knjigu za vrlo specifične akcije, kao što je ispis dokumenta ili prosljeđivanje dokumenta drugim osobama, kao i za čitanje ili uređivanje radne knjige.
Kada spremite radnu knjigu s omogućenim IRM-om, Excel u radnu knjigu sprema popis svih korisnika s pravima na tu radnu knjigu te njihovih dozvola. Ti su podaci šifrirani tako da samo vlasnici radne knjige mogu pristupiti tim podacima.
Uz to, radne knjige s omogućenim IRM-om sadrže licence sadržaja. Licenca za sadržaj sadrži adresu e-pošte, dozvolu i podatke za provjeru autentičnosti. Svaki put kad netko pokuša otvoriti radnu knjigu s omogućenim IRM-om, Excel provjerava identitet korisnika s licencama sadržaja spremljenim u radnoj knjizi. Ako korisnik nikada prije nije otvorio radnu knjigu, Excel se povezuje s poslužiteljem za upravljanje pravima na informacije, potvrđuje njegov identitet, preuzima novu licencu za sadržaj za korisnika (pod uvjetom da korisnik ima potrebna prava) i sprema tu licencu za sadržaj u radnu knjigu.
Vlasnici radne knjige mogu izbjeći spremanje licenci za sadržaj u radnu knjigu. No ako licenca za sadržaj nije spremljena u radnu knjigu, Excel se prilikom svakog otvaranja radne knjige mora obratiti poslužitelju za upravljanje pravima na informacije (IRM). Ako Excel nije povezan s mrežom ili ne može stupiti u vezu s poslužiteljem za upravljanje pravima na informacije (IRM), radnu knjigu nije moguće otvoriti.
zaštita radne knjige
Zaštita radne knjige omogućuje vam da zaštitite radnu knjigu programa Excel na razne načine, npr. davanjem prava na uređivanje, dodavanje komentara ili čitanje radne knjige samo određenim korisnicima.
Kada koristite zaštitu radne knjige, od vas će se tražiti da unesete korisničke ID-ove. Ti korisnički ID-ovi mogu biti u obliku računa domene Windows NT (na primjer, DOMENA\korisničko ime) ili adresa e-pošte za Windows Live ID (na primjer, someone@example.com). Ti se korisnički ID-ovi pohranjuju svaki put kada korisniku date prava za čitanje ili promjenu raspona teksta.
Radnu knjigu programa Excel moguće je zaštititi bez upotrebe lozinke. Ako radnu knjigu odlučite zaštititi bez lozinke, svi koji je čitaju moći će vidjeti korisničke ID-ove onih kojima je omogućen pristup. Osim toga, ako je radna knjiga spremljena u XML ili HTML obliku, korisnički ID-ovi dostupni su svakome tko čita datoteku.
Ako želite dodatno ograničiti pristup korisničkim ID-jevima, tu datoteku možete spremiti pomoću lozinke ili pomoću upravljanja pravima na informacije (IRM). Te korisničke ID-ove možete vidjeti samo vi i druge osobe kojima je dodijeljen pristup.
Neuspjele provjere valjanosti datoteka sustava Office
Kada određene starije verzije datoteka programa Excel otvorite u sustavu Microsoft Office, provjera valjanosti datoteka sustava Office provjerava odgovara li struktura datoteke specifikacijama Microsofta za taj oblik datoteke. Ako datoteka ne prođe ovu provjeru valjanosti, Microsoft Office će je otvoriti u zaštićenom prikazu.
Kopija svake datoteke za koju ne prođe provjera valjanosti datoteke sustava Office sprema se na vaše računalo kada izađete iz programa Excel. Microsoftova značajka izvješćivanja o pogreškama povremeno vas pita pristajete li poslati kopiju tih datoteka Microsoftu. Dodatne informacije o Microsoftovu servisu Izvješćivanje o pogreškama, uključujući potpunu izjavu o zaštiti privatnosti, potražite u Microsoftovoj izjavi o zaštiti privatnosti za Izvješćivanje o pogreškama.
Automatske revizije sustava Office
Excel automatski sprema kopije radne knjige dok ih uređujete. To će vam pomoći da oporavite radne knjige ako slučajno zatvorite radnu knjigu bez spremanja promjena. Možete odabrati da se kopije radnih knjiga ne spremaju automatski na sljedeći način:
- Kliknite karticu Datoteka.
- Kliknite Mogućnosti.
- Kliknite Spremi.
- U odjeljku Spremanje radnih knjiga poništite okvir Zadrži zadnju automatski oporavljenu verziju ako zatvorim bez spremanja .
Zadnjim spremljenim verzijama prethodno spremljenih radnih knjiga možete pristupiti i izbrisati ih tako da kliknete karticu Datoteka , zatim Informacije, a potom radnu knjigu koju želite izbrisati u odjeljku Verzije. Zadnjim automatski spremljenim verzijama novostvorenih radnih knjiga možete pristupiti i izbrisati ih tako da kliknete karticu Datoteka , zatim Informacije, pa Upravljanje verzijama, a potom Oporavi nespremljene radne knjige. Excel povremeno briše automatski spremljene radne knjige ako ih ne otvorite i ne koristite. Dodatne informacije potražite u članku Oporavak datoteka sustava Office.