Arhiva: filtriranje prikaza popisa u programu SharePoint

Filtri smanjuju količinu podataka koji se vraćaju odabirom stavki na temelju operacija (kao što su veće ili manje od) i podudarnih podataka. Kada stvorite filtrirani prikaz, prvi indeksirani stupac u izrazu filtra trebao bi smanjiti skup podataka u najvećoj količini. Filtriranje polja stanja ili datuma, primjerice, često može znatno smanjiti skup podataka. Ako imate 15 000 stavki, prvi indeks mora vratiti manje od 5000 stavki. Ako skup podataka nema više od 5000 stavki, to je i dalje dobra praksa.

SharePoint odabire prvi indeksirani stupac u upitu, a zatim koristi ostale stupce da bi odabrali podatke. Drugi stupci koje navedete u filtru prikaza mogu se indeksirati ili možda neće. Prikaz ne koristi te indekse, čak i ako rezultat filtriranog prikaza vraća manje od praga prikaza popisa.

Na primjer, imate upit: veličina = velika AND boja = crvena. Na popisu veličina nije indeksirana, ali je boja. Sve dok na popisu ima manje od 5000 "crvenih" stavki, upit uspijeva na velikom popisu. No ako imate veličinu upita = velika OR boja = crvena, iako baza podataka može pronaći sve crvene stavke, mora skenirati cijeli popis da bi pronašao sve velike stavke. Ako je vraćeno više od 5000 stavki, upit se gasi.

Ako koristite dva ili više stupaca u izrazu filtra, određivanje indeksa ili indeksa mora koristiti operator AND. Ako, primjerice, želite vratiti pse s velikog popisa životinja. Imate neisdeksirani stupac pod nazivom Vrsta u kojem imate Psa kao vrijednost. Ako samo upit za vrstu = pas, upit će biti utišan. No ako imate indeksirani stupac pod nazivom Razred, upit postaje razred = Sisavci AND Vrsta = Pas. Možete i potražiti mačke i pse s upitom Class = Mammals AND (Species = DOG OR Species = Cats). U drugom se upitu odabiru svi sisavci, a zatim filtrira za pse i mačke.

Ako stupci koje ćete koristiti za filtriranje ne imaju indekse, započnite stvaranjem indeksa. Dodatne informacije potražite u članku Dodavanje indeksa u stupac SharePoint .

Kada indeksirate stupac, možete ga dodati prilikom stvaranja ili izmjene prikaza, a zatim ga koristiti za filtriranje prikaza. Prije stvaranja prikaza na popis možete dodati još stupaca da biste omogućili veću fleksibilnost sortiranja, grupiranje i filtriranje. Za sortiranje i filtriranje možete odabrati stupce koji se nalaze u skupu podataka, ali se ne prikazuju.

Stvaranje prikaza

Otvorite popis ili biblioteku u kojoj želite stvoriti prikaz.

Ovisno o verziji, učinite nešto od sljedećeg:

• USharePoint učinite sljedeće:

1. Kliknite naslov stupca prema koji želite filtrirati pa na mogućnostima izbornika odaberite Filtriraj.
   
   

2. U oknu filtra koje se otvara na desnoj strani stranice odaberite vrijednosti stupaca prema kojima želite filtrirati popis. Kada završite, kliknite gumb Primijeni.
   
   
   
   Sada biste trebali primijetiti da zaglavlje stupca sadrži ikonu filtra pokraj koje označava da se popis filtrira prema vrijednostima u tom stupcu.
   
   
   
   Ako želite saznati više o oknu filtara i kako filtrirati vrijednosti pohranjene u nekoliko različitih stupaca, pročitajte okno Filtri popisa i biblioteke?

3. Pogledajte izbornik prikaza u gornjem desnom gornjem desnom izborniku popisa ili biblioteke. Trebali biste primijetiti naziv trenutnog prikaza s zvjezdicom (*) pokraj njega. To upućuje na to da prikaz nije spremljen. Da biste stvorili novi prikaz, odaberite naziv trenutnog prikaza, a zatim odaberite Spremi prikaz kao na mogućnostima izbornika.
   
   

4. U okvir "Spremi kao" koji će se prikazati upišite novi naziv prikaza. (Ako želite da svi vide vaš prikaz, ostavite potvrdni okvir "Učini ovo javnim prikazom". Ako taj prikaz želite učiniti privatnim, pa ga samo vi možete vidjeti, poništite potvrdni okvir.) Kliknite gumb Spremi da biste stvorili novi prikaz.
   
   
   
   Sada biste trebali vidjeti filtrirani prikaz popisa ili biblioteke.

   Napomena: Popis ili biblioteku moguće je filtrirati bez spremanja kao prikaza. 

• U SharePoint 2016, 2013, 2010 ili SharePoint klasičnom iskustvu učinite sljedeće.

1. Kliknite karticu Popisili Biblioteka, a zatim Stvori prikaz.
   
   

2. Na stranici Vrsta prikaza kliknite prikaz koji želite koristiti. Ako nije siguran, odaberite Standardni prikaz.

   

3. Upišite naziv prikaza.

   

4. Uredite web-adresu za prikaz ili prihvatite zadanu. Kasnije se možete vratiti i promijeniti ga.

5. U odjeljku Filtar kliknite Pokaži stavkesamo kada je istinito sljedeće , a zatim odaberite način filtriranja stavki na temelju jednog od indeksiranih stupaca.

   Da biste, primjerice, stvorili prikaz samo stavki koje su se danas promijenile, odaberite stupac Izmijenjeno (indeksirani) i jednak je uvjetu, a zatim upišite [Danas].

   

   Napomena: Ako ne vidite stupce koji iza naziva kažu (indeksirani), za taj popis ili biblioteku nema dostupnih indeksiranih stupaca. Najprije morate stvoriti jednostavni ili složeni indeks.

6. Da biste ograničili broj stavki prikazanih na svakoj stranici, pomaknite se prema dolje do mogućnosti Ograničenje stavke i postavite broj stavki da bi se prikazala vrijednost. Kada stvorite prikaz, zadani broj stavki koje će se prikazati jest 30.

   

7. Prilikom postavljanja ograničenja stavke na stranici možete odabrati dvije mogućnosti:

   • Prikaz stavki u grupama navedene veličine koje stvaraju prikaz podataka po stranici koji su korisni prilikom pregledavanja stavki na neaktivan način.

     Kada postoji više stavki od postavki ograničenja, prikaz će se prikazati na stranici.

     

   • Ograničavanje ukupnog broja stavki vraćenih na navedeni iznos stvara tvrdo ograničenje koje može ili ne mora vratiti cijele rezultate operacije filtriranja. To može biti korisno prilikom testiranja prikaza, stvaranja prototipa ili samo dohvaćanja gornjih vrijednosti u prikazu.

8. U odjeljkuStil možete odabrati Okno pretpregleda da biste vidjeli sve informacije iz stavki na popisu u okomitom obliku okna. Okno pretpregleda jedan je od stilova prikaza koje možete odabrati u odjeljku Stil prilikom uređivanja ili stvaranja prikaza.

   

   Podatke možete brže kretati tako da zadržite pokazivač miša iznad naslova stavke u području pomicanja na lijevoj strani stranice da biste vidjeli sve vrijednosti stupaca trenutne stavke okomito navedene na desnoj strani stranice. Prikazat će se manje početnih podataka, a time ćete brže prikazati prikaz. Taj je stil vrlo koristan i kada je popis širok ili ima mnogo stupaca, a za prikaz podataka potrebno je vodoravno pomicanje.

   

9. Kliknite U redu.

S prikazom možete poduzeti dodatne korake, ali to je dovoljno za prikaz podataka koji su premašili prag prikaza popisa ako ste blokirani. Možete i sortirati ili grupirati zbrojove, proširiti mape i optimizirati prikaz pomoću mobilnog uređaja.

Izmjena prikaza

Otvorite popis ili biblioteku u kojoj želite stvoriti prikaz.

USharePoint učinite sljedeće:

1. Promijenite prikaz, primjerice sortiranje, grupiranje ili dodavanje dodatnih filtara.

2. Slijedite upute u prethodnom 3. i 4. koraku, ali ovaj put nemojte mijenjati naziv prikaza. Kliknite gumb Spremi. Time ćete prebrisati postojeći prikaz.
   
   Ako želite imati preciznije kontrole nad prikazom, to možete učiniti tako da izmijenite prikaz pomoću klasičnog uređivača prikaza. Da biste to učinili, odaberite naziv trenutnog prikaza na izborniku prikaza, a zatim odaberite Uređivanje trenutnog prikaza na mogućnostima izbornika, a zatim slijedite gore navedene upute za SharePoint Klasično iskustvo.
   
   

U SharePoint 2016, 2013, 2010 ili SharePoint klasičnom iskustvu učinite sljedeće:

1. Kliknite karticu Popis iliBiblioteka, odaberite prikaz u odjeljku Trenutni prikaz, a zatim kliknite Izmijeni prikaz.
   
   

2. Pomaknite se prema dolje do odjeljka Prikazi, a zatim kliknite prikaz.

3. Zatim možete promijeniti postavke kao što je navedeno u koracima od petog do 9 u prethodnom odjeljku Stvaranje postupka prikaza.

4. Kliknite U redu.

Da bi se prikaz brzo filtrirao kroz mnoge stavke, prvi stupac u filtru mora biti indeksiran. Drugi stupci koje navedete u filtru prikaza mogu se indeksirati ili možda neće biti indeksirani, ali prikaz ne koristi te indekse. Prvi stupac filtra trebao bi vratiti manje stavki od praga prikaza popisa.

Ako prvi stupac filtra vraća više stavki od praga prikaza popisa, možete koristiti filtar s dva ili više stupaca. Kada definirate filtrirani prikaz koji koristi dva ili više stupaca, pomoću operatora AND ograničite ukupan broj vraćenih stavki. No čak i u tom slučaju i dalje morate navesti kao prvi stupac u stupcu koji najvjerojatnije vraća manju količinu podataka. Korištenje filtra OR gotovo uvijek povećava broj vraćenih stavki i neće biti na snazi u tim okolnostima.

Dodatne informacije o prikazima potražite u članku Stvaranje, promjena ili brisanje prikaza popisa ili biblioteke.

Dvije su ključne riječi koje možete koristiti za filtriranje na temelju trenutnog dana [Danas], odnosno trenutnog korisnika [Ja]. To su dinamične dok se mijenjaju s korisnikom ili datumom.

Korištenje aplikacije [Ja] može biti korisno kada samo želite vidjeti dokumente u velikoj biblioteci. [Ja] funkcionira na stupcima koji se temelje na osobama, kao što su Stvorio ili Izmijenio. Da biste, primjerice, vidjeli sve dokumente koje ste stvorili, postavite filtar s stupcem Stvori prema jednak [Ja]. Ako ste uređivač i želite vidjeti zadnje datoteke na koje ste radili, postavite filtar u stupcu Izmijenjeno po jednak je [Ja]. Da biste vidjeli oba, stvorite dva filtra povezana saili .

Ključna riječ [Danas] funkcionira na stupcima utemeljenima na datumu. Pomoću matematike možete dobiti raspone koji se mijenjaju s današnjim datumom. Da biste, primjerice, vidjeli sve dokumente izmijenjene u zadnjih 30 dana, možete stvoriti filtar u stupcu Datum koji je veći od ili jednak [Danas] – 30. Da biste izopostavili trenutni dan, postavite drugi filtar u stupcu Datum na manje od [Danas] i povežite ga s programom And.

Možete filtrirati popis SharePoint koji sadrži stupac metapodataka. 

Dodavanje stupca metapodataka na popis

Idite na popis i odaberite +Dodaj stupac.

Odaberite Više... odaberite gumb Upravljani metapodaci, a zatim U redu.

Osim toga, kada izradite stupac Upravljani metapodaci i dodate stavke na popis, oznake metapodataka možete primijeniti klikom na ikonu Oznake oknu stavke popisa za uređivanje.

Primjena oznaka metapodataka u oknu prikaza stabla.

Filtriranje na oznakama upravljanih metapodataka

1. Odaberite ikonu filtra biste pristupili oknu filtra.

   

   Napomena: Na padajućem popisu pri vrhu okna možete odabrati mogućnost Prikaz stabla, koja omogućuje hijerarhijski prikaz pojmova povezanih s odabranim stupcem.

2. Odaberite oznake metapodataka koje želite filtrirati.

   

3. Ako u stupcu Upravljani metapodaci imate najmanje 5 vrijednosti, odaberite vezu Prikaži sve da biste pogledali okno filtra.

   

4. Provjerite oznake metapodataka koje želite filtrirati, a zatim odaberite Primijeni.

Slijedi nekoliko prijedloga za uobičajene prikaze koji bi dobro funkcionirali s indeksiranih stupaca:

Filtriranje prema:	Indeksiranje:	Na primjer:
Nedavno promijenjene stavke	Izmijenjeni stupac	Da biste pregledali samo stavke koje su se promijenile u proteklom tjednu, primijenite filtar Izmijenjeno veći je od[Danas]-7.
Nove stavke	Stvoreni stupac	Da biste stvorili prikaz samo onih stavki dodanih u proteklom tjednu, primijenite filtar Stvoreno veći je od [Danas]-7.
Moje stavke	Created By column	Da biste stvorili prikaz samo onih stavki koje ste dodali, primijenite filtar Stvoriojednak je[Ja].
Stavke koje su danas dostoje	Stupac Datum dospijeća (koji ste stvorili na popisu ili u biblioteci)	Da biste stvorili prikaz samo onih stavki s datumom dospijeća od danas, primijenite filtar Datumdospijećajednak je datumu[Danas].
Ažuriranja ploče za raspravu	Stupac Zadnje ažuriranje	Da biste stvorili prikaz samo rasprava koje su ažurirane u proteklom mjesecu, primijenite filtar Zadnjeažuriranje većije od[Danas]-30.
Arhiviranje datoteka u biblioteci dokumenata	Datum izmjene	Da biste stvorili prikaz dokumenata koji se ne mijenjaju od 2016. godine (koju zatim želite arhivirati), primijenite filtar Datum izmjene manji je od 31. prosinca 2016.
Pronalaženje podskupa financijskih podataka	Regija, godina (kao dva jednostavna indeksa)	Da biste stvorili prikaz financijskih podataka za sjeveroistočnu regiju 2015., primijenite filtar Regija jednak je "NE" AND Year jednako je 2015 jer stupac Regija vjerojatno ima manje vrijednosti od stupca Godina.
Metapodaci	Stupac Upravljani metapodaci	Da biste stvorili prikaz upravljanih metapodataka, primijenite filtar na temelju oznaka metapodataka koje definirate u oknu filtara popisa ibiblioteke. Informacije potražite u članku Što je okno filtara popisa i biblioteke?

Podržane vrste stupaca Jedan redak teksta Odabir (jedna vrijednost) Broj Valuta Datum i vrijeme Osoba ili grupa (jedna vrijednost) Upravljani metapodaci Da/ne Pretraživanje

Nepodržane vrste stupaca Više redaka teksta Odabir (s više vrijednosti) Izračunato Hiperveza ili Slika Prilagođeni stupci Osoba ili grupa (s više vrijednosti) Vanjski podaci