Upravljanje podacima pomoću programa Access ili Excel

Access i Microsoft Excel imaju mnogo sličnosti, što može otežati odluku o tome koji program koristiti. Oba programa, primjerice, mogu pohranjivati velike količine podataka, pokretati napredne upite i alate za analizu da bi raščlanili podatke te izvršavati sofisticirane izračune koji vraćaju potrebne podatke.

No, svaki program ima jasne prednosti, ovisno o vrsti podataka kojima upravljate i o tome što želite učiniti s tim podacima. Ako, primjerice, želite održati integritet podataka u obliku kojemu može pristupiti više korisnika, Access je najbolji odabir. Excel je prikladniji za složene brojčane podatke koje želite temeljito analizirati.

U mnogim slučajevima možete koristiti oba programa, a svaki se koristi u svrhu kojoj najbolje odgovara. Općenito, Access je bolji za upravljanje podacima: pomaže vam da podatke održavate organiziranima, jednostavnima za pretraživanje i dostupnima većem broju istovremenih korisnika. Excel je općenito bolji za analiziranje podataka: izvodi složene izračune, istražuje moguće ishode i stvara grafikone visoke kvalitete. Ako za pohranu podataka koristite Access i Excel za njihovu analizu, možete iskoristiti prednosti oba programa.

Excel podržava i suautorstvo u stvarnom vremenu da više osoba može istodobno uređivati istu radnu knjigu na različitim uređajima. Access se obično koristi za scenarije strukturiranih baza podataka s više korisnika u sustavu Windows.

Prije nego što se odlučite za program koji želite koristiti, usporedite prednosti svakog programa, saznajte kada je najbolje koristiti jedan ili drugi te saznajte kako raditi s oba programa da biste postigli točno one rezultate koje želite.

Usporedite pogodnosti svakog programa

Odabir odgovarajućeg programa ključan je ako želite pristupati informacijama i ažurirati ih uz maksimalne performanse i točnost. Da biste saznali koji je program najprikladniji za zadatke koje želite izvršiti, usporedite prednosti koje svaki program nudi u pogledu pohrane podataka, analize podataka, suradnje s više korisnika i sigurnosti.

Pohrana podataka

Plošni naspram relacijskih podataka Da biste odlučili koji je program najbolji za pohranu vaših podataka, postavite si sljedeće pitanje: Jesu li podaci relacijski ili ne? Podaci koje možete učinkovito sadržavati u jednoj tablici ili na radnom listu nazivaju se plošnim ili nerelacijskim podacima. Ako, primjerice, želite stvoriti jednostavan popis klijenata sa samo jednom adresom i kontaktnom osobom za svakog klijenta, Excel bi mogao biti bolji odabir. No ako želite pohraniti složeniji popis klijenata koji sadrži adresu za naplatu i isporuku za svakog klijenta ili više osoba za kontakt za svakoga klijenta, Access je bolje rješenje.

U relacijskoj bazi podataka informacije se organiziraju u više tablica. U dobro dizajniranim relacijskim bazama podataka svaka je tablica ravna i sadrži informacije samo o jednoj vrsti podataka. Ako, primjerice, stvorite bazu podataka klijenata, imena kupaca idu u jednu tablicu, a adrese za naplatu i isporuku tih klijenata u zasebnu tablicu. Preporučuje se pohranjivanje adresa odvojeno od imena jer svaki klijent može imati više adresa, a želite imati mogućnost unositi više adresa za svakog klijenta bez potrebe za ponovnim unosom imena klijenta za svaku adresu.

Lokalni i vanjski podaci Access možete koristiti za povezivanje s podacima iz raznih vanjskih izvora podataka da biste mogli pregledavati podatke, postavljati upite i uređivati ih bez potrebe za uvozom. Na primjer, Access nudi naredbe za povezivanje s postojećim podacima u bazi podataka Microsoft SQL Server, datoteci dBASE ili mapi programa Outlook, zajedno s mnogim drugim izvorima podataka. Excel možete koristiti za povezivanje s širokom lepezom izvora podataka, uključujući baze podataka programa Access, SQL Server i komponente Analysis Services, tekstne i XML datoteke te izvore podataka ODBC i OLE DB. No putem korisničkog sučelja programa Excel ne možete uređivati podatke radi promjene izvorišnih podataka.

Access i Excel sadrže naredbe za povezivanje s podacima na popisima komponente Windows SharePoint Services. Excel, međutim, s popisima sustava SharePoint omogućuje samo vezu za čitanje. a Access omogućuje čitanje s popisa sustava SharePoint i pisanje podataka u njih.

Integritet podataka i fleksibilnost Jedinstveni identifikatori pomažu u očuvanju integriteta podataka i jamče da dva retka (ili zapisa) ne sadrže potpuno iste podatke. Jedinstveni identifikatori omogućuju i najbrži način dohvaćanja podataka prilikom pretraživanja ili sortiranja podataka. U programu Access pomoću vrste podataka s automatskim numeriranjem možete automatski generirati jedinstveni identifikator za svaki zapis. Te identifikatore zatim možete koristiti za povezivanje zapisa u jednoj tablici s jednim ili više zapisa u drugoj tablici.

Struktura koju Access primjenjuje na podatke pomaže osigurati integritet podataka. Access može zahtijevati da novi zapisi u jednoj tablici sadrže postojeću odgovarajuću vrijednost u drugoj tablici, tako da ne možete stvarati "napuštene" zapise. Primjerice, ne želite imati narudžbu koja ne sadrži podatke o kupcu. Access može zahtijevati da svaki novi zapis u tablici Narudžbe ima odgovarajuću vrijednost klijenta u tablici Klijenti. Ta se obavezna podudarnost vrijednosti naziva referencijalni integritet.

Možete i nametnuti vlastita ograničenja i pravila da biste dodatno zajamčili pravilan unos podataka. Excel omogućuje unos podataka na slobodniji način, ali budući da Excel ne podržava relacijske podatke, ne podržava referencijalni integritet. No pomoću naredbe Provjera valjanosti podataka možete upravljati unosom podataka u programu Excel.

Analiza podataka

Postavljanje upita Ako podatke često morate pregledavati na različite načine, ovisno o promjenjivim uvjetima ili događajima, Access je možda bolji izbor za pohranu i rad s podacima. Access vam omogućuje korištenje upita jezika Structured Query Language (SQL) za brzo dohvaćanje samo onih redaka i stupaca podataka koji su vam potrebni, bez obzira na to nalaze li se podaci u jednoj tablici ili u više njih. Izraze možete koristiti i u upitima da biste stvorili izračunata polja. Korištenje izraza u programu Access slično je postupku korištenja formula u programu Excel za izračun vrijednosti. Upite programa Access možete koristiti i za sažimanje podataka te za predstavljanje agregatnih vrijednosti, kao što su zbrojevi, prosjeci i brojevi.

Modeliranje U programu Excel možete koristiti alate za analizu "što ako" da biste prognozirali ishod modela radnog lista. Analiza "što ako" omogućuje pokretanje različitih scenarija na podacima, poput scenarija najboljeg i najgoreg slučaja, te usporedbu dobivenih podataka nekoliko scenarija u izvješću sažetka. Nijedna slična značajka nije dostupna u programu Access.

Zaokretanje i stvaranje grafikona U oba programa možete stvarati izvješća zaokretne tablice i grafikone zaokretnih tablica. No Excel nudi naprednije značajke izvješćivanja i izrade grafikona za zaokretne tablice od programa Access. Ako namjeravate stvarati opsežna izvješća zaokretnih tablica ili redovito stvarati grafikone profesionalnog izgleda, preporučujemo da koristite izvješćivanje zaokretnih tablica ili stvaranje grafikona zaokretne tablice u programu Excel umjesto istih značajki u programu Access.

Suradnja s više korisnika

Access i Excel podržavaju okruženja za suradnike, kao što su Windows SharePoint Services i mrežna mjesta za zajedničko korištenje datoteka. No razlikuju se u načinu na koji više korisnika pristupa podacima.

Pristup većeg broja korisnika podacima U normalnom načinu rada Access omogućuje većem broju korisnika da istovremeno otvore istu bazu podataka. Taj pristup dobro funkcionira jer Access zaključava samo podatke koje korisnik uređuje. Zbog toga drugi korisnici mogu uređivati različite zapise bez sukoba. U programu Excel možete zajednički koristiti radnu knjigu s drugim korisnicima, ali suradnja više korisnika najbolje funkcionira kada korisnici na podacima u toj radnoj knjizi rade u različito vrijeme, a ne istodobno. Korisnici baze podataka programa Access surađuju na skupu podataka, a korisnici radne knjige programa Excel na dokumentu.

Korištenje sustava Windows SharePoint Services za suradnju Oba programa integriraju se s tehnologijama Microsoft Windows SharePoint Services, kao što su popisi i biblioteke dokumenata sustava SharePoint.

Access omogućuje brojne načine suradnje s više korisnika na web-mjestu sustava SharePoint. U biblioteku dokumenata servisa Windows SharePoint Services, primjerice, možete prenijeti cijelu bazu podataka, obrazce i izvješća učiniti dostupnima kao prikaze komponente Windows SharePoint Services te povezati bazu podataka s podacima pohranjenima na popisima sustava SharePoint.

Excel nudi samo jedan način suradnje s više korisnika na web-mjestu komponente SharePoint Services. Radnu knjigu možete prenijeti u biblioteke dokumenata servisa Windows SharePoint Services, gdje pojedinačni korisnici mogu odjaviti radnu knjigu da bi unijeli promjene, što drugim korisnicima onemogućuje da je istodobno mijenjaju. Korisnici mogu uređivati radnu knjigu bez odjave iz biblioteke dokumenata. U tom se slučaju moraju koordinirati s drugim korisnicima da bi izbjegli sukobe podataka.

Korištenje mrežnih mapa za suradnju Ako bazu podataka programa Access spremite u zajedničku mrežnu mapu, više je korisnika može otvoriti i istodobno raditi s podacima u njoj. Baza podataka zaključava pojedinačne zapise kada ih korisnik uredi. Ako radnu knjigu programa Excel spremite u zajedničku mrežnu mapu, istodobno je može uređivati samo jedan korisnik. U svrhu pregleda više korisnika može otvoriti radnu knjigu dok je drugi korisnik uređuje, ali ti korisnici ne mogu mijenjati podatke dok je korisnik koji uređuje ne zatvori.

Sigurnost

Oba programa nude slične značajke – lozinke i šifriranje – koje sprječavaju gubitak podataka i štite podatke od neovlaštenog pristupa. No postoje neke razlike između programa Access i Excel u načinu funkcioniranja zaštite podataka na razini korisnika.

Sprječavanje gubitka podataka U programu Access ono na čemu radite kontinuirano se sprema, pa u slučaju neočekivane pogreške vjerojatno nećete izgubiti mnogo posla (ako ga uopće nema). No budući da Access neprestano sprema vaš rad, moguće je i da unesete promjene za koje kasnije odlučite da ih ne želite izvršiti. Da biste bazu podataka vratili u stanje na željeno stanje, stvorite sigurnosnu kopiju datoteke baze podataka prema rasporedu koji odgovara vašim potrebama. Sigurnosnom kopijom možete oporaviti cijelu bazu podataka ili pak samo tablicu ili neki drugi objekt baze podataka koji vam je potreban. Ako koristite uslužni program za sigurnosno kopiranje datotečnog sustava, podatke možete vratiti i kopijom baze podataka iz sigurnosne kopije datotečnog sustava. U programu Excel informacije za samooporavak možete spremati u unaprijed zadanim intervalima dok ažurirate podatke.

Zaštita podataka na razini korisnika U programu Excel možete ukloniti kritične ili privatne podatke tako da sakrijete stupce i retke s podacima, a zatim zaštitite cijeli radni list da biste kontrolirali korisnički pristup skrivenim podacima. Osim zaštite radnog lista i njegovih elemenata, ćelije na radnom listu možete i zaključati i otključati da biste drugim korisnicima onemogućili nehotično mijenjanje važnih podataka.

Sigurnost na razini datoteke Na razini datoteke možete koristiti šifriranje u oba programa da biste spriječili neovlaštene korisnike da vide podatke. Možete zahtijevati i unos lozinke za otvaranje datoteke ili radne knjige baze podataka. Uz to, datoteku baze podataka ili radnu knjigu možete zaštititi korištenjem digitalnog potpisa.

Ograničen pristup podacima U programu Excel možete odrediti korisničke dozvole za pristup podacima ili postaviti prava samo za čitanje koja drugim korisnicima onemogućuju mijenjanje podataka kojima imaju pristup. Access ne nudi značajke sigurnosti na razini korisnika, ali podržava korisnički sigurnosni model bilo kojeg poslužitelja baze podataka s kojim se povezuje. Primjerice, ako se povežete s popisom sustava SharePoint, Access poštuje korisničke dozvole za popis sustava SharePoint. Ako želite neovlaštenim korisnicima onemogućiti pristup podacima programa Access, šifrirajte bazu podataka postavljanjem lozinke. Korisnici moraju unijeti lozinku da bi čitali podatke iz baze podataka, čak i ako im pristupaju pomoću nekog drugog programa, kao što je Excel.

Dodatne informacije o zaštiti podataka potražite u člancima Postavljanje i izmjena sigurnosti na razini korisnika u programu Access 2003 u programu Access 2007 ili novijem teZaštita i sigurnost u programu Excel.

Kada koristiti Access

Općenito, Access je najbolji izbor kada morate redovito pratiti i bilježiti podatke, a zatim prikazati, izvesti ili ispisati podskupove tih podataka. Obrasci programa Access predstavljaju praktičnije sučelje za rad s podacima od radnog lista programa Excel. Access omogućuje automatizaciju često izvođenih akcija, a izvješća programa Access omogućuju sažimanje podataka u tiskanom ili elektroničkom obliku. Access pruža više strukture za vaše podatke. Možete, primjerice, odrediti koje je vrste podataka moguće unijeti i koje su vrijednosti prihvatljive, a možete i odrediti kako će podaci iz jedne tablice biti povezani s podacima u drugim tablicama. Ta struktura jamči unos samo točnih vrsta podataka.

Access pohranjuje podatke u tablice koje izgledaju gotovo slično kao i radni listovi, ali tablice programa Access namijenjene su složenim zadacima u odnosu na podatke pohranjene u drugim tablicama.

Access koristite kada:

• Predvidite mnogo osoba koje rade u bazi podataka, a možda ćete htjeti robusne mogućnosti za sigurnu obradu ažuriranja podataka, kao što su zaključavanje zapisa i rješavanje sukoba.
• Predvidite potrebu za dodavanjem više tablica u skup podataka čiji je izvor kao plošna ili nerelacijska tablica.
• želite pokrenuti složene upite
• želite proizvesti razna izvješća ili naljepnice za slanje pošte.

Uobičajeni scenariji za korištenje programa Access

• Upravljanje kontaktima Možete upravljati kontaktima i poštanskim adresama, a zatim stvoriti izvješća u programu Access ili spojiti podatke pomoću programa Microsoft Office Word da biste ispisali pisma obrasce, omotnice ili naljepnice za poštu.
• Praćenje inventara i resursa Možete stvoriti inventar stavki kod kuće ili na poslu te s podacima pohraniti fotografije i ostale povezane dokumente.
• Praćenje narudžbe Možete unijeti podatke o proizvodima, korisnicima i narudžbama, a zatim stvoriti izvješća koja prikazuju prodaju po zaposleniku, regiji vremenskom razdoblju ili nekoj drugoj vrijednosti.
• Praćenje zadataka Možete pratiti zadatke grupe osoba te unositi nove zadatke u isto vrijeme kada drugi korisnici ažuriraju svoje zadatke u stoj bazi podataka.
• Organiziranje biblioteka posuđenih resursa Access možete koristiti za pohranu podataka o knjigama i CD-ovima te praćenje osoba kojima ste ih posudili.
• Planiranje događaja Možete unijeti datume događaja, informacije o mjestu i sudionicima, a zatim ispisati rasporede ili sažetke događaja.
• Praćenje hranjivih vrijednosti Pratite recepte i bilježite aktivnosti prehrane i tjelovježbe.

Kada koristiti Excel

Excel kao program za proračunske tablice može pohraniti velike količine podataka u radne knjige koje sadrže jedan ili više radnih listova. No umjesto da služi kao sustav za upravljanje bazom podataka, kao što je Access, Excel je optimiziran za analizu podataka i izračune. Pomoću tog fleksibilnog programa možete izrađivati modele za analizu podataka, pisati jednostavne i složene formule za izračun na temelju tih podataka, zaokretati podatke na željeni način te ih prezentirati pomoću različitih grafikona profesionalnog izgleda. Microsoft Create sadrži nekoliko predložaka dizajna programa Excel koje možete odabrati.

Koristite Excel kada:

• Morate imati ravan ili nerelacijski prikaz podataka umjesto relacijske baze podataka koja koristi više tablica i kada su podaci uglavnom numerički.
• Često izvodite izračune i statističke usporedbe podataka
• želite koristiti izvješća zaokretne tablice za prikaz hijerarhijskih podataka na sažetom i fleksibilnom rasporedu
• planirate redovito stvarati grafikone i želite koristiti nove oblike grafikona koji su dostupni u programu Excel.
• želite naglasiti podatke pomoću ikona uvjetnog oblikovanja, traka podataka i ljestvica boja.
• želite na svojim podacima izvoditi sofisticirane operacije analiza "što ako", kao što su statistička, inženjerska i regresijska analiza
• želite pratiti stavke na jednostavnom popisu, bilo za osobnu upotrebu ili za ograničenu suradnju

Najčešći scenariji za korištenje programa Excel

• Računovodstvo Učinkovite značajke programa Excel namijenjene izračunima možete upotrebljavati pri izradi mnogih financijskih računovodstvenih izvješća, npr. izvješća o novčanom tijeku, izvješća o prihodima te izvješća o dobiti i gubitku.
• Upravljanje proračunom Bez obzira na to jesu li vaše potrebe osobne ili poslovne, u programu Excel možete stvoriti bilo koju vrstu proračuna, npr. proračun troškova marketinga, proračun nekog događaja ili proračun za mirovinu.
• Naplata i prodaja Excel je koristan i za upravljanje podacima o naplati i prodaji, a pomoću njega možete i lako stvoriti željene obrasce, npr. izlazne račune, dostavnice ili narudžbenice.
• Izvješćivanje U programu Excel možete stvoriti mnogo vrsta izvješća u kojima se jasno prikazuje analiza podataka ili objedinjuju podaci. To mogu, primjerice, biti izvješća u kojima se mjeri uspješnost projekta, prognoziraju podaci, sažimaju podatke ili prikazuju podatke o varijanci.
• Planiranje Excel je sjajan alat za stvaranje profesionalnih planova, npr. tjednog plana predavanja, plana marketinškog istraživanja, plana obračuna poreza na kraju godine, a i praktičnih planera pomoću kojih ćete lakše planirati tjedne obroke, zabave ili praznike.
• Praćenje Excel možete koristiti i da biste pratili podatke u vremenskoj tablici ili na popisu, npr. u vremenskoj tablici za evidentiranje rada ili na popisu zaliha pomoću kojeg evidentirate opremu.
• Korištenje kalendara Zbog svoje rešetkaste prirode Excel je pogodan za stvaranje svih vrsta kalendara, npr. akademskog u kojem možete pratiti aktivnosti tijekom školske godine ili fiskalnog kalendara u kojem pratite poslovne događaje i prekretnice.

Korisne predloške programa Excel u bilo kojoj od tih kategorija potražite u članku Predlošci za Excel u sustavu Microsoft Office Online.

Zajedničko korištenje programa Access i Excel

Dobro je iskoristiti prednosti koje nude oba programa. Primjerice, možete stvoriti radni list u programu Excel na kojem možete izračunati i analizirati podatke. No radni list postaje prevelik i složen, pa će mnogim drugim korisnicima biti potreban pristup podacima. Sada ćete radni list možda htjeti uvesti ili povezati s programom Access i koristiti ga kao bazu podataka umjesto da s njim radite u programu Excel. Ili možda u bazi podataka programa Access imate podatke za koje želite stvoriti detaljna izvješća zaokretne tablice programa Excel i grafikone programa Excel profesionalnog izgleda.

Bez obzira na to koji program koristite prvi, podatke uvijek možete prenijeti iz jednog programa u drugi i nastaviti raditi s njim. Bez obzira na to možete li podatke u Access prenijeti iz programa Excel ili bez nje (i obratno) tako da ih kopirate, uvezete ili izvezete.

Dodatne informacije o razmjeni podataka između programa potražite u članku Premještanje podataka iz programa Excel u Access.